招商项目会运策划.doc

n 当前文档修改密码：8362839招商会四步成功秘籍招商会四步成功秘籍第一步：未雨绸缪招商运筹 招商会四步成功秘籍第二步：稳扎稳打细节筹备 招商会四步成功秘籍第三步：环环相扣精耕细作 招商会四步成功秘籍第四步：配合促进服务履约 招商会四步成功秘籍第一步：未雨绸缪招商运筹-招商会是现在很多企业拓展的主要手段之一，也是其企业和产品走向消费者的一个重要 的方式，笔者见过好多企业疯狂的拥挤一条道路，君不见，千万企业广告投，恰似一江钱水 向东流，招商的拥挤原因很简单就是成本低，企业亏钱的机会不大，但是结果是亏是没有大 亏，赚钱的确也不多，大都是在支出和收入平衡的左右摇摆，究其原因，其实很简单，招商 会的筹备和召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，有可能花了几十万的广告，仅仅 是解听电话技巧有点不过关，就使参会人数减少一半，有可能来了上百人，仅仅对一个挑剔 的客户语气凶了一点，极有可能要签约的人就少了一半，招商会的过程就是一个对极品赛车 的拼装和磨合过程，稍有不甚，前功尽弃。 职责和分工的细化是招商会成功的基础。笔者曾 经成功召开了众多会议，一些心得和大家进行分享。招商会程序确认：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，设计到公司的 很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分，招商会运筹期一、 招商广告的发布 二、 会场的选定及布置三、 会前费用预算（需要各个部门配合完成） 四、 接听电话的技巧五、 资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认招商会筹备期一、 资料的准备二、 人员分组与协调 三、 课程的审定与演练四、 会前动员会及各小组工作流程演练五、 工作人员提前进驻会场招商会运作期一、 会务组的工作流程 二、 登记组的工作流程三、 接站组的工作流程（需要配合完成） 四、 会场组的工作流程五、 后勤组的工作流程（需要配合完成） 六、 业务组的工作流程七、 沟通组的工作流程 八、 主持人的工作流程 九、 授课人的工作流程十、 公司留守人员的注意事项 十一、 用餐时注意事项十二、 员工如何合理休息十三、 突发事件及客户投诉的处理招商会促进期一、 招商会结束来宾的撤离与返程安排二、 会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）三、 后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成） 四、 业务组后期追款注意事项（需要配合完成）五、 会后总结六、 宣传材料编辑与制作招商会四步成功秘籍 第一步：未雨绸缪招商运筹- 一、 招商广告的发布1、 发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半 月左右发布，要做到投资者在看到广告后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀 约和其有充分的准备时间参加招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到 10 天之内。2、 发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月 何地参加什么样的一个项目，来参加有何好处就足够了。3、 发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布，如与当地媒体关系较好，可选择 通栏或彩稿形式发布。4、 发布媒体选择：以投资者偏好媒体为主，如中国经营报、销售与市场等，如 区域招商会应选择当地发行量较大的媒体。现在网络招商信息的发布也是一条方便快捷的途 径。5、 发布注意事项：内文一定要反复校对，以免出错；发布版面一定要选择效果好的版 面，另外版面设计一定要有冲击力，即使与其它小广告挤在一起出能清晰的分辨出广告的位 置；招商内容主题突出，一目了然；咨询电话到少留两部以上，确保每个咨询者能充分了解 招商内容。二、 会场的选定及布置1、 会场选择标准：A 交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；B 在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；有时候 特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档 次会使他们产生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？C 具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场 的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红 色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境 舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具 有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远， 不然会给来宾造成诸多不便。（如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般 一天的使用费在 500 元左右，压金可以争取不交）住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，如到会 人员在 50 人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号， 便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按 10 人台计算，晕素搭配每桌 不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐（有 些酒店的早餐可以争取免费）；招商会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤酒或低度酒为 主，高度酒容易喝醉，使会议结束后的沟通不能顺利进行，所以会议后的聚餐通俗的讲是喝 好不能喝倒，尤其是自己员工不能喝倒。D 会场的布置：为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。 从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，（区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组），有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引 牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的制作可由 酒店方协助，布置由酒店完成或协助。“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别 贴在会场明显处。类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。2、 会场的费用的结算：又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好， 钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清楚只有会 务方的总指挥才有资格给开长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要 求总台开长途，结果有一次一个企业搞会议，光电话费就多付了 2000 多元，悔之不及呀。三、 会前费用预算：把各个能想到的提前预支，尤其是当着客户的面不能透露消息和让客人 感觉公司很斤斤计较，招商会有时候需要打肿脸充胖子。