Word2003操作手册.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有-Word2003 操作手册目录第一部分 Word2003基础教程2第一章文档的基础操作2第一节新建和保存文档2第二节打开和关闭文档2第三节定位和拆分文档2第四节文档视图2第五节查看文档属性2第二章编辑文本2第一节输入文本2第二节选中文本2第三节复制和移动文本2第四节查找与替换文本2第五节撤销和恢复撤销2第六节自动更正2第七节检查拼写和语法错误2第三章格式化文本2第一节格式化字符3第二节格式化段落3第三节项目符号和编号列表3第四节脚注和尾注3第五节插入题注3第六节插入书签3第四章文档的排版3第五章文档表格3第六章使用图形对象3第七章其他常用功能3第一部分 Word2003基础教程第一章 文档的基础操作第一节 新建和保存文档一 新建文档启动word程序，它就会为您自动创建一个空白文档，但这并不意味着，要创建一个新文档，就要启动一次程序，word为您提供了多种创建新文档的方法。在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档。除此之外，您还可以选择 “文件(F)” 菜单下的“新建(N).” 子菜单,打开“新建文档”任务窗格，此时焦点自动跳转到任务窗格，这里提供了多个选项链接，用Tab键切到需要的选项回车，就能创建一个新文档了。特别提示：“根据现有文档.链接”，这个选项实际上是打开一个当前文档的附本，编辑此文档，不会影响到原有文档的内容。二 保存文档 方法一、保存一个普通文档当您新建一个文档后，在文档窗口，按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”。下图： 点击后保存当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后，按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”，程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来，不过，这样一来，原有的内容就不复存在了。有时候，您可能既想保存自己修改编辑后的结果，又想保留一份原有的文档，这时，我们建议您执行“文件(F)子菜单”下的“另存为(A). 菜单”，然后在弹出的“另存为”对话框中，为您编辑修改过的文档键入一个新的文件名，或者使用原有文件名，但改变一下存放路径，这样，您就达成愿望了。下图： 点击后弹出另存为窗口图1输入要保存的文件名点击选择保存路径方法二、设置自动保存文档打开“工具(T)菜单“下的选项(O),如下图:选择保存选项卡，如下图：勾选设置自动保存时间点击确定即设置成功。第二节 打开和关闭文档一、打开文档方法一、从“资源管理器”打开文档在资源管理器（鼠标右键“我的电脑“,选择资源管理器）中找到.doc文档所在位置，双击鼠标左键打开。Word支持同时打开多个文档，所以您可以在文件列表中按住Shift键，用鼠标选择多个相邻的文档回车打开，如果要打开的多个文档并不相邻，那么请在文件列表里按住Ctrl键，然后浏览文件名，逐一选中，直到选中所有需要打开的.doc文档。方法二、使用菜单命令打开文档在Word程序窗口，快捷键Alt+F激活菜单“文件(F)”，选择“打开(O).”菜单，选择文档路径并打开文档，如图：移动鼠标选择打开1点击打开选中文档点击选择文档路径2方法三、打开最近使用过的文档。快捷键Alt+T激活 “工具(T)”菜单，选择“选项(O).”，在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”，找到“列出最近所用文件(R):复选框”，并选中它，输入列出最近所用文件个数，这里的数字，定义的是在您的word程序的“文件(F)子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数，做过上述设置后就可以象访问“文件(F)”菜单中的其他菜单一样，访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件(F)”中直接打开文档。如下图这里，点击打开1输入文件个数,点击确定选中复选框2快捷键ALT+F 激活“文件(F)”菜单就可以看到：最近打开的文件列表二、关闭文档方法一、关闭当前文档而不退出word程序在Word程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件(F)子菜单”下的“关闭(C)菜单”命令，此时关闭的只是当前文档，而并不退出应用程序，您还可以在程序窗口进行其他操作。