上市公司行政管理制度-参考版.doc

标题行政管理制度版 次2014第1次颁布页 码第 1 页 共 2 页受控状态受控编 号Bdhh xz1401执行主体各部门监督主体总经理考评主体行政部目 录第一章 目的和原则2第一节 目的2第二节 原则2第二章 文件管理制度3第一节 总则3第二节 文件分类3第三节 文件格式5第四节 文件管理6第三章 印章使用管理制度10第一节 总则10第二节 印章的总类10第三节 印章的刻制10第四节 印章的颁发与启用10第五节 印章的管理10第六节 印章的使用12第七节 印章停用与销毁12第四章 证明函管理制度13第五章 证照管理制度14第六章 档案管理制度15第一节 总则15第二节 档案资料日常管理15第三节 档案的分类及范围15第四节 档案秘级的划定17第五节 档案的装订和排列格式17第六节 档案的保存期限17第七节 档案的保管部门18第八节 档案调阅19第九节 档案的销毁19第七章 合同管理制度20第一节 总则20第二节 合同的订立20第三节 合同的履行21第四节 合同的变更和解除22第五节 合同的管理22第六节 责任22第八章 实物资产管理度23第一节 总则23第二节 实物资产释义23第三节 实物资产的分类23第四节 实物资产管理层级与职责23第五节 实物资产账务管理24第六节 实物资产的计价24第七节 实物资产增加的管理24第八节 实物资产减少的管理25第九节 实物资产其他变动管理26第十节 实物资产的台帐管理26第十一节 实物资产的报表管理27第十二节 实物资产的档案管理27第十三节 资产清查及盘盈盘亏的处理27第十四节 附则27第九章 会议管理制度31第一节 总则31第二节 会议分类及组织31第三节 会议内容32第四节 会议要求及纪律34第五节 会后工作管理34第十章 安全管理制度35第一节 总则35第二节 劳动卫生安全管理制度35第三节 安全保卫管理制度35第四节 安全保卫责任37第十一章 车辆及交通安全管理制度38第一节 车辆管理制度38第二节 交通安全管理制度38第十二章 卫生管理制度39第十三章 员工食堂管理制度41公司所属 部门：现将：行政管理制度 抄发你处，请严格执行。 总经理： 签发日期：2014年 7 月5 日编制/日期2014-6-1审核/日期2014-7-1批准/日期2014-7-5修改标志修改处数修改/日期第一章 目的和原则第一节 目的山西北斗瀚海科技有限公司（以下简称：公司）行政管理的目的是：加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作效率，建立规范性的管理机制，为公司的高效运行和快速成长提供有力保障。第二节 原则第一条 合法原则公司的一切行政行为必须符合法律规定，既要不侵犯他人的合法权益，又要保护好本单位的合法利益。 第二条 效率原则公司要适应瞬息万变的市场形势，必须提高工作效率，增强市场应变能力。第三条 公平公正原则公正公平是公司长期生存发展的必然要求，严格遵循这一原则，使公司形成合力。 第四条 效益原则公司的根本目的是获得经济效益，使股东利益最大化；经济效益是生存的基础。第五条 动态原则公司的行政管理制度要根据公司的经营情况及时调整，以适应公司发展的要求。第六条 监督原则为杜绝低质量、低效率及违规行为，公司所有在岗员工，无论职位高低，都应受到公开的、制度化的监督。第二章 文件管理制度第一节 总则为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。第一条 公司文件是传达公司方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。第二条 公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。第三条 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件统一由行政部收发、分办、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类第一条：行政文件的分类行政文件共分九类：（分别是：决定、指示、通告、通知、通报、报告、申请、批复、函）一、决定1、决定：是一种重要的指示性和约束性文件。公司对重要事项或重大行动做出安排，都采用“决定”，决定在加强领导、统一行动、提高经济效益方面起着重大的作用。2、决定的分类：处置性决定、公布性决定、部署性决定等等。二、指示指示：是上级对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示具有较强的指导性、政策性，可以对某一重要事项、工作顺利进行起决定作用。三、通告1、通告：是公司在一定范围内公布应当遵守的或周知的事项时所使用的一种公文。2、通告的应用范围。通告内容广泛，使用普遍，某些需要周知、遵守的具体事项，都可使用。3、通告的种类：制约性通告、周知性通告。四、通知通知的分类:1、按性质、内容可以分为：指示性通知、布置工作通知、发布性通知、任免通知等。2、按发文单位来分，有单一通知和联合通知及颁发性通知和转发性通知。3、按紧急程度划分，有普通通知和紧急通知。五、通报通报：是公司表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况所使用的一种文件。通报一般是上级向下级发布六、报告1、报告：是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级询问或要求的陈述性文件。