基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究——以A职业技术学院为例.pdf

第32卷第3期重庆电子工程职业学院学报Vol.32 No.32023年6月Journal of Chongqing College of Electronic EngineeringJun.2023DOI：10.13887/ki.jccee.2023（3）.1基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究以A职业技术学院为例聂聂琦琦（重庆青年职业技术学院 财务处，重庆 400712）摘要：随着国家、社会对高职院校的重视程度增加，院校的办学规模日益增大，资金总量也迅速上升，进而导致财务部门工作压力骤增，尤其是在财务报销方面，业务种类繁多、沟通成本高、审批时间长等诸多问题逐渐突出。在信息技术的普及之下，建设基于院校自身特色的财务报销系统成为解决“报销难”的一大利器。本文以A职业技术学院为例，分析其财务报销流程中存在的问题和建设网络报销系统的有效性，并引入项目管理概念，探究其建设路径，以期推动高职院校财务部门对报销流程优化路径和网络报销系统建设路径的探索。关键词：项目管理；高职院校；网络报销；系统建设中图分类号：G647.5文献标识码：A文章编号：1674-5787（2023）03-0067-082019年1月，国务院印发 国家职业教育改革实施方案，在该方案中提出了一系列的方法和措施去推动中国职业教育的发展，这也迎来了高职教育的发展机遇期。各大高职院校积极响应政策不断扩大办学规模，在努力培养新时代高素质技术技能人才的同时，也对校园内部管理、内部控制等各个方面提出了更高的要求。随着国家对高职教育的重视，对院校教育资金地不断投入，社会各界也愈发关注起高职院校的发展，其资金筹措渠道更为宽泛、方式更为多元。在筹资势头欣欣向荣的同时，也给高职院校财务部门带来了巨大的业务压力。如何利用有限的人手管理较大的资金量，为学校和教师提供高质量的财务服务和资金保障，是目前院校财务部门面临的最大挑战。财务报销是财务部门最为日常也是最为重要的一项工作，是进行财务管理的基础。学校任何活动都依靠资金流动得以顺利开展，合理且有效的财务报销方法有助于发挥资金流动的最大效益。随着信息化时代的发展，互联网已成为了创造便捷生活的必要工具之一。以互联网为媒介去管理日常信息和数据，可以达到即时性、安全性、全面性的目的，也给高校财务管理改革提供了一个新的契机。陆菁琦和赵炜玮1基于数据中台针对现在高职院校的财务报销问题进行了探讨，从基础设施层、领域层、应用层和接入层四个方面设计了智慧财务的总体架构。周亚君和毛成收稿日期：2023-03-20作者简介：聂琦（1996），女，硕士，重庆青年职业技术学院，研究方向：会计信息化。重庆电子工程职业学院学报第32卷银2认为：在新时代的背景下，高校应拓宽服务载体，实行“互联网+服务”管理模式，积极推行网上审批。王琦3等人针对国家“放管服”政策，深研高校财务网上审批模式，分析其可行性，并设计审批模式，进而提出保障性措施。王富饶4以辽宁省交通高等专科学校为例，从准备和设计、建设和测试、试运行和验收三个阶段描述了网络报销系统的建设过程，并论证其应用成果，针对实例提出了实施建议。综观现有文献，很多学者已经针对高职院校的财务报销问题展开了研究，既有从宏观角度探究网络报销系统的建设路径，也有从微观角度探究其细致构建过程，但这些研究却鲜少从报销流程的现状及问题出发，并且也缺乏合理的建设理论框架。项目管理理论是以具体的项目为研究对象，按照项目进度管理事物的发展，使得系统建设的整个过程变得可视化。马建林5在建设数字档案馆中引入项目管理思路，实现了档案管理的转型升级。张建英和樊文斌6在MN企业全面预算管理问题中引入项目管理思路，构建了适合其发展特点的全面预算管理体系。