合同管理办法(完成).doc

精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-1目的规范工厂（以下简称工厂）合同管理，降低合同订立和履行过程中的法律风险、避免或减少经济纠纷，维护工厂合法权益。2适用范围本办法适用于工厂合同报审、审批和签订、履行各环节。3术语31 合同：是平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。32 合同资料：合同资料包括该合同的立项报告(计划或来源)、预算材料、合同正本及其附件、补充协议、合同相对方资信及资质材料、招标投标相关材料、与本合同有关电报、信函、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等文件，包括但不限于送货、提货、托送及验收单据、发票、汇票、本票、支票、信用证等结算凭证，以及其它与合同有关的书证、物证等材料。33 合同管理：本办法规定的合同管理是指工厂对外签定和履行合同过程中自我规范、自我约束和自我保护的内部管理工作，包括：3.3.1 对合同签约人的授权管理。3.3.2 对合同进行审查、统一编号的管理。3.3.3 合同来源、合同文本、合同评审、履行过程中形成的全部合同资料的归档管理。3.3.4 对合同评审、合同纠纷的处理及其它与合同有关事项的管理。 34 合同评审：合同评审是指组织专业评审人员对合同各方的主体资格、资信资质、履约能力、质量保证能力及所提供书面材料的真实性和合法性，合同风险评估等进行全面评审，并提出相应意见的活动。4引用文件4.1 FTOP.10012.10.5-2011合同管理办法4.2 FTOP.10012.06.3-2011案件办理管理办法4.3 FTOP.10024.09.1-2011经济责任追究制度4.4 FTOP.10012.04.1-2011合同专用章管理办法5职责51 综合管理部门5.1.1 综合管理部是工厂合同归口管理部门。5.1.2 拟定工厂合同管理制度并组织实施，负责工厂法律事务管理体系的建立与维护。5.1.3 负责工厂全部对外签订合同的审查、编号及资料归档，对合同文本条款的风险性负责。5.1.4 负责合同相对方资信、资质材料进行审查。5.1.5 负责工厂合同审查数据库、合同用印数据库的建立与维护。5.1.6 负责合同签约人及对外授权委托书的办理。5.1.7 对于因合同纠纷引起的诉讼案件，负责牵头组织诉讼事务，并进行综合分析，提出法律意见书。5.1.8 负责组织开展工厂合同法律法规、制度培训，法律咨询及普法宣传活动。52 财务部门5.2.1 负责审查合同文本的财务支付/结算方式、税金等与财务、资金相关的要素，复核合同金额或报酬是否准确。5.2.2 负责合同项目的预算内/外审核与控制。5.2.3 负责合同价格审核及合同项目的工程预算、决算。5.2.4 负责依合同约定收/付款，并严格按本办法规定支出款项。53 业务部门5.3.1 合同业务量较多的部门应设立专/兼职合同管理员，受工厂法律事务人员的管理与指导；岗位人员变动时应经综合管理部会签同意后，填写合同管理员登记表报综合管理部。5.3.2 负责本部门合同文本的草拟及初步审查；主要审查合同标的、数量、金额是否准确无误，合同履行期限、方式、质量及验收标准、各方权利义务等是否约定明确。其中：采购合同应重点确保价格的合理性，掌握同等价格，质量最优的原则。5.3.3 需要进行评审的合同组织相关专业部门进行合同评审，并做好评审记录。5.3.4 负责调查合同相对方主体资格的真实性、经营场所及生产经营情况。5.3.5 负责收集、整理、保管合同原件、附件、合同履行过程形成的合同资料，建立本部门合同台账。5.3.6 负责按法律事务人员要求收集、审查合同相对方资信、资质材料并整理备查。5.3.7 负责本部门合同履行全过程跟踪、协调及信息反馈。 6管理内容61 合同订立6.1.1 合同订立应遵守双方自愿、公平和诚实信用原则，遵守法律、法规。所有对外签订的合同，均应提供合同项目的来源材料、预算材料等合同资料后方可报审合同。6.1.2 合同标的额大于5000元的项目均应采取书面形式订立合同，个别一次性采购、维修维护等以发票为证的非生产性项目(如商场采购日用品、电器用品、生活用品、零星办公用品；办公室小型维修换锁、玻璃等)可不签订书面合同。具体操作过程中界定不清时由财务部、综合管理部共同确定。应签订而未签订合同的项目，财务部门不予结算。6.1.3 合同订立前，合同履行部门应对合同相对方进行调查，并收集合同相对方有效的资信及资质材料。