项目部档案管理制度.doc

青岛地铁2号线一期工程土建二标02工区 档案管理制度 编制： 审核： 批准： 中国铁建十八局集团有限公司二一三年一月一、档案管理内容与要求1 接收与整理归档的技术性文件材料，应由工程部将所形成的文件材料收集齐全、核对准确，并由资料员加以系统的整理。档案室接收档案时，应该检查所归的材料是否齐全、完整，整理得是否符合要求，发现问题立即查明补正，符合要求后方可归档并办理交接手续。对接收来的档案应进行分类、编目、登记和必要的加工整理、装订成册或归档至相应的档案盒。编制档案总台账、分类台账、按类别按收发部门逐步开展档案管理工作。利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录，进行检索，查讯资料。2 登记与保管资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损或褪变的档案，要及时进行修复或复制。建立档案登记制度，对收入和移出的档案要建立登记簿，分类档案要建立分类登记薄，对收入移出的档案要及时登记。3 利用与保密对各类档案资料编制台账和检索目录，积极开展档案的利用工作，为施工生产、工程投标、技术管理、企业管理和科学研究服务。查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续，归还时当面检查、注销。借阅者对所借档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。 奖励与惩罚根据中华人民共和国档案法和交通部科技档案管理办法中的法律责任和奖励与惩罚办法执行。二、资料归档职责1 分管经理（总工程师）职责分管档案工作的经理（总工程师）负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度，并监督、检查贯彻执行情况。加强对档案工作的领导，把档案工作列入本项目的工作计划，保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。技术系统的例会，有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料室派员参加。依法查处档案管理工作中的违法违规行为。2 资料室 资料室是贯彻执行中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法及省、市、中铁十八局档案管理条例及项目部要求的实施部门。 资料室应设置专职档案管理人员3-5名，按照项目档案的归档范围，按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作，监督档案资料的填写。 资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收。 资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。 资料室人员工作变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记，并办理移交手续。三、档案的整理质量标准归档文件，齐全完整。标题确切，容易查找。卷内排列，系统条理。保管期限，比较准确。密级划分，基本恰当。卷皮书写，正楷整洁。案卷装订，结实美观。未尽事宜请参照附录执行。附录 青岛市地铁工程建设档案管理规定（试行） 第一章 总则 第 一条 为加 强地铁工程建 设项目档案 的规范化管 理和过程控 制，保证 地铁工程建设 项目档案的 完整、准确、 系统，根据国 家、省、市 有关规定，结合工程实际情况，制定本规定。 第 二条 本规 定所称青岛市 地铁工程建 设项目，是 指包含青岛 市地铁车站、区间、车辆段（场）、控制中心等所有地铁主体工程及相关附属工程、车 辆及机电设备 系统在内的 工程施工、安 装、调试至开 通运营所发 生的工程项目。 第 三条 地铁 建设工程（以 下简称工程 ）档案是指 从项目的提 出、立项 、审批、招投 标、勘察设 计、施工、监 理、竣工投产 （使用）过 程中形成的，具有保存价值，应当归档的各种载体的文件材料。 