科学技术档案一般要求.doc

科学技术档案案卷构成的一般规定发布日期：2023-04-25 18:20:131范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文献材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量规定。本标准合用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。2规范性引用文献下列文献中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文献，其随后所有的修改单（不涉及勘误的内容）或修改版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文献的最新版本。凡是不注日期的引用文献，其最新版合用于本标准。GB/T 10609.3技术制图 复制图的折叠方法3术语和定义下列术语和定义合用于本标准3.1科学技术文献材料scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运营、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文献材料的总称，以下简称科技文献。3.2科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文献,以下简称科技档案。3.3案卷 file由互有联系的若干文献组合而成的档案保管单位。3.4卷内文献目录 inner-file item list登录卷内文献题名和其他特性并固定文献排列顺序的表格,排列在卷内文献之前,以下简称卷内目录。3.5卷内备考表 file note卷内文献状况的记录单3.6档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码3.7案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特性，并按案卷号顺序排列的档案目录。4案卷组织4.1组卷原则遵循科技文献的形成规律,保持案卷内科技文献的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和运用。4.2组卷规定4.2.1案卷内科技文献应齐全、完整，签章手续完备。4.2.2案卷内科技文献的载体和书写印制材料应符合档案保护规定。4.3组卷方法4.3.1针对具体项目的管理性科技文献应放入所针对的项目文献中,按阶段或分年度组卷。4.3.2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文献，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。4.3.3成册、成套的科技文献宜保持其原有形态。4.3.4通用图、标准图可放入相应一项目文献中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。4.3.5底图以张或套为保管单位进行整理。4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文献，宜采用插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文献应单独组卷排列。5案卷和案卷内科技文献排列5.1科技文献宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文献排列。卷内文献一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。5.2案卷内管理性文献按问题结合时间(阶段)或重要限度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。5.4产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。5.5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文献材料、设备仪器运营、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。6案卷编目6.1卷内科技文献页号编写6.1.1案卷内科技文献以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页.6.1.2已有页号的文献可不再重新编写页号.6.1.3卷内目录、卷内背考表可不编写页号。6.2案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提醒项，下同)。6.2.2案卷题名,应简明、准确的揭示卷内科技文献的内容，重要涉及产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文献类型名称等。6.2.3立卷单位,应填写负责组卷部门或单位.6.2.4起止日期,应填写案卷内科技文献形成的最早和最晚的时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。6.2.5保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限.6.2.6密级,应填写卷内科技文献的最高密级.6.2.7档号,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接受的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号拟定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号拟定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。6.3案卷脊背编制6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见图A.26.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6.26.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写.6.4卷内目录编制6.4.1卷内目录应排列在卷内文献首页之前,样式见图A.36.4.2序号,应依次标注卷内文献排列顺序.6.4.3文献编号,应填写文献文号或型号或图号或代字、代号等。6.4.4责任者,应填写文献形成者或第一责任者.6.4.5文献题名,应填写文献全称。文献没有题名的，应由立卷人根据文献内容拟写题名。6.4.6日期,应填写文献形成的时间年、月、日。6.4.7页数,应填写每份文献总页数.6.4.8备注,可根据实际填写需注明的情况.6.4.9档号，填写方法同6.2.76.5卷内备考表编制6.5.1卷内备考表式样见图A.46.5.2卷内备考表应标明案卷内所有文献总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。6.5.3立卷人，应由立卷责任者负责署名.6.5.4立卷日期，应填写完毕立卷的时间。6.5.5检查人，应由案卷质量审核者署名。6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型.6.5.8档号，填写方法同6.2.76.5.9卷内备考表，应排列在卷内所有文献之后，或直接印制在卷盒内底面。5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。5.4产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。5.5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文献材料、设备仪器运营、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。6案卷编目6.1卷内科技文献页号编写6.1.1案卷内科技文献以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页.6.1.2已有页号的文献可不再重新编写页号.6.1.3卷内目录、卷内背考表可不编写页号。6.2案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提醒项，下同)。6.2.2案卷题名,应简明、准确的揭示卷内科技文献的内容，重要涉及产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文献类型名称等。6.2.3立卷单位,应填写负责组卷部门或单位.6.2.4起止日期,应填写案卷内科技文献形成的最早和最晚的时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。6.2.5保管期限,应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限.6.2.6密级,应填写卷内科技文献的最高密级.6.2.7档号,由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接受的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号拟定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号拟定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。6.3案卷脊背编制6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见图A.26.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6.26.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写.6.4卷内目录编制6.4.1卷内目录应排列在卷内文献首页之前,样式见图A.36.4.2序号,应依次标注卷内文献排列顺序.6.4.3文献编号,应填写文献文号或型号或图号或代字、代号等。6.4.4责任者,应填写文献形成者或第一责任者.6.4.5文献题名,应填写文献全称。文献没有题名的，应由立卷人根据文献内容拟写题名。6.4.6日期,应填写文献形成的时间年、月、日。6.4.7页数,应填写每份文献总页数.6.4.8备注,可根据实际填写需注明的情况.6.4.9档号，填写方法同6.2.76.5卷内备考表编制6.5.1卷内备考表式样见图A.46.5.2卷内备考表应标明案卷内所有文献总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。6.5.3立卷人，应由立卷责任者负责署名.6.5.4立卷日期，应填写完毕立卷的时间。6.5.5检查人，应由案卷质量审核者署名。6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型.6.5.8档号，填写方法同6.2.76.5.9卷内备考表，应排列在卷内所有文献之后，或直接印制在卷盒内底面。6.6案卷目录编制6.6.1案卷目录式样见图A.56.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.26.6.4总页数，应填写案卷内所有文献的页数之和.6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。7案卷装订7.1案卷内文献可整卷装订或以件为单位装订.7.2以件为单位装订的应在每件文献首页空白处加盖档号章,式样见图A.7. 档号填写方法同6.2.7,序号填写方法同6.4.2.7.3案卷内超过卷盒幅面的科技文献应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。 破损的科技文献应修复.8卷盒、表格规格及其制成材料8.1卷盒式样见图A.68.2卷盒规格和制成材料8.2.1卷盒外表面规格为：310mm220mm。脊背厚度可根据需要设定.8.2.2卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制.8.3表格规格和制成材料8.3.1案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm210mm.8.3.2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。8.4表格笔迹应清楚端正。