鉴于此，本文以A职业技术学院为例，深入研究其报销流程以及在其过程中存在的问题，分析网络报销系统建设的有效性，并引入项目管理概念，从需求方角度出发，通过项目策划、设计、实施、验收和系统运维五个阶段探究网络报销系统建设全过程。1高职院校财务报销现状与问题分析以A职业技术学院为例1.1 财务报销工作现状A职业技术学院创立至今已有六十余年，现为综合类全日制公办普通高等院校，院校共有两个校区，在校学生 12 000余人，教职员工500余人，设有健康医学院、经济管理学院、人工智能学院等七个二级教学单位，其主要经费来自于财政补助收入和教育事业收入。每个二级单位根据自身情况设置一个或多个报账员。“准备报账资料填写报销单粘单审批支付”是财务报销的基本流程，流程中至少涉及到报销人、审批人、支付人三种角色，而A职业技术学院的财务报销流程中还涉及到报账员、会计审核员等其他角色，其财务报销流程如图1所示。首先，报销人员按照办公费、专家劳务报酬、科研经费、借款等业务类别分类填写报销单，并将经费发票粘贴在票据粘贴单上，整理好报销内容的相关附件，一起交给所属二级单位报账员。由报账员收集好资料，根据 经费支出审批管理办法 规定统一去找二级单位负K22K2CKK-L54CCCFACHNKGLN-CC1N1CA14!NCF5KK5FEFE图1A职业技术学院财务报销流程现状68聂琦：基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究第3期责人、分管领导等进行签字审批。领导审批签字结束，报账员再将报销单等资料交到财务处会计审核岗进行审核；若审核未通过，报账员需及时与报销人进行沟通，修改报销单，再进行审批；若审核通过，则会计审核岗签字，再交由出纳岗收单复核并支付对应款项。1.2 财务报销工作问题分析A职业技术学院财务报销流程较为完整，但是在正式实行中仍然经常出现退单情况，并且单个业务的流程执行时间较长，这其中主要存在以下三个问题。第一，二级单位由报账员统一报账，报账种类较多，耗时较长，沟通成本较高。A职业技术学院的二级单位报账由报账员统一处理，所以，报账员需要花费大量的时间去熟悉学院财务报销相关的规定和流程。除此之外，还要明悉各项业务内容，确保业务准确无误地申请报销。然而报帐员属于业务“中间人”，难免对未实际参与的报销业务理解不当，造成误解，从而导致报销业务无法顺利完成，这也间接增加了与相关人员沟通的成本，耗时耗力。第二，权限划分不清晰，报销审批时间较长，超额审批的情况时有发生。A职业技术学院校领导分管多个二级单位，虽然，每年都会设置二级单位的预算金额，财务部门也会根据实际资金使用情况做出及时调整，但是，传统的纸质审批模式上并无二级单位预算总额、现资金使用情况等实时数据，所以，二级单位负责人和分管领导无法及时地掌握项目预算支出额度的实时信息，导致超额审批的情况时有发生。除此之外，如遇领导临时参加其它事务性工作，财务报销业务就会被暂停，并且审批时间也无法确定，导致整个报销流程无限期延长。第三，财务报账时间节点分散，常为月末或者学期末，导致财务部门短期内报账工作量增加。一方面，A职业技术学院现有两个校区，行政主体均已搬至新校区，但老校区还有部分院系及学生，多校区办学使得财务部门报账较为分散，无法集中、统一进行管理，使得财务部门日常的工作量骤增。另一方面，由于教师上课时间和上课地点多是非固定的，经常奔波往返于多个校区，而财务部门目前只固定在新校区，因此，使得大部分教师的财务报账习惯逐渐演变为报销业务截止时间前，通常集中在月末或者学期末。这导致财务部门月度工作量不均，短期内工作量直线上升，甚至最后影响会计核算、年末决算等重点工作的完成。2高职院校建设财务网络报销系统的有效性分析基于上述三个方面，直接导致了现有的财务报销流程时间长、支付效率低等问题。随着财务信息化的不断发展，实行财务报销网络化、线上审批已成为财务报销发展的必然趋势。首先，“报账员”角色消失，系统根据报销业务类别自动推送审批流程，降低沟通成本。