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办公物资配置标准管理规定（初稿）
1.总则
1.1目的
规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。
1.2 适用范围
本标准适用于商管总公司及各项目商管、百货公司。
1.3 分类及定义
1.3.1 分类
办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。
1.3.2 定义
办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。
办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。
办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。（办公家具的管理详见《办公用房管理规定》）
1.4 原则
1.4.1 归口管理、分级控制
1.4.2 统一采购、定期询价
1.4.3 事前审批、台账管理
1.4.4 费用分摊、勤俭节约
2.管理职责
2.1商管总公司行政人事部为商业系统办公物资的归口管理部门：
2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；
2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期询价；
2.1.3 负责常州地区项目商管及百货公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与异地项目办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；
2.1.4 负责审核各商管、百货公司每月采购计划合理性；
2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。
2.2 项目商管、百货公司行政人事部为各公司办公物资归口管理部门：
2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；
2.2.2 协同商管总公司行政人事部进行本公司办公物资供应商的考察、选择与日常管理，定期询价，依据商管总公司拟定的价格标准进行采购（异地公司）；
2.2.3 推荐办公物资供应商，参与考察、谈判与评估；
2.2.4 负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账；
2.2.5 按照费用分摊口径，协助做好本公司各部门的费用分摊工作。
2.3 商管总公司行政人事部信息条线或项目商管、百货公司信息专员：
2.3.1负责办公设备的询价、比价；（总部信息）
2.3.2负责办公设备的台账管理、日常维修和保养（指电脑出现系统性故障时）；（项目信息）
2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作；
2.4 商管总公司财务管理部或项目商管、百货公司财务部：
2.4.1 参与办公物资年度供应商选定前的价格谈判；
2.4.2 审核相关费用的支付（报销）；
2.4.3 固定资产的编号、入帐及各项目办公设备调拨的账务处理；
2.4.4 明确费用分摊口径，统计分摊相关费用；
2.4.5 协助商管总公司行政人事部进行办公物资的盘点工作。
3. 预算管理与计划的申报
3.1 预算管理
办公物资采购的预算费用应列入各公司《商业管理成本费用月度预算编制表》，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。
3.2 计划申报
3.2.1 办公设备的计划申报
当各项目商管、百货公司有办公设备的采购需求时，需填写《办公设备采购需求表》，经项目行政人事经理确认后统一将需求报商管总公司行政人事部，由总公司行政人事部对照资产管理系统查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。
3.2.2 办公用品的计划申报
各项目商管、百货公司行政人事部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填制部门次月《办公用品采购清单》随附《办公用品月度盘点表》，经部门经理批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至商管总公司行政人事部。
各项目商管、百货公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向商管总公司行政人事部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。
3.2.3办公家具的计划申报
各项目商管、百货公司有需求时，提前上报需求计划至商管总公司行政人事部审批后进行采购。
4. 采购
4.1 供应商的选择
原则上由商管总公司行政人事部或异地项目商管、百货公司行政人事部在年度合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政人事部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。
4.2 采购的流程
4.2.1 办公设备/办公家具的采购流程
有采购需求时，由行政专员填写《办公设备/办公家具采购需求表》— 经项目行政人事经理审核确认—商管总公司行政专员进行查验、调拨 -- 商管总公司行政人事部总经理审核确认 -- 商管总公司IT进行询价、采购 -- 供应商送货 -- 项目行政人事专员验货入库 -- 月底时商管总公司统一发起“采购报批单” -- 转发各项目后使用“非合同付款”，进行关联费用报销（次月初完成）。