方法二、关闭当前文档同时退出word程序直接按下快捷键Alt+f4；当然也可以点击WORD程序窗口右上角红色X号图标推出程序。第三节 定位和拆分文档一、定位在Word程序窗口按下快捷键Ctrl+G或在“编辑(E)”菜单下选择“定位(G).菜单”,弹出“查找和替换”对话框，此时焦点自动落在“定位选项卡”上，在“定位目标(O):”列表框里选中目标，例如“页”，然后选中“输入页号(E):可编辑文字”这里需要键入定位条件，比如您键入数字“2”回车，此时光标已经到文档第2页的第一行行首了，不过焦点还停留在刚才打开的“查找和替换对话框”中，按下Esc键退出“查找替换”对话框，焦点自动回到文档中的光标处。当然在定位目标列表框中有多个可选项，您可以根据自己的需要来选择。Word中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、节、书签等处。选择定位目标二、拆分窗口有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑，为了免除反复的上下翻页的麻烦，我们就要应用到拆分窗口。在菜单栏找到“窗口(W)子菜单”（快捷键ALT+W），选择“拆分(S)菜单”，此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭头的光标，可以上下移动这条横线，点击鼠标左键，文档窗口就被这条横线分成了上下两个。用F6可以在这两个窗口间来回切换。两个窗口分别完整地显示了当前文档，这样您就可以在两个窗口编辑不同位置，待编辑完成后，再次回到“窗口(W)子菜单”，选择“取消拆分(S)菜单”，被拆分的窗口就恢复原貌了。第四节 文档视图Word2003为您提供了七种视图方式：普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。一、普通视图普通视图是word文档的基本视图。它简化了页面版式，隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景，同时在状态栏显示光标所在位置的行、列、页、节等信息，它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。要使用普通视图，请在“视图(V)”菜单下选择“普通(N)” 子菜单。二、Web版式视图Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），除此之外，Web版式还显示文档背景和图形对象。要使用WEB版式视图,请在“视图(V)”菜单下选择“Web版式”子菜单。三、页面视图页面视图是直接按照您设置的页面大小进行显示的视图方式，也是Word的默认视图,您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位置。因而它是排版时的首选视图方式。要选择该视图方式，请进入“视图(V)” 菜单选择“页面(P)”子菜单。四、阅读版式视图在阅读版式视图中，文档中的字号变大了，文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口，看起来象一本打开的书，显示左右两页。这样每一行变得短些，阅读起来比较贴近于自然习惯，不过在“阅读版式”下，所有的排版格式都会被打乱，并且不显示页眉页脚。要使用该视图请在“视图(V)” 菜单选择 “阅读版式(R)” 子菜单。五、大纲视图大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的，您可以折叠文档，只查看主标题，从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。不过，大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。要选用大纲视图，请在“视图(V)” 菜单下选择“大纲(O)”子菜单。六、打印预览打印预览是用于显示打印效果的（也称“模拟显示”）它也是Word文档视图方式中的一种，打印预览是在页面视图方式的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，更有利于您检查文档的布局，当然，在打印预览视图下，您不能编辑文档。要查看打印预览，请在“文件(F)” 菜单选择“打印预览(V)” 子菜单。