中国远大集团档案管理手册.doc

1 档案管理手册档案管理手册 2 目录目录 第一章第一章分类方案分类方案.3 1.1 档案分类方案.3 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表.6 第二章第二章管理办法管理办法.12 2.1 全宗卷管理办法.12 2.2 归档文件整理办法.14 2.3 房地产档案管理办法.17 2.4 医药档案管理暂行办法.20 2.5 医疗设备档案管理办法.22 2.6 医药科技档案管理办法.24 2.7 科研档案管理办法.26 2.8 声像档案管理办法.28 2.9 财计档案管理办法.31 第三章第三章规章制度规章制度.33 3.1 档案保密制度.33 3.2 档案保管制度.33 3.3 档案统计制度.34 3.4 档案借阅制度.34 3.5 档案鉴定与销毁制度.34 3.6 档案库房管理制度.35 3.7 档案防火安全制度.35 3.8 档案管理的工作流程.36 3 第一章第一章分类方案分类方案 1.1 档案分类方案档案分类方案 一目的一目的 为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进 档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定(档发20025 号)、 工业企业档案分类 试行规则(1991 年 7 月 4 日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务， 结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。 二适用范围二适用范围 本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织 案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。 三定义三定义 （一）企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保 存价值的各种形式的文件材料。 （二）类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 四管理职责四管理职责 （一）中国远大集团公司负责制定企业档案分类方案 。 （二）中国远大集团公司所属各单位执行企业档案分类方案 。 五分类原则五分类原则 （一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理 职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业 档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于 科学管理和开发利用。 （二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案 的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有 关规定或企业实际可自行调整。 六类目的设置六类目的设置 （一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、 经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。 一级类目应保持稳定，不得变动。 （二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。 档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目， 一般不予变动。 （三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照档案分类、归 档范围与保管期限表中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。 （四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级 类目。没有档案实体的类目可空号不用。 七分类方法七分类方法 （一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问 题年度保管期限进行分类。 （二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设 4 置，其中一些三级类目属类设置自定。 （三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设 置。 （四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置， 三级类目按单机设置。 （五）会计档案类的二级类目按文种设置。 八标识符号八标识符号 （一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉 伯数字标识。 （二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即： 党群工作类 - A 行政管理类 - B 经营管理类 - C 生产技术管理类 - D 房地产项目类 - E 科学技术研究类 - F 医疗设备仪器类 - H 会计档案类 - I 特殊载体（电子文件类） - *G 特殊载体（声像档案类） - *S 特殊载体（信用文件类） - *X 九档号编制与排列九档号编制与排列 （一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-” 隔开；在编案卷号时，一级 类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“ ”隔开。 编号排列有下列三种方式： 1改革后文书立卷以文件级排列示例：A2001Y001 | | | | 件号 | | | 保管期限 | | 年度 | 一级类号 2改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级和二级类号 | 目录号 3. 特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷内顺序号 | | | 案卷顺序号 | | 一级类号和载体 | 目录号 （二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单 位进行整理，编号排列方法为： 1归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文 5 件、统计报表等成套性文件可集中排列。 2归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章 并填写相关内容。 （三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为： 1均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中 房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个 流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。 2均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、 鉴定、利用等工作。 （四）会计档案类的编号排列方法： 1按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等 四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。 2案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。 （五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺 序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机 联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。 