4.2.2 办公用品的采购流程
各项目商管、百货公司于每月28日前提报次月《办公物资采购清单》-- 商管总公司行政人事部进行汇总、审核 -- 供应商报价、备货 -- 商管总公司行政人事部统一发起“采购报批单” -- 供应商送货（每月5日前完成）-- 各项目商管、百货公司验货入库 -- 各项目使用“非合同付款”自行报销费用（次月初完成）。
5. 办公物资的入库管理
5.1 办公用品的入库
办公用品采购至公司后，各项目行政专员应依据《办公物资采购清单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：
（1）入库物品与《办公物资采购清单》上的采购物品不相符的；
（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。
5.2 办公设备的入库
各项目行政专员填写固定资产验收单 — 使用人验收签字确认 – 商管总公司财务管理部进行固定资产编号 -- 总公司行政人事部信息条线/异地项目行政人事部签字确认。
新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保管，包括电脑、打印机、移动硬盘等，并及时录入资产管理系统。
5.3办公家具的入库
各项目行政专员填写固定资产验收单 — 使用人验收签字确认 -- 总公司行政人事部签字确认。
6. 办公物资的领用管理
此处办公物资的领用主要指办公用品的领用，办公自动化设备申请后无需再行领用手续。
6.1.1 领用时间
各部门应设置兼职内勤一名，负责办公用品的领用，于每周三至行政人事部领用部门本周所需物资，（新入职员工于入职当日发放），其余时间不予办理文具的领用手续。
6.1.3 消耗品的领用
各级员工可在规定时间至各公司行政人事部行政专员处领用消耗品，并填写《办公用品领用登记表》，再次领用时需以旧换新。
6.1.4 管制品的领用
管制品为部门共同使用品，统一由部门内勤申领和保管，员工有使用需要时可至各部门内勤处进行领用，并及时归还。
7. 办公物资台账管理及盘点
7.1 办公设备/办公家具的台账管理及盘点
新采购的办公设备/办公家具，各项目行政专员需进行物资信息台账登记。每月初5号前将更新的物资台账发至商管总公司行政人事部备案。每季度商管总公司行政人事部至各项目开展物资台账管理的检查、抽查事宜。
7.2 办公用品的台账管理及盘点
各公司行政人事部行政专员负责每月办公用品的领用台账梳理。每月31日前，盘点办公用品当月使用量、库存形成盘点表，项目商管、百货公司报行政人事经理审阅，同时报商管总公司行政人事部。商管总公司行政人事部行政专员汇总各公司盘点表报行政人事部总经理审阅。
7. 办公物资的外借、归还及遗失
7.1 办公物资的外借
因工作等原因需长期借用公用的办公自动化设备（如笔记本电脑、投影仪、数码相机等）需填写《物品借用登记表》，以记录物品的借用及使用归还情况，并需要按《物品借用登记表》中在规定时间及时完好归还。
7.2 办公物资的归还
7.2.1员工离职
员工离职时，退还公司原所属部门的的管制品（如电脑、打印机、U盘、电话机等），行政人事专员需按领用记录核对并办理移交手续，未完成移交的不予办理离职手续，若出现遗失需进行赔偿。
7.2.2 员工异动
员工异动时，原则上不能带走原所属部门的办公物资，如电脑、办公家具等，如需调拨，应填写《固定资产转移单》，再双方领导签字确认后执行。
7.3 办公物资的遗失
借出的物品或部门领用的管制品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政人事部报告情况，损坏的应及时归还行政人事部进行维修处理，遗失的且不能提供遗失时间及详细情况则当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准。
8. 办公物资的维修与更新
员工在工作中要爱护办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时物品使用人或部门应及时向行政人事部信息条线报告设备出现的问题，由信息条线负责办公设备的维护与保养，若无法进行维修的，由信息条线通知厂家进行维修，维修所产生的相关费用，由各项目行政专员负责报销，并将每次维修问题进行记录。同时，信息条线需定期对办公设备进行维护更新，如公用电脑需定期进行系统升级或重装。
9. 办公物资的报废管理
当办公物资的性能发生改变，不能正常使用且无法修复或维修成本高于其使用价值时，可申请报废。由使用人发起申请，填写《资产报废申请单》，经部门负责人签字后，交信息条线审核，在确认无法修复或维修成本过高后，报商管总公司审批，同意后方可实施报废。
无回收利用价值或回收利用价值低于变卖收入的物资，应考虑变卖处理；无使用价值且无法进行变卖的物资，应适时清理，变卖后所得物资需交由财务管理部入帐。
10. 办公物资的库房管理
办公物资的库房应按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到物品摆放整齐、库容干净整齐。平时需加强对仓库日常防火、防盗、防潮、防漏、防虫工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。
11. 办公物资的配置标准
11.1 配置原则：按需申请、节能减支
11.2 办公设备的配置标准
11.2.1 电脑类设备的配置标准
（1）MALL性质商业体
部门
配备情况
参考类型
基础配置
备注
总经理室
1人/台
联想
笔记本电脑
CPU：Intel GMA HD
内存：2G
硬盘：320G
显卡：集成显卡