七、网页预览“文件(F)” 菜单选择“网页预览(B)” 子菜单，word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中，以此向您展示文档在IE中的最终外观，该视图方式不允许编辑。第二章 编辑文本文档编辑是word应用中最基础的操作，它包括文字、符号的输入，日期和时间的插入，文本的复制、移动、删除、查找、替换，以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。第一节 输入文本启动word程序，它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档，有了这个新文档，就可以开始输入了。一、输入文字输入文字，就是在word文档窗口打字。新建的文档里，有一个不停闪烁的光标，您只有在光标的指示下，才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。在整个输入过程中，光标会自动随着文字的不断写入而向后移动，它永远指向下一个文字的键入位置。在word中，有两种输入模式，一是插入模式，一是改写模式。默认是插入模式的。在插入模式下输入一个字符，那么它将显示在光标当前指向字符之前，而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。改写模式则是另外一种情况，在改写模式下，键入的字符将覆盖光标当前指向的字符，同时光标后移指向下一个字符。特别提示：按下键盘上的insert键，插入模式将转换为改写模式，按下insert键时，又能回到插入模式。Word有自动换行的功能，写满一行后，光标会自动移向下一行，所以您在输入过程中，不必为换行做任何操作。若需另起一段，请按下回车键。在输入过程中，难免有错字，这样我们就要用到backspace（退格键）和delete（删除键）了，按下delete键，删除光标当前指向的字符，按下backspace键，光标当前指向的字符会覆盖前一个文字，也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。二、插入符号在输入文档过程中，您会碰到一些无法用键盘键入的符号，这时就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。在菜单栏找到“插入(I)”，选择“符号(S).”子菜单，打开“符号对话框”或者选择“特殊符号(Y).”子菜单,打开“插入特殊符号”对话框，不过，这两个对话框中的符号都是图形，读屏软件无法识别.插入特殊符号插入符号1选择您所需要的符号2选择所需要的特殊符号3三、插入当前日期和时间打开“插入(I)” 菜单下的“日期和时间(T).”子菜单，在“日期和时间”对话框，在“语言(国家/地区)(L):”列表中选择地区语言，然后在“可用格式(A):”列表中选择各种当前时间的格式。插入日期和时间1选择所需要的格式2第二节 选中文本选中文本是编辑文档的先决条件，准确的选中所需文本是word应用中的一个基本操作，在这一节里，我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。一、选中文本在文档中选中文本会有以下四种情况：第一、选中光标左侧(右侧)字符快捷键Shift+右方向键即可选中。也可点击鼠标左键向左(右)移动。第二、选中光标当前所在的行当光标处在需要选中的行时，按下Home键将光标移到行首，然后再按下Shift+End键，这样就可以选中整行了。也可以按住鼠标左键从行首移动到行尾。第三、选中整篇文档按下快捷键Ctrl+A或者选择“编辑(E)” 菜单下的“全选(L)”子菜单均可选中整篇文档。二、取消选中在选中状态下，按下任意一个能移动光标的键都能取消选中，只不过，按下不同的键，取消选中后，光标指向的位置有所不同。第三节 复制和移动文本复制和移动文本都是以选中文本为前提的！复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的，而移动文本则是通过执行剪切和粘贴操作来完成。两者的区别在于，执行复制和粘贴操作后，被复制的文本仍然保留在原处，而执行剪切和粘贴操作后，被剪切的文本不再保留在原处。当您执行复制操作或剪切操作后，其内容都将被暂时存放在剪贴板，word2003为您准备了24个子剪贴板，因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。一、复制文本快捷工具栏复制按钮选中要复制的文本，按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。