2、报告的应用范围。报告属于上行文件，应用范围很广泛。可以用来向上级反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。3、报告的种类：按报告的性质可分为综合报告和专题报告；按时间可分为定期报告和不定期报告；按内容可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。七、申请申请：是公司内部普遍广泛应用的一种文件，是下级向上级或业务主管部门请求指示，审核批准某事项时使用的一种文件。八、批复1、批复：是与申请相匹配的文件，是上级答复下级申请所使用的下行文。2、批复的特点：（1）行文对象专一。即本公司呈递申请的下级部门，而不涉及其他部门。（2）文件内容集中。一般只答复需下级部门的申请内容，而不涉及其他事项。（3）从行文来看，批复不同于指示、通知等下行文件那样可以主动行文，而必须在下级来文申请之后，是上级被动制发的文件。当然，作为下行文，批复具有较强约束力和权威性，下级部门必须照此执行。九、函1、函：是不相隶属机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的文件，它是一种平行文件。2、函的种类：按性质分，可分为公函和信函两种；按发函的目的性分，可分为发函和复函两种；按内容和用途分，有商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、答复事宜函、报送材料函等。第二条：事务文件的分类事务文件分为六类：（分别是工作总结、简报、规章制度、规则、章程、办法）一、工作总结工作总结：是公司、部门和员工普遍使用的一种文体，主要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾，分析研究，从中寻找出具体的、切实可行的经验或教训，发现某些工作规律或缺点错误产生的原因，调整改革与前进的方向，以利于以后工作的发展与进步。二、简报 简报：即情况的简明报道。它是公司和部门内部用来汇报工作、反映问题、交流经验、提出意见的重要文件。三、规章制度规章制度：是公司常用的规范性文件之一。它用于公司对某项工作和某一方面的活动提出规定性的要求，有关人员必须遵守和执行。四、规则规则：是公司为了维护劳动纪律和公共利益，保证学习、生产、生活等活动正常而有序地进行制定的行为准则。五、章程 章程：是一个公司为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权利、义务纪律及组织机构、活动规则，要求全体成员共同遵守的一种规则性文书。六、办法 办法：是公司使用的一种规范性文件，主要用于制定对某项工作的安排或具体管理措施，涉及范围多属于具体事务和单一事项，如关于企业管理、税收、票汇结算等。办法经过一段时间实施后，逐步发展为制度。第三条：会议文书的分类会议文书分为七类（分别为：提案、会议记录、会议纪要、会议方案、开幕词、闭幕词、讲话稿）一、提案 提案：是提请公司董事会会议讨论、处理的建议。二、会议记录会议记录是：在会议中记录人员把会议的基本情况（时间、地点、出席人数、主持者、讨论的主要问题等）、研究和讨论的问题、报告及发言的内容、形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种文书。三、会议纪要会议纪要：是在会议后期，根据会议记录、会议文件等材料所撰写的，传达会议议定事项和主要精神，需要与会单位共同遵守执行的文书。四、会议方案会议方案：是一种为大型的或重要的会议所做出的预设方案。五、开幕词开幕词：是指在代表大会或其他较为隆重的会议开始时，一般由会议主席向大会所做的致词。六、闭幕词 闭幕词：是一种在代表大会或其他较为隆重的会议闭幕时，由有关领导人向会议所作的总结性的讲话。七、讲话稿 讲话稿：是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充和报告。第三节 文件格式版式一、文件格式由标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。1、文件题应准确简要概括文件的主要内容，并标明发文单位和文件种类。2、向上级请示的公文，只写一个主送单位如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。3、发文时间以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发为准。4、文件字号包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的文件编号。二、文件如有附件应在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。三、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文应将主办单位排列在前。四、发文的范围1、凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、公司下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布公司性的重大开发项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。