资源描述
唐都客户服务执行手册
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目录
l 走向专业化
l 公司与客户对你的期望
l 利用公司的资源
l 客户部人员的具体责任
l 安排会议
l 业务工具“窍门”和一些“千万不要”
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走向专业化
本文所列,是您进入唐都必须掌握的基本动作,
将为您做好工作提供一些帮助,以便您事业有所发展。
专业、标准化和坚持不懈是从事我们这一行业必
有一点请千万不要忘记,当您结束每天工作时,您的
须具备的精神。以下将集中讲解各项工作的技术细节,
工作是在出产“杰出的广告”。
充分利用这些指导提纲/工具
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我们希望这些指导提纲成为你们在职培训的基
础。公司会在执行任务过程中给你们指导,通过你们
所接手的具体广告业务为例子,使你们印象更加深刻。
也许有些东西你们不明白,希望勇于向客户经理
或资深同事请教。
大家应该不时地回顾这些指导提纲/工具,以确保
你们的工作与这些原则保持一致。
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对
AE的期望
你们的中心职责是:处理公司与我们客户之间的
日常工作,并且为公司资源的利用尽职尽责,这将是
你们学习广告基本要领的机会。
你们是唐都未来的高级管理人员。我们必须通过
发展您的策略性思考,提案技巧和对创意作品的评估
判断能力,使您成为一个广告专业人员。
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公司对你的期望客户对你的期望
W
WWW
WWW
WW.
..
5
55U
UU
l 快乐从业
l 合作心态,由“我”思想
转移至与同事共享使用
“我们”一类字眼
l 执着追求质量
l 永远推进,切勿等待
l 带有危机感的勤奋
l 清醒的头脑,防患于未然
l 有主见
l 诚实待人
l 补位意识
l 尊重客户及其业务,不浪
费客户与公司的钱款
C
CCO
OOM
MM.
..
C
CCO
OOM
MM
l 理解客户的业务
l 不是执行,而是帮助
l 对未明之处要认真询问
l 在慎密思考基础上的建议
l 控制细节,控制成本
l 对公司所做出的建议要有
信心
l 快速反应;时常联络
l 展示主动性与热情
l 能主动考虑客户的需求,
并有行动
l 客户的意见要及时向公司
管理阶层汇报
利用公司资源
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指导总纲:
l 没有你的指令,没有人会开始工作。
l 没有接到相关事实及足够资料,没有人会工作。
l 大家会依赖你把握最后期限,由你负责。
l 你是所有作品的最后一个关口(创意作品,媒介计
划,发票,TVC磁带)。切记。要最后核查,核查,
,产品照片
再核查!校对,数据(核算数字之和)
和资料,务必一丝不苟!
l 记住出差错倒霉的是你,因为你负最终责任。
l 你的成功与否不仅仅以你和客户的关系来判断,同样
也要看你和其它部门在关系和工作上相处的技巧。
l 为将要开始的工作进行计划,安排作业流程。
l 费用评估,负责人员签字通过,客户签字通过,这
些步骤应该合乎程序且及时地开展,以便激活工
作,要保证成本控制的正常管理。
利用公司的资源
创意部:
l 创意部门是公司最昂贵的资源,必须聪明和得当地
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使用他们。
l 要用足够的时间写简报。差劲的创意简报只能产生
低劣的广告,当你扔过去是垃圾的时候,别人也会
扔给你垃圾,而不可能产生优秀的广告。
l 不要只使用你的创意伙伴,而且要去了解他们。并
融合成自我互动的整体。
l 要有主见。有思路才有出路,构想是你最重要的贡
献之一。
l 永远不要有“交给客户,看他们怎么感觉”这种念
头。作品一离开公司,我们“每个人”都必须对此
作品坚信不移,并卖出去。
l 与你的创意伙伴分享有用的见解,并且在研讨会和
动脑会上提出来。
把有趣的资料复印给他们分享。因为你是领队。“制
造环境与气氛”也是你的价值所在。
l 无论客户对他们作品是什么看法都必须把客户反
馈过来的信息告诉他们。上传下达,团队整体才会
血脉相通。
利用公司的资源
媒介资讯部:
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l 随时准备好媒介简报。
l 与创意部一样,媒介部想工作出色也需要花时间,
重大策划至少需要两周时间。
l 可能的情况下,信息越多越好:
例如:
--客户是否已拨出在出版物作广告的预算?