当然您还可以通过执行“编辑(E)子菜单”下的“复制(C)菜单”，或者按下鼠标右键选择弹出的快捷菜单中的“复制(C)”来完成复制。快捷工具栏剪切按钮二、剪切文本选中要剪切的文本，按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法，当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作，选中要剪切的文本，选择“编辑(E)” 菜单下的“剪切(T)” 子菜单或者按下鼠标右键键弹出快捷菜单，找到并选择“剪切(T)”即可。三、粘贴文本粘贴文本是复制或剪切文本的目的，而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提，在Word程序中，您既可以使用Windows操作系统通用的粘贴方式，也可以应用Office剪贴板功能来完成粘贴。将光标移到需要插入剪贴板内容的位置，按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。当然，使用菜单命令粘贴文本也是一个不错的选择，将光标移到需要插入剪贴板内容的位置，选择“编辑(E)” 菜单下的“粘贴(P)”子菜单，或者按下鼠标右键键弹出快捷菜单并执行“粘贴(P)”即可完成文本粘贴。特别提示：当您在插入模式下执行粘贴操作时，粘贴内容会出现在光标当前指向字符之前；当您在改写模式下执行粘贴操作时，粘贴内容将覆盖光标当前指向的字符。第四节 查找与替换文本在校对或审阅过程中，查找和替换文本可以帮助您在文档中快速查找或删改多个分散在文档中的相同内容，默认情况下，替换和查找是从光标当前位置开始，向下到文档结尾处结束的。另外有一点需要说明一下，其实无论是查找还是替换，打开的都是同一个对话框，只不过执行查找时，焦点在对话框中的“查找”选项卡，而执行替换时，焦点在对话框中的“替换”选项卡。一、普通查找按下快捷键Ctrl+F，或选择“编辑(E)” 菜单下的“查找(F).” 子菜单，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N):可编辑文字”处键入要查找的文本回车后，按下Esc键退出“查找和替换”对话框，此时焦点自动回到文档窗口，特别提示：被查找到的内容会处于选中状态，所以退出“查找和替换”对话框后，操作一定要仔细。如果在退出“查找和替换”对话框后，还想继续向下查找相同内容，可以直接按下快捷键Alt+Ctrl+Y而无需再打开“查找和替换”对话框。输入要查到的内容二、普通替换按下快捷键“Ctrl+H”或选择“编辑(E)”菜单下的“替换(E).” 子菜单，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N):”处键入文档中需要删改的文本，然后Tab切到“替换为(I):”处，键入用以替换的文本，填写好两个编辑框后，如果只需要替换一个查找对象，请按下“替换(R)按钮”如果需要替换所有查找到的对象，请按下“全部替换(A)按钮”。要替换的内容要查到的内容三、高级查找和替换您可能注意到了，“查找和替换”对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有“高级(M)按钮”按下该按钮后，“查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供您更进一步地详细设置查找和替换的条件。下面简述一下相关选项的功能：“搜索:组合框”是帮助您设定搜索范围的，在这里，可以用选择 “向上”、“向下”和“全部”三个选项，其中“向下”表示搜索范围是从光标当前位置到文档末尾，“向上”表示搜索范围是从光标当前位置到文档开头，而“全部”则表示搜索范围是整个文档。如图：选择搜索范围“区分大小写(H)复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以忽略大小写。“全字匹配（Y）复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以是键入单词中的一部分字母。“使用通配符(U)复选框”选中，表示可以在“查找内容(N):”和“替换为(I):”处键入通配符，否则不允许。“格式菜单按钮”，下有字体、段落、制表位、语言、样式、图文框、突出显示等菜单，您可以通过执行这些菜单来具体设置搜索条件。按下“特殊字符菜单按钮”，上下光标选中某个菜单回车，可以直接在“查找内容(N):”和“替换为(I):”处键入特殊字符。若要撤消刚才设置的格式条件，请按下“不限定格式(T)按钮”。