基于智慧财务下的高校财务内部控制信息化建设探究.pdf

058 财富生活Fortune Life基于智慧财务下的高校财务内部控制信息化建设探究 文/郑帅摘要：为了提高高校教育财务的内部控制建设水平，事业单位通过财务信息化建设是实现这一目标的必由之路，由于高校财务信息化建设发展比较迟缓，其中内部控制的建设更是起步较晚，本文分析探讨了高校财务内部控制信息化建设中的现状和必要性，然后通过智慧财务这一角度提出了一些针对财务内控建设的解决措施，为事业单位财务内控建设进一步发展提供了思路和帮助。关键词：智慧财务；内部控制；信息化建设近年来，随着我国社会信息建设科学化、现代化的进程不断加快，高等学校教育作为其中重要的一部分，在我国信息化建设大军中发挥了不可替代的作用，其中财务部门作为高校职能部门的组成部分，教育财务信息化建设势在必行，智慧财务就是高校财务信息化发展到一定阶段的产物，然而在高校日常教学活动中，高校教育项目繁杂、名目众多，其中几乎每个项目都涉及资金的运转和维持，而且由于学校的内控制度不完善，在实际执行中也存在问题，同时也会面临着巨大的财务风险，因此需要通过智慧财务这一方式来促进高校信息化建设的同时，进一步提高高校教育财务内部控制建设水平。基于此，本文首先分析了当前高校财务在内部控制信息化建设过程中存在的问题，其次基于智慧财务给出了高校财务内部控制信息化建设的策略和路径，希望可以进一步增强高校内控的信息化水平，提升内部控管理效能。一、高校财务中内部控制信息化建设中存在的问题（一）人员结构不稳定，操作人员专业化程度有待提高众所周知，在高校信息化建设中，财务系统和其他信息系统的更新换代是很频繁的，需要有一定基础的专业人员经过不断的学习和操作才能熟练掌握信息系统。然而在实际工作中，一般高校的财务人员都是一些老员工担任，他们虽然在岗位上工作时间较长，但是素质水平参差不齐，对电脑系统操作有一定的畏惧心理，每年报送内部控制报告，以及一些其他信息化培训，存在听不懂和不会操作的情况，而且老员工的学习意愿不强烈，存在一定程度蒙混过关的现象。除此之外，还有人员结构不稳定的问题。当前财务部门有一些新鲜血液融入，但是由于高校工作繁忙、教学压力大，财务部门的人员大多还有一定的教学任务，无法达到专人专岗的要求，同时，高校财务部门还有一部分员工是三方外包人员和临时聘用人员，这类工作人员的流动性过高，常常刚刚开始上手就面临离职的问题。这些因素相互交错，最终导致了高校财务部门的人员技能培训成本较大，内控工作人员流动性高、稳定性不足，工作接续不够顺畅，远远达不到“招之即来，来之能干”的工作要求，这也导致了财务内部控制工作的推进不够顺利。（二）部门联动性较差，智慧财务没有形成有效沟通和对接，容易形成内控漏洞和风险在高校财务工作的实际运行中，一些重要的职能部门和财务部的联系是很紧密的，例如国有资产管理部、科技处、教务处、人力资源处等等。财务部门作为高校行政工作的中枢和控制部门，必须要采取一系列的制度和措施来保证高校运转的正常合规。但在一些实际操作中，存在了部门之间沟通不畅、联动性差的问题，继而可能会导致内控风险的增大。比如说国资处采购固定资产，没有在系统中录入采购固定资产的时间和金额，导致财务部门不清楚采购信息，没有预算和采购通知单，采购后人员拿报销单前来报销，采购过程不透明，采购后固定资产没有合理折旧，年终没有有效及时进行固定资产计提、折旧及清理，没有建立固定资产台账。比如横向管理系统中，收费业务管理系统、预算业务管理系统、国有资产业务系统、系统之间没有形成有效连接，容易形成信息孤岛，造成信息重复录入和登记。在纵向管理系统中，OA办公系统、财务核算系统、资产管理系统，系统没有实现互联互通、基础资源没有实现完全共享。（三）高校智慧财务系统信息化程度不高，财务流程依然繁杂，受人工因素影响较大目前，高校财务的函授站点收费开票、单据审核、科研经费报销签单等等，手工报销依旧是主要报销手段，但实际情况中，手工报销，人为审核存在填写错误、虚报瞒报等风险，而且报销单涉及部门领导签字等流程较为复杂，每年报送内部控制报告需要重新进入OA系统，办公室需要定期对相关内控资料进行下载和维护，工作量大，战线较长，工作效率不高。与此同时，高校财务内控信息059Accounting research财会研究化建设工作亟待完善，个别高校只注重制度建设，忽视了制度的落地，没有形成行之有效的执行力，内控信息化建设不仅需要完善制度，还需要形成“内控制度建设内控制度执行内控制度评价”的完整的工作管理体系。