第 四条 青岛 地铁工程档案 管理工作是 青岛市地铁 工程建设与 管理工作 的重要组成部 分，青岛市 地下铁道公司 （以下简称地 铁公司）各 处室要把 档案工作纳入 领导日程， 加强领导，健 全制度；各参 建单位要把 工程文件 的形成、积累 、整理、归 档工作纳入工 程建设管理程 序，纳入工 程建设计 划合同管理和 年终考核内 容，纳入本单 位有关部门和 有关人员的 职责范围 与工程管理同 步实施，并 建立工程档案 管理工作领导 责任制，明 确整理机 构，配置专门 人员（持有 档案人员上岗 证）及设施， 统筹安排档 案管理工 作所需资金， 建立健全工 程档案管理的 各项规章制度 ，保证工程 档案管理工作有序进行。 第 五条 为加 强地铁档案工 作的信息化 管理，各参 建单位应配 置计算机 的软、硬件设 备，完成青 岛地铁工程文 件、图片、图 纸的扫描及 录入工作。 第二章 工程档案管理职责 第 六条 青岛 市地下铁道公 司负责地铁 建设工程档 案的监督指 导和验收。 一 、收集、归 档工程建设 准备阶段文件 、竣工决算 及国家验收 文件，并且负责整个工程档案的收集、汇总、排序工作； 二、对勘察、设计、施工、监理等单位工程档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导； 三 、确保青岛 地铁档案工 作与地铁建设 工程同步进 行，定期对 施工单位 的施工资料的 完整性、准 确性及专职人 员持证上岗情 况进行检查 ，对档案管理人员进行考评。 四 、接受青岛 市档案局对 地铁工程档案 管理的跟踪 服务，并定 期参加其 业务培训；联 系市城建档 案管理处、市 建设工程质量 监督站对工 程建设过 程中工程的收 集、立卷工 作进行监督、 检查、指导； 在竣工前对 竣工档案进行预验收。 第七条 监理单位将本单位形成的文件进行整理、立卷，并向地铁公司档 案室移交；对 所监理各施 工单位的工程 文件的整理、 竣工图的编 制进行综 合审查，确保 工程文件的 真实性、完整 性、准确性。 对按规定由 监理签认 的工程资料予 以签认后报 青岛地铁公司 工程管理处， 由工程管理 处及相关职责处室兼职档案员再审查后，报青岛送地铁公司档案室。 第八条 委托单位（管线迁改、招标代理、第三方监测、设备供应商等）应 按合同和规范 要求完成委 托项目资料的 归档工作；对 所提供资料 的真实性、完整性、有效性负责。 第九条 参与青岛地铁建设的勘察、设计、施工单位应对勘察、设计、施 工过程中形成 的勘察、设 计文件、施工 资料、竣工图 按照归档要 求认真进 行整理、编制 ；并对文件 安排的真实性 、完整性、有 效性负责。 实行总承 包工程项目， 各分包单位 按规定整理本 单位的勘察、 设计、施工 文件、图纸，合格后及时报送总承包单位。由总承包单位负责各分包单位的勘察、设计、施工文件和竣工图的汇总、排序、审查，合格后分别报规划设计处、工 程管理处，由 规划设计处 、工程管理处 档案管理员审 查合格后报 青岛地铁公司档案室； 第三章 工程文件的归档范围和要求 第十条 在归档工程档案的过程中，按照青岛市地铁工程档案归档范围收集（见附件一）。 第十一条 归档的工程档案按照青岛市城建档案管理处关于建设工程竣工档案整理的基本要求（见附件二）标准整理。 第十二条 在编制竣工档案过程中，按照青岛市城建档案管理处青岛市建设工程竣工图的编制办法进行编制（附件三），不得任意涂改、伪造、随 意抽撤或损坏 丢失资料， 对弄虚作假的 单位和个人追 究单位和个 人的相应责任。 第十三条 工程竣工档案（纸质）归档要求一式三套，其中一套报送青岛 市城建档案管 理处，两套 报送地铁公司 ；电子档案报 送一式四套 ，纸质文件材料必须与电子文件一一对应。 