6 1.2 档案分类、归档范围与保管期限表档案分类、归档范围与保管期限表 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 党代会会议全套材料永久 党委会党委会记录、纪要永久 大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久 1 党 务 工 作 党委综合 性工作 工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期 沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久 党员组织关系接转介绍信及存根长期组织管理 组织工作年计划、总结短期 领导人任免、离退休、干部职称评聘永久 内部机构负责人任免材料长期 党员干部 管理 党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期 党费管理党费收缴、支出情况报告长期 2 组 织 工 作 评优表彰表彰奖励决定、通报永久 宣传工作年度计划、总结短期 宣传工作 企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期 统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期 3 宣 传 统 战 港澳台华侨工作、民族宗教事务长期 纪检会议记录永久 纪检工作 纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期 4 纪 律 检 察 案件审理 对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、 证人证言、谈话记录、本人交待、检查) 永久 职代会会议全套(包括文字照片、声像)永久 基层工会人员任免、分工长期 工会组织 建设 工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期 工会工作年度计划、总结、请示、批复长期 工会综合 性工作 工会工作规定、制度、办法、经费管理短期 省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久 评优评先 年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知长期 职工福利职工劳保福利、休养、困难补助短期 劳动竞赛劳动竞赛工作安排、情况总结短期 文体活动文体活动的安排、规定材料短期 5 工 会 工 作 女工工作女工工作的材料短期 团代会团代会全套(包括文字、声像)永久 组织建设 团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员 入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案) 长期 团费管理团费的收缴支出材料长期 综合工作团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料短期 6 共 青 团 工 作 评优表彰表彰、统计资料长期 专业协会短期 A 党 群 工 作 类 7 协 会 群众团体 成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、 学术论文 短期 B行 政 1 行 政 编制历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料永久 7 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 年度工作会议成套材料永久 上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料长期会议材料 董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要永久 年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告永久 印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、 费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工 作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的 材料、参与社会活动形成的材料 短期 工 作 综合性事 务 收发文簿、重要信访材料永久 企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免永久 内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料长期 机构设置 与人事任 免 部门职能划分、岗位职责短期 招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下 岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工 资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘 长期 工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法短期 人事管理 年度统计报表、职工花名册永久 )出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料永久 上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律短期 2 机 构 人 事 企业劳务 出国工作 出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算长期 与法律顾问签订的合同协议永久 年度统计报表、计划、总结长期 法制建设的规定、办法、制度短期 经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料长期 3 法 纪 监 察 法律事务 法律问题的咨询、服务短期 政纪监察监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法短期 4 法 纪 监 察 违纪案件 审理 对违纪案件、违纪人员调查处理永久 审计事务固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证永久 通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续 审计、其他记录 永久 专项审计 工作活动 法人代表离任审计：审计书、述职报告、查证材料永久 5 审 计 工 作 审计管理审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表短期 社会治安治安工作的规定、办法、制度、计划、总结短期 武装保卫武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结短期 枪支弹药 管理 枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知短期 民兵工作民兵工作的管理规定、制度、训练材料短期 重大交通事故的调查报告材料永久 消防、交 通管理 消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状短期 属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行长期 6 公 安 保 卫 刑事案件 审理 法院判决书永久 普通教育年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法短期 中专和职 业教育 招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久 高教育招生、录取、毕(结)业、成绩材料永久 管 理 类 7 教 育 工 作 职工培训职工培训的计划、总结、奖励办法、规定短期 8 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 进修、留 学 进修、留学的)规定、制度、办法(重要的)短期 卫生监督 与管理 卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料短期 妇幼保健妇幼保健工作的规定、办法、制度材料短期 职工防病 治病 职工防病治病工作的规定、办法、制度材料短期 计划生育 工作 计划生育工作的规定、办法、制度材料短期 医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法长期 医疗保险 统筹工作 参保人员资料长期 住房改革规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表长期 房产管理外租房产的协议、合同长期 职工生活 福利 职工生活福利)短期 8 卫 生 后 勤 管 理 物业管理物业管理的规定、办法、制度短期 调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料短期 9 外 事 工 作 外事工作 与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料长期 