6.1.3.1 资信材料主要包括：企业或自然人的工商登记材料(营业执照、组织机构代码证、税务登记证)、企业信用等级证明、财产抵押、质押及诉讼记录等。6.1.3.2 资质材料主要包括：特殊行业资质或许可证明(书)、土地、房屋权属证明(材料)等国家、行业有特殊许可要求的材料。6.1.4 下列情况出现时，由合同履行部门组织对合同相对方进行现场实质性调查并出具调查报告，依据调查情况确定是否订立合同：6.1.4.1 与合同相对方第一次往来交易时。6.1.4.2 合同相对方改变交易方式时。6.1.4.3 合同相对方的订单骤增或骤减时。6.1.4.4 与合同相对方有大额帐期交易时。6.1.5 采取招标方式确定的合同相对方，招标及合同签订依工厂招标业务管理办法执行。6.2 合同文本6.2.1 与合同相对方谈判、协商完成后，合同文本由合同履行部门负责草拟。对于使用频次较高，合同内容变化不大的合同，由职能业务归口部门提出，报工厂综合管理部组织对该合同文本进行评审并报公司法律事务部进行审核后，作为标准合同纳入公司格式合同文本库管理。6.2.2 非标准合同条款根据需要选择以下内容：合同标的(内容)、数量、结算方式、价款或报酬、质量要求及验收标准、合同履行期限、地点和方式、运输方式及费用、风险承担、违约责任、争议解决方法、廉政条款、保密条款、知识产权条款及其他需要说明的事项。6.2.3 应用公司或工厂标准格式合同时，格式文本中的选择项目选择以外的文字可以直接删除，其余条款未经法律事务人员同意不得随意更改变动。6.2.4 使用合同相对方提供的合同文本时，履行部门对合同文本进行适用性调整，重点关注验收、服务和违约等条款是否公平约定，修订完成后履行合同审查、审批程序。6.2.5 合同附件与主合同具有同等效力，所有合同附件均应将明细附于主合同尾部并进行统一编号，附件名称与主合同明细保持一一对应。6.3 合同的授权委托6.3.1 签订合同各方在合同签订前除法定代表人直接作为合同签约人外，均应出具授权委托书后，在授权范围和期限内签订合同。合同签约人(授权委托人)由工厂行文公布，所有对外签订的合同均由公布后的签约人签约，其他未授权人不得履行签约职权。6.3.2 因工作需要办理固定业务有期限限制的授权委托，由需求部门提出需求，填写授权申请单(见附件1)，报公司按规定流程办理。6.3.3 合同签约人只能在授权的权限范围或期限内代表工厂对外签订合同。超越权限或期限签订的合同，除法律明文规定或工厂追认以外，由签约人自行承担法律后果，工厂保留向签约人追偿的权利。64 合同审查、审批及签订6.4.1 所有合同报审前应填写合同审批单(附件2)，连同合同项目来源材料、相对方资信资质材料、授权委托书、项目立项及预(决)算材料、报价单等材料按合同审查流程报审。合同审查时间规定：普通合同审查时间安排2-3个工作日(其中财务审查1个工作日)，重大或复杂合同除合同评审外应安排2-4个工作日(其中财务审查1个工作日)。6.4.2合同经履行部门合同管理员初审、财务部门审查、综合管理部复审、履行部门主管厂长审核、厂长审批后签订。按照合同条款要素，合同审查职责界定如下：合同履行部门-主要审查合同相对方主体资格的真实性、经营场所及生产经营情况；合同标的、数量、金额是否准确无误，合同履行期限、方式、质量及验收标准、各方权利义务等是否约定明确。工厂财务部门-主要审查财务支付/结算方式、税金等与财务、资金相关的要素，明确预算内/外项目；复核合同金额或报酬是否准确。 工厂综合管理部-主要审查合同相对方主体资信、资质材料、授权委托；合同条款的完整性、合法性、知识产权条款、违约责任及争议解决方式等法律风险。主管厂长-主要审核合同各方履约能力、违约责任、合同相对方生产经营情况等与合同履行相关的要素。厂长-主要审核该合同签订的必要性、合同审核、审查手续履行完整、合同总价款、履行期限、结算方式等要素。6.4.3 合同初步审查完毕应按审查意见修改，并与合同相对方沟通一致后报综合管理部法律事务员复审，审核通过后加盖“合同审核章”并确定合同审批人。6.4.4 合同初步审查完毕并按审查意见修改后，但与合同相对方沟通发生意见分歧时，合同履行部门提出意见分歧点并出具意见或建议，由工厂法律事务人员依据风险的可控程度判定是否由工厂领导决策后执行。6.4.5 预算外项目订立合同时，报审合同时应附立项等审批材料，所有预算外项目订立合同均增加工厂财务总监审查环节。