第十四条 施工单位在移交纸制档案的同时应向市城建档案管理处、青岛 市档案局各移 交一套音像 档案，向青岛 地铁公司移交 两套音像档 案；音像 档案应按照 青岛市地铁 工程建设项目 音像档案归档 范围和整理 要求标准整理，见（附件四） 第四章 工程档案的归档登记和验收 第 十五条 在办理建设 工程手续前， 青岛地铁公 司相关部门向 青岛市档案局填报青岛市重点建设项目档案管理登记表，同时与青岛市档案局签定青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书。 第十六条 因青岛地铁工程建设周期长，为保证工程资料的系统、完整，可由青岛地铁公司负责组织相关部门按标段或专业分阶段验收。 第十七条 竣工档案验收要与工程竣工同步进行，即分为分部工程档案检查、竣工档案验前检查、单位（子单位）工程验前检查及单位（子单位）工程验收。 一、分部工程档案检查 由施工单位按照本规定要求，将分部工程归档文件材料进行汇总整理，组成预立卷（不打印页码、不装订，用 3-4 厘米的夹子夹成案卷）不装档案盒，建立案卷目录、卷内目录后，送监理检查，签署整改意见，提交分部工程验收会，接受档案专业验收组的验收。 二、竣工档案验前检查 在单位（子单位）工程验收检查之前，施工单位 应按照本规定 要求，将竣 工归档文件材 料及竣工图进 行汇总整理 ，组成档 案预立卷，建 立案卷目录 卷内目录， 送监理检查， 签署整改意 见，并填 入工程竣工资 料审查表。 通知地铁公司 档案室审查确 认，给予档 号，再进行案卷编目，填写案卷备考表，文字案卷打印页码，并完善竣工图编制、原件补缺工作。 监 理单位和施 工单位应重 点检查：归档 文件原件是 否齐全，签 字、盖章 是否完备；设 计变更内容 是否正确标注 在竣工图上； 作废图纸不 应归入竣 工图内；设计 变更单所附 有的变更图号 的图纸是否归 入竣工图； 设计变更 通知单汇总表 、竣工图汇 总表及设备厂 家图纸、资料 目录汇总表 是否与实 物一一对应， 案卷目录、 卷内目录及目 录数据、归档 电子文件是 否正确无 误；案卷和卷 内文件目录 的填写是否符 合有关规定要 求；厂家图 纸、资料 要立卷编目； 照片档案编 排后装入相册 ，并按照音像 档案整理标 准刻录光盘。 三 、单位（子 工程）验前 检查会议上， 施工单位须 提交土建工 程竣工档案一式三份（设备系统工程竣工档案一式四套），音像档案一式四套进行检查，设计单位须向施工单位提交施工图汇总表，作为竣工图完整性审查依据。设备供货商须向施工单位提交设备厂家图纸、资料目录汇总表，作 为设备厂家图 纸、资料完 整性的审查依 据，监理单位 须提交一套 监理档案预立卷。 工 程竣工验前 档案检查， 由地铁公司规 划设计处、 计划合约处 、工程管 理处、设备技 术和运营筹 备处、办公室 等部门及使用 单位的项目 工程师组成档案验收组进行，提出验收整改意见。 提 交验收会检 查的竣工档 案、音像档案 ，要有案卷 目录、卷内 目录，纸 质档案案卷封 面，用铁夹 夹紧、暂不装 订，竣工图要 折叠装盒， 暂不打印页码，档案要装档案盒，并在地铁档案盒脊背下部，用铅笔标注字母 ABC套档案。 工 程竣工前检 查后，施工 单位尽快完成 竣工图页码 打印、填写 竣工图档 号、填写（打 印）案卷封 面、装订案卷 ，完成电子版 竣工图编制 、整理电子文件目录及电子文件。 四、单位（子单位）工程验收 单 位（子单位 ）工程档案 ，施工单位要 提前十五天 ，将青岛地 铁工程竣工资料监理审查意见单、案卷目录、卷内目录（用电子邮件方式），提前送 地铁档案室检 查，并向地 铁公司申请竣 工档案验收。 正式验收时 由地铁公 司组织地铁建 设相关部门 ，地铁公司办 公室及使用单 位的项目工 程师组成 档案验收组， 会同青岛市 档案局、市城 建档案管理处 等部门，对 竣工档案进行质量验收评定。竣工档案不合格者，不能进行工程验收。 在机电系统分部工程或单位（子单位）工程竣工验收会上，青岛地铁公司 C 套档案要现场移交地铁公司使用部门档案资料室，若地铁公司使用部门 档案室无人参 加验收会， 则由地铁公司 设备材料运营 筹备处指定 专人签收，并将档案移交目录册设备厂家图纸资料目录汇总表（签收件）移交青岛地铁公司使用部门档案室存查。 