财务安全管理制度5.doc

司 财 发 (2011) 第 号 签发人：财务安全管理办法财务部门集中了本公司各类重要的信息数据，在信息收集、产生、传递、保存过程中，涉及这项工作的所有人员必须爱岗敬业，正确运用与理解相关信息，为充分明确相关职责义务，现就公司财务安全管理做如下的规定：一、财务相关信息管理1、 公司财务相关信息包括：销售数据、成本明细数据、薪酬、费用情况、成本供应商、成本价格、销售价格、财务报表、统计报表、财务会议内容、考核数据、分析数据、财务操作方式、制度、流程以及传送至财务部其他需要保密的相关数据，文件等；2、 安全管理要求：21、只能为工作的目的使用相关信息；22、对公司内：以上信息只提供给董事长、总经理。23、以上人员在审阅数据完毕以后需要及时销毁，确保财务信息不外泄。24、转岗或离职后，相关财务人员必须交回所有书面的或其他有形形式保存的上述各类信息以及所有描述和概括该信息的文件，不再对已掌握各类信息进行表述；2.5、保证不向任何第三方透露公司保密制度的任何内容；3、 发生违反上述规定时：31、应当按照指示采取有效的方法，并立即对信息可能造成的传播渠道进行控制，所需费用由责任人承担；32、同时责任人应当赔偿因此而造成的所有损失，包括：法院诉讼的费用、合理的律师酬金和费用、所有损失或损害等等。二、财务计算机及软件的安全管理1、需在网管的帮助下安装防病毒软件，保证数据安全。2、每个操作人员均要设有自己的专人密码，确保会计数据和会计软件的安全保密。3、应根据财务软件提供的功能和工作需要，设置操作人员操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄漏。4、数据每月清理一次，财务人员电脑仅保留当月数据。清理出来的数据交与财务总监保管。如需提取前期数据经需向财务经理说明原因，由财务经理提交财务总监同意后方能查阅。5、财务总监每月负责对各财务人员的会计数据进行备份和整理。私人电脑也属于管理范围之类。6、财务数据备份硬盘必须妥善保管。备份硬盘上应写保护，装在保护封套和包装套中，存放地点应安全、防潮、防磁，由专人保管。硬盘和备份盘不得随便乱放和外借。7、为保证会计数据的安全、备份硬盘应定期进行重新复制，以防止数据自动丢失。8、财务软件维护原则上应由软件开发公司提供服务或公司选定软件服务商负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。9、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正或更换硬件设备时，才能实施数据恢复操作。10、非财务人员未经许可不得擅自动用财务电脑。未经许可，禁止拷贝任何文件（包括拷贝入和拷贝出），三、印章安全管理1、印鉴分人保管、使用。（公章由总经理或委托行政总监保管；财务章及发票专用章由财务总监保管；法人章由法人指定专人保管）2、银行印鉴应放置在保险柜中，不得随便放入办公室抽屉中，保险柜钥匙应随身携带。3、使用印鉴时要由保管人员亲自操作，其他人员不得随意使用印鉴。4、用章要有用章登记簿，注明用章类型、用章事宜、涉及金额，用章申请人及部门经理签字。四、票据安全管理1、财务总监负责安排发票、收据的日常管理工作，包括发票、收据的购买、保管、开具和核销。2、发票及收据不得转借、转让，不得代其他单位开票。使用人应妥善保管发票及收据，如因保管不善，遗失发票及收据，造成后果由使用人负责。3、开具发票时，必须按合同金额如实开具发票收据，不得不开、多开或少开金额。开具的发票及收据应当按规定的时限、顺序，逐栏全部联次一次性填写，并加盖公司发票专用章，对开错的发票收据，应注明“作废”字样，并全套保存。