二、加强高校内部控制信息化建设的重要意义（一）是高校内部控制制度建设的必然要求当前随着社会的进步和经济运行效率的不断提高，国家和政府监管部门对于高校内部运行体系的监管提出了更高的要求，在经济社会信息化高速发展的今天，高校在享受科技发展带来的便利的同时，也面临着一些挑战和威胁，因此要建立一套行之有效的内控监管制度，但是内控制度执行需要由人来操作，人为因素影响较大，故在执行效果上不是很理想。所以要建立内部控制信息化系统，将一些人为因素影响的条件输入程序和系统中，实现内控制度执行的硬控制，在内部控制信息化建设过程中，高校研发了一些业务信息化系统，比如说学生收费业务管理系统、国有资产业务管理系统、预算业务管理系统、OA办公信息化系统等等，这些系统基本实现了学校日常运营的流程化操作，但是系统的设计和优化并不是以风险和流程控制为导向的，缺乏系统之间的互通和连接，所以并没有真正实现系统之间内控的制约和约束，而内部控制系统信息化在一定程度上整合了各系统之间的弊端和劣势，从系统参数更新设置、财务支出层级授权、课题经费集中报销、预算绩效多点控制等多方面实现了内控和风控的有效统一。（二）智慧财务提高高校内部控制信息化建设水平提升内部控制的信息化水平其本质就是在推行财务制度和财务工作的信息化和智能化，通过信息和科技与财务数据的完美融合，可以保证高效的资金安全和风险的进一步降低。内部控制的数据化和即时化可以保证相关财务部门的领导可以随时地查看高校的财务报表和相关财务数据，还可以查看各类的具体财务支出、财务收入、项目财务进展等数据，方便接下来的财务支出进度、财务流程等进一步优化和合理的配置。同时还可以对已经发生的财务行为进行二次审查和稽核，及时的发现资金被挪用、支出不规范、流程倒置、人员操作错误等风险点，进一步促进高校财务管理工程的规范化和内控管理工作的有效化。三、基于智慧财务增强高校内部控制信息化建设的路径分析（一）抓制度保障，在“实”字上下功夫 内部控制工作对于事业单位的作用是非常明显的，可以有效地提升事业单位的财务管理水平，进一步的降低日常运营工作中可能出现的漏洞和风险，进一步提升事业单位对抗风险的能力。事业单位的内部控制工作的顺利开展首先要有健全的制度来保障，只有营造出安全、健康的环境和氛围，内部控制工作才能顺利开展。当前个别高校在内控方面的制度建设还不够全面，没有根据高校的实际情况制定出一套适用性强、包含内容全面的内控制度，当前高校的内控工作大多是按照上级部门的要求来完成的，内控制度的建设形式大于实质，制度的确立千篇一律，执行力不强，可落地性不高，因此高校为了进一步提升内控工作的效率就需要针对当前的内控制度进行进一步优化和完善，夯实内控制度保障，以制度的形式来进一步规范高校内部的运作流程、工作人员行为、财务工作，切实的将各类财务风险点降到最低。例如，高校相关部门要切实将内控管理工作放到一个非常重要的位置上，做好顶层设计，夯实制度保障。首先，高校要建立内控领导小组，请分管领导任组长，相关业务科室、财务部负责人属于小组成员，定期召开内控小组工作会议。其次，将高校内部的财务工作流程进行仔细的梳理，分析日常工作中的可能存在的风险点和隐患，并针对可能发生的风险的工作进行清单化的罗列，然后制定相应的内控防范体系，将风险隐患进一步的缩小。最后，将财务工作中的各岗位职责、人员工作内容、职责权限等进行详细的说明，并以正式文件出台，要求相关部门要严格按照岗位职责和要求开展工作，做到关键岗位的分级审批、不相容岗位要有专人负责，按照权限分岗位审核，定期轮岗，加强高校财务工作的内部管理，以制度管人、以制度管事、以制度管岗。（二）抓业务流程，在“落”上下功夫事业单位内控工作的进行是伴随着业务流程进行的，业务和内控是同步开展的，而不是完全割裂开的，因此，基于智慧财务开展内控管理的信息化建设时要将信息技术和各项业务紧密结合在一起，针对现有的财务系统进行优化和升级，将内控管理和财务系统融合，把控业务流程的开展是完全符合相关制度规定的，将内控管理融入日常工作之中。当前的财务系统主要包括了预算管理系统、收支系统、采购管理系统、资产管理系统、合同管理系统，在进行这些系统设计时要将相关的内控管理思想、资金流向、审批权限都融入其中，确保工作的合规性。