出生医学证明管理细则.doc

上蔡华山医院出生医学证明管理细则一、 机构职责 （一）管理机构职责：县级卫生行政部门负责本辖区内出生医学证明的具体管理与监督，建立管理制度，制定实行细则，贯彻相关人员职责，并组织开展培训和考核。县级卫生行政部门可书面委托相关机构负责出生医学证明的事务性管理工作，明确受委托机构的职责，并将有关情况报上一级卫生行政部门备案。受委托机构应严格按照卫生行政部门的委托履行职责，设专（兼）职人员，做好出生医学证明事务性管理工作。 （二）签发机构职责：具有助产技术服务资质的医疗保健机构、卫生行政部门或卫生行政部门指定出具出生医学证明的其他机构为签发机构。签发机构可按照本地卫生行政部门的规定填写出生医学证明签发机构及印章备案表（见附1）。签发机构应建立健全出生医学证明管理及签发的各项制度（申领、出入库、保管、签发、印章管理、废证管理、档案管理、信息管理等），必须贯彻由专人分别管理出生医学证明和印章的规定，加强宣传告知工作，严格签发流程，贯彻相关人员职责，规范出具出生医学证明，做好出生医学证明的相关工作，并接受上级管理机构的监督检查。二、 空白出生医学证明的管理 （一）申领：空白出生医学证明的申领按照属地管理原则逐级上报计划申领。年度计划与申领：各签发机构应认真制订年度计划，依据上一年度活产数和上一年度出生医学证明使用情况以及当年库存数，按季度上报下一年度出生医学证明申领计划（见附2）。各签发机构按年度及季度计划，凭介绍信和前次申领的出生医学证明在签发中使用的出生医学记录存根（换发联）、各种出生医证明签发登记本复印件进行申领（介绍信见附3）。 （二）入库：各签发机构在接受证件入库时，至少有2名以上证件管理人员在场验收，确认无损坏，按清单核算数量、编号，填写入库登记本，无误后入库。如验收时发现损坏、编号有误或遗失的，应及时查找因素并上报上一级机构。 （三）保管：各级管理和签发机构应贯彻专人妥善保管空白出生医学证明。存放环境整洁，相对湿度不超过30%，温度5400C，无腐蚀性气体，通风良好，防潮、防虫、防火、防盗等措施齐全。 （四）出库：各签发机构应贯彻专人负责证件出库工作，规范发放程序，完善领取手续。发放人员要核算实领取人员提供的单位介绍信、有效身份证件等。发放和领取机构均应设立出库登记本（见附5），具体登记证件编号、发放时间（领取时间）、发放机构和人员（领取机构和人员），证件发放人员和领取人员分别在证件出库登记本上签字确认。三、 出生医学证明印章管理 （一）分类：出生医学证明印章涉及出生医学证明专用章和出生医学证明补发专用章。式样见关于统一规范出生医证明的告知（卫妇发1995第10号）和关于加强出生医学证明管理有关问题的告知（卫基妇了2023第23号）两个文献。 （二）刻制：签发机构获县卫生行政部门批准后，严格按照卫生部、公安部规定的印章规格及式样刻制印章，并将印模式样抄送公安机关户政部门和上一级卫生行政部门备案。签发机构变更名称或印章发生损毁等情况应当及时向本地卫生行政部门报告，申请刻制印章。 （三）使用与管理：出生医学证明专用章用于出生医学证明的初次签发、换发；出生医学证明补发专用章用于出生医学证明的补发。出生医学证明正页、副页和存根上分别加盖出生医学证明专用章或出生医学证明补发专用章，不得盖其他印章或骑缝章。签发机构加印章前须认真核算出生医学证明上的信息，严禁在空白出生医学证明上盖章。签发机构必须贯彻专人管理出生医学证明印章，严格实行证章分别管理。签发机构被撤消或取消助产技术服务资质的，县级卫生行政部门要及时收回印章，并做好登记、备案等管理工作。四、 出生医学证明签发 （一）初次签发 1、概念：初次签发是指签发机构第一次为新生儿出具出生医学证明。具有助产技术服务资质的医疗保健机构要为本机构出生的新生儿初次签发出生医学证明。 2、出生医学证明初次签发登记表：签发机构依据出生医学证明初次签发登记表（见附6）和出生医学记录存根（见附7）（存根上必须加盖婴儿右足印和母亲右拇指印），按出生医学证明初次签发规定规范签发出生医学证明，并做好出生医学证明初次签发登记工作（初次签发登记本见附8）。