3、公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4、在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。5、凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。五、文件版式1、制度类版式(1)一类标题中文字体：方正宋体；字形：加粗；字号：二号；字符间距：标准；对齐方式：居中；大纲级别：1级；行距：单倍。(2)二类标题中文字体：方正宋体；字形：加粗；字号：小二号；字符间距：标准；对齐方式：居中；大纲级别：2级；行距：单倍(3)三类标题字体：方正宋体；字形：常规；字号：五号；字符间距：标准；对齐方式：居中；大纲级别：3级；行距：单倍倍。(4)四类标题序号用汉字表示；用顿号分隔；字体：五号方正宋体；对齐方式：空两格左对齐；大纲级别：无；段前段后：无；行距：单倍。 (5)五类标题序号用阿拉伯数字表示，用顿号分隔；字体：五号方正宋体；对齐方式：首行缩进2字符；行距：单倍。（6）六类标题序号用带括号的阿拉伯数字表示，无分隔号；字体：五号方正宋体；对齐方式首行悬挂缩进4字符；行距：单倍。2、红头文件版式红头文件（包括决定、指示、通告、通知、通报）：（1）抬头空三行；“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字体：方正姚体；样式：正文+方正姚体；字号：小初，加粗；对齐方式：居中；排两行，“山西北斗瀚海科技”在上，“有限公司文件”居下；段前段后：无；行距：单倍距离。（2）分隔线空一行“瀚字20第号”居中，空5格“： ”，“瀚字200第号+签 发”字体：宋体；样式：正文+宋体；字号：四号，加粗；对齐方式：居中；行距：固定值，25磅。签发人姓名字体：华文行楷，加粗；段前段后：无；行距：单倍距离。（3）“关于（决定、指示、通告、通知、通报）”字体：黑体；样式：正文+黑体；字号：小二，加粗；对齐方式：居中；行距：固定值，17.5磅。（4）“时间”字体：宋体；样式：正文+宋体；字号：四号，加粗；对齐方式：右对齐；行距：单倍距离。（5）“主题词”字体：黑体；样式：正文+黑体；字号：小二，加粗；对齐方式：左对齐；行距：单倍距离。（6）“抄报、抄送”字体：宋体；样式：正文；字号：四号；对齐方式：左对齐；行距：单倍距离。（7）“共印 份”字体：宋体；样式：正文+宋体；字号：四号；对齐方式：右对齐；行距：单倍距离。3、普通文件版式（1）“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字体：黑体；样式：正文+黑体；字号：小一，加粗；对齐方式：居中，排一行；段前段后：无；行距：单倍距离。（2）“. SHANXI BEIDOUHANHAI SCIENCE AND TECHNOLOGY CO., LTD”字体：Arial Unicode MS；样式：正文 + Arial Unicode MS；字号：11号，加粗；对齐方式：居中，排一行；段前段后：无；行距：单倍距离。（3）分隔线空一行“关于”字体：黑体；样式：正文+黑体；字号：三号，加粗；对齐方式：居中；段前段后：无；行距：1.5倍距离。（4）（通知主体）字体：宋体；样式：正文 + 宋体；字号：11号；对齐方式：左对齐，首行缩进2字符；段前段后：无；行距：18磅。（5）时间字体：宋体；样式：正文 + 宋体；字号：11号；对齐方式：右对齐；段前段后：无；行距：18磅。4、表格类版式（1）“山西北斗瀚海科技有限公司表格”字体：宋体；样式：正文+宋体；字号：三号，加粗；对齐方式：居中；排两行，“山西北斗瀚海科技”在上，“表格”居下；段前段后：无；行距：单倍距离。（2）表格内字体建议用宋体；四号，各部门依表格内容自行调整。 （3）“制表：”字体：小四；样式：正文 + 宋体；字号：小四；对齐方式：右对齐； 行距：单倍距离。五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十二、文件纸一般使用A4型。第四节 文件收发规定一、公司的文件由行政部负责起草和审核，公司董事长兼总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草，行政部审核，董事长兼总经理签发。二、文件签发后，送行政部统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印；盖章。三、文件和原稿，由行政部分类归档、保存备查。四、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。五、文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚并由接件人签字，向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。六、外来的文件由行政部专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。七、传阅文件由行政部专人负责收回，对领导指示的文件，行政部应及时组织传达和落实。第五节 收文处理一、收文处理一般包括登记、分发、拟办、批办、催办、归档等程序。