业务档案管理制度.docx

石家庄市城乡规划局业务档案管理制度第一章 总则第一条 为加强我局城乡规划业务档案的管理，有效地保护和利用档案，促进业务档案管理工作的标准化和规范化，根据中华人民共和国档案法有关规定,结合我局实际，制定本制度。第二条 业务档案，是指我局在城乡规划管理活动中直接形成的文字、图表、声像等不同形式或载体的业务材料，是规划部门依法进行城乡规划管理活动的凭证。第二章 组织架构第三条 按照集中统一管理的原则，局机关建立档案室，设置档案柜，业务档案实行集中统一管理，做到科学合理、及时分卷、定期归档。第四条 办公室主管局领导负责档案工作的组织架构及制度建设。第五条 档案室设立专职档案管理员，负责档案的移交、立卷、归档、保存和查阅等工作，为机关各项工作搞好服务。第六条 各业务处室设立兼职档案员，须为单位正式职工。负责该处室业务档案的收集、整理及移交工作。业务档案质量、安全实行处长负责制。第三章 业务档案分类第七条 业务档案按照工作特点分为规划编制成果类档案、审批类档案、行政处罚类档案和其他类档案。1.规划编制成果类档案包括总体规划、详细规划等法定规划和概念规划、城市设计等非法定规划。2.审批类档案分为用地档案（用地许可、规划条件、选址意见书）、建管档案（建管许可、规划方案）、市政档案（市政许可、市政批图、规划核实）、规划条件核实（含批后管理）档案及乡村许可档案等。3.行政处罚类档案包括违法建设查处档案等。4.其他类档案包括听证复议、诉讼、信访类等档案。第四章 业务档案整理第八条 在城乡规划管理活动中形成的文件材料，凡是具有保存价值的均应立卷归档。第九条 综合处在报建项目审批完结7日内，将移交目录及相关材料全部交付业务处室。第十条 各业务处室归口负责其业务档案的收集、整理及移交工作。第十一条 业务处室按照省、市许可案卷、处罚案卷标准整理档案材料，并进行仔细核验，确保所有档案资料完整、准确、签章完全。材料不齐全的不得移交。第五章 业务档案的移交第十二条 业务档案事项办结后应及时移交档案处，不得于本处室内留存已办结的业务档案。规划审批类业务档案办结后须在30个工作日内移送档案室存档。规划编制成果类档案、行政处罚类档案及其他类业务档案原则上办理完成后随时移交，最迟于下年度一季度底前将上年度完成的业务档案全部移交档案室。第十三条 档案室只负责接收已办结的各类业务档案，所有纸质审批类档案由各业务处室负责移交，规划编制成果类档案由城乡处负责移交，电子审批类档案由局信息中心负责移交,批后管理档案、违法建设查处档案由监查处负责移交。听证复议、诉讼、信访类业务档案由主管处室负责移交。第十四条 档案室工作人员须按照移交目录内容一一进行校核，保证内容与目录吻合，保证移交的档案资料符合标准要求。第十五条 业务档案经处长签字后，再经处室兼职档案员与档案室档案员移交双方签字确认移交。第六章 业务档案立卷归档第十六条 业务档案立卷就是将零散的文件材料，根据它们之间的联系，系统地组成案卷。案卷内文件材料必须完整。第十七条 档案室按审批事项立卷、按项目关联的原则建立索引，对移交的业务档案统一进行整理、归纳，按照标准进行装订，规范业务档案管理，方便存档和查阅。第十八条 业务档案卷内文件装订时应按照相互之间的联系排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；原件在前，复制件在后；其它文件材料依其形成规律，按有关规定排列。第十九条 业务档案存档标准为：档案版式一律以A4打印纸规格为标准，不符合A4打印纸规格的页面要进行折叠或补贴；档案资料按行政审批资料、报建资料及时间顺序排放；装订方向要求纵向表表头向上，横向表表头向左；档案按封面、目录、档案资料、封底顺序总装。装订方法：左边线打三孔装订，距离左边界1.8cm，上下边界7cm；档案盒统一用A4牛皮纸盒。第七章 业务档案管理利用第二十条 查阅业务档案一般在档案室内，单位内部如确需打印或拷贝，要经档案所属处室处长签字批准，并进行有关登记手续。第二十一条 外单位查阅业务档案应持有单位介绍信，经局主管领导批准方能查阅。第二十二条 借阅业务档案时间一般不超过7天，必要时可办理续借手续，但总借阅时间不能超过15天，到期必须归还。第二十三条 归还业务档案时档案管理人员必须详细检查，点交清楚，并在借阅登记簿上进行注销。第二十四条 借阅人借阅的业务档案必须妥善保管，不能转借和私自摘录、复制、翻印等。第二十五条 业务档案借出时，应在借出案卷的位置上放一卡片，注明借阅卷号、时间、借阅单位，以便查阅和催还。第八章 电子业务档案管理第二十六条 档案室设立专门的电子业务档案存储设备，负责存储已办结的电子业务档案。第二十七条 电子业务档案需在两种以上媒体介质上存档保存，如光盘、移动硬盘或专用电脑主机等，确保电子业务档案的长期安全保管。第二十八条 所有电子档案移交后要严格管理，不得随意进行检索查看、拷贝等。