工程项目会议管理规定.doc

工程项目会议管理规定目录1 目的12 范围13 定义14 职责15 程序15.1会议范围15.2项目启动会25.3设计方案优化讨论会35.4设计联络会35.5设计图纸会审及设计交底会45.6项目协调例会55.7工地例会65.8有关专题会75.9工程项目“三查四定”会75.10工程项目系统调试前检查会85.11项目总结会95.12会议纪律106相关文件107记录10 工程项目会议管理规定1 目的为了规范工程项目管理过程的有关会议工作，使工程项目建设过程中的有关会议制度化、程序化。2 范围本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内的固定资产投资项目（以下统称工程项目）。3 定义 无。4 职责a) 公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。b) 项目经理负责组织召开项目有关会议。如项目启动会、设计联络会、工程项目整套系统启动前检查会、项目总结会等。c) 项目经理部设计/采购/施工/调试经理负责组织召开有关会议：设计方案优化讨论会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。d) 工程部负责督促检查项目经理部按规定及时召开有关会议，解决处理问题。5 程序5.1会议范围a) 工程项目实施阶段，会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化讨论会、设计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。b) 项目合同签定后，召开项目启动会议，明确项目目标、落实人员、组织机构及相关职责。根据工程项目建设进展情况，适时召开设计方案优化讨论会、设计联络会、设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会，项目运行结束，工程交付业主或投资方，召开项目总结会。5.2项目启动会a） 会议目的：项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。通过会议使项目经理部所有人员了解项目总体目标、明确各自的职责，以便更加高效地协同工作。b） 会议时间：工程项目合同生效，项目经理部人员落实后立即组织召开。c） 会议准备：项目经理编制项目初步实施方案，会前通知市场营销部准备介绍合同情况，设计经理准备介绍技术协议情况。d） 参加单位及人员：公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务计划部、物资采购部、项目经理部全体人员。由项目经理部提前1天书面通知相关部门、人员和领导。e） 会议主持人：项目经理f） 会议要求：(1) 市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双方讨论的主要问题、最后达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执行中需注意的问题。(2) 项目经理介绍项目组织结构及人员，阐述项目的任务、目标、原则、总体实施计划以及近期工作安排。(3) 相关部门及参会人员可就工作配合发表意见，讨论和确定其它有关事项。(4) 公司分管副总经理对项目实施运作提出意见和要求。g） 会议组织和记录：项目经理安排专人做会议记录并整理会议纪要，会后第2个工作日内整理出会议纪要，经项目经理审核后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。h） 会议纪要格式见附表一。5.3设计方案优化讨论会a） 会议目的：优化设计方案，提高设计质量、降低工程造价。b） 会议时间：项目启动会召开后2周内，若需调研可在调研后。c） 会议准备：启动会后，设计经理牵头组织相关专业设计人员，充分阅读技术协议，各专业设计负责人，书面提出本专业的设计方案和思路，设计经理收到各专业的书面材料后，发送会议通知至参加会议的单位和人员。d） 参加单位及人员：项目经理部所有人员、工程项目所有设计人员、各专业主任工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。e） 会议主持人：公司总工程师。f） 会议要求：设计经理汇报工程设计的总体方案，各专业设计负责人汇报本专业的设计方案和思路，与会代表充分发表意见，最终明确工程项目的设计方案。g） 会议组织和记录：设计经理安排专人做会议记录并编制会议纪要，会后一周内整理出会议纪要发送至与会单位和人员。h） 会议纪要的格式（见附表二）。