出生医学证明初次签发登记表涉及分娩信息、新生儿姓名、及其父母相关信息和存根粘贴处。表内分娩信息、新生儿姓名及其父母相关信息分别由接生员、领证人填写并签字确认。 3、初次签发程序：具有助产技术服务资质的接生人员填写并确认出生医学证明初次签发登记表和出生医学记录存根上的分娩信息后，将出生医学证明初次签发登记表和出生医学记录存根转给签发人员，签发人员审验领证人的有效身份证件及相关材料，由领证人填写和确认新生姓名及其父母相关信息；签发人员打印或填写出生医学证明；盖章人员在盖章前需对出生医学证明的信息进行核对，准确无误后方可加盖印章，并做好初次签发登记。 4、初次签发规定 （1）出生医学证明由正页、副页和存根三部分组成，所有项目要填写齐全，笔迹清楚，内容准确。 （2）出生医学证明应当使用规范汉字和符合国家标准的数字符号打印或用钢笔（蓝黑墨水）、碳素笔一次填写，外籍人士的部分信息可使用英文。 （3）签发机构审验新生儿父母有效身份证原件后，根据出生医学证明初次签发登记表签发出生医学证明。出生医学证明上的“身份证号”栏目按照居民身份证、护照等有效身份证件的号码填写；新生儿父母“年龄”栏目按照新生儿出生时其父母的年龄填写。a、 若领证人不是新生儿母亲，还需提供新生儿母亲签字的委托书（见附9）以及领证人本人有效身份证件原件。b、 对于未提供新生儿父亲信息的，新生儿母亲须提供书面声明，签发机构可在出生医学证明上父亲信息相应栏目处填写“/”。c、 对于新生儿母亲有效身份原件与住院分娩登记的产妇姓名相关信息不一致的，领证人需提供户口登记机关的相关证明，必要时需提供法定鉴定机构有关亲子鉴定的证明。 （4）分娩信息中健康状况可结合出生时Apgar评分鉴定；出生地依据新生儿出生所在地行政区划名称填写。 （5）在妇幼保健机构出生的，在妇幼保健院后内划“”；在妇幼保健机构以外的其他医疗机构出生的，在医院后内划“”；由家庭接生员接生的，在家庭后内划“”；其他地点出生的，在其他后内划“”，并在“”上注明出生地点。 （6）接生机构名称按接生的医疗保健机构的全称填写，签发日期按实际签发日期填写。 （7）副页和存根相关内容的填写a、 出生地点：与正页“出生地”一致。b、 家庭住址：按照领证人提供的家庭住址填写。c、 婴儿母亲签字：由新生儿母亲或领证人签字。d、 接生人员签字：由负责接生的助产技术人员签字或签发人员签字。 （二）换发 1、概念：换发是指原签发机构为因当事人或签发机构责任导致原出生医学证明无效；或具有下列情形之一规定更改新生儿出生医学证明信息的： （1）由户口登记机关提供相关证明不能进行出生登记而需变更新生儿姓名的； （2）当事人提供法定鉴定机构有关亲子鉴定的证明，规定变更父亲或母亲信息的。 2、换发机构：出生医学证明的换发机构是原签发机构。 3、无效证件类型：涉及以下5种类型：（1）出生医学证明手写时未用钢笔或碳素笔；（2）出生医学证明被涂改的、填写笔迹不清的、有关项目填写不真实的；（3）私自折开出生医学证明副页的；（4）出生医学证明未加盖出生医学证明专用章的；（5）其他因素导致无效的。 4、换发的程序和规定：签发机构根据当事人提供的出生医学证明正、副页完整情况，按当事人换发因素核定相应材料（换发申请表见附10）予以换发。换发后原证件作废并由原签发机构归档保存，并做好换发登记（换发登记本见附11）。非父母或监护人户口所在地出生的新生儿，持出生地签发机构出具的出生医学证明，回父母或监护人户口所在地的户口登记机关申报出生登记。不得以异地出生医学证明换取申报户口登记地出生医学证明。 （三）补发 1、概念：补发是指原签发机构所在地县（区）级卫生行政部门为因遗失、被盗等情况导致出生医学证明丧失的新生儿补办出生医学证明。 2、补发机构：为原签发机构所在地县（区）级卫生行政部门。 