第五节 撤销和恢复撤销当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候，可以应用“撤消”功能来取消这些操作，而当您需要取消“撤消操作”时，则可以应用“恢复”功能。一、撤消发现操作失误后，按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。按下一次，撤消一个操作步骤。选择 “编辑(E)” 菜单下的“撤消键入(U)” 子菜单也可以完成撤消操作，和使用快捷键一样，执行一次撤消一个操作步骤。当您需要一次撤消多个操作时，应用工具栏按钮是最佳的选择，在常用工具栏上找到“撤消下拉”，上下光标展开下拉框，这里罗列着您最近的操作步骤，只要同时选中这些步骤，您就可以一次撤消多个操作了。撤销操作二、恢复撤消当您对自己刚才做的撤消后悔的时候，可以按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤消的操作，按下一次，恢复一个步骤。当然，选择 “编辑(E)”菜单下的“恢复(R)”子菜单也可以恢复撤消操作，和快捷键一样，执行一次，恢复一个步骤。另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉”，上下光标展开下拉框，在这里罗列着您最近的撤消操作，只要同时选中这些步骤，您就可以一次恢复多个撤消操作。这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全一样。第六节 自动更正Word中的自动更正功能，会主动关注您在输入时出现的一些常见错误，并自动修正它们。一、自动更正选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A).”子菜单，弹出“自动更正”对话框，焦点默认停留在“自动更正选项卡”，在这里有两个选项需要稍加说明：一个是显示“自动更正选项”按钮(H)复选框，选中复选框，鼠标指向文档中的拼写或语法错误时，会显示“自动更正选项”按钮，清空复选框则不显示该按钮。另一个是“键入时自动替换(T)复选框”，选中复选框后，您可以通过编辑任意添加词条，方法是在其中一个编辑框里面输入关键词，在另外一个编辑框里面输入关联词条。例如，在“替换(R):”处键入“春雨”这个词，然后在“替换为(W):”处键入“春雨教育集团。”然后回车，经过这样的设置，今后您只要在文档中输入“春雨”这个词，它就会自动转换为“春雨教育集团。”这个与之关联的词条，用这样的方法，您可以用简单的词或字来替代冗长的使用频率高的句子，以提高文本输入的速度。要清除这个词条，请打开“自动更正”对话框，在“自动更正选项卡”中找到“替换(R):”，找到“阳光”这个词，然后按下对话框中的“删除(D)按钮”即可。春雨自动替换为春雨教育集团“自动更正”对话框里另外还有五个复选框，它们是帮助您以英文书写习惯来规范文档书写格式的，用于英文文档的编写。除此之外，您还可以按下“自动更正”对话框中的“例外项(E).按钮”，在弹出来的“自动更正例外项”对话框中，添加您不希望被更正的词条或文档书写格式。二、自动套用格式选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A).”子菜单，打开“自动更正”对话框，切到“键入时自动套用格式”选项卡，这里的框线列表分三个部分，第一部分是键入时自动替换。第二部分是键入时自动应用。第三部分是键入时自动实现。下面罗列该选项卡中全部十九个复选框，并简要说明其用途：“直引号替换为弯引号复选框”选中，会使您在西文输入状态下在文档中键入的引号都成为弯引号，当然，如果不在句首，键入左引号前需先空格。“序号(1st)替换为上标复选框”选中时，您:在文档中键入1st、2nd、3rd等表示序数的内容时，Word将自动设为如:1st、2nd、3rd的上标效果，但输入完毕后需回车或空格才能实现。“分数(1/2)替换为分数字符复选框”选中后，:键入1/2，1/4等分数时，Word自动将它们替换为单个字符。但如果不在段首，前面需加空格，输入完毕后需空格或回车才能实现。“连字符(-)替换为长划线()复选框”:选中后，Word将把两个连续的减号转换为长划线。键入两个连续的减号后回车即可实现。“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式复选框”选中后，Word将把用一对星号括起来的文本加粗显示，把用一对下划线括起来的文本倾斜显示。但如果星号或者下划线不是位于段落开始，则需在前面加空格才能实现。