二、上级发来的文件及所有密级的简报、传真、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、传阅、分发并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件及时呈领导阅批，如领导出差，立即送行政部处理。三、承办人应根据文件规定的传阅范围和领导批示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免压级或传失。四、凡需要办理的文件，应先送行政部经理签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。行政部经理在签批文件时，认为无需送领导阅批的一般性文件，可根据文件内容和性质直接批有关部门阅办。五、加强文件检查催办工作。文秘人员对有领导批示的文件及本企业发出的文件，要认真督促、催办，以防压积或漏办。公司各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。第六节 发文处理第一条：发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发、归档等程序。一、拟稿。文书拟稿是一项决策性、业务性很强的工作。1、准确实际，即如实反映情况，引用事实、数字、人名、地名一定要核实无误；2、生动及时，即文书内容表达生动，拟稿讲究时效；3、简练明了，即要求用简明扼要的语言表达意图，且在字句上锤炼，符合文章规范化要求；4、符合规定的体式，即选择恰当的文种和符合所选文种统一规定的体式；5、拟稿时还应注意一定的行文关系。公司文书行文关系有三种：下行文（公司上级领导层对所属下级部门行文）、上行文（公司或公司向所属上级领导层行文）、平行文（公司内同级职能部门之间的行文）。二、审核。文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿，重点包括需要行文，是否符合国家方针、政策、提出的要求、措施是否明确具体，切实可行，处理程序是否完备，行文关系与体式是否符合规定等。三、签发。公司行政文件由分管的总监签署意见后，由董事长兼总经理签发。签发后，由 办公室负责打印、盖章、装订登记、分发。公文办理完毕后，应及时归档，个人不得私自留存。第七节 文件密级范围和划分第一条、 保密范围和密级划分一、密级分级：按其重要程度，技术水平及失密后危害大小确定公司密级划分：绝密、机密和秘密三个等级。二、密级划分标准1、经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策资料为绝密级,包括公司开发的核心思路、广策划方案、从秘密渠道获取的信息、重要人物的联系方式等；2、公司的战略规划、财务报表、行业分析及统计资料、重要会议记录、公司战略合作协议、业务合同、经营情况为机密级；3、公司人事档案、一般性合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。三、密级的期限绝密文件的保密期限为10年，机密文件的保密期限为5年，秘密文件的保密期限为2年。第二条：保密措施一、于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由技术总监负责保密。二、的文件资料由公司总经理亲自保管，必要时也可特别委托可靠人员按照规定的制度保管，机密和秘密的文件资料由文档秘书保管。 三、文件必须在设备完善的保险装置中保存。 四、确定密级的人批准，任何人不得借阅复制和摘抄。接触公司秘密的人员范围由确定密级的人限定。 五、涉及公司秘密的传真信件，由接收员马上交给文档秘书登记后，由文档秘书交相关人员六、公司秘密，由文档秘书负责，并登记备案。 七、携带公司保密文件，必须经领导批准，由文档秘书登记，本人签字。返回后要及时到文档秘书处核销登记。 八、在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公司内外谈论公司秘密。 九、及公司秘密内容的会议，应采取下列保密措施： 1、择具备保密条件的会议场所； 2、定参加会议人员；3、定会议内容是否传达及传达的范围。 4、专人记录会议，其他人不得记录会议内容。 5、议文件分发应编号，阅后收回。 十、对外发表涉及公司秘密的论文、讲话、演讲前需将稿件交领导审查批准。未经领导批准的，一律不得对外发表。 十一、员应养成良好的保密习惯，做到： 1、自己应知道的事，不应问； 2、别人不应知道的事，不应说；十二、员如发现公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告部门主管和总裁。部门经理应当迅速查明被泄露的公司秘密的内容和密级，造成或者可能造成危害的范围和严重程度事件的主要情节和有关责任者，并将情况书面报告总裁。 第三条、解除和降低密级 一、符合下列条件的文件属于可解除或降低密级： 1、规定的保密期限届满； 2、已有新的替代文件出现； 3、外界情况已经变化，原密级已无必要的文件；4、发生了其他可以解密和密级降低的情况； 二、解密和降低密级由文档秘书提出清单，报总裁批准后执行；三、解密和降低密级操作由总经理委托专人监管，文档秘书具体实施； 四、文件解密后一律当场销毁； 第八节 时限要求：一、级别划分1、特急：限4个工作时内完成。2、急：限8个工作时内完成。3、平：限16个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发公文部门，并由发公文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。