合同管理员职位说明书.doc

职位说明书职 位名 称合同管理员所 属部 门财务部人 员编 制1直 属上 级行政副总直 属下 级有 效日 期岗位概述: 审查合同规范性，将接收的每一份合同都能做好详细记录，根据合同中的签单内容下单到客服，同时根据合同的到帐情况进行各种形式的数据统计、分析等。职位权限:1 有权将不符合规定的合同给客户代表指出，并要求他们对这类合同重新填写2 对自己所负责事项的改进方法等有决策权/建议权主要工作职责及工作流程 ：一、 空白合同领用客户代表凭“合同领用申请单”到合同管理员处领取空白合同，合同管理员负责监督客户代表手中的空白合同不能超过五份，同时一次性发放的空白合同不能超过2份，并对已领用的空白合同做好记录，按规定进行领取。二、 对已签合同进行审查 客户代表上交合同，合同管理员审查合同的规范性及签单的合规性，如无问题，则可以收取合同及款项，并给每一份交来的合同编合同号，此外，合同管理员还应收取合同执行中所涉及的各项申请表、资料、跟进单，然后收款并给客户代表开收据（包括：日期、姓名、部门、合同号、公司名称、金额大小写及类别、订单文本序号）双方签字后撕第二联给交款人。之后，合同管理员将合同中所签的详细内容及收款情况录入合同管理详细情况记录表格和内部跟单系统，并于当天下班时，将当天收到的合同统一做合同交接明细上交财务部。如审查中发现合同有问题，则分两种情况进行处理：1、若是客户代表未将合同及时拿回，而只拿回客户给的预付款，则需要办理合同未及时交回的相关手续；2、合同管理员审查合同的时候发现客户代表所签的合同违反公司的相关政策、规定，遇到这种情况，则需要请示相关领导予以解决之后，才能收取该份合同。三、 下单的流程每天与客服交接制作单，（多时一天两次，少时一天一次）内容包括与客服交接的域名/通用网址交接单、网站制作交接单，交接的内容包括制作资料、及有制作要求的合同首页复印件、跟进单等一并交与客服，交接表一式两份双方签字留底。四、 与前台文员核对已签合同客户代表将完整的合同交回到合同管理员时，合同管理员当即必须将该份合同按文本序号落实到客户代表所领走的合同之列，以此证明该份合同已经使用，同时合同管理员每天与前台文员核对商务人员已交单的合同类型文本编号等，以便前台文员掌握被领用合同的使用情况。五、 合同变更的处理如客户需要变更所签的合同内容，则需要事先调查清楚所变更的内容双方尚未执行，这时，还需要客户出具变更证明，并盖上合同章或公章方可生效。六、 合同解除的处理如果遇到合同必须要解除的情况，则首先确认合同所签内容我方尚未执行，同时要求客户代表将三联合同收集完整，并由双方签署合同解除协议书，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章，再由合同管理员交财务部存档。七、 合同未及时交回的处理 遇到合同未及时交回的情况，合同管理员应于月底结束之后，将这批合同按客户代表统一汇总交于客户经理，并催促客户代表及时将合同尽快补回。八、 保护系统资料录入和确认在录入保护系统名单时，须在客户代表的单、款全到并且所填内容属实的情况下，合同管理员对已签单进行点击确认。九、 相关报表A、 报总经办的周报表、月报表周、月报表的模式按公司统一格式填写，按销售周报、月报的项目累计当周、当月各部门发生的各项目的总数填入此表中，填写完毕后报总经办。B、 报人事的人事销售清单按照人事报表的统一格式填写，分部门记录每一位客户代表签单、到帐明晰，其中，当月发生的退款、硬件等相关费用也应一并记入，当月的远期支票由财务统一月底汇总给，并不记入当月的人事报表，还有未及时补回的合同，同样也不记入当月的人事报表C、 报财务的相关报表a、 将当天所填日报纸版打印两份及当天收到的全部款项，交与财务。b、 将当月的域名、基础服务、集团邮箱、通用网址按统一格式计提产品成本D、 报市场培训部的排名将当月的净到帐汇总分别按客户代表和客户经理排出名次，报培训部E、 客户主任、高级客户主任的评比将当月的到帐按着客户代表汇总，并扣除促销、退款、路路通成本、硬件费用、通用网址、域名的成本等作为评选客户主任和高级客户主任的标准。F、 报销售管理部的日报将每天的到帐按部门进行分类统计，报销售管理部十、 合同归档、整理合同管理员每周将收到的合同按合同号排序进行整理归档，并在月初将当月收到的合同按合同号、客户名称、客户代表、部门、说明打印清单目录，用以方便客户代表查询。关键考核指标（KPI）1、报表上交的及时性；2、报表数据的准确性；3、审查合同严谨性；4、下单及时性、合规性；5、存档合同易于查找性职位工作关系内部关系所受监督财务 客服人员 人力资源部 总经办 总部销售管理部所施监督客户代表 合作关系培训部 行政助理外部关系应具备之基本资格及条件个人条件性别 女 性较佳知能领导力极需要 需要 不需要年龄 23 岁以上应变力极需要 需要 不需要最低学历大专计划力极需要 需要 不需要工作经历有过做行政、会计工作的经历最好创造力极需要 需要 不需要技能语言汉语体能脑力极需要 需要 不需要专业知识会计、法律、统计、管理等相关专业体力极需要 需要 不需要电脑操作特别对EXCEL非常熟练办公配备所需硬件电脑资格证书所需软件OFFICE办公软件其他1 积极热情、善于与人交往和沟通，协调能力强；2较强的分析能力、应变能力和决策能力；编制部门财务部审批批 准日 期使每个项目都做到有序控制，确保资金充裕，尽量保留计划项目合同，监督、检查合同的签订、变更、履行情况，要做好统计，测算工作，确保年初计划下达的资金落实并严格把关，控制生产成本。