“Internet及网络路径替换为超级链接复选框”:选中后，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，使您可以在光标指向该路径时，按下回车键启动IE浏览器链接到指定的网页。特别提示：如果在超链接后紧接着要输入英文字母或阿拉伯数字，请先输入空格，否则输入的英文字母或阿拉伯数字会变成超链接的一部分，导致链接错误。“段落开头空格采用首行缩进复选框”:选中后，输入文档时在段首键入四个半角空格或两个全角空格，Word自动将这些空格应用为首行缩进格式。“自动项目符号列表复选框”选中后。输入文档时在文档中任何一行的行首键入星号，按下空格或Tab键，再键入项目标题回车，程序就会开始自动创建项目符号列表。“自动编号列表复选框”选中后，输入文档时在文档中任何一行的行首键入1，按下空格或Tab键，键入需要的文字后回车，程序就开始自动创建编号列表。“框线复选框”选中，输入文档时在段首连续输入三个以上的减号、等号、波浪号、下划线、井号或星号后回车，都将被替换为相应的边框线，键入不同的符号，会有不同的线型。“表格复选框”:选中后，输入文档时可用加号和减号来创建表格，如输入加号、减号、减号、加号、减号、加号，然后回车，就能创建一个表格。每个加号将创建为一列，两个加号间的减号代表列宽。“内置标题样式复选框”选中后，:输入文字后连续两次回车，刚才输入的文字被自动格式化为标题1样式。注意文字必须以中文开头，其中连续的半角空格不能超过两个，全角的不能多于1个，如果上面是正文，需要空出至少一行。“日期样式复选框”选中，在文档中:输入日期后按回车键，日期会自动移到文档靠右边的适当位置。“将列表项开始的格式设为与前一项相似复选框”选中，Word将自动重复列于列表项开始的字符格式。如:列表中的第一个单词或断语为倾斜格式，Word将自动把倾斜格式应用到下一列表中。“用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进复选框”选中，在编辑文档时就可以使用Tab键和Backspace键设置左缩进和首行缩进。“基于所用格式定义样式复选框”选中，程序会将您正在使用的样式应用到其后的段落中。“匹配左右括号复选框”选中，编辑时键入前小括号、左中括号或前大括号后，在键入相反括号时，无论使用上面哪种括号当然必须是反括号，均可自动更正为匹配的类型。例如，您输入一个左小括号后，再输入一个右中括号，那么，程序会自动将右中括号更正为后小括号，使其与前面输入的前小括号匹配。“删除中文和西文文字之间不必要的空格复选框”选中，能使文档中的中文和西文排列更紧凑美观。“插入结束语以匹配备忘录样式复选框”选中，表示在编辑文档时如果输入了备忘录中包含的关键字，回车后，程序会自动完成与之匹配的结束语，例如，您在行首输入“此致”回车，word就会在相应位置输入与之匹配的结束语“敬礼”。三、自动图文集自动图文集具有和自动更正相似的功能，与自动更正不同的是，自动图文集需要得到您的确定后才会执行某项更正。在“插入(I)”菜单中找到“自动图文集(A)” 子菜单，或者选择“工具(T)”菜单下的“自动更正选项(A).”子菜单，打开“自动更正”对话框，切到“自动图文集”选项卡，“自动图文集”词条的编辑，类似于“自动更正”词条的编辑，需要说明的是“显示记忆式键入建议(S)复选框”选中后，在输入文本时，只要有与自动图文集中相应的词条的前两个字，程序就会弹出浮动条，把整个词完全显示出来，您只需要回车一下，就能键入整个词条了，例如，在行首键入“纸短”两个字，就会在这两个字上方出现一个“纸短情长，再祈珍重！（按ender插入）”的浮动条，按下回车就能输入“纸短情长，再祈珍重！”。第七节 检查拼写和语法错误在Word中，一些写错字母的单词会出现红色下划波浪线，而一些病句会出现绿色波浪下划线，这就是拼写和语法检查功能的体现，默认情况下，拼写和语法检查是自动开启的，如果您需要编写包含大量特殊拼写或特殊语法的文档，可以关闭这个功能。选择“工具(T)” 菜单下的“拼写和语法(S).”子菜单，打开“拼写和语法: 英语(美国)”对话框，然后再用Tab键切到“选项(O).按钮”，按下按钮弹出“拼写和语法”对话框，在这里，把“键入时检查拼写(P)复选框”和“键入时检查语法(G)复选框”清空，也就是让这两个复选框处于未选中状态，确定后就能关闭拼写和语法检查了。第三章 格式化文本输入文本是赋予文档内容的过程，格式化文本则是赋予文档形式的过程。一份优秀的文档，不仅要有充实的内容，更要有完美的形式。特别提示：要设置文本格式，请首先选中文本。