行政人事部
1人/台
清华同方
台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570

招商部
C级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570

D、E级
2人/台
运营部
C级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
运营、楼层主管与专员编制出现单数，可增加1台。
运营主管、专员
2人/台
楼层主管、专员
1台/层
客服主管
1人/台
客服中心
2台~3台
总服务台
2台
企划部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
其中负责美陈设计的可采用高配电脑。
物业部
C、D级、文员
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
可设置公用电脑一台，保安班长等人员使用。
环境监督员
2人/台
工程部
C级

1人/台
清华同方台式电脑
C级看图专业需求可按需申请高配电脑。可设置公用电脑一台，维修领班等人使用。
D级、文员
1人/台
客户服务中心
C、D级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570

办公区
（文员）
住宅大堂
写字楼大堂
住宅、写字楼大堂，每增设1个大堂，增设1台电脑。
2台
1台
1台
财务部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
仅总部及异地项目有财务部

1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
仅总部及异地项目有财务部
（2）街区性质商业体
部门
配备情况
参考类型
基础配置
备注
总经理室
1人/台
联想笔记本电脑
CPU：Intel GMA HD
内存：2G
硬盘：320G
显卡：集成显卡

行政人事部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570

招商部
C级
1人/台
清华同方台式电脑

D、E级
2人/台
运营部
C级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
客服中心、总服务台按需申购，固化电脑配置台数。
运营主管
1人/台
运营专员
2人/台
C、D级、内勤文员
1人/台
客服中心
2台~3台
总服务台
2台
企划部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
其中负责美陈设计的可采用高配电脑。
（3）百货性质商业体
部门
配备情况
参考类型
基础配置
备注
总经理室
1人/台
联想笔记本电脑
CPU：Intel GMA HD
内存：2G
硬盘：320G
显卡：集成显卡

行政人事部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
若有商管员2人/台
企划部
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
其中负责美陈设计的可采用高配电脑。
招商部
C级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570

D、E级
2人/台
运营部
C级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
可设置公用电脑一台
按楼层
2台/人
客服中心
2台~3台
总服务台
2台
工程
物业部
C、D级
1人/台
清华同方台式电脑
CPU：i3
内存：4G
硬盘：500G
显卡：HD6570
可设置公用电脑一台
11.2.2 其他办公设备的配置标准
序号
物资
名称
参考
品牌型号
配置情况
MALL性质
商业体
街区性质
商业体
百货性质
商业体
1
打复一体机
夏普2608N
配置1台

夏普AR-2008D

配置1台
配置1台
含扫描功能，根据办公场所环境设置，按需申购
2
针式打印机
Epson LQ-680K
系列
财务部、运营部可按需申请
3
彩色打印机
佳能ix7000
企划部可按需申请1台
4
传真机
HP1319
办公区1台、写字楼/住宅办公区1台
5
投影仪
富可视IN112
MAII性质商业体可配置2台
街区性质商业体配置1台
6
考勤机
中控H10指纹机
办公区1台、F级1台、联营1台
7
电话会议系统
宝利通SoundStation2 EX
异地项目可申请配置1台
8
碎纸机
科密380
配置1台
9
扫描仪
明基8800
商管总公司档案可配置彩色扫描仪
10
相机

MAII性质商业体配不超过3台
街区性质商业体配置不超过2台
11
音响

按需配置
12
保险箱
73BL3C
出纳室配置1台、客服中心（售卡）配置1台
13
点钞机
三木9450
各收银台配置1台
客户服务中心（售卡）配置1台
14
塑封机
得力3894
按需配置
15
饮水机
欣欣凯伦
按办公区域设置进行配置
16
微波炉
美的
按需配置
17
录音
电话
先锋
客服部有需要可申请配备
19
档案盒

按需申购，常州地区总部统采购，异地公司与档案馆使用同款采购
注：按需配置物资、实需超出配置标准的物资，均须另行申请，审批同意后再执行采购。目前超出配置范围的部分将调拨回总部。
因办公设备、办公用品及办公家具的采购，尤其是办公设备的采购价格受市场环境、品牌型号更新换代等因素的影响。每半年度商管总公司行政人事部牵头，对各类物资的采购价格进行评估。
各项目商管、百货公司需购买超范围物资需求，需提供三方报价后，经商管总公司审批后执行采购行为。
11.3 办公用品的配置标准
办公用品的配置标准详见《办公用品配置一览表》。
新员工入职文具配发标准：
序号
办公物资名称
标准量
1
黑、红水笔
各1支
2
自动铅笔
1支
3
橡皮
1块
4
笔筒
1个
5
便利贴
1本
6
双夹文件夹
1个
7
四栏文件架
1个
8
笔记本
1本
12. 附则
6.1 本规定由商管总公司行政人事部负责解释、修订。
6.2 新项目开业筹建过程中，办公用品的批量采购纳入项目费用预算。
6.3 本自发布之日起执行，《办公用品管理规定》同时废止。
附件一：办公用品配置标准
序号
物资类别
物资属性
办公物资名称
C级及以上员工
D、E级员工
特殊岗位员工
说明
1
办公用品
消耗品
黑色水笔
√
√