第十八条 竣工档案移交 竣工档案正式验收后三个月内，施工单位、项目总承包商必须按合同要求向地铁公司档案室移交竣工档案一式两套（文字、电子双套制），向市城建档案管理处移交竣工档案一套（文字、电子双套制），须经地铁公司档案 室在移交目录 上签署意见 登记后，持 青岛市重点项 目档案验收 合格证书由施工单位直接向市城建档案管理处移交（文字电子双套制），由青岛 市城市建设档 案管理处在 该证书相关栏 目签署意见并 出具建设 工程竣工 档案验收意见 书后，持 该证书及意见 书到工程竣工 备案部门办 理建设工程竣工验收备案。 对 不移交竣工 档案的施工 单位不给予工 程结算和不 得参加青岛 地铁其它工程项目的投标。 要 求移交竣工档 案的单位将 案卷目录和卷 内目录，分别 打印出三套 ，并刻制光盘四套。 第十九条 地铁公司档案室应在工程整体竣工验收后六个月内，将包括工 程备案文件、 工程决算书 等后期形成的 项目档案报送 青岛市城市 建设档案 管理处，由青 岛市城市建 设档案管理处 核发山东省 建设工程档 案合格证。 第五章考核与奖惩 第二 十条 对 地铁 公司 各处室 工程 档案 管理 工作的 考核 与奖 惩列入 内部 绩效考核内容 ；按内部绩 效及考核办法 执行；对各参 建单位档案 管理工作的考核与奖惩列入参建单位综合考核的内容，按相关考核办法执行。 第六章 附则 第二十一条 本规定由地铁公司办公室负 责解释。 第二十二条 本规定自印发之 日起执行。 附件： 一、青岛地铁公司建设档案归档范围 二、建设工程竣工档案整理的基本要求 三、青岛市建设工程竣工图的编制方法 附件一 青岛地铁公司建设档案归档范围 序号归档文件保管期限移交移交备注地铁公司城管建理档处案1工程准备阶段文件永久11立项文件永久111项目建议书及批复文件永久112可行性研究报告及批复文件永久113调 查 资 料 和 项 目 评 估 研 究 材 料文件永久114设计计划任务书及批复永久115环境影响报告书永久116劳动安全评价报告永久117地震安全性评价报告永久118建 设 用 地 地 质 灾 害 危 险 性 评 估报告永久119车辆机电设备国产化报告永久1110供电变电的谐波测试报告永久1111风亭及周边环境噪声监测分析永久1112文物保护方案永久1113快 速 轨 道 交 通 线 网 规 划 最 终 报告永久1114客流预测报告永久1115计划任务书申请及计划任务永久1116涉外项目文件材料外贸关于项目合同批文申请等永久1117领 导 讲 话 重 要 会 议 记 录 纪要考察调查报告专家建议文件等永久1118有关工程的请示批复批准等文件永久1119扩初设计批复及请示永久12建设用地征地拆迁文件永久121规划选址意见书（红线图）及附件永久122土地使用报告预审文件永久123用 地 申 请 报 告 及 建 设 用 地 批 准书永久124征 地 拆 迁 许 可 证 及 上 级 批 准 文件永久125委托合同或协议永久126单位个人动迁的数量面积赔偿金额等汇总表永久127建设用地规划许可证及附件附图永久128国有土地使用证永久129其它文件：掘路占路、交通调流审批文件移伐树木、绿化迁改审 批 文 件 工 程 项 目 统 计 等 文件人防备案文件非政府投资项目备案文件永久13管线迁改文件131管线迁改的批准文件永久132委托合同或协议永久133迁改的工程量清单及工程决算永久134施工文件竣工文件及竣工图永久135改移道路及平（立）交道人行过道竣工图永久14勘察测绘设计文件141工程地质勘察报告水文地质勘察报告永久142地质地貌控制点建筑物构筑 物 及 重 要 设 备 安 装 测 量 定位观测记录永久143水文气象地震等其它设计基永久础144总体规划设计永久145方案设计永久146建设用地钉桩通知单永久147地形测量和地测量成果报告永久148定验线报告单永久149审定设计方案通知书及附图30 年1410人防环保消防交通园林市政文物通讯保密河湖教育等部门审查意见永久1411初步设计图纸和说明书工程概算和批准文件30 年1412施工图设计图说明施工设计图30 年1413设计计算书永久1414设计监理文件永久1415消防设计审查意见永久1416政 府 有 关 部 门 对 