专案采购管理.ppt

1,課程提要,結案作業程序結案工作準備與執行結案報告之編撰協助經驗學習與知識管理,2,專案終結之型態,,1.專案取消(Cancellation)：專案在進行概念發展時，經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後，若評估認為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。專案在概念發展階段被取消，對組織的衝擊及資源的浪費最低。,3,專案終結之型態,,專案取消或繼續決策示意圖：,客戶需求市場競爭技術能力資源利用獲利率．．．．,評估報告,專案取消,確定專案目標預劃時程及成本專案小組編成構想進入計畫階段,4,專案終結之型態,,2.專案中止(Termination)：當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。專案中止的可能原因：政策性中止缺失性中止市場或經濟狀況改變技術發展問題,5,專案應否中止檢核表範例,,6,專案終結之型態,,3.專案結束(ProjectClosure)：專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。,7,專案結案之準備工作,,依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成，或至正式結案日期尚有多少未完成工作。決定專案結案日期，檢查專案目標是否達成並確定結案日期是否可依據專案計畫訂定。建立結案共識，組織內部所有專案相關人員對專案所達成的目標及結案日期均有共識。,8,專案結案之主要工作,,9,專案結案之主要工作(續),,10,專案中止或結束的WBS,,11,專案中止之重要考量,,專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與調整職務。專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。處理合約中止及罰責問題。結算所有財務費用問題、設備及資源重新分配及歸建。專案利害關係人之溝通管理。,12,專案中止的方法,,13,專案結案流程圖,,,,,,,,,,成效審查,決定專案結案日期,建立結案共識,與專案成員溝通,與供應商溝通,與各部門經理溝通,會計決算,資源重分配,接收小組訓練,管理責任移轉,結案會議,慶功宴,,,,,,結案報告,,文件整理,14,專案結案活動,,結案會議：說明專案整理目標達成狀況。對專案進行最終審查及結案作業之決議。檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項。感謝專案團隊與相關人員對專案的貢獻。會議結論應進行紀錄並保存作為以後運用。,15,結案會議檢討事項表,,16,專案結案活動(續),,2.接收小組訓練：專案小組需擬定接管計畫。對接收小組進行專案產品資訊及特性進行訓練。專案經理應監督所有材料、軟硬體及文件的移轉工作。,17,專案結案活動(續),,3.資源重新分配或歸還：專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。4.管理責任轉移：在接收小組完成訓練並接掌員專案小組工作後，專案成員可將所有專案產品、裝備、文件與相關責任完全轉移給接收部門。,18,專案結案活動(續),,5.舉行慶功宴或惜別會：利用此機會對所有利害關係人表達感謝。正式宣告專案結束。,19,結案報告,,『結案報告』是專案的一個歷史紀錄，內容應包含：摘要及專案重要歷程專案最後執行成效(品質、時間、成本)行政管理之檢討與表現專案組織結構專案組織成員、執掌及重要工作績效專案所運用的技術與資源,20,結案報告(續),,專案重要數據、圖表及研究報告預算執行表現及變異分析未來需繼續執行之工作經驗學習專案結果與建議“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分”,21,專案的知識管理,,『知識管理』(KM)是一種知識整理的方法，透過資訊工具的協助，讓簡單的資料變成具備更多價值的資訊及知識。