2
消耗品
蓝色水笔
√

3
消耗品
红色水笔
√

4
消耗品
四色圆珠笔
√

5
消耗品
固定台笔

√
前台或客服台
6
消耗品
自动铅笔
√
√

7
消耗品
铅笔
√

8
消耗品
自动笔铅芯

√
部门内勤
9
消耗品
白板笔

√
有需要部门申请
10
消耗品
记号笔

√
有需要部门申请
11
消耗品
荧光笔

√
有需要部门申请
12
消耗品
水彩笔

√
有需要部门申请
13
消耗品
橡皮
√
√

14
消耗品
修正带

√
部门内勤
15
消耗品
修正液

√
部门内勤
16
消耗品
便利贴
√
√

17
消耗品
彩条N次贴

√
部门内勤
18
消耗品
订书针
√

√
部门内勤
19
消耗品
回形针
√

√
部门内勤
20
消耗品
大头针
√

√
部门内勤
21
消耗品
固体胶水
√

√
财务部每人1支
22
消耗品
液体胶水

√
部门内勤
23
消耗品
透明胶带

√
部门内勤
24
消耗品
A4纸

√
部门内勤
25
消耗品
A3纸

√
部门内勤
44
消耗品
笔记本
√

45
消耗品
铁夹

√
有需要部门申请
46
消耗品
笔记本2

√

47
消耗品
燕尾夹

√
部门内勤
48
消耗品
名片册

招商部
49
管制品
笔筒
√
√

50
管制品
直尺
√

√
部门内勤
51
管制品
电话机
√
√

52
管制品
计算器
√

√
财务部每人一个，部门内勤
53
管制品
订书机

√
部门内勤
54
管制品
起钉器

√
部门内勤
55
管制品
打孔器

√
部门内勤
56
管制品
剪刀

√
部门内勤
57
管制品
美工刀

√
部门内勤
58
管制品
卷笔刀

√
部门内勤
59
管制品
双夹文件夹
√
√

60
管制品
30页资料册
√

61
管制品
四栏文件架
√
√

62
管制品
档案盒

√
有需要部门申请
63
管制品
塑料档案盒

64
管制品
文件篮

√
有需要部门申请
65
管制品
三层文件盘

√
有需要部门申请
66
管制品
挡书板（书立）

√
有需要部门申请
67
管制品
纸篓
√
√

68
管制品
接线板

√
有需要部门申请
69
管制品
HPK8600墨盒

√
部门内勤
70
管制品
sharp 258墨盒

√
部门内勤
71
管制品
佳能2420d墨盒

√
部门内勤
72
管制品
DP-8020E-PK 墨盒

√
部门内勤
73
管制品
惠普P1106墨盒

√
部门内勤
74
管制品
夏普M258墨粉

√
部门内勤
75
管制品
夏普打印扫描墨盒

√
部门内勤
76
管制品
惠普1522NF打印机墨粉

√
部门内勤
77
管制品
打印扫描MX-M261N墨盒

√
部门内勤
78
管制品
打印机彩墨

√
部门内勤
79
管制品
传真机硒鼓

√
部门内勤
80
管制品
HP7000墨盒

√
部门内勤
81
管制品
佳能MIX518墨盒

√
部门内勤
82
管制品
夏普2608N墨盒

√
部门内勤
83
管制品
兄弟7060墨盒

√
部门内勤
84
管制品
色带

√
部门内勤
85
管制品
色带

√
部门内勤
86
管制品
翻页笔

√
行政专员
87
管制品
录音笔

√
行政专员
88
管制品
移动硬盘

√
总部档案管理员
89
管制品
纸杯

√
行政专员统一申领

14 / 14
序号
物品名称
单位
规格
数量
借 用
归 还
日期
借用事由
备注
借用部门
借出人签名
日期
归还人签名
物品归还情况
回收人签名
借用部门
部门负责人
借用人签名

附件二： 物品借用登记表