5.4设计联络会a） 会议目的：设计联络会一般在工程项目技术协议中都给予了明确，是为了解决工程项目设计过程中的相互配合、互提条件的问题，以便加快工程项目设计进度、提高设计质量，为工程项目施工打下良好的基础。b） 会议时间：按照工程项目技术协议中明确的时间召开。c） 会议准备：设计联络会由工程项目的设计经理负责，要求技术协议谈完后，设计经理要根据技术协议中的要求，立即组织开展第一次设计联络会的准备工作，对第一次设计联络会的每一个问题，都要有书面意见，并准备好相关资料，以后历次设计联络会按此执行。d） 参加单位及人员：项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、以及项目经理部有关人员。e） 会议主持人：在业主方，由业主方设计院相关人员主持，或由设计经理或项目经理主持。f） 会议要求：落实技术协议中约定的事项，也可增加有关内容，但要提前一周告诉双方（业主方设计院、项目经理部）。g） 会议纪要的要求和分发：联络会后立即整理出会议纪要，由主持会议方起草，设计经理代表公司在纪要上签字，纪要带回公司后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。h） 会议纪要格式（可采用一般格式或见附表三）。5.5设计图纸会审及设计交底会a） 会议目的：为了尽最大可能减少图纸中的错、缺、碰、漏，提高设计图纸质量，方便工程施工和运行、检修维护，加快工程进度，降低工程造价。b） 会议时间：图纸会审一般分两次，必要时可安排三次。第一次在初步设计（或基础设计）出版后，第二次在施工图出版后，必要时，在项目建设工程中。设计交底安排在施工图出版后，工程开工前，可以分专业进行，也可所有专业参加，按整个项目进行。图纸会审分内审和外审，内审是指仅在公司内部范围进行，外审是指有业主方代表参加的审查。要做到内外有别，外审在内审后进行。c） 会议准备：项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知，通知有关各方：设计、施工、调试、物资采购、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关资料，提出阅图记录，交项目经理部。d） 会议参加人员：图纸审查会，一般项目经理部所有人员、公司分管技术总工程师或其委托人、所在项目的所有设计人员必须参加、必要时邀请有经验的专家（如有过同类项目设计或建设经验的人员），施工单位技术人员、业主单位技术人员参加（外审时）；设计交底会，一般项目经理部所有人员、相关物资采购人员、施工单位技术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必须参加。e） 会议主持：图纸审查会由项目经理主持，设计交底会由项目经理或设计经理主持。f） 会议要求：i. 会前要有阅图记录并发至设计人员手中，设计人员要对阅图记录给予答复和解释，专业设计人员要介绍设计意图，并提出物资采购、工程施工时应注意的事项。ii. 设计、施工、物资采购、项目经理部必须自带图纸参加会议。iii. 对图纸审查/设计交底会上提出的问题，设计人员要及时逐条答复，并在会后给出设计变更单。g） 会议组织和记录：图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织，项目经理安排专人做好记录、编制会议纪要，并督办会议纪要的落实情况。会议纪要一般于当天整理完，并发至有关人员。5.6项目协调例会a） 会议目的：该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神，对每个正在运行项目的安全、进度、质量、成本费用进行检查，尤其是要检查部门之间有无重大不协调的问题，以便迅速明确解决问题的办法和措施，推动工程项目有序、快捷、优质地开展。b） 会议时间：项目协调例会每周召开一次，定于每周一下午2：00点整。c） 会议准备：每次会议召开前，各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实情况，并对本次会上要提出的问题列出提纲；工程部代表公司检查上次会议纪要落实情况（包括督办结果）；项目经理部准备工程进展情况、存在问题以及上次会议中本项目问题落实情况。如项目经理部人员在项目现场无法回公司参加会议，项目经理必须于每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部，由工程部安排专人进行汇报。d） 会议参加单位及人员：工程部、采购部、技术部、设计部、财务部、各项目经理部。必要时也可邀请某些专业人员（如财务分析、合同管理等）参加。e） 会议主持：公司分管副总经理。