四、 接听电话的技巧：1、 话接听程序： 招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门，如果同时有几部电话打过来，内线再转到分管市场副总和常务副总处。每一个接听招商电话得人必须正式填写 招商电话接听表，详细填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。（区域招商会也必须安排 专人负责接听招商电话）2、 前台接听电话的标准语言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，这里是某某公司。” 对方如果询问招商信息，就直接转到商务部，如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：“你好，他现在不在，你能否留下你的联系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您”。等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。3、 在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。公司的产品遴选，区县级招商的区域垄断保 护，比较丰厚的价差，文化营销和体验营销，驻店营养师的咨询。这几个方面一定要了解清 楚和解释清楚。4、 详细记录客户的信息：所在城市，性别，职业或从事行业，有无医药保健品操作经 验，信息来源，有无时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话 可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，不否则快件公司不受理）。5、 如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首先不要顶撞，最多 说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等 等。6、 言出必践：一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复，即使是没有结果， 也要通知一声。比如说：我下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了，过来两天再想 起来打电话过去，对方说不想作了，一个小小的失误就有可能造成很大的损失，因为对方会 想你连这点的承诺都做不到，何况复杂的营销服务承诺呢。7、 超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便让上级有回旋余地， 但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避免给对方以罗嗦的印象。8、 公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额，打款的阶段等等。 接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。五、 资料的传真与邮寄发放1、 资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有嘉宾需发请柬。2、 资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。3、 资料发放的注意事项：A 邀请函的内容与设计可先与总部沟通；B 各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象； C 信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴；D 如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写； E 每套资料都应附有商务拓展部的名片，以备联系。六、 来宾确认及接站确认1、 为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。2、 无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识， 省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工 作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。3、 来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次 强调会场地址及乘车路线。4、 接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上 写有明显的识别文字如：某某某公司招商会接站处。有些航班或车次经常出现晚点，所以最 好安排站内接站人员长时间等候；详细游览接站组工作职责。会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先得有人来，而这个 阶段就是解决能否有人来得重要环节。待续：（下一节招商秘籍第二步：稳扎稳打细节筹备 ）曹鉴：资深医药保健营销实战派人士，行业经历五年，中国营销管理学院认证营销师、 培训师，河北策划学会理事。现任深圳岐黄生物万生堂健康总部市场部经理，从事健康专卖 事业的推广，擅长单个市场启动和策划。招商会四步成功秘籍 第二步：稳扎稳打细节筹备-招商会的第一步是解决客户的来源问题，第二步就是为招商会的召开准备资料和审核课程， 有人可能疑问我们为什么把平时认为很简单的资料准备和课程单独提出来自成一章，这个疑 问有好多人有，那么这也是有的公司招商成功有的不成功的内在原因之一，我们说过，招商 会的过程就好像一个拼装极品赛车的过程，任何一个小细节都不能失误，例如招商会的资料， 有 40 人参加，一般带 45 份就够了，而我们一般带 60 多份，为什么，因为很多有意向客户回 去就要开展工作，资料结果没有带够，等回到公司在发过去，日子估计也过去半个月了，半 个月有很多意外可以发生的。一、会议物资的准备1、会议资料的准备：会议资料的内容准备，宁可多备也不要出现到时不够用的情况，一 般的科学储备量是确定参会人员总和的 150%。因为有的客户参加会议时候，把资料忘到房间 了，就随手在领一份，服务人员总不能说，你回去拿去吧，我们这里不够了；同时会议完毕 之后一些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传，我们没有带来，结果回到总部后想发过 去的时候，对方也可能就没有会议那份激情了，因为我们的招商会大都是在外地开的，在公 司本地开的机会比较少。备而无患是必要的。A 来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：会议手册，招商书，招商手册，产品彩页， 运营手册大纲，专卖店首批配置表，联系人名片，笔记本，笔，代表证；B 会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；C 沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手 一份），招商书，各级经销商合同，运营手册 VI 手册七本及相关资料；2、会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容。 A：常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机 、摄像机或小型 DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条， 比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好， 请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合；你这样递过去一个条子，比 说话的效果要好多了。