6.4.6 合同标的额在1000万元以上(含1000万元)、特殊订单业务100万元以上(含100万元)及个别单次标的小但风险大、合同关系较复杂的合同应进行合同评审，由合同履行部门组织相关专业部门进行评审，可采取专题讨论和会签方式进行评审，做好评审记录并随合同文本一同报审。6.4.7 工厂所有对外签订的合同均通过业务主管副厂长审核、工厂厂长审批后签订。6.4.8 合同审批后，合同履行部门使用印有“合同审核章”的合同文本，按照合同审批单中规定的份数复制，由合同相对方授权委托人签字并加盖合同专用章后到法律事务科进行合同编号，厂部办公室审查“合同审核章”及合同编号齐全完整后，依据合同审批单中用印枚数用印，同时留存合同审批单作为用印审批手续。6.4.9 合同签订用印后应在一周内将正式合同文本按照约定份数给合同相对方，其余合同资料具有保密性，不得向合同相对方提供。6.4.10 杜绝或减少先履行后补合同行为，因客观原因导致发生此现象时，需说明后补合同的原因经主管厂长签署意见后，报工厂厂长批准，否则综合管理部将不予进行合同审查、用印。6.4.11 已经审批后的合同文本及附件，不允许出现手工涂改、添加现象，否则综合管理部不予编号、用印。65 合同的履行6.5.1 合同应明确一个合同履行责任人，负责对该合同履行全过程的协调、监督与控制，出现问题及时向主管领导反馈，出现纠纷时配合工厂法律事务人员收集证据材料，解决纠纷。 6.5.2 合同履行中需要对原合同进行修正或补充时，经双方协商一致，重新草拟补充协议，按新订合同履行审查、审批手续；非不可抗力因素终止或解除合同，属于工厂提出时，应将不履行的理由及将产生的后果书面经主管厂长审核、工厂法律事务员会签意见后报厂长审批；合同相对方主动提出时，合同履行部门应将信息反馈主管厂长及工厂法律事务人员进行分析并采取相应措施，确保工厂利益不受损失。6.5.3 各部门专/兼职合同管理员负责本部门所有合同履行过程的监控，按期(或每月定期)向工厂法律事务人员反馈合同履行状态。6.5.4 合同履行完毕后，部门专/兼职合同管理员将全部合同履行过程中形成的合同资料整理归档备查。6.5.5 合同履行过程中出现纠纷协商解决不成时，履行部门应立即收集合同履行过程中形成的全部资料，并将履行过程形成报告，填写案件报告单(见附件3)报综合管理部，通过法律手段解决。66 合同资料6.6.1 合同履行过程中形成的全部合同资料由履行部门负责收集、整理并归档。综合管理部负责合同文本及附件、项目来源、合同评审及审批、合同报价等材料的整理归档。6.6.2 各部门专/兼职合同管理员应建立本部门合同履行登记台帐，随时掌握合同履行情况并向工厂法律事务人员反馈。6.6.3 合同资料的年度归档工作由工厂综合管理部负责。67 其他6.7.1合同专用章的使用与管理依公司合同专用章管理办法及公司/工厂相关规定执行。6.7.2 合同标的额为300万元以上的不动产买卖类合同、技术类合同及设备采购类合同；战略合作、投资类、并购重组类合同；单次标的小但风险大的合同；知识产权类合同；期限超过三年或存在自动续期条款的合同应由工厂法律事务人员审查后报公司法律事务部复审。6.7.3 各部门合同履行控制情况及合同资料日常管理工作由综合管理部负责监督。7 激励7.1对各部门合同日常管理与控制工作的评审由综合管理部进行，依据管理规范程度对责任部门予以500-2000元激励，对兼职合同管理员予以50200元激励。7.2 未按本办法规定执行，未给工厂造成直接经济损失时，给予通报批评，视情节负激励100-500元；给公司/工厂造成经济损失时，按公司经济责任追究制度及相关规定执行。7.3 授权委托人未履行或未完全履行合同审查、审批程序，直接与相对方签订合同，未造成损失的给予负激励500-2000元；由此给公司/工厂造成经济损失的，按公司经济责任追究制度及相关规定执行。7.4有下列情形之一的，给予1000-5000元负激励，情节严重时按公司经济责任追究制度及相关规定执行。7.4.1对签约各方不做必要的资信调查和可行性分析，盲目签订合同，导致合同不能履行或由此给工厂带来损失的。 7.4.2 有证据证明与相对方串通，损害公司、工厂利益的。7.4.3 违反廉政条款的。7.4.4 发生纠纷不及时上报或采取积极措施，导致损失扩大或丧失诉讼有利时机的。7.5 合同履行过程中积极协调，促进合同顺利履行，或通过努力给公司、工厂挽回经济损失，视情节给予500-2000元奖励。8 附则81 本办法自发布之日起执行,未尽事宜执行公司合同管理相关规定。82 本办法业务归口管理部门为综合管理部，由综合管理部负责解释。9附件-精品 文档-