f） 会议要求：i. 首先，依次由各项目经理扼要汇报项目安全、进度、质量、成本费用、物资采购、合同执行等进展情况，以及当前项目进展中存在的问题和需要完成的重大任务。对存在的问题，项目经理部要提出初步的解决办法和措施，对需要解释的问题说明原因，但汇报时间不超过5分钟，特别重大问题提出召开专题会讨论。ii. 各职能部门汇报上次会议中各自问题落实情况，并对项目经理部提出的问题给予回答，提出本部门的意见、解决办法和措施。iii. 会议重点必须明确，强调日常相互协调和沟通。对于通过部门间协调可以解决的问题，要求项目经理、各部门负责人应在日常协调和沟通中解决，无需在会上提出。iv. 各职能部门还可就项目情况或组织、管理方面等事宜发表意见。v. 项目经理部、各职能部门发言后，项目管理部代表公司通报上次会议的督办结果。vi. 公司主管副总经理听取各部门汇报及督办结果后，就会上提出的紧急、重大或重要问题进行决策，传达公司对工程项目的管理精神，并对下阶段工程项目运营提出要求。g） 会议组织与记录：项目管理部负责组织会议并安排专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和公司领导。h） 会议纪要格式见附表四。i） 每个月的最后一周（第4周）的项目协调会，可邀请公司总经理层所有成员、公司董事会成员（董事会认为需要时）参加，其他参加部门和人员不变。5.7工地例会a） 会议目的：工程项目开工后，应在工地每周召开一次工地例会，协调解决工程进展过程中质量、进度、成本费用、安全、合同执行等问题，以便工程有序、快捷地进行。b） 会议时间：由项目经理部结合工地现场实际情况自定。c） 会议准备：项目经理部相关人员（设计、施工、物资供应、调试等）会前要检查工程进展情况，上次会议落实情况，并对发现的问题提出解决办法。d） 会议参加人员：项目经理部所有在现场人员、设计工代、业主代表、设备厂家代表、物资采购人员（如在现场）、监理、分包方等。e） 会议主持：施工经理。f） 会议要求：检查工程项目的安全、质量、进度、成本费用、合同执行等情况，检查上次会议纪要落实情况，对下阶段工程项目进展做出安排。g） 会议组织与记录：施工经理安排专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划，会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和人员。需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需及时电传或通过E-mail发送至公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。5.8有关专题会a） 会议目的：工程项目运行过程中，为了及时协调项目有关重大/紧急问题（包括事故及处理方案等），可随时召开专题协调会，以便工程项目顺利开展。b） 会议时间：由召开专题会的部门或项目经理部根据议题情况自定。c） 会议准备：一般由会议发起的部门事先发书面通知（紧急情况可电话通知），通知要说明召开的时间、地点、主持人、参加人员、讨论的议题等。d） 会议参加人员：会议发起的部门根据讨论议题内容自定。e） 会议主持：会议发起的部门安排人主持。f） 会议要求：专题会要求一事一议，议必议决。g） 会议组织和记录：由会议发起的部门安排专人记录并编制会议纪要，会议纪要在会议当天发至参加会议人员。5.9工程项目“三查四定”会a） 会议目的：检查工程施工过程中存在的施工质量隐患、未完工程、设计漏项（三查），对检查出的问题定任务、定人员、定措施、定整改时间（四定），消除质量隐患、加快工程进度，确保试车一次成功。b） 会议时间：项目经理部根据现场情况确定，一般应在工程实体按设计内容安装结束，施工单位自检合格后一周内进行。c） 会议准备：施工经理组织有关单位（含分包单位、物资供应部门等）准备工程过程资料、分项、分部、单位工程质量评定资料，项目管理资料、设计图纸及资料、设备随机资料，“三查四定”表格，会议通知等。d） 参加会议人员：项目经理部所有人员、分包单位现场技术负责人、业主单位代表、监理单位代表、有关专家等。e） 会议主持：项目经理或其委托人f） 会议要求：与会人员先检查工程实体、工程资料，将所发现的问题记录在“三查四定”表中。然后集中讨论问题的处理办法，即定任务、定人员、定措施，定完成时间。g） 会议纪要的要求和分发：项目经理安排专人记录并编制会议纪要，在会议召开的一周内发至所有参加会议人员和单位。需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需及时电传或通过E-mail发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。