高校行政管理部门工作发展初探_张洁.pdf

厅室建设Office construction2023/7（下）总第415期高校行政管理部门相较于教学单位是高校各职能部门中比较特殊的一个群体，既要贯彻落实学校的决策，也要倾听基层的心声和建议，并适时向上级反映；目前高校的发展要同国家战略发展需求一致，在这个共赢的时代，高校要与国家及地方政府、科研院所、兄弟高校、企事业单位相互合作，这些都需要行政管理各职能部门发挥其窗口作用，做好内外沟通与衔接。总之，高校行政管理部门工作水平的高低，对于高校的发展有着重要的影响。我们要高度重视行政管理部门的工作，找出问题，采取相应的策略解决这些问题，才能让其充分发挥应有的强大作用，为高校发展贡献力量。一、高校行政管理部门存在的问题（一）机制方面存在的问题。1.对外沟通交流不够密切。目前，行政综合管理部门的工作多依靠上级来文、安排任务以及主题督导的形式开展工作，在深入思考学校自身独特性情况及问题上，缺乏积极性、主动性，工作中缺少创新与计划。与社会各界的联系多流于形式，止步于接待来访单位、调研对方单位、签署战略合作框架协议，并未建立可进一步深度合作、信息互通的长效机制及平台。2.缺少创新，职能定位不清。从目前高校的发展进程不难看出，部门间的协同作战、密切配合已成为管理常态，但部门间的职能衔接和管理沟通不顺畅，工作流程仅限各单位内部，没有站在学校层面统筹安排。存在审批流程多、内耗较大，办事效率偏低等问题。虽然目前有些高校探索建立一站式服务体制，本着“师生少跑路、信息多跑路”的原则，但受到传统思维和各部门重视程度的限制，真正能做到一站式服务的事项并不多。3.激励考评体系不够完善。行政管理队伍人人想干事、人人能干事的精细化激励考评管理体系没有完全建立。综合管理工作不仅在汇报总结时难以列明，在考核工作完成成效、贡献程度上更难定量定性。加上岗位竞聘后，除非出现极个别情况，大多数存在“一个萝卜一个坑”、先到先得的现象。在没有完善可行的激励考评体制下，大家基本处于躺平状态，缺少想干事、干好事的内在驱动力，只是疲于应对每天各种繁杂事务，因为干多干少、干好干坏一个样儿。4.管理信息化水平有待提高。新形势下，行政综合管理的职能内容日益丰富，所遇问题更综合化，解决办法更应有章可依、有规可循，工作流程规范清晰，所需信息公开透明。每遇一个问题都是多部门协同完成，团队作战，长此以往，随着事项的复杂性和影响程度扩大，传统的部门间电话沟通、开协调会议等形式已不能满足现有工作的需要，导致信息的沟通不畅、职责内容不闭环，办事效率低下，服务水平不高。（二）人员方面存在的问题。1.工作人员的阅历和基层经验不够。党政办公室工作人员由于阅历较浅，文化知识不够丰富，理论学习缺失，对党和国家的教育方针政策不敏感，对地方经济社会发展不了解，在为学校制订发展规划、工作要点等方面，工作思路仅局限于学校本身，与国家和地方政府的决策部署紧密度不够，存在眼光不长远、站位不高等问题，服务地方经济社会发展的大局意识不强。2.综合素质不够全面，有待提高。高校办公室工作人员文书工作要求行文严谨且观点清晰，要深入基层调查研究，掌握当前师生的所思、所盼、所需，了解各职能部门、教学单位的工作状态和思想动态，缩短信息差，充分领会领导意图，在立足全校的基础上接地气做工作，文件处理流程规范，切实做到可查询、可追踪。行政管理注重服务保障、统筹协调，公务接待要符合国家和地区相关要求，规范得体，工作人员要熟悉全校区位布置，了解学校近期发展状态、发展成果，熟悉各职能和学院的优势力量及资源，提高应急处理能力、灵活应变能力，提高办事效率。3.缺少有针对性的系统培训。当前党政办公室工作者大部分是机关单位工作者、高校辅导员、应届毕业生，其均不是专业的管理人才，且在学历、专业上结构不平衡，组织协调、沟通表达、文字能力、办公现代化技能水平参差不齐。加上办公室工作涉及范围广，一件接着一件，疲于应对，很少有时间和机会来思考。另外，机关部门更多的是重使高校行政管理部门工作发展初探文/电子科技大学学校办公室张洁【摘要】随着社会的快速发展和“双一流”高校的建设，高校不仅要加快建设和完善人才培养和科学研究这两方面，也要尽快铸牢高校行政管理部门工作的基石。要从行政管理部门工作现状出发，找出机制和人员方面存在的问题，并提出相对应的解决措施。【关键词】高校；行政管理；内部治理页第 162023/7（下）总第415期用，轻培养，缺少理论指导、专人带路，没有系统的培训学习平台，导致党政办公室职能职责没有得到充分发挥。4.主观能动性较差，缺乏创新意识。