建筑施工企业行政办公管理制度.doc

国家开放大学开放教育 专业专科毕业论文国家开放大学开放教育 专业专科毕业论文建 筑 施 工 企 业行政办公管理制度 姓 名 侯 凌 云 学 号 1314001451493 2015年10月目 录第一节、会议管理制度 1一、会议管理规定 1二、会议室使用管理制度5第二节、印章管理制度 7一、印章管理制度 7二、介绍信管理制度10第三节、办公室管理制度10一、文件资料管理制度10二、文印管理制度15三、办公用品管理制度15四、车辆管理制度18五、办公管理制度20第四节、总结20建筑施工企业行政办公管理制度第一节 会议管理制度一、会议管理规定 1、总则 为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度2、范围 本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议、会议分类及组织 （1）公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持 （2）部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持 （3）专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。 （4）临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议（如公司职工大会和公司党、团员大会，以及各种代表大会等） （5）定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副经理或总经理汇报一次工作。3、例会执行与安排公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，每两周工作例会实行“轮值主席制”，即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席，负责会议召集和主持。会议主席制要求轮值主席在会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。4、会议主持人职责会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明引导讨论并在预定时间内作出结论就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理5、会议纪要管理规定1）会议纪要的形式与签发公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见会议纪要应有发文号，发放时应填写文件签收记录表，并由接收人签收会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限2）会议纪要的备忘会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实6、会议注意事项要求参加会议人员提前5分钟到场实行会议人员签到制度做好会议内容准备，并做好会议记录会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。附表： 会议计划表 附表11-1会议名称开会次数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司仪主席会议召集单位会议记录总务与会者应备资料会场标示资料日前或事前的分发资料 会议审核表 附表11-2 注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？）开会的目的是否正确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀请的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关资料呢？会议的准备方面是否事先拟就议题进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议记录呢？是否必须用到幻灯机或录象机等的机械设备呢？ 会议议程表 附表11-3XXX会议议程 年 月 日序号程序主持人时间分配备注1234567 会议通知单 附表11-4被通知人 发 文文号附件日期议题开始时间开会地点主持人联络人（或单位）电话拟聘请出（列）席单位及人员备注发文单位回执月 日寄来关于 月 日召开 会议的通知单收悉，本人届时将到会。 拟出席人： 月 日 会议记录表 附表11-5 年 月 日 编号 时间 月 日 时 至 月 日 时地点主持人记录人会议名称参加会议议题实施要点 期限负责人追踪情况（时间） 审核 会议发言要点记录表 附表11-6会议时间 月 日会议名称 会议地点 发言者 主旨发言要点重要程度主要反对意见检讨事项二、会议室使用管理制度会议室是公司举行会议、接待外宾和客户的场所，为加强其使用管理，特制定本制度会议室由行政部归口管理各部门需要使用会议室须事先向行政办公室提出使用申请。会议室拘役申请方法如下：各部门有重要会议需要使用大会议室时，需由会议主管部门事先填写会议申请单经行政办公室主管批准方可使用审核之后的申请单需贴于会议室门口，会议完毕后由行政办公室人员将此单收走其他部门如有重要会议与此预约相冲突时，由行政办公室协调解决会议室只限公司内部各部门和子公司使用，外单位借用会议室需经公司领导批准，并到行政办公室办理借用手续。