3、补发的程序和规定：签发机构审验新生儿父母提供的书面申请、原签发机构提供的签发记录等相关材料，原出生医学证明须登报省、市级日报作废或在出生医学证明信息系统里注明作废，依据领证人填写的出生医学证明补发申请表（见附12）予以补发。补发出生医学证明的内容与原证信息一致。未报户口前遗失出生医学证明者，补发出生医学证明正副页；已办理户籍手续后遗失出生医学证明者，只补发出生医学证明正页。补发证件应加盖出生医学证明补发专用章，并做好登记（补发登记本见附13）。补发出生医学证明只适于1996年1月1日（边远地区1996年3月1日）以后出生的新生儿。 （四）医疗保健机构外出生的签发 1、签发对象：是指1996年1月1日以后在具有助产技术服务资质的医疗机构外的新生儿，涉及由家庭接生员接生的新生儿。 2、签发机构：由县级以上卫生行政部门指定的出生医学证明管理机构出具此类出生医学证明。 3、签发程序和规定：签发机构在出具出生医学证明时，应规定婴儿父母或监护人出具下列材料：（1）由婴儿父母或监护人出具的亲子关系声明（见附14）。（2）该婴儿父母（监护人）亲子关系的旁证。旁证为家庭接生员出具的接生情况证明（同时附家庭接生员考核合格的证书复印件），或婴儿父母或监护人任何一方户籍所在地居民（村民）委员会或单位出具的证明，或亲子鉴定证明。签发机构依据医疗机构外出生的出生医学证明签发申请表（见附15）并完善出生医学记录存根，按照相关签发规定规范出具出生医学证明，并做好签发登记（医疗机构外出生的出生医学证明签发登记本见附16）。五、 出生医学证明废证管理 （一）概念：指在运送、存储、发放过程中毁损、遗失的空白出生医学证明或因打印、填写错误未签发的证件。 （二）规定：各级管理和签发机构要加强废证的管理，严格控制废证率，对于废话证率超过1%的应予以整改。 （三）登记：各级管理和签发机构要建立出生医学证明废证登记本（见附17）。认真登记废证编号、作废因素、登记日期等相关信息。 （四）记录上报：对遗失的空白出生医学证明应及时报告上一级卫生行政部门并公开声明作废，必要时需立即向公安机关报废，保护现场，做好调查取证；其他种类的废证应在出生医学证明三联上分别标记作废，于次年年终前将上一年度废证逐级报至省级卫生行政部门。出生医学证明废证应按废证产生因素分类记录上报。 （五）销毁：省级卫生行政部门负责制定销毁的程序和规定，组织废证的集中销毁，并做好销毁记录。六、 信息管理 （一）责任主体：各级管理和签发机构为出生医学证明相关信息记录工作的责任主体。各级签发机构负责本机构内信息记录上报，各级管理机构负责辖区内的信息汇总、审核并逐级上报。 （二）内容：各级管理和签发机构要按照上一级管理机构的规定，填报出生医学证明当年申领数、初次签发数、废证数等相关信息。 （三）规定：县卫生行政部门于每年3月31日前填写本行政区域内上一年度的出生医学证明管理使用情况年度登记表（见附18）报至上一级卫生行政部门。各地管理、签发机构人员要对的理解各项指标的含义及指标间的逻辑关系，并认真填写，各指标不得出现空项，没有数据的填“0”。各级管理机构应通过数据核查、逻辑关系检错等方式认真审核辖区内上报数据的准确性，并汇总上报上一级管理机构。七、 档案管理 （一）责任主体：各级管理和签发机构为出生医学证明相关资料管理和归档的责任主体，应按照档案管理的规定，负责本机构的出生医学证明相关资料进行管理和归档。 （二）归档范围：出生医学证明的归档范围按内容可分为管理机构管理类资料和签发机构的管理类资料、签发资料。出生医学证明的归档范围按载体可分为纸质资料和电子文献两类。 （二）归档规定：纸质资料按照档案管理进行分类、整理、组卷、归档、编写案卷目录，库房配备必要的设备，做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温等。运用计算机进行管理和签发产生的电子文献等按国家相关规定进行保存，保管设施要符合档案管理的规定。签发机构应当按照档案管理的规定，将出生医学证明存根及其相关资料按初次、换发、补发分类进行归档，永久保存。2023年6月18日