企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理永久 1 经 营 决 策 企业管理 经营工作会议全套材料长期 企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托 书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济 责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料 永久 管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书；经济责任制管理的规 定、制度、办法 长期 2 综 合 管 理 综合工作 企业 CI 工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告宣传短期 企业中长期计划、年度计划永久 计划工作 计划工作的管理短期 年度的综合的统计报表永久 统计工作的管理规定、制度短期 3 计 划 统 计 统计工作 综合性的统计分析(重要的)长期 规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠长期 资金管理 对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、 财经纪律、财务大检查情况及处理 短期 价格管理价格管理、各种补贴标准发放的长期 会计决策报告、批复长期 C 经 营 管 理 类 4 财 务 管 理 会计管理 会计管理规定、办法、制度短期 纳税申请和批准减免税方面的短期 会计管理 财务管理工作计划、总结短期 固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、 批复、财务交接和资产划转的请示与批复 永久 资产管理 清产核资长期 C 经 营 管 理 类 5 财 务 管 理 资金融通有价证券、契约、股票)资料长期 9 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标 书、报表、材质说明 永久 物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知短期 物资采购 与供应 与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔长期 6 物 资 管 理 仓库管理仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度短期 内、外贸 管理 对外工作的规定、制度、方针政策、)短期 物资进出 口业务 进出口贸易洽谈、签约方面资料短期 7 进 出 口 贸 易保税业务创汇、收汇方面、资料短期 境外投资投资项目、产品、经营状况资料短期 境外工程 管理 境外工程管理资料短期 8 境 外 经 营 境外经营 管理 境外工程经营工作形成的资料长期 申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程永久 9 多 经 第三产业 议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料短期 施工现场 管理 年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工 管理规定、办法、实施细则 短期 工期管理工期管理规定、办法、实施细则短期 重点工程重点工程施工组织设计审批意见长期 项目管理项目管理工作规定、制度、办法短期 现场文明施工检查评比标准短期 文明施工 文明施工获奖证书与奖罚长期 冬、雨季 施工 冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法短期 1 工 程 管 理 工程监理工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作短期 QC 小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、 考核与奖罚 短期 QC 小组成果发表会全部资料长期 全面质量 管理 发证名单、统计资料永久 优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物永久 2 质 量 安 全 管 理 优质工程 管理 优质工程管理标准、考评办法、规定短期 施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质 量检查验收标准 短期 施工质量 体系管理 工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量 的措施、办法、和奖罚规定 短期 工程回访工程回访中形成的材料短期 重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复永久 质量事故 处理 工程质量事故记录、补救措施长期 安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现场会议记录短期 安全生产 安全生产责任状和奖罚办法长期 重伤以上安全事故调查处理报告及批复永久 安全事故记录、统计分析资料长期 安全事故 处理 事故隐患原因分析和整改措施材料短期 D 生 产 技 术 类 3 质 量 安 全 管 理 职工安全 教育 职工安全教育的管理办法、规定、学习内容短期 10 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 劳动定额、 定员 劳动定额、定员管理规定、制度、办法长期 劳动调配的规定、制度、办法、通知短期 劳动组织及其变化情况长期劳动调配 劳务承包合同、任务书、用工台帐长期 工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种 津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇 长期 工资改革方案及实施后经验总结材料长期 劳动工资 年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表永久 劳动保护劳动保护管理规定、办法、制度、通知短期 4 劳 动 管 理 社会保障职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表长期 本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)长期 科技大会全套资料长期 施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准)短期 上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录长期 科技承包合同、责任状长期 科技法规 政策 与外单位)技术问题来往的资料(重要的)短期 科技成果技术革新、技术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料长期 环保工作环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价短期 计量工作规定、制度、办法短期 计量工作 计量器具的管理、检测、计量监督管理材料短期 能源管理能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、报告、批复短期 5 科 技 管 理 标准化工 作 标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准短期 评审材料及证书、统计报表、安排、总结长期 档案工作 档案工作管理办法、规定、制度短期 各类数据 管理 所有经过加工处理的各类数据、编纂资料长期 计算机系 统 管理规定、制度、办法、计算机联网材料短期 情报工作工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料短期 6 信 息 管 理 图书资料管理规定、制度、办法短期 咨询、标准、规范长期 房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、 规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料 永久 1 项目管理 基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施 工预算、工程结算资料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料 永久 按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合 同及评审资料 长期 2 项目商务 具有参考价值未中标工程的资料短期 3 项目勘察按建设项目或工程子项设置属类长期 G 房 地 产 类 4 项目设计按建设项目或工程子项设置属类长期 11 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 5 项目施工 按建设项目或单位工程设置属类。