内控系统和财务系统的信息化建设和有效结合，一方面可以直接从各种财务系统中获取大量的基础性数据，对于后续内控工作的开展提供数据支撑，有效地提升了工作效率，避免了大量重复性的工作，而且系统抓取数据也避免了人为填报出现错误的可能性；另一方面信息化系统可以将线下的审批改为线上审批，不060 财富生活Fortune Life仅可以有效地减少人为跑动的时间，更能有效地控制在线审批权限，用数据跑路代表人员跑路，提升运转效率。例如，预算管理系统构建时可以和其他的系统进行关联，诸如采购系统、记账系统、核算系统等，一旦确定预算将相关的额度直接关联到其他系统，要求在预算申请的框架内开展财务活动，一旦实际操作和预算不符，系统将直接弹窗提醒相关科目录入不符，从源头上防范项目支出和预算不符或者超预算现象的发生。对于收支系统来说，可以和会计系统进行同步化，每收支一笔都要进行账务处理，防止到了岁末结余进行会计调账，最终导致实际和账面不符情况的出现。同时还要加强重点费用的监督管理，针对发票真伪、资金支出超限、相关审核人员不全的情况通过系统进行把控。对于采购管理系统的信息化来说，需要将采购之前的三重一大事项审核、采购流程、比价、货品验收等进行全面的整合，使得采购工作都通过采购管理系统来完成，同时采购系统还需要和预算管理系统进行联动，要求各部门进行采购活动时要在年初预算的范围内进行。对于合同管理系统来说，要将合同审核、合同起草、签订、变更、归档进行系统化的设计，所有财物领域内涉及的合同都要进行联动和归档，同时要利用制度对合同的合规性、权限进行详细的规定，确保财务领域的相关管合同签订合法依规。对于资产管理系统来说，将资产的采购、入库、折旧、日常管理整合到同一套系统之中，并实现数据的互相借用，不仅有助于对资产的动态化管理，而且一旦发生较大的变动，系统将直接联动预警模块，增强了对资产的管理效率。（三）抓队伍建设，在“人”上下功夫内部控制和财务管理工作密不可分，而财务管理工作和专业人员的关联性是非常强的，内部控制和财务管理的信息化建设已经是大势所趋，随着信息化水平的不断提升，大量基础性、重复性的工作正在逐渐减少，相对应的，财务人员的工作内容也发生了调整，从票据的收集整理、账目核算逐步地转向财务流程把控、事前查验和事后核查等工作上，而且大量的财务系统、专业的软件也需要有关人员熟练操作和使用，才能保证各项系统的顺利运转。因此，加强专业队伍建设，从人员素质上下功夫，切实提升专业人员素质是进一步增强内部控制水平的重要内容。财务部门的专业化队伍建设可以从以下几个方面来努力。第一，重视对财务部门现有人员的培训工作，定期组织相关人员学习财务专业系统和软件的使用培训会，将系统的使用方法、使用的重点等进行系统的教学，保证每一位工作人员都能独立、准确的使用相关财务系统。第二，定期开展内控专题会议，强调内控对于财务工作开展的重要意义，以及各岗位在日常工作中需要重点注意的内控风险点都有哪些，从思想和具体工作两个方面来提升财务工作人员的内控意识。第三，重视专业财务人才的引进工作。高校要积极引进一批专业理论丰富扎实，且有一定实际工作经验的人员来有效地补充到财务队伍中去，不仅可以增强财务专业队伍的水平，而且可以将更多新的理念带到高校中去。第四，重点引入一批专业的信息化和熟悉财务知识的复合型人才，进一步促进内控信息化建设。信息化的深入推进离不开专业的技术人员支持，而财务和内控的信息化建设不仅需要有一定的信息化专业知识，更需要有一些财务知识和背景，才能熟练地各类财务信息和信息化准确地结合起来，并完全的满足财务和内控的正常运转。除此之外，财务系统的运行过程中可能会发生系统的卡顿、数据传输错误等技术问题，而信息化专业人员可以迅速、及时的介入解决这些技术问题，并根据实际的使用体验对系统进一步的优化和完善，促进内控信息化建设向纵深发展。四、结束语综上所述，高校财务工作业务量大、覆盖范围广，涉及的部门和人员众多，潜藏的风险点也较多，为了更好地加强高校的内控工作，进一步规范财务工作流程，就需要进一步强化管理流程和管理效率，积极的将科技和内控工作深度融合，借助科技的力量来提升高校内控工作效果。参考文献：1孔岩.试论智慧财务下行政事业单位内部控制信息化建设J.行政事业资产与财务,2022(01):3.2朱志丹.基于信息化视角的高校财务内部控制建设研究J.市场周刊理论版,2020(25):99-100.3叶靖,林源,黄志宇.以财务信息化建设为契机加强高校财务内部控制J.广西教育,2014(35):93-94+118.作者简介：郑帅，山西工程技术学院。