第三章 印章使用管理制度第一节 总则印章是国家、社会机构、组织、个人的特定标记，它更是公司必不可少的标记。任何一个公司或领导的印章、手迹都有一定的权威性，在其职权范围内所发布的命令、指示、规定、制度等，加盖印章后，就会发生效力，所属部门和人员就要服从、执行、照办。除此之外，各种各样的文凭证据，只有加盖印章后才能生效，才能表明某个部门或领导对此负有责任，人们才会相信它的效力。第二节 印章的种类分别为：公章、专用章（业务专用章、财务专用章、人事专用章、会议专用章、食堂专用章、合同专用章等）、钢印、 缩印、套印、领导人名章等。第三节 印章的刻制印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司总经理批准后，由行政部统一办理刻章手续，到国家指定部门进行刻制，并指定专人进行办理。第四节 印章的颁发与启用第一条 颁发印章，一般由行政部派专人到指定的颁发部门领取印章，双方要当面检验印章，然后由颁发部门将印章密封加盖密封标志后由领取人出具收条带回。第二条 印章带回机关后，由行政部负责拆封检验，然后由总经理授权后，行政部指定专人保管，待印章正式启用后，方可使用。第三条 印章的启用，应按印章制发权限由颁发部门或代管部门以文件形式发正式印章启用通知。通知中要注明印章启用的日期和印模，并由颁发部门和使用部门将该文件立卷归档，永久保存。启用通知的发放范围应视印章使用范围而定。第五节 印章的管理第一条 总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在行政部签字领取印章，指定行政部专人保管。放在加锁的抽屉里（如有保险柜就应在保险柜里），各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。第二条 印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。印章管理明细表序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文行政部总经理或授权人参见本章规定2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务部总经理或授权人参见财务制度有关规定财务报表使用时，由财务部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由副总经理核准。3合同专用章公司各类合同行政部参见合同管理规定参见合同管理规定经济合同类4法定代表人印(支票）支票财务部见财务制度有关规定参见财务制度有关规定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，财务报表文件、票据行政部总经理或授权人参见本章规定6行政部章公司物品进出证明或经总经理授权签订合同、公司人事证明员工聘用、解聘等各类通知、工资发放,调整通知行政部行政总监参见本章规定重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批7业务部章对口单位函件往来业务部业务部总监参见本章规定8发展部章对口单位函件往来发展部发展部总监参见本章规定第六节 印章的使用第一条 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后，通知印章保管人员，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同印章使用审批单归档保存。第二条 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并行政部总监批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表，并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。第三条 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经理批示、行政总监同意后方可盖章。第四条 印章使用的责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第七节 印章停用与销毁公司因撤销、更名或其他原因而停用印章时，印章颁发部门应及时收回印章封存或销毁。特殊情况：如公司撤销，但善后工作需要继续使用公章时，要指定专人妥善保管，待善后工作结束后及时将公章收回，并印发印章使用或作废的通知。作废的旧章用红色印油印在印模栏内。第四章 证明函管理制度第一条 证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。第二条 公司证明函由行政部指定专人统一管理。第三条 使用证明函必须填写证明函使用申请单，总经理或其授权人签字后方可。第四条 法定代表人证明书、授权委托书须经总经理或其授权人核准。第五条 使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。第六条 严禁开出空白证明函或外借证明函。第七条 证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还办公室。第八条 行政部应妥善保管证明函存根。