京内项目执行建筑安装工程资料 管理规程(京建质2000569 号)、建设工程归档整理规范 GB/T503282001。 6 项目监理按建设项目或单位工程设置属类。 1 药政管理类研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖长期 2 药学教育类长期 3 医药科研类参照国家医药档案分类长期 4 医药技术情报 类 长期 上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制 度、规定、办法、修理技术定额 长期 机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转让、 固定资产折旧 长期 进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报表(年度以上的)长期 5 医疗设备器械 生产类 年度机械设备管理工作计划、检查评比、总结、表彰长期 6 仪器设备类长期 7 医药设计类长期 8 药品生产类 机械设备和大修理台账按单机组卷（同一设备仪器内包含设备购置、 安装调试、运行、维修和设备管理等） 长期 H 医 药 档 案 类 9 科技出版物类参照国家相关规定 1 科研管理科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规长期 F 科 技 类 2 科研项目 课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目 研究和管理的全过程 长期 年度财务报告(决算)(包括文字分析)永久 1 报 告 月、季度财务报告(包括文字分析)3 年 涉及外事和对私改造的会计帐簿永久 日记帐：现金和银行存款日记帐25 年 总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助帐簿15 年 2 会 计 帐 簿 固定资产卡片(固定资产报废清理后)5 年 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15 年 3 凭 证 涉及外事和对私改造的会计凭证永久 会计移交清册15 年 I 会 计 档 案 类 4 其 它 会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久 12 第二章第二章管理办法管理办法 2.1 全宗卷管理办法全宗卷管理办法 一目的一目的 加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据中华人民共和国档 案法 、 档案工作基本术语(表/T192)、 全宗卷规范(表/T1294)，制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。 三定义三定义 全宗卷-是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状 的有关文件材料所组成的专门案卷。 四管理职责四管理职责 各单位档案室负责按年度编制全宗卷。 五归档要求和归档范围五归档要求和归档范围 （一）归档要求：全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有 机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。 （二）归档范围：档案移交清册，接收、征集记录，档案来源和价值说明等;档案分类 方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管 期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检 查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等;档案收进、 移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;全宗介绍，开放利用登记和控制使用 范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事 例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案管理新技术的应用情况的 文字说明材料。 六整理、归档时间、编目、保管期限、移交六整理、归档时间、编目、保管期限、移交 全宗卷内文件材料是不断补充的，且保管期限不一，因此全宗卷不必装订，采取单项 内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。 （一）整理 1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，必须平时注意积累。把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，于次年三月底前进行整理组卷。 2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保管价值，对于有重要 遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 3卷内文件材料按问题进行系统排列，排列顺序为：全宗情况：全宗介绍、全宗分类 方案、立卷说明等；组织机构沿革；立档单位大事记；有关档案收集、鉴定、整理、保管、 统计、利用及销毁等方面的材料；有关现代化管理等方面的文件材料； 4 编制卷内目录(见表 2)。卷内文件材料封面(见表 1)逐件加、封底、编件号，装订后 装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。 卷内目录卷内目录 表表 2 2 13 序序 号号 文件文件 编号编号 责任者责任者文件材料题名文件材料题名日期日期页号页号备注备注 文件封面文件封面 表表 1 1 （二）归档时间 每年三月份立卷归档。 （三）编目 全宗卷按年度排列顺序流水编号。 （四）保管期限 全宗卷的保管期限为永久保存。 （五）移交 1各单位档案使用部门所管理的档案的情况 记录于次年三月底前移交档案室。 2在资产与产权变动档案移交时，全宗卷应 当随全宗档案一并移交。 14 2.2 归档文件整理办法归档文件整理办法 一目的一目的 为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和 质量，根据国家档案局归档文件整理规则 （DA/T22-2000） 、 归档文件整理工作指南 (ISBN7-5000-6444-6)，结合中国远大集团公司具体情况，特制定本办法。 二适用范围二适用范围 本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。 三定义三定义 1归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 2归档文件整理-是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装 盒，使之有序化的过程。 3件-是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 四管理职责四管理职责 （一）档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。 （二）职能部门负责归档文件的整理和归档工作。 五整理要求和整理范围五整理要求和整理范围 （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。 （二）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行档 案分类、归档范围与保管期限表 。 六整理六整理 （一）质量要求 1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （二）装订、分类、排列、编号 1装订 归档文件应按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转 发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左 侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文件用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材 料。长期、短期保存的文件可用钉装，但使用金属材料装订的归档文件禁止使用微波设备 消毒。 2分类 归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即：问题年度保管期限，其中 15 问题内只设一级