B:产品样品（常用的产品多带一些，比例为 1：5 左右，以防现场有人购买），常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃 不上饭）；二、人员分组与协调1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是 配合其它组的需要，千万不可发生自己的活没有干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果 出现了即没有耕好别人的责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙 的情况下应主动配合别的部门工作。2、分组的设置：A 总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； B 副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；C 会务组组长：一般有行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个 经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、 各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往 返接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；D 会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会 场气氛的营造；E 后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等；F 沟通组：这个组责任最重，一般有分管副总或者市场总监担任，成员是熟悉市场和具 有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到 人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象。如：会场组人员在没有课程时可协助 业务组谈判或会务组工作。三、课程的审定与演练1、提前 10 天定好讲课内容，并由授课人提供课件或讲课提纲。2、授课内容不冲突，而且要有递进关系，课程的顺序很关键，一般顺序是行业前景和公 司的优势讲解；公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析；公司的营销策略分析；样板市场 的启动介绍和财务分析；其它需要设置的内容。基本上按照经销商的了解事务的习惯和次序 来讲解，比如说如果上述次序调整，在经销商不了解政策的情况下，讲解营销方案和财务分 析就显得很突兀，不容易被人接受。3、对授课人的表达能力及语言习惯充分了解，如不具备我方要求及时调整或更换。4、必须安排每位授课者提前演练。5、设计备讲主题与备讲人，以防突然情况发生。6、主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是一个总结者，一个优秀的 主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题 ，过渡的很自然。四、会前动员会及各小组工作流程演练1、会前总动员要让每个与会员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到期最佳 。2、会前的演练十分重要，通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理， 以便及时调整。3、具体工作流程浏览后文。4、所有工作人员进入会场后应统一着装，配带公司徽标，注意整体形象。5、参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟，保持健康精品的行业形象，如遇特殊情况 也应避开公共场合，公共场合交流中避免不雅的口头阐，不随地吐啖。6、需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位，保证给 客户提供舒适的沟通环境。7、注意公司形象，给会场留下好的映象，为下次合作提供基础。 五、工作人员提前进驻会场：所有工作人员应提前一天到会场熟悉会场环境，了解各自工作岗位，发现问题及时解决。提前预约宾馆进行各种条幅和导引牌的制作，会务组房间尽量安排在电梯口旁边，如果靠里面，那么在显眼的墙壁上贴上一个指示牌。会议室的布置很关键，调试音像和投影必须提前，以免失误发生，必须有公司开会的浓 浓氛围，给成功创造隐形的基础保障。招商会的细节筹备很关键，琐碎而繁杂，慢慢要形成一个程序和章法，并且根据不同的 环境来进行有目的的变化，这个看似不起眼环节其实是招商会成功的铺垫。待续：（招商秘籍 之三环环相扣精耕细作）曹鉴：资深医药保健营销实战派人士，行业经历五年，中国营销管理学院认证营销师、 培训师，河北策划学会理事。现任深圳岐黄生物万生堂健康总部市场总监，从事健康专卖事 业的推广，擅长单个市场启动和策划。招商会四步成功秘籍 第三步：环环相扣精耕细作-招商会进行到了这个步骤，已经到了最关键的时刻，连突带破，已经到了对方的球门前，临 门一脚成为关键，招商会就像踢足球，是个整体运动，会议组织方面明星战术没有什么作用， 无论讲课人讲的再精彩，组织配合和执行有一点失误，有可能是全盘皆输。以前我有的朋友自己一个人组织一个小型招商会，有板有眼，结果一到大型的招商会， 三个和尚却没有水喝了，因为大家都有个依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多 企业都在说分工协作的问题，但是当你招商会失误之后，分析总结的时候，看到的都是具体 的问题，其实会议的总指挥至关重要，而他的重要就体现在分工的科学把控和过程查漏补缺， 而不是“指挥”，总指挥就是最大的救火队员，在会议的进行中，足球的运动中，战术的安排 和贯彻落实的程度以及切实的变化决定了会议的直接结果，所以每一个部门的分工就是场前 战术的意图体现。一、 会务组的工作流程（会务组是招商会的大脑和管家，事无巨细，前头万绪，会务组 组长一定是一个既了解经销商又有人生阅历的人，脾气很关键）1、 确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、 工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。2、 会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到 方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV 等设备的妥善保管，责任到人， 否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤 离会务组应 24 小时有人在岗。3、 了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。 并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时 间，方式，语气等。4、 如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成文字就更好。5、 会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门与客户沟通的房间，套房要开 一间到两间，费用这个时候不能省。6、 会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息 和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间，客户没 有进门之前先嗅到了味道，你说会有什么感觉。7、 来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接 说：你去找那个那个人吧，支走 OK，一定要说你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后 你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。