五、货币资金管理1、现金管理1.1、用于零星支付的现金、银行票据必须放入保险柜，保险柜只能由出纳使用。1.2、保险柜密码只能由出纳掌握并严格保密；保险柜钥匙应随身携带，不准放在办公室内。1.3、出纳打开保险柜时，应注意防止密码泄漏。1.4、随时抽查公司资金准确性，每天公司的库存现金不得超过20000元限额，收到的现金，应及时送存银行，不得“坐支”；不得用“白条”抵库，财务总监及财务经理应定期或不定期对库存现金进行抽查，以保证账实相符。1.5、送存或取现金额较大的，必须由多人结伴而行，专车派送。1.6、空白银行票据现用现盖章，严禁将盖好印章的票据存放过夜。空白票据只能由出纳购买、填写、保存，领取票据必须在票据登记簿上登记并有经手人在票据上签字。1.7、员工个人的现金、存折及个人贵重物品不得存放在保险柜或办公室内。1.8、每天下班前应认真检查办公室的门窗、抽屉是否锁好，出纳应检查保险柜是否锁好，遇长假应在保险柜、门窗上贴好封条。2、现金日记账2.1出纳人员应建立健全现金日记账,每日终了应结出账面余额、盘点库存现金，发现资金帐实不符应及时查明原因，如为现金短缺应落实责任，由责任人负责赔偿。现金日记账不得出现红字余额，若出现红字余额应及时查明原因，并进行处理。3、银行存款管理3.1公司银行存款包括存入银行和其他金融机构的存款，按照国家有关支付结算办法和企业会计制度以及公司制度及规定进行款项收、付及核算。3.2设立支票使用登记簿,填写错误的支票必须加盖“作废”戳记，同支票存根一起妥善保存；开出已入账的支票，如遇退回，应注明“作废”并与其支票存根粘贴在一起，和重开的支票存根一道作为记账凭证的附件。3.3各种空白票据必须妥善保管，对不慎遗失的票据应立即挂失。严禁出租、出借银行账户、公司名称、印章及转帐支票，以免给公司造成不必要的损失。3.4公司财务部必须按开户银行，设置银行存款日记账，出纳人员根据审核后的记账凭证逐日逐笔序时登记，并结出每日发生额和余额；每月末银行存款日记账必须与银行对账单核对相符，如有差异应及时查明原因并由会计编制银行存款余额调节表，并且银行存款日记账必须按月与总账核对相符。4、货币资金账户的开户和销户管理4.1因公司验资、融资及资金结算等业务需要，可申请新增账户。申请新增账户时，财务总监必须写明开户目的，如为业务需要，需业务部提交相关申请说明，落实开户条件（开户要求业务量）填写新增银行账户申请表报总部财务中心审批同意方可。4.2应定期对货币资金账户进行清理和检查，对长期不发生收支业务且存款余额较小或者在未来一段时期不准备继续使用的货币资金账户及时办理销户手续。办理销户时，财务总监必须填写银行账户销户申请表，报总部财务中心审批。六、人员安全管理1、出纳岗位需本市户口，办理担保。2、强调财务保密原则，违反财务规定故意或过失泄露财务秘密的，视情节轻重及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以辞退。3、加强团队凝聚力，多与本部门人员作思想交流，及时了解财务人员的动向及思想变化，避免财务人员流动及其他因素对公司运作产生不必要的影响。七、会计档案管理细则1、纸质数据报告要妥善保管及时销毁，避免产生财务资料外泄。2、收到的原始凭证要及时登帐，不得随意丟放原始凭证以及记帐凭证。3、下班后会计人员要把收到的原始凭证、打印好的记帐凭证等重要会计资料放入抽屉中锁好，不得随意摆放在桌面上。4、每月的记帐凭证在结帐后应及时装订，年度结束后的会计帐簿、会计报表、合同、文件等重要的会计档案应及时归档，由财务部专人统一管理。5、存放在财务部的会计档案要放置在铁皮柜中，由财务部专人保管钥匙，下班后将铁皮柜锁好，钥匙要随身携带。6、财务人员如需查阅入库会计档案，经财务总监批准，登记后方可。非财务人员如需查阅会计档案，需公司总经理批准同意后方可。 4