第一节 基础知识一、 度量单位word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于28.35磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在“工具选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。 “度量单位”下拉列表框的下面还有一个“使用字符单位”复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；“格式”“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。 二、 WORD中文字字号与磅的对应关系中文Word中字体的大小有两种单位，一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。字号磅厘米英寸12点活字初号421.48409940.5833333333.5小初361.27208520.53一号260.91872820.3611111112.1666667小一240.84805680.3333333332二号220.77738540.3055555561.8333333小二180.63604260.251.5三号160.56537120.2222222221.3333333小三150.53003550.2083333331.25四号140.49469980.1944444441.1666667小四120.42402840.1666666671五号10.50.37102490.1458333330.875小五90.31802130.1250.75六号7.50.26501780.1041666670.625小六6.50.22968210.0902777780.5416667七号5.50.19434640.0763888890.4583333八号50.17667850.0694444440.4166667第二节 格式化字符字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、字形、字号、下划线、效果、字符间距等。在word中您可以通过快捷键、常用工具栏以及菜单命令来对字符的格式进行设置。一、使用格式工具栏格式化字符选中要设置格式的文本，找到格式工具栏，下面罗列并简要说明格式工具栏上各按钮的功能：“样式和格式.按钮”：用于打开“样式和格式”任务窗格。“样式组合框”：列出现有的可用样式。“字体组合框”：列出所有中英文字体。“字号组合框”：列出所有字号。需要特别说明的是表述字号的方式有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、七号、八号等，在这里“数值”越大，字符的尺寸越小，八号是最小字号；另一种是用国际上通用的以“磅”为单位的磅值来表示的字号，如5、5.5、10、12、48、72等，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大，72是最大字号。“加粗按钮”：按下一次，选中文字被设置成加粗格式，再次按下则取消加粗。“倾斜按钮”：按下一次，选中文字被设置成向右倾斜的格式，再次按下则取消倾斜。“下划线下拉”：为字符添加下划线同时选择下划线的线型和颜色，再次按下可取消下划线。“突出显示下拉”：为文本添加背景颜色从而使这段文本在整个文档中得以突显。按下一次，为文本添加背景色，再次按下则可以取消文本的背景色。特别提示：这里添加的颜色是文档中文字的背景颜色。 “字体颜色下拉”：设置文字的颜色，word文档的文字默认是黑色。“上标按钮”和“下标按钮”：使选中文字显示为上标或下标格式，再次按下则取消上标或下标格式。下划线按钮倾斜按钮加粗按钮字号字体样式和格式二、使用“字体”对话框格式化字符按下快捷键“Ctrl+D”或选择“格式(O)” 菜单下的“字体(F).”子菜单打开“字体”对话框，字体对话框中有三个选项卡，此时焦点默认在“字体选项卡”上，在这里，不仅有格式工具栏上的字符格式选项，还有一些字符效果复选框，不过，这些效果在公文和普通文档中并不常用，所以就不再作进一步的说明了。三、使用快捷键格式化字符加粗快捷键：Ctrl+B。再次按下则取消加粗。下划线快捷键：Ctrl+U。再次按下则取消下划线。特别提示：按下快捷键只能给被选中的文本添加一条与文字同色的下划单线，不能选择线形和颜色。倾斜快捷键：Ctrl+I。再次按下则取消倾斜。下标快捷键：Ctrl+等号。再次按下则取消下标上标快捷键：Ctrl+Shift+加号。再次按下则取消上标。更改字母大小写快捷键：Shift+f3。按下一次，被选中单词的首字母大写，按下两次，被选中单词所有字母大写，第三次按下，被选中单词回复到小写。