财务报销实现网络报销之后，二级单位“报账员”角色被取代，报销人成为业务经办人。其自行登录网络报销系统，根据实际发生的业务选择报销类型，上传经费发票及相关附件，系统依据报销类型及金额自动推送流程至二级单位负责人、分管领导、会计审核岗审批。在实行网络报销前，报销人需自行学习报销制度，而财务网络报销系统也应将复杂的报销流程、经费支出审批办法等相关财务知识融入其中，报销人无需在报销前花费大量时间和精力去学习烦琐的财务规章制度，只需关注流程节点和进度即可，极大地简化了报销准备事宜。另外，若报销人提交的附件或者报销单填制不符合规范时，会计审核岗直接从网上退回，并详细描述退回理由及修改要求，报销人则根69重庆电子工程职业学院学报第32卷据要求修改单据并重新提交报销单即可。对财务部门而言，这降低了沟通成本，能有更多的时间和精力优化其他财务管理服务。对报销人而言，这有助于节省单笔报销业务的时间和路程成本，同时，也提高了报销业务的规范性。其次，线下签字审批改为线上审批，缩短审批时间，报销单显示预算额度，杜绝超额审批。财务报销系统的审批流程由线下改为线上，并将会计审批流程提前。二级单位负责人、分管领导不再受办公地域的限制，随时随地可通过手机、电脑等方式登录网络报销系统进行审批工作，极大地缩短了业务的审批时间。另外，网络报销系统将会计审批流程由最后提前到二级单位负责人之后、分管领导审批之前，在二级单位负责人保证业务真实性审批的前提下，前置报销规范性审批，尽可能降低领导二次审批的可能性，从整体上缩短了业务的报销流程时间。除此之外，审批人还可以从审批界面看到二级单位或该项目的预算额度，有助于审批人进行审批决策，杜绝超额审批的发生。二级单位负责人、分管领导还可以查看单位内部经费支出情况、预算执行情况，从而能提前为本年预算调整、下年预算设定提供充足且可靠的数据支撑。二级单位查账也无需再通过财务部门翻阅纸质凭证等方式查阅，可直接登录网络报销系统查阅二级单位完整的报销记录。最后，日常报账与审批习惯建立完成，均衡财务部门工作量。在传统财务报账习惯中，由于多校区办学、教师上课时间、地点不固定等情况，报帐时间主要集中在月末或者学期末，导致财务部门在短时间内出现较高的报销工作量。例如，A职业技术学院财务部门核算岗通常会在月末或者学期末进行集体加班，以此确保按时完成账务处理工作。而网络报账系统只在特定的时间段内进行关账，其余时间均可登录网络报销系统进行报账和审批，不被时间和地点设限，更无需等待报账员集中报账，极大地提高了财务报销业务的灵活性。对于财务部门人员而言，每天都可以登录系统查阅未审批报销单并及时进行审批，同时也可与报销员进行沟通修改。由此可见，网络报销系统将报销审批工作分解到日常性工作中，财务人员不会因为期末集中性的报销工作影响其他重要工作的完成。3基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设以A职业技术学院为例财务网络报销系统的构建并非一蹴而就，应该仔细研磨，脚踏实地地完成。根据项目管理流程，财务网络报销系统的建设分为五个阶段：项目策划、项目设计、项目实施、项目验收和系统运维。从需求方的角度出发，项目策划阶段应确立网络报销需求，选择合适的厂商合作建设网络报销系统；项目设计阶段是和实施方讨论沟通细化建设方案，明确网络报销流程规则；项目实施阶段需要监督实施方建设进度，收集试点部门的测试意见，监督实施方改进；项目验收阶段需要检验网络报销系统成果，从财务制度、数据安全等多方面完善系统配套方案；在系统运维阶段，多集中在系统的日常维护和咨询服务方面。A职业技术学院的网络报销系统建设方案如图2所示。3.1 项目策划：明确目标，把握方向明确财务网络报销目标是其系统建设的引导方向，通过建设财务网络报销系统，最为直观的方式就是从缩短审批和沟通时间入手，提高财务报销业务的工作效率。从传统的手工报账改为70聂琦：基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究第3期以计算机和手机等移动工具为媒介的网络报账，在一定程度上提高了院校的财务信息化水平。