8、 掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司那个 人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈 判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语 气的不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、 谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。9、 如接站车辆途中遇到塞车，及时向来宾解释，请其等候或自己打车赶往会场。10、 做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人，如：来宾之间产生 纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。二、 登记组的工作流程1、 根据会场环境，制定统一的工作流程。2、 登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。3、 与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。4、 提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。5、 一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同 时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金 最终公司要承担。6、 来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工整，便于确认。7、 来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看会 议须知，不明处查询会务组，并告知会务组所在；由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来 宾提行李，如客房内已有客人要主动做介绍。8、 提醒客人将贵重物品妥善保管。9、 客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必须安排的，应向调 动双方做好解释工作。10、 本地的来宾要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。11、 轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保 旺盛的工作精力。三、 接站组的工作流程（需要配合完成）1、 详细检查接站所用物品：接站牌、接站人员一览表等。2、 接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式。3、 如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到， 不能离会场和车站太远。4、 接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象。5、 接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说 明。6、 如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。7、 如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。8、 若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行。 四、 会场组的工作流程1、 与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。2、 在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白 板、白板笔、灯光、音响、空调等。3、 选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。4、 由 1-2 人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其出示警 示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警 示语。5、 引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调 节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。6、 来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒 水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。7、 在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如 有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。8、 为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其它 人员尽量减少走动。9、 注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用，在一 次招商会上，有个客户很刁蛮和苛刻，有很多人认为他不能成为客户，但是会场组人员给我 讲了一个细节，这个人的会议记录最全，一直在聚精会神的听课，他至少也是一个身价千万 的老板，能这样来参加招商会，我想是肯定要做的，刁蛮和苛刻不过是在谈条件，因为有这 个心理准备，那么我在阐述“越是苛刻的客户越是将来有可能合作的客户”观点的时候，切 入服务和受益的解释，在不违反公司原则的情况下尽一起努力来协调，同时强调如果原则可 以打折，是不是允许服务可以打折，如果可以，我们马上签，结果双方都笑了，合同自然也 成交了。五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）1、 做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。2、 提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提供经济快捷的返程 路线。3、 和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中购买，以免耽误时 间。4、 后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。 六、 业务组的工作流程1、 在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好 的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其 旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进。2、 了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访。3、 准备 VI 手册，运营手册，各种合同资料的准备。 七、 沟通组的工作流程1、 会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先沟通。2、 沟通时要把握“探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断，再行动。3、 对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。