“二十一世紀是知識經濟的時代”,22,專案的知識管理(續),,企業的知識不僅來自成功專案的知識，更包含那些從失敗專案中所學到的經驗及教訓，它們對企業而言都是無價的資產。留存重要的數據、資料、文件與經驗，並結合有效的知識管理方法，對企業未來專案的成功率大幅提升。“凡走過，必留下痕跡”,23,為何專案管理需結合知識管理,,組織需藉由知識管理系統來分享與累積各不同專案間的知識，並進而集成與發展出其標準化的專案管理最佳實踐。標準化作業的組織則可由專案式的管理方法將各不同部門的最佳實踐予以簡化與分享。平均而言一個公司會花費專案經費總支出的8-10%在訓練、顧問諮詢與相關的資源以支援專案的完成。,24,為何專案管理需結合知識管理(續),,一個缺乏專案管理知識與技術的專案團隊，最多可能會增加其16%的專案總支出，而良好的知識管理就可以降低這些成本。爲增加投資報酬率，一個公司應在專案管理學習與運用上作必要的投資，如軟體工具、專案門戶建制、知識管理系統與相關的訓練與顧問諮詢。,25,專案管理與知識管理的比較,,專案管理有限度的資源與付出一定時間內有限的努力目標為導向,知識管理必須持續進行需經年累月不斷運用在專案中建立與更新,26,專案管理與知識管理的整合,,知識管理通過專案方式運作而能跨越時間與掌握全貌經由專案溝通使團隊成員能交換隱藏在個人身上的知識專案程式所發展的文件能將沈靜的知識轉換與內部化而爲具體可用的知識,27,專案管理與知識管理的整合(續),,成功的專案經理是從轉移自過去的專案而學到知識知識管理是專案管理的基石知識整合需要靠團隊合作，而團隊合作則是專案成功的要件,28,知識管理的原則,,集中單一標準化及模組化整合的觀念安全性的考量使用合適的知識管理系統提升效益,29,知識管理的最佳實踐,,建立專案辦公室(PMO)：標準化的規範與樹立學習型組織的典範,它是組織內最重要的專案知識管理平臺,30,建立行政支援知識庫,,1.時間維護：→協助專案發展時間→在專案概念階段協助規劃初步時間→在專案計劃階段協助規劃細步時間→在專案執行階段協助更新及維持時間→提供時間變異/進度落後的警示,31,建立行政支援知識庫(續),,2.工時表(TimeSheet)管理：→定期審查專案成員任務承諾執行狀況→適時供應專案人員各相關表單→搜集、審查、統計與分析表單→指導如何填寫表單,32,建立行政支援知識庫(續),,3.專案工作日誌(Workbook)管理：→協助每一專案建立工作日誌→審查工作日誌內容以確保可發揮適當功能4.軟體工具操作→建立主要軟體工具操作能力→維持與更新軟體工具的可用性→分配與管制使用→協助製作相關圖表→需使用的軟體：試算表、時間發展、資料庫、決策分析與仿真、WBS、EVM,33,建立文件製作知識庫,,1.報告製作及分送：→協助文件收發與報告發展→報告發送物件：管理高層、客戶、政府管理機關、檔案管理處→報告類別：期初、期中報告、專案審查/稽核報告、技術評估報告、結案報告、經驗學習報告,34,建立文件製作知識庫(續),,2.建立專案文件記錄：→提案書/合同、變更需求及文件、工時統計表、預算表/時間表、專案計劃書、專案會議記錄、各種報告、個人相關資料。3.保持專案文件的更新、一致性及清潔可用。4.協助通知專案人員文件的修訂與更新5.協助專案人員搜尋資料及獲得相關資料,35,提供顧問諮詢與指導知識庫,,1.提供建議書發展指導：→依據經驗與知識協助製作能獲勝的建議書→訓練及指導建議書編寫→提供改善與修訂意見,36,提供顧問諮詢與指導知識庫(續),,2.提供專案起始協助：→協助發展專案特許證(Charter)及範圍說明(SOW)→指導規劃執行專案啓動會議(Kick-offMeeting)→建立及審查專案團隊成員的責任與分工3.即時回應解決專案疑難雜症：→時間延宕問題→分析成本超支/質量不符原因→實施類比分析→提供管理高層專案問題決策分析,37,提供顧問諮詢與指導知識庫(續),,4.建立風險評估制度：→協助發展風險管理流程→實施獨立的風險評估→採用特殊工具與方法以獲得最佳風險實務,38,PM&KM,,專案的成功需仰仗知識與經驗的正確結合知識管理能大幅提升專案的投資報酬率，而它必須是專案管理中的一部份,“帶領我們進入這個時代的技能，並不一定是帶領我們奔向未來所需的技能”,本單元課程結束敬請指教！謝謝！,課程編號：E109,