办公室工作任务重、要求高、压力大，成果很难量化，相比于教学工作来说，更多的是按部就班的工作，被动思考，难出成绩，少有亮点，再加上晋升机会少、职称评定没有优势等，个人发展前景不明朗，工作中容易出现不自信，缺乏动力、工作推诿等现象，更别说思考个人能力提升、改进工作方式方法等问题，对工作职能的划分和完善产生了一定的阻力。二、提高行政管理部门工作水平的策略（一）机制建设方面的策略。制度构建属于行政工作的基础和重点。一方面，尽可能地保证全部工作有法可依和有章可循；另一方面，创造积极向上、和谐团结的工作氛围，不仅能做出成绩，还能收获成长。1.转变思维，为高校多元共同治理做好准备。现如今，各行各领域深度交叉融合，不仅可以增强竞争力，还能开辟新赛道。高校也是如此，要保持持续竞争力，高校不仅要处理好系统之间的关系，还要处理好系统外的相关关系，既要确保学校内各部门目标一致、上下团结，又要和外部环境形成相互融通、相互促进的关系，内外共同发力。我们要以实施大学章程为契机，将依法治校的理念和各项措施融入学校管理的方方面面、贯穿立德树人各环节，健全学校制度体系，为学校实现多元共同治理打好基础，做好保障。2.科学分工协作与考评激励机制相结合。办公室人员少，工作任务繁杂，要求办公室整体工作进行科学分类、合理归类，明确职责分工，根据职责建立完善的规章制度。规章制度制订以后，认真履行职责，奖惩有据，从工作态度、工作能力、工作成效、工作创新等方面建立精细化的考评标准，并作为职级晋升的支撑材料，写入相关制度规定中，将考核与激励措施相结合，形成自觉勤奋履职的内在动力。3.注重“以人为本”的管理理念，加强办公室软文化建设。充分弘扬党政办公室的良好作风，加强部门文化构建，营造公平融洽的工作气氛。发掘并发挥每类人才的不同作用，帮助他们找准方向和定位。尊重党政办公室工作者的工作建议以及个人发展方面提出的要求，视情况下放管理决策权，形成全员参与决策、共同努力的管理方式，有适当机会时给予充分的成长空间、推动工作关系朝着和谐的方向发展；主动制造积极向上的生活趣味，组织有利于身心健康的活动，形成富有朝气的工作环境，进而使部门文化生活更加具有活力，加快和谐部门的构建。4.加快信息化建设、提高办事效率。行政管理人员在日常管理中，存在信息处理不全面的问题，甚至在进行优先级处理时导致事务拖沓，但信息化手段带来的是全过程数据可查、电子存档不丢失、事务处理及时等优点，并且促进各项资料的有效共享。首先，高校应该夯实基础设施建设，不断开展技术升级，增强软件服务功能，整合优质网络资源。信息化的引入，是一个不断修改不断完善的过程，对人员基本素质要求很高，要有很强的信息化基础，要有富于观察、善于总结的能力，所以要注重人才的培养，增强人员综合素质。（二）人员建设方面的策略。1.加强思想政治素养，提高思想认识。首先，要不断提高办公室人员的思想政治素质，提高责任感和使命感，培养乐于奉献、爱岗敬业的精神，要具备求真务实、开拓创新的团队意识；其次，培养良好的心理素质，面对各种困难和挑战时，始终保持乐观向上的心态，能正视困难和挑战，要经得住批评、受得了委屈，能控制和快速调整自己的心态和情绪，始终用积极进取的工作态度和冷静干练的工作作风处理问题。2.加强理论学习和党性修养。提高党政办公室工作者整体素质的基础就是加强政治理论学习，以及党的教育理念和政策，尤其加强对习近平总书记系列讲话精神的学习，理论联系实际，不断加强党性修养，提升政治敏锐性和政策理解力，这也是确保高校党政办公室工作正常执行的基础。平日里多学习领导讲话，对学校及学院的各项规章制度、办学使命及发展目标要加深理解，养成终身学习、挤时间学习的习惯，做到学习工作两不误、两促进，打好参谋服务的基本功，给领导提出有价值的建议和提醒。3.多方位地学习和调研，全面提升履职能力。一是鉴于高校党政办公室这一特殊岗位的重要性，要求每位工作人员业务能力突出，具备良好的语言表达能力、组织协调能力、较强的文字功底、扎实的办公自动化操作能力；二是综合素质要全面，要构建科学合理的知识结构，注重学习政治、经济、科技、教育、法律、管理等多领域、多层次的文化知识，有力提升履职能力；三是深入调查研究。调查研究是提高工作能力的有效途径，要善于深入基层参与调查研究活动，深入到教学科研一线、学生课堂当中去，边调研边思考，提高思维能力；四是培养团队的荣誉感和责任感，平时大家要充分沟通，不断熟悉各岗位工作，成为多面手。当遇到重大或临时性的新增工作任务时，积极参与，密切配合，相互提醒，相互补位。4.增强工作的创新性和主动性。学校办公室工作乃至整个机关的工作任务比较繁重，要求高、流程多，规范性工作占多数，时间一长，就会对工作缺乏主动性和热情，没有积极的思考和研究，工作质量始终停滞不前，需要工作人员平时多动脑筋、页第 17厅室建设Office construction2023/7（下）总第415期多思考、多提问，要用沉下心搞研究的方式对待工作，根据实际情况的变化，寻找工作的突破口和创新点。