第五章 证照管理制度第一条 公司证照由行政部指定专人统一管理。第二条 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等。第三条 证照的使用包括借用、复印等。第四条 证照使用必须填写证照使用申请单。第五条 证照借用程序借用人申请部门负责人复核主管总监审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。第六条 证照复印程序借用人申请部门负责人复核主管总监核准办理借用手续发放复印件，如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第七条 如需使用原件，则总总经理须核准。第八条 证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第六章 档案管理制度第一节 总则第一条 为了加强本公司内部档案资料的管理，使我公司的档案资料管理水平总体上一个新的台阶，特制定本制度。第二条 归档的文件必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，按照本制度的规定，分别立卷归档。第二节 档案资料日常管理第一条 公司档案资料是公司在日常运转过程中形成的反映公司发展情况、明晰各部门责任的资料。为此，凡是各部门出台的关于公司发展的制度、办法、计划、总结、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等重要资料，必须留存电子版文档并由行政部统一打印下发，且必须提供电子版文件，由行政部统一留存备档，并必须留存电子版文档拷贝于指定移动硬盘上，拷贝后要做好移动硬盘的内容说明包括备份资料的部门、资料名称、日期、内容、制作人等。拷贝资料所用的移动硬盘只能当作资料盘，由公司派专人保管，不得挪作他用，更不得借与他人使用。第二条 各部门一定要切实采取有效措施，加强档案资料的日常管理，将档案资料的收集、整理、归集等各项工作明确到具体的部门或个人，特别是受理资料时,一定要严格把关,保证资料收集齐全、完整；同时对已有的资料应及时归档。使档案管理中的大量工作能够在日常管理中完成,既可防止资料遗失,同时也为年终集中装订归档奠定基础。第三条 各部门的各岗位在工作移交时，为防止公司资料在内部流转过程中发生遗失，除填写实物移交清册以外，还必须填写资料（包括电子版、文书版）移交清册，并由交、接双方在交接清册上签字，上级主管领导监交审核后方可完成交接工作。交接表一式三份，交、接方各一份、行政部留档一份。第三节 档案的分类及范围第一条 公司档案管理方案是按照集中管理的原则，以本公司全部档案为对象统一设置为十大类：01、党群工作类 02、行政管理类 03、经营管理类04、人事档案类 05、工程档案类 06、会计档案类07、声像档案类 08、荣誉实物类 09、电子档案类10、设备类第二条 各门类档案的归档案范围如下：01、党群工作类党员名册、统计报表、工会及党组织成立的文件、资料、党员组织关系介绍信存根、会议记录、其它。02、行政管理类公司的营业执照、资质证书以及申报、登记、变更、批复等、长远规划及年度总结、计划、公司管理制度、职工名册、公司业务需贯彻执行的规范、标准、规定、购买设备软件的资料、审计通知书等资料、上级颁发的有关经营政策文件、公司晋级活动中所形成的原始记录、申报材料等、公司各类文件、其他。03、经营管理类经营决策、股份制管理、经营范围类工作计划、经营类合同、经营类协议、经营类统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、公司管理、其它。04、人事档案类个人履历表、学历、学位证书复印件、身份证明文件、岗位资格证书复印件、转正定级表、劳动用工合同、其他。05、工程档案类招标文件、中标通知书、工程合同书、施工图纸、设计、技术等变更通知书、决算资料、竣工图纸、审计报告、质检报告、施工方案、施工记录、会议纪要、其他。1、工程管理文件征用土地批准文件及红线图、承包合同、工程协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照、水暖电煤气供应协议书。2、施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商会、材料代用核定审批、施工定位测量、地质勘察、土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、施工记录、日记、大事记、隐蔽工程验收记录、工程记录及测试沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告、分页、分部、单项工程质量检查、评定、交工验收记录证明、施工总结、技术总结、竣工验收报告。3、竣工文件项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议文件。4、财务文件：工程概算、预算、决算书、主要材料消耗、器材管理、交付使用的固定资产。06、会计档案类凭证、帐簿、报表、其他。07、声像档案类照片、录音（像）带、其他。08、荣誉实物档案类证书、奖状（牌）、锦旗、奖章、其他。09、电子档案类光盘、磁带（盘）、已制成的电子档案、扫描资料、其他。10、设备类各种设备随机携带的说明书、合格证、用户手册等资料、其他。第四节 档案秘级的划定第一条 机要档案须在档案编号后注明：绝