施 工 图 设 计 的审批意见永久15招投标文件151招标文件招标修改文件招标补遗及答疑文件30 年152投标文件资质材料履约类保函 委 托 授 权 书 和 投 标 澄 清 文件修改文件30 年153开标议程开标大会签字表报价表评标几率评标纪律评标人员签字表评标记录报告30 年154中标通知书30 年155中标协议（要有评标人员签字中标依据设计等技术性较强的应有专家评定意见）30 年156评估组名单签证30 年157评标结果；30 年158合 同 谈 判 纪 要 合 同 审 批 文30 年件合同书合同变更文件159勘察设计招标文件30 年1510勘察设计承包合同30 年1511施工招投标文件30 年1512施工承包合同30 年1513工程监理招投标文件30 年1514监理委托合同30 年1515商混第三方监测招投标文件30 年1516商混第三方监测合同30 年1517机电设备招投标文件30 年1518机电设备合同30 年1519技术委托合同30 年1520涉及工程项目的所有合同30 年16开工审批文件161建设项目列入年度计划申报文件的批复永久162建设工程规划许可证附件及附图永久163建设工程开工审查表永久164建设工程施工许可证永久165工程质量监督手续（质量监督申报表）永久17财务文件永久171工程投资估算文件永久172工程设计概算永久173施工图概算永久2土建施工监理21监理管理文件211监理规划监理实施细则30 年212监理日志30 年213备忘录30 年214监理工作月报表30 年215工地例会纪要30 年216总监理工程师授权书30 年217总监理工程师巡视记录30 年218监理工作总结30 年219在建工程监理卡片30 年22施工监理资料221工程文件报审表10 年222施工进度计划报审表10 年223工程材料构配件设备报审表10 年224开工报审表10 年225分包单位资格报审表10 年226报验申请表10 年227工程复工报审表10 年228月工程进度款报审表10 年229工程变更费用报审表30 年2210费用索赔申请表30 年2211工程款支付申请表30 年2212工程临时延期申请表30 年2213监理工程师通知回复单30 年2214监理工程师通知单30 年2215监理抽检记录30 年2216不合格项处置记录30 年2217工程暂停令30 年2218工程款支付证书30 年2219费用索赔审批表30 年2220工程延期审批表永久2221安全隐患通知单30 年2222质量事故（缺陷）整改通知单30 年2223质量事故整改通知单30 年2224旁站监理通知单30 年23竣工验收监理资料231工程竣工报验单永久232单位工程竣工预验收报验表永久233竣工移交表永久234工程质量评估报告永久24其它资料241监理工作联系单30 年242工程变更令30 年243现场证物照片30 年244工程会议通知书30 年3土建施工31施工管理类311建 设 工 程 主 要 审 批 文 件 施 工 许可证中标通知书等一览表30 年312开工报告30 年313施工预算30 年314会议纪要30 年315工程洽商记录30 年316监理业务联系单监理工程师通知单及回复30 年317工程质量事故报告及处理记录30 年318大事迹30 年319技术总结30 年3110施工安全环保措施30 年3111工程概况表30 年3112施工现场签证30 年3113单位（子单位）工程概况表30 年3114工程质量事故报告30 年3115工程质量施工调（勘）查记录30 年3116施工现场质量管理检查记录30 年3117建 设 工 程 各 责 任 单 位 主 体 单 位名称及主要负责人情况表30 年3118工程项目施工管理人员名单30 年3119各工种技术工人操作技工上岗证登记表30 年3120工 程 质 量 检 查 验 收 存 在 问 题 处理结果记录30 年32施工技术文件321施工组织设计永久322单位工程部位分项（工序）工永久程划分表323图纸会审记录永久324设计施工安全技术交底记录永久325设计变更永久326新材料新工艺新技术新设备应用申报审批表永久327新材料新工艺新技术新设备施工记录永久33施 