一是提高工作本身的趣味性，二是增强个人判断能力和科研能力，让工作和个人都能不断适应新时代高校办公室工作的特点，并取得实质性的工作成果。5.提供多渠道培训、多平台交流。我国高等学校教学、科研相关的培训和学术交流日益增多，但办公室管理人员却很少有学习和交流的机会，更多的是私人定制，存在不系统、不全面的问题，要建立起专业化的管理队伍。首先，可针对管理岗位通用的专业技能展开培训。培训内容包括思想、文件及管理办法、公文写作、公务接待、办公自动化等方面；培训形式也可多样，讲座、座谈、经验交流、参观、撰写学习心得，线下线上均可。定期分类开展业务方面的技能竞赛，检验前期培训的成果；为办公室人员的科学管理提供强有力的知识储备和后援团。其次，加强交流。办公室人员应该积极和兄弟院校、科研院所、政府单位等加强交流，深入思考，查找自身差距，学习先进管理经验，提高自身管理水平。【基金项目：1.2021-2023年四川省高等教育人才培养质量和教学改革项目“推进教师思政能力建设机制研究”，项目批准号：JG2021-256；2.四川省教育厅 教育部高校网络思想政治工作中心（四川）2021年网络思想政治教育研究课题“伟大建党精神融入网络思想政治教育的路径研究”，编号：CJWSZ21-11】【参考文献】1勾星武.对高校党政办公室秘书工作的几点认识J.文山学院学报,2012,25(05):91-94.2刘光林.关于高校党政办公室作风建设的思考J.教育教学论坛,2013(29):16-18.3吉志林.高校办公室精细化管理探索J.中外企业家,2018(34):159.4苏立岩,马馨.浅谈对高校党政办公室秘书工作的几点认识J.现代交际,2016(22):178-179.5张春艳,李海文,龚文婷.如何提升办公室工作业务能力J.办公室业务,2014(20):22.6李娜娜,范茂辉,李峰,等.提升高校办公室秘书服务能力的研究J.中国职工教育,2014(24):84-85.7陈全文.提升高校党政办公室工作能力的要素J.办公室业务,2019(22):11-12.8刘斌.提升高校党政办公室工作水平的思考J.管理观察,2019(36):106-107.9胡梦晓.新时代背景下高校办公室工作发展路径探析J.现代交际,2020(14):134-135.10王宣赫,肖淑容,牛花朋.新时期高校二级学院党政办公室工作思考J.黑龙江教育(高教研究与评估),2013(10):9-10.11陈洁.新形势下加强高校二级学院党政办公室建设路径J.智库时代,2020(02):17-18.12吴振华.新形势下提升高校党政办公室工作水平分析J.办公室业务,2017(02):16.13史强,李建红.新形势下完善高校行政综合管理体系初探J.科技创新导报,2020,17(09):178+184.四、必须保持高效能办公室运转效能的高低，不仅影响本处室各项工作推进质量，有时也会在一定程度上影响工作部署落实的时度效。因此在工作中，要始终强化时限和程序观念，将流程优化和效率提升摆在突出位置，按照“简”和“优”的标准，进一步梳理、规范、优化流程，使各项工作目标更加明确、重点更加突出、职责更加清晰、方法更加科学，着力推动我馆行政运转更高效、更顺畅。2022年，办公室精心编辑了全馆文书工作手册，从更标准、更实用、更便捷的角度出发，梳理了公文处理各项流程，便于大家在实际工作中参照和使用。下一步，可考虑制定办公室工作手册，围绕工作职责，进一步梳理工作流程、工作制度等，全面提升工作效能，把处室工作水平不断推向前进。五、必须锤炼高素质当前，国家图书馆事业进入新的发展阶段，面临许多新情况、新问题、新挑战，这为办公室做好“三办”工作提出了新的要求。一方面，要加强政治理论学习，深刻理解和把握习近平新时代中国特色社会主义思想的核心要义、精神实质、丰富内涵和实践要求，全面学习贯彻落实党的二十大精神，学习贯彻党中央、国务院关于文化建设和图书馆发展的重大决策部署，提高政治觉悟和政策水平；另一方面，要对照国办提出的“提笔能写、开口能讲、问策能对、遇事能办”的工作标准，加强专业学习、加快知识更新，尤其是对图书馆领域政策理论、发展战略、业态信息等，应该有职业关注和基本把握。既要向书本学、向实践学，又要向领导学、向同事学，努力成为办公室业务的“专家”和兼收并蓄的“杂家”。同时，推动全办学、大家讲、争着做，形成处室浓厚的学习氛围，着力打造一支政治过硬、业务过硬、责任过硬、纪律过硬、作风过硬的高素质队伍。（上接第15页）页第 18