将所有字母设为大写：Ctrl+Shift+A按下一次，被选中字母全部大写，再次按下，被选中字母回复到小写。特别提示：要查询更多快捷键，请按下Alt键激活菜单，Tab键到“提出问题组合框”，输入“键盘快捷键帮助”回车，弹出任务窗格，找到“键盘快捷方式帮助键盘快捷方式”回车弹出“MicrosoftOfficeWord帮助”窗口，这里可以查阅word的全部快捷键。不过不是所有快捷键都能用，个别快捷键会因为被读屏软件屏蔽而无法实现功能。四、设置字符间距选择“格式(O)”菜单下的“字体(F).”子菜单，或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框，切到“字符间距选项卡”，在该选项中，有如下项目可供设置：在“缩放(C)”处，既可以直接键入数字，也可以用上下光标选择百分比，改变字符在水平方向上的缩放比例，这里改变的是字符的宽度，而不是字符的高度。在“间距(S):组合框”中：选择不同格式，同时还可以通过在“磅值(B):”中键入或选择磅值来调整字符间隙，这里设置的是字符间的水平间距，不改变行间距。“位置(P):组合框”：提供三个选项，标准、提升、降低，选择提升或降低会使选中字符不再与未选中字符处于同一水平线，它们将高于或低于未选中的文字，同时，行间距会被自动撑高以适应字符位置的变化。“为字体调整字间距(K):复选框选中”，能在应用字符缩放时自动调整字符间距以适应您的设置。五、设置动态文字效果执行“格式(O)子菜单”下的“字体(F).菜单”，或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框，找到“文字效果选项卡”，上下光标在列表中选择需要的效果，不过，公文和普通文档不使用这些效果。六、设置首字下沉首字下沉多用于报刊、杂志和网页。它以突出显示段落的第一个字符的方式，吸引读者阅读该段落。选中需要设置首字下沉的段落（无需选中该段落），选择“格式(O)” 菜单下的“首字下沉(D).”子菜单，打开“首字下沉”对话框。“无(N)单选按钮选中”表示不应用首字下沉。“下沉(D)单选按钮选中”表示段落的第一个字符下沉后其它文字以环绕的方式排列在它的右侧和下方。“悬挂(M)单选按钮选中”表示段落中的首字符下沉后，其他文字只能排列在它的右侧而不能出现在它的下方，也就是说其他文字会呈现悬挂缩进的视觉效果。“字体(F):可编辑文字”，用于选择或键入下沉的文字的字体格式。“下沉行数(L):数字显示框”用于选择或键入下沉字符的跨行情况，选择或键入“2”表示下沉字符的高度是两行正文的高度，选择或键入“3”则表示下沉字符的高度是三行正文的高度，以此类推。“距正文(X):厘米数字显示框”用于选择或键入下沉字符与段落中其他文字的水平间距。七、更改文字的方向选择“格式(O)” 菜单下的“文字方向(X).”子菜单，打开“文字方向-主文档”对话框，这里提供了以下三个选项：“水平”选中，表示文档中的文字以从左到右的方式排列，这是word默认的文字排列方向。“上到下”选中，表示文档中的文字以从右向左纵向的方式排列，这是中文的传统排列方式，我国内地一般不使用。“水平倾斜”，表示文档中的每个汉字向左倾斜九十度，这个设置会给视觉阅读带来不便。水平倾斜上到下水平第三节 格式化段落在输入文本的过程中，按下Enter键可以结束本段另起一段，在显示段落标记的前提下，键入Enter的位置会出现一个灰色带弯的小箭头，这就是段落标记，两个段落标记间的文本就是一个段落。在word文档中，您不仅可以格式化字符，还可以格式化段落。一、设置段落对齐方式段落对齐包括水平对齐和垂直对齐。水平对齐是段落在文档的左右边界之间的横向排列方式，而垂直对齐则是段落在文档的上下边界之间的纵向排列方式。第一、设置段落的水平对齐方式：水平对齐有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。左对齐是段落中每一行的行首字符紧贴左侧页边距线对齐，如果该行未写满，则文字向左侧页边距线靠拢，字间距不改变。右对齐是段落中每一行的行尾字符紧贴右侧页边距线对齐，如果该行未写满，则文字向右侧页边距线靠拢，字间距不改变。居中对齐是段落中每一行字符均以稿纸的纵向中轴线为准对齐，同时每一行字符又以稿纸纵向中轴线为准，向两侧平均分布，字间距不改变。两端对齐是段落中完整的行，行首字符和行尾字符紧贴左右面边距线对齐，未写满的行则执行左对齐，字间距不改变，这个设置能使打印出来的文稿十分整洁。分散对齐是无论该行有多少个字符，均执行首字符左对齐，尾字符右对齐，行内的其他字符均匀地分散在首字符和尾字符间，字间距随该行字符数的多少而改变，字符