历史报销单、相关票据和附件都储存在财务系统中，报销信息公开透明，二级单位负责人、分管领导等校内管理层均可实时掌握报销信息与预算支出信息，随时对报销人和财务部门进行监督。除此之外，财务管理的隐形目标也逐渐凸显。首先，网络报销系统的顺利构建和实施依托相关规定，按照既定的报销、审批、办法进行，这提升了财务报销的规范性。其次，规范且统一的报销流程杜绝了越级审批、超额审批等违规现象的发生，减少了财务部门修正违规报销的压力，有助于财务报销的内部控制管理，降低内控风险。3.2 项目设计：分解目标，整合资源财务网络报销系统的建设需要学校和实施方进行充分沟通后才能正式确定，在实施方足够了解学校的基本情况、业务需求、业务现状、管理制度的基础上进行多次探讨，进而才可确立财务网络报销系统的建设方案。其中，建设进度、硬件配置、推行计划、培训计划这四个方面最为重要。建设进度规定了实施方从系统建设、测试、试运行、交付等阶段的时长进度。硬件配置是指搭建该财务系统的硬件基本配置，比如计算机操作系统型号、适配的浏览器软件等，这是保证网络报销系统能够顺利运行的基本条件。推行计划是指系统交付完成后，财务部门应该如何把网络报销系统推行应用至整个院校，才能使其获得更好的效果。培训计划的主要对象为全校教职工，培训人员针对网络报销系统的功能、操作步骤、审批流程进行细致讲解，使其能够更快地接受和熟练使用该系统，有助于院校全面快速实现网络报销。A职业技术学院基于原有的线下报销流程，结合院校的实际情况、报销制度、经费审批制度等，与实施方讨论确立新的财务网络报销流程，如图3所示。首先，报销人员使用工号和密码登录网络报销系统，根据业务类别选择报销类别。报销人员进入填写报销单界面后，如实填写报销事由、附件张数，选择对应的项目名称和经济科目，上传附件；再填写结算信息，上传费用发票进行验真。若发票查验通过，报销人员即可点击保存，提交报销单；若未通过查验，需联系技术人员查明原因，再次上传。流程提交之后，系统会推送到相关部门或项目负责人处进行审批，待审批完成后，业务将会被推送到会计审核岗。在新的报销流程中将会计审核的工作提前，放置在部门或项目负责人对业务真实性审查之后，会计审核才会对报销业务的规范性进行审核，以此减少校N-1FF75N-AA.5#0?K2K/P-L4#0AF.05MQ)N11*35AF4N-L-AF0N-P5354P4#B5357N-5GC-G?35CN-P4AAF.G5AL35#B?FB&GL#B8A35F5553541*L3553541+LLN35+图2A职业技术学院网络报销系统建设方案71重庆电子工程职业学院学报第32卷领导重复审批的情况发生。会计审核岗通过审核后，系统会根据报销金额大小推送到对应的审批人处进行审批，待所有流程完成，报销人应打印报销单，与纸质资料一起提交给财务处出纳岗复核，若纸质资料与电子资料一致，则收单并支付款项，若不一致，则需要补充纸质材料再次进行复核。A职业技术学院根据报销金额划分审批权限如表1所示。3.3 项目实施：执行计划，实现目标财务网络报销系统正式开始建设时，需求方应把控系统建设进度，及时组建项目团队与实施方对接。由于系统建设主要解决财务报销问题，因此，项目团队应以财务部门为核心，定期巡查实施方的建设进度。财务网络报销系统建设完毕后，项目团队应对整个系统做全面测试。通常来看，网络报销系统测试可以分为对象和业务两个板块。对象板块是指测试人员由小范围的测试扩大，查看其系统的稳定性。业务板块是指由科研费用、办公费用等日常性业务测试到专项报销业务，以此不断完善系统功能的全面性。例如：A职业技术学院对网络报销系统测试共分为两个阶段：第一阶段，由财务部门和信息化能力较强的两个二级单位作为“试金石”和“磨刀石”，优先体验网络报销系统，并希望能够找出网络报销系统可能存在的问题。