h） 会议纪要的格式可采用一般格式，“三查四定”表见附表五。5.10工程项目系统调试前检查会a） 会议目的：为了消除影响试车的重要质量隐患、设计问题、不安全因素，检查落实试车条件，确保试车一次成功。b） 会议时间：工程项目安装结束具备单机试车条件，单机试车前，由项目经理部根据现场具体情况确定。c） 会议准备：i. 成立试车小组；ii. 单机试车、联动试车方案已经批准；iii. 单机试车时所需要增加的临时设施（如管线、阀门、盲板、过滤网等），按试车方案已实施；iv. 单机试车过程所需要的电力、蒸汽、工业水、循环水、脱盐水、仪表风、工业风、氮气、燃料气、润滑油（脂）物料等由业主单位提供，已经满足试车要求；v. 单机试车过程所需检测工具、记录仪器施工单位已经准备好；vi. 单机试车过程所需记录表格已经准备好。d） 会议参加人员：项目经理部所有人员、设计人员、施工单位人员、业主单位人员、监理单位人员、设备厂家人员、外方专家，试车小组成员等。e） 会议主持：项目经理。f） 会议要求：i. 与会人员首先检查工程实体，检查“三查四定”的问题是否整改完，检查有无影响试车的不安全因素；ii. 查试车系统的完整性；iii. 检查是否工完、料净、场地清；iv. 检查试车所需临时设施、物料、力能等是否落实；v. 会上检查试车组织机构落实情况、准备情况；vi. 明确试车计划、时间安排；vii. 事故预案；viii. 决定是否具备试车条件，并签字确认；ix. 决定试车开始时间。g） 会议的组织和记录：项目经理安排专人做好会议记录，并编制会议纪要，在会议召开后两个工作日内发至参加会议的单位和个人。需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需及时电传或通过E-mail发公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。h） 工程项目整套系统启动条件确认表见表六。5.11项目总结会a） 会议目的：总结工程项目建设中的经验、教训，提高项目管理水平，给新的工程项目建设提供学习资料。b） 会议时间：工程项目移交业主后的二周内。c） 会议准备：参加项目建设的所有人员写出工程项目管理小结，并列出发言提纲。会议召开前一周，项目经理部发书面通知，通知参加会议的每一个人，通知中说明会议的议题。d） 会议参加人员：项目经理部所有人员，参加项目启动会的各部门有关人员，必要时也可邀请其他项目经理部人员列席。e） 会议主持：项目经理。f） 会议要求：要求参加项目建设的所有人员都要发言，总结项目建设过程中的经验和教训，以及在以后的工程建设过程中应注意的问题。有图象或图片尽可以展示。g） 会议组织和记录：项目经理安排专人做记录，并编制会议纪要，作为工程总结的资料。会议纪要两天后发至参加会议的所有人员。5.12会议纪律a） 参加会议人员必须提前5分钟到会，在签到簿上签字。本人不能参加会议，必须向主持人请假，并委托一名代表参加。对三次以上参加会议迟到人员提出警告。对多次迟到人员通报批评。b） 为了提高会议的效率，参加会议人员不得中途退场，通讯工具打到振动。6记录a) 启动会会议纪要格式b) 设计方案优化讨论会会议纪要c) 设计联络会会议纪要d) 项目联络会议纪要e) 项目协调会议纪要f) 三查四定表g) 工程项目整套启动条件确认表附表一启动会会议纪要格式主题： 项目启动会时间：地点：主持人：参加部门/人员：会议主要内容：一、二、三、领导指示(对项目的要求)：一、二、三、附表二设计方案优化讨论会会议纪要主题： 项目设计方案优化讨论会时间：地点：主持人：参加部门/人员：会议主要内容：一、二、三、领导指示(对项目的要求)：一、二、三、附表三XXX设计联络会会议纪要主题： 项目第 次设计联络会时间：地点：主持人：参加部门/人员：会议主要内容：一、二、三、附表四工程项目协调会议纪要(第 号)主题：项目管理周例会时间： 年 月 日 时 时地点： 会议室主持人：（公司副总）参加部门/人员:会议主要内容上周各工程情况：领导指示：附表五三查四定表ZY-XM-11A-01序号检查出的问题检查出问题的类型（设计、施工质量、施工尾项）责任单位责任人整改措施完成时间备注123456789附表六工程项目整套系统启动条件确认表ZY-XM-11A-02序号试车条件责任单位责任人责任人确认签字备注1试车组织机构成立2试车方案的批准3试车系统的完整性4试车临时设施及材料的落实5试车检查工具的准备6试车记录表格的准备7设备随机资料8试车力能及物料的准备试车领导小组成员组长副组长技术负责人组员相关责任单位负责人业主单位监理单位施工单位设备厂家总承包单位16