4、 谈判时可利用“销售紧迫感”对来宾开展心理暗示。八、 主持人的工作流程1、 主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。2、 会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。3、 拟定每位授课人的经历与职务简介，当授课人上台前进行介绍。4、 授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。5、 事先准备好活跃课间的话题、活动。6、 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。 九、 授课人的工作流程1、 会前十五天准备好授课内容，并提供给相关对口副总处审核。2、 提前五天将授课内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交组公司文稿，由公 司人员协助制作。3、 有条件的情况下提前三天做演练，确保授课无误。4、 授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。十、 公司留守人员的注意事项1、 留守期间详细接听电话，并详细记录。2、 如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商会情况，如有需要 通知会务组派车将客人接至会场。3、 留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。4、 用餐时可轮换，或叫餐上门。 十一、 用餐时注意事项1、 会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备量。2、 用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐。3、 如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排。4、 对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如自行 安排会务组概不负责。5、 待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐。6、 会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体 力。7、 如果是自助餐，那么结算的时候一定要按照实际发生数量来计算，要注意一个细节， 比如提前领取餐票，加盖我方的公章，不要直接发到来宾的手里，尤其是早餐，有一次开会 的时候，我们算的是 1000 元，结果对方说是 1200 元，为什么，是因为很多客人早餐没有去， 结果把票留在房间，客户可能认为无所谓，但是服务员有时候收拾就有可能有不同的结果， 好的餐厅也可能告诉你，不是 1000 元，而是900 元，因为人有的没有来，这样的情况比较少 ， 所以我们人员提前在餐厅门口等候，逐个数完然后计数。十二、 员工的合理休息 在满负荷工作的前提下确保各组员工的合理休息，每组根据自身情况制定合理的休息安排，如：登记组和会务组的工作主要集中在来宾登记、用餐、休息、返程的时间，其它时间 则不是很忙，所以可安排适当的轮换休息；会场组的工作主要集中在授课期间，剩余时间应 协助其它组工作或轮换休息；业务组与沟通组的主要工作时间是在来宾休息时与来宾沟通， 所以在来宾授课时可安排与其它组配合或轮换休息。十三、 突发事件及客户投诉的处理1、 如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决， 尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。2、 如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问 题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后。3、 公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台，虽然不是故意 的，但是起到了这个效果。以上的流程和分工中间有很多交叉，在会议的进行过程当中，可能用不了这么多的部门， 有可能一个组负责几个组的职责，开招商会是一个萝卜三个坑甚至都不够，在具体的操作中， 可以进行调整，部门可以调整，但是内容不能减少，开次招商会，就会掉层皮，这句话是真 的，我们在 2000 年 8 月份在河北的一次全国招商会，花费 10 万，签单 600 多万，全国 25 个 省一次签完，四天的会议过后，公司总部二十个人，六个打点滴。招商会的这个阶段很关键，控制得当，你就等着签合同吧，即使交锋，也是合作前奏而 已，如果控制不当，效果可想而知。招商会四步成功秘籍 第四步：配合促进服务履约-我们在前面说过，招商会就象足球比赛，越到后期，越是关键，球前面运转配合流畅，结果 到了禁区内就是进不去，那么前面的努力和付出都是白搭，还不如不比赛。会议后期有六项 重点工作，也是环环相扣，疏一不可。第一项：签约程序以及细节准备；招商会前后几十天，也就体现在了这几个小时，射门 开始了。一般招商会项目展示结束之后，有一个咨询的安排，大概在一个小时左右，由主持人宣布想要了解项目或者合同细节的朋友清到后面某某经理处了解，那么会前沟通过的经销商，有熟悉的和不熟悉的经销商只要是有意向的，一般都会过去（这个时候经销商是哪个人 介绍或者接待的能直接带着过去最好，作个简单的阐述，那么咨询的人就更好工作了），这个 时候如果有一个经销商能现场签约并交纳一定数量的签约金（数目从 1000 元到 4000 元不等， 总之要作到不做之后要心疼的标准），第一个签约的时机和签约金额从某中意义上讲决定了后期签约的质量，如果签约的人没有带签约金，我们宁可不签，而是给其三天或者两天的时间来完成定金工作，越是这样越是效果好。咨询完毕后一般是由主持人宣布时间安排，一个是 会餐的时间安排，一个是晚上以及明天上午预约谈判老总的房间和联系人姓名。会餐时公司内部人员穿插安排，酒水一定要和餐厅说清楚，第一不允许客人自行点酒水， 第二就是我们自己带酒水，以每桌十人计算，也就是可乐两大瓶，啤酒三瓶到四瓶，白酒不供应，喝好但是决定不能喝倒，晚上是重点大客户的签约谈判工作，很多会议最后一放开量，总算可以轻松一下了，结果酒后吐真言，轻松是轻松了，客户却跑了；客户和老总的谈判一 定要预约，越是紧张越好，货不紧俏不好卖呀，预约的时候注意要把相同区域的人安排顺序 相连，打个时间差，制造签约销售紧张感，我想合同签的不会不顺利，签约的过程就是一个 心理战的互相攻守的过程，知己知彼，方能百战不殆，我们以前作的各种细节筹备这个时候就起到了一个杀手锏的作用，仁者见仁，智者见智，方式方法不同，不在累述，细节和技巧体会便知。 第二项：招商会结束来宾的撤离与返程安排；重要的客人撤离总是要最后的，客人在撤离的时候涉及到钱财的事项一定要交接清楚，比如说钥匙押金等等，安排参会人员的离开也很关键，对待签约的经销商和没有签约的经销商要一视同仁，千万不可有差异，有的公司曾 经这么办过，吃我们的，喝我们的，结果什么也没有签，回去的时候自己打的去吧，由于来 的时候是用公司车接的，那么就产生反差，本来这个客户很有可能以后还要作，结果只能是 泡汤，客人会想就这个态度，以后还谈保姆式的服务培训呢，指望不上，经销商是很敏感的，同样签约的经销商也有一个心理，不看人对我，只看人对人，联想到坏处可就得不偿失了， 所以返程的安排千万不可虎头蛇尾或者贫富有差别，叮嘱的语言和一些路上小食品的安排也 会温暖人心，大钱都花了，走的时候每一个客户身上在花上几块钱，也会起到一个意向不到 的收获。第三项：会务组撤离酒店注意事项；会物组撤离宾馆的时候，有几个细节要注意，查漏 补缺。第一是巡视检查各个客人的房间或者和前台进行问寻，以免有客人忘了东西，同时让 服务员查房以确定是否有其它事情，比如说烟头把地毯烧了一个洞，等结算的时候，客人已 经全部走掉了，虽然钱不多，但是却费了不少口舌；第二是结算的时候公司财务人员要注意 前面说的餐票问题和房间电话以及退房房间的数量问题，带上会