第二阶段，新增报销率较高的二级单位作为试点部门，扩大网络报销范围，关注在报销过程中存在的业务性问题并及时进行调整与修改。3.4 项目验收：回顾复盘，成果检验财务网络报销系统项目验收是对其功能进行的再一次检验。作为需求方，应针对网络报销K,535FK2KK/F/P#0FA#08F,GL N-CC 1 4 KK14CC5C4#0FKKGK#05PFEFEFEPFE#0F1N1444444CC+C84!NK4CC图3A职业技术学院财务网络报销流程72聂琦：基于项目管理的高职院校财务网络报销系统建设研究第3期系统中的所有板块进行测试，同时并要将所有文件进行归档，包括项目需求文档、网络报销系统可行性分析、系统设计说明书等。查验完成，则验收结束。财务网络报销系统顺利验收并不是系统建设完成的终点，完善的配套方案也不容忽视。财务网络报销系统配套方案是提升用户体验感，促使财务信息化普及的必要措施之一。首先，及时更新财务相关制度，第一时间完成更新。并且更新完善配套制度有助于加强学校内部控制管理，规范教职工的财务报销行为，监督学校资金的支出使用情况。其次，保障系统中的数据安全，避免造成因使用人账号密码管理不当、被其他网络攻击等情况发生，进而出现审批风险、内部控制风险等严重问题。因此，财务部门应与学校信息化部门多沟通合作，共同保障安全的网络环境，积极推动财务信息化建设。最后，财务人员也应加强对报销政策、系统管理、信息化建设等各方面的学习，提高自身业务素质。同时，财务部门也要重视对数字人才的培养，建立复合型的财务人才团队。3.5 系统运维：有效管理，优化服务财务网络报销系统交付完成，意味着其系统可以正式在全校推行，全面实现线上报销。在全面采用网络报销系统后，日常管理维护是必不可少的。网络报销系统的主要建设部门是财务部，因此，管理团队应以财务部门为主，信息部门为辅，全面提高财务信息化，优化财务报销全过程。在日常管理中，财务部门与信息部门也应定期进行数据维护、设备维护，必要时，也可与实施方进行沟通获取对网络报销系统处理故障的进一步支持。另外，财务部门还应举办培训会为教职工解答在系统的使用上和报销业务上的难点问题。例如：A职业技术学院创建网络报销交流群，由技术人员和财务部门的工作人员在群里为教职工解惑答疑，同时，上传网络报销系统操作PPT和视频供教职工参考学习，争取做好财务网络报销的后续服务。4结束语财务网络报销系统相较于原有的线下报销而言，将报销流程、报销制度等一系列核心内容与表1A职业技术学院财务网络报销审批权限表审批金额（元）审批人2 000以内（含2 000）2 00020 000（含20 000）20 00050 000（含50 000）50 000500 000（含500 000）500 000以上部门/项目负责人（一级审批）业务分管领导（二级审批）财务分管领导（三级审批）学院院长（四级审批）学院党委书记（五级审批）73重庆电子工程职业学院学报第32卷系统相融合，解决了在校教职工报销等财务的相关问题，极大地节约了沟通成本。同时，也摒弃了地域限制，给A职业技术学院的财务报销工作带来了帮助，缓解了财务人员的工作压力，有效解决了院校报销难、报销慢等问题。经过上述五个阶段的逐步推进，配合培训计划以及建立健全相关制度的有序展开，A职业技术学院的财务网络报销系统受到了全校教职工的广泛好评。但随着院校快速发展，报销业务的复杂性也在随之增加，因此，财务网络报销系统还需不断优化改进。由此可见，信息化是财务工作发展的必然趋势，从财务报销视角出发，延伸到预算管理、资产管理、资金管理等多个业务板块，努力打通壁垒，形成一体化平台是高校财务发展的未来方向。参考文献：1 陆菁琦,赵炜玮.基于数据中台的高职院校智慧财务报销平台研究J.中国管理信息化,2022(20):76-79.2 周亚君,毛成银.新时代背景下如何做好高校财务工作J.江苏高教,2018(6):42-44.3 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