任何部门和子公司无权将会议室借给外单位使用各部门和子公司使用会议室需经行政办公室同意，领取会议嗣后要钥匙会议室布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工会议现场要做好清洁保护工作会议室一切公物未经行政办公室主管许可，不得随意搬离办公室爱护会议室的设施，保持会议室清洁附表： 会议室使用申请表 附表11-7 年 月 日 日期时间会议名称主持人地点人数备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人事务科长副经理 会议室使用登记簿 附表11-8时刻日期7891011121314151617181920备注1日2日3日4日5日第二节 印章管理制度一、印章管理制度1、总则为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度2、印章的刻制、该刻和废止公司印章的刻制、该刻与废止的方案由总经理办公室和总经理审批。其他单位或人员未经批准严禁私自刻制印章公司各单位内部印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。并由公司总经理办公室备案废止的印章应交总经理办公室保存，保存期限一般为三年公司的印章在遇到散失、损毁或被盗时，各管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定3、印章的保管与使用工程项目部实行印章保管、使用登记制度印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。印章保管人员不得委托他人代取代用一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门负责人批准的用印章批单，再审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。每次盖印都应进行登记。附表： 印章使用申请单 附表11-9单位申请日期 年 月 日 用印类别份数 文件名称及说明 印鉴留存核准申请人 使用印章审批表 附表11-10用印单位用印人姓名用印时间用何印章用印事由领导批示签名： 填表人： 填表日期： 年 月 日用 印 登 记 表月/日编号内容摘要批准人用印单位承办人监印人用印数保留材料归存处所注：除了单位介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事都应进行登记。填表人： 填表日期： 年 月 日二、介绍信管理制度公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖公司印章开具单位介信要先填写签批单，经部门批准后，由总经理办公室据此单填写介绍信，盖章后交给需用人介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致对未使用的介绍信要及时收回第三节 办公室管理制度一、文件资料管理制度1、总则为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度2、适用范围本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理3、职责经理办公室负责组织贯彻实施本制度经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理4、文件资料的编制与审批各职能部门按项目管理职责编制相应文件文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性各职能部门编制文件修改记录，记录文件的修改情况对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件5、文件资料登记、发放和回收1）文件和资料登记项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写受控文件清单。项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记2）文件的收发文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在发放回收登记表上签字，以便备查项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写发放回收登记表各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室3）文件资料的回收资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在发放回收登记表上注明回收日期资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收6、文件和资料的存档项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写文件销毁（留用）申请表，报部门领导批准后统一销毁。附表： 受控文件清单 附表11-12 序号文件编号文件名称份数备注注：文件作废或换版时，在备注栏中注明。 