工 材 料 预 预 制 构 件 质 量 证 明文 件 及 复 试 试 验 报 告 （ 按 合 格证 复 试 记 录 产 品 生 产 许 可证企业资质核准证组卷）永久331通用表格3311拟选检验单位报审表10 年3312主要设备开箱验收单30 年3313（3）工程物资选样送审表10 年3314（4）进场物资批次汇总表10 年3315（5）进场物资批次报验表10 年3316主要设备原材料构配件质量证明文件及复试汇总表30 年3317材料成品半成品构件器具设备进厂检查验收记录30 年3318原材料配件设备测试复验委托单30 年3319合格证出厂检试验报告出厂质量证明资料粘贴单30 年33110见证取样送检见证人授权书30 年33111钢筋焊接直螺纹连接抽样检验报告汇总表30 年332产品合格证及复试报告3321钢材出厂合格证进场抽样复试报告汇总表30 年3322钢材物理性能实验报告30 年3323钢材焊接性能实验报告30 年3324钢材机械连接性能实验报告30 年3325水泥、外加剂、掺合料出厂合格证进厂试验报告汇总表30 年3326水泥复检报告30 年3327水泥安定性试验报告30 年3328烧结砖多孔砖砌块出厂合格证复试报告汇总表30 年3329烧结多孔砖检验报告30 年33210烧结暜通砖检验报告30 年33211烧 结 空 心 砖 和 空 心 砌 块 检 验 报告30 年33212暜通混凝土砖砌块检验报告30 年33213砂检验报告30 年33214石子检验报告30 年33215产 品 出 厂 合 格 证 明 书 （ 盾 构 管片）30 年33216预拌混凝土出厂质量证明书30 年33217砂检测报告30 年33218砂筛分试验记录表30 年33219砂视比重容重试验记录表30 年33220砂含泥量试验记表30 年33221碎石检测报告30 年33222碎石坚固试验记录表30 年33223碎石筛分试验记录表30 年33224碎石（卵石）视比重容重试验记录表30 年33225碎石（卵石）压碎指标值试验记录表30 年33226碎石（卵石）针片状颗粒含量试验记录表30 年33227碎石（卵石）含泥量和泥块含量试验记录表30 年33228水泥检测报告30 年33229水泥胶砂强度试验记录表30 年33230水泥的标准稠度用水量凝结时间体积安定性试验记录表30 年33231水泥细度试验记录表粉煤灰检测报告30 年33233粉煤灰细度烧矢量含水量三氧化硫含量试验记录表30 年33234粉煤灰需水量试验记录表30 年33235外加剂试验报告30 年33236混 凝 土 外 加 剂 匀 质 性 指 标 检 测报告30 年33237石灰化学成份（活性氧化钙和氧化镁含量）试验记录表30 年33238石灰未消解含量试验记录表30 年33239沥青试验记录表30 年33240工程水质分析记录表30 年33241防水材料出厂合格证进场复试报告汇总表30 年33242防水卷材试验报告30 年33243管材的产品质量证明文件30 年33244成品补偿器预拉伸说明书30 年33245水表热量表的计量检定证书30 年33246安全阀减压阀的调试报告及定压合格证书30 年33247主 要 器 具 和 设 备 安 装 使 用 说 明书30 年33248低压成套配电柜动力照明配电 箱 出 厂 合 格 证 生 产 许 可证试验记录30 年33249电力变压器柴油发电机组高压成套配电柜蓄电池柜不间断 电 源 柜 控 制 柜 出 厂 合 格证生产许可证和试验记录30 年33250电动机电加热器电动执行机30 年构和低压开关设备合格证生产许可证认证及证书复印件33251照明灯具开关插座风扇及附 件出 厂合 格证 认证 及 证书复印件30 年33252电线电缆出厂合格证生产许可30 年33253导管电缆桥架和线槽出厂合格证30 年33254（54）型钢和电焊条合格证和材质说明书30 年33255镀 锌 制 品 和 外 线 金 具 合 格 证 和镀锌质量说明书30 年33256封闭母线插接母线合格证安装技术文件认证及证书复印件30 年3325