资料管理清单 附表11-13类别目录资料盒设立备注 文件收文规范性文件项目部发文部门联系单（函）外来文件发文对外报告对内报告申请部门事项联系单资 料ISO9002宣传资料宣传资料采购资料采购资料合同资料合同资料供应商资料供应商资料对供应商的选择、评价质量资料材质书各类质量记录表往来帐户往来帐户报表报表其他资料其他资料 发放回收登记表 附表11-14序号文件编号文件名称接收人签字接收日期回收日期备注 文件和资料现行状态清单 附表11-15序号文件名称修订次数生效日期现行状态 文件修改记录 附表11-16序号文件编号文件名称修改时间修改性质备注 文件销毁（留用）审批表 附表11-17序号文件编号文件名称批准人批准时间原因份数备注 文件和资料借阅登记表 附表11-18序号名称及编号领导签批借阅者借阅日期归还时间备注 外来文件管制表 附表11-19序号文件名称文件编号份数版本持有部门登记日期二、文印管理制度文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）私人资料不得在公司打印、复印文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源三、办公用品管理制度为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度公司办公用品采用定额预算管理制公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写办公用品申领单，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理备品仓库设专人负责。备品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货单相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续附表： 办公用品采购计划表 附表11-20 填表日期： 年 月 日 采购办公用品明细办公用品名称规 格使用目的备 注领导意见 签字： 办公用品领用申请 附表11-21 填表日期： 年 月 日申请人姓名工作岗位职称 领用办公用品明细办公用品名称 规格领用目的备注领导意见 签字： 办公用品耗用统计表 附表11-22 部门上月耗用金额（元）本月耗用金额（元）差异额（元）差异率%人数说明代号名称总务部经理： 经办人：注：差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的代数差。 重要办公用品登记表 附表：11-23 管理部门：总经理办公室 使用部门： 名称编号规范厂名或牌名构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日 期凭证号数单位数量增加减损结存年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日办公用品管理检查表 附表11-24类别品名常备数因故损坏修理中无法修理丢失不明须补充四、车辆管理制度为规范公司车辆使用管理，特制定本制度单位和个人因公使用车辆，要首先综合办公室提出申请，经批准后方可用车派车人派车须填写派车单，使用车辆人员仅限于在所申请的地点使用车辆驾驶员要定期检查车辆情况，确保车辆始终保持良好状态严禁酒后驾驶车辆，违者一次罚款500元，并处停止其在单位6个月的驾驶资格，造成后果由本人承担责任车辆使用中发生的费用，按规定审批报销。附表： 车辆使用申请表 附表11-25使用车辆预定起止时间自 月 日 时使用车辆实际起止时间自 月 日 时至 月 日 时到达地点达到地点任务任务备注备注 年 月 日 申请部门： 申请人： 派车单 附表11-26填单日期： 年 月 日申请单位需车时间 年 月 日 时 分车号预计返回年 月 日 时 分 需车理由到达地点用车人 签字：派车人 签字： 车辆使用记录表 附表11-27月-日事由地点时间 里程（表数）车辆使用单位核准起时止时 起/止/合计/五、办公管理制度为规范本项目部的办公管理，特制定本制度准时上下班，不迟到、不早退，有事外出要提前请假。为提高办公效率，办公室内禁止大声喧哗，商讨问题以不影响他人工作为原则，尽量不在办公室会客。经常保持办公室整洁，无关物品不准放在办公室内。办公室桌上的图纸或资料的放置要整齐，看完报纸要随时即把报夹挂回报架上，不准随便乱扔纸屑和果皮。职工一般不能进办公室玩耍，更不得任意翻阅图纸和资料或开翻抽屉。本项目部决定工作每月召开一次本月工作总结及保证下月工作进度和质量安全等工作会议，任何应参加会议人员不得缺席，若有特殊情况，应提前向工地主管说明，否则将处50-100元的罚款。第四节、总结一、 做好办公室工作，必须加强学习、提高素质。公司正式启动办公自动化系统，实行无纸化办文，公司呈现了节奏快、作风实、标准高、要求严的新气象。为适应工作需要，办公室多次组织职工结合系统测试进行学习和技能培训，使经办人员在无纸化办文中做到个个是技术能手，文件办理中未出现操作失误的情况，保证了公司公文流转系统的顺畅运行。 二、做好办公室工作，必须计划周详，定期检查，做到开始有计划、中间有检查、最后有结果。针对公司制定并落实到部门的目标，办公室每季度制订了工作计划，将任务落实到人，并明确切实可行的实施措施；每月至少召开一次主任工作会议，检查工作计划的完成情况，查找存在问题，对未完工作督促完成；根据执行中的实际情况适时调整工作计划，加紧实施。一年来办公室工作计划周密、执行得力、检查细致,总结认真，较好地保证了年度工作目标的完成。 三、做好办公室工作，必须组织缜密，执行细心。 办公室工作繁杂，稍不注意就易出纰漏，有的甚至可能会影响公司大局。因此，我们要求每一位职工牢固树立办公室工作无小事的意识，一要细心、细致，二要从细小的事抓起。时时刻刻、事事处处，都要认真、细致，谨言慎行，做到不让领导布置的工作在办公室延误，不让需要办理的文电在办公室积压，不让到办公室联系工作的同志受到冷落，不让公司形象因办公室工作而受损。2004年我们还将把培养工作细致严谨，服务细心周到的作风作为办公室的重点工作来抓，从办文到综合宣传、行政管理，都要求认真、细致、严谨。 四、做好办公室工作，必须用服务至上的精神来统领。 我们对办公室每个职工都强调了服务精神的理念，并把这种理念落实到工作中去。一年来，办公室同志在办文、采购、用车等方面都体现了服务精神，周密安