--客户有没有格外喜欢的特别出版物或节目?
l 要及时向媒介部报告作品的情况,因为他们是整个
团队的一分子。
--新创意作品的拷贝
--客户在媒介购买方面的反馈
--广告活动结果
l 请媒介组员参与策略计划,动脑会,客户午餐等。
利用公司的资源
创意拍摄(平面印刷与电视制作):
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l 尽早让制作人参与。利用好他们的经验,争取加分。
l 电视广告片的制作从脚本到完成通常要
1个月。
l 制作前的会议(PPM)必须讨论透彻,以保证大家
达成共识。
l 细节失误会影响成本。如:要确保“模特租借表格”
已签字。
l 在正式拍摄前一定要确保获得合法的版权和审批
合格证明。
l 当你要求客户批准所选用演员,拍摄场地,使用的
音乐,要确保能提供完整的资料。在最后一次
PPM
上通过的内容在拍摄过程中不能更改。
l 学会使用专用名词。
l 如果应邀到拍摄现场,不要干扰那里的工作。
利用公司的资源
财务与行政部
l 对客户部人员最基本的要求:禁止浪费客户或公司
的钱款。所以要认真对待公司订下的规定。
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l 每个客户部人员使用的时间与其它同事所用时间
同样宝贵。仔细记录你的约会情况,工作完成情况,
并检查时间日报表。
l 财务管理结卡表用来确保准确控制我们的成本花
费,时间及进程是否良性。
l 年假,私假或病假应预先通知,确定职务代理人,
并由项目经理协调。
客户部人员具体责任
广告正是行销的一部分,所以,我们作为专业行
销传播人员出现在客户前是十分重要的。为此,我们
必须确保每一次沟通,无论是面对面的会晤,电话中
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的交谈,还是书面的交流,都能做到:
l 精心准备:用心本身就是一种专业
l 目标明确:每一举措都必须有清晰、明确、精准的
目标思考
l 执行顺畅:行云流水般步步推进
l 具备明确的后续行动(下面的步骤)。不能出现相
关人员对通过了什么及下一步有什么动作不清楚
的情况。
客户部人员具体责任
客户会议:
我们把许多时间用来准备及出席会议。会议的目
的是提案及卖出我们的作品(策略、创意或媒介)回
顾工作进展情况,分派任务以及决定下步动作。
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我们的时间和客户的时间都非常宝贵,因此,我
们必须最充分地利用客户会议。
只有那些有具体任务的人才应该参加会议。无论
参加会议与否,有一些任务你(AE)都需要去执行。
请记住三个要点:
l 会议日程安排
l 准备会议
l 掌控会议
客户部人员的具体责任
客户会议/会议议程:
目的:确保会议重点及秩序
优先考虑争议
避免疏忽
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l 与项目经理及参加会议的本公司一方任何人员
(即:创意部或媒介部)探讨会议议程,确保每一
项任务已经被强调。
l 问问客户他们希望会议议程中讨论的题目。确保公
司方到会所有人员了解客户的议题。
l 会议前至少1-2小时将会议议程发送客户及公
司以便留出时间让每个人为会议准备。
会议议程表
Ageda范例参见“业务工具”一栏。
客户部人员的具体责任
客户会议/会议前清单:
l 将会议议程清楚地复印分给与会者
l 上次相关会议的会晤报告(以便讨论时参考)
l 最新的预算归纳
l 进行中的创意作品
/ 电视脚本复制件
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l 相关的创意平面
/ 电视广告
l 有用的参考资料
/ 剪报
客户部人员的具体责任
客户会议/会议前清单(接上页):
也许需要携带…
l 制作部报价
l 制作时间计划
l 所建议使用媒介的样本(或确定媒介部有这些样
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本)
l 审批通过证明文件
l 客户的广告指南
机智的客户部人员或AE还须检查下列情况:
l 确保没有你不知道的新情况。
l 与不参加会议的其它部门的重要人员核实。
l 查询主要报纸或电视新闻节目,看有无关于你的客
户、他们的产品或者同类商品的重要报道。这有助
于展示你对这一工作的尽职尽责。
l 最后一点,按时参加会议!(你必须提早到达会场)
.
..掌控会议
如果你被要求参加会议就要明确自已到场的目
的,不要只是拿着文件包!开会之前向项目经理了解
你在会议中应扮演的角色。
对于新AE来说,你的最初作用可能是进行记录
(准备写会议报告),并且在会议中分发参考材料。随
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着你经验的增长,你将有机会向客户提案。
广告是使产品在消费者心中占有认同的位置。这
个会议则是让我们公司在客户心中留下被肯定的形
象。每次接触都要有正面的印记。
l 有条理
l 重点明确
l 专业化
.
..会议清单
l 预订会议室。
l 检查所有音像设备,确保能使用。
l 如果会议在公司举行,一定要通知前台有客户来,
并使前台能准确称呼客户。
l 如果需要点心或工作午餐,请提前预订。
l 布置会议室,开灯检查。
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l 撤掉与会议不相干的物品。
l 将会议日程摆好(务必留出一份,以备客户临时加
入)。
l 为客户及提案人员留最佳座位。
l 按要求把所有提案及有关资料排列有序。
l 会议前
15分钟,再次致电确保所有与会者准时出
席会议。如有必要,到前台迎接客户。
会议进行
资深负责人主持会议有下列责任:
l 先简明介绍会议安排及时间段落让出席者对时间
安排心中有数。
l 扼要重述前次会议所达成的协议。
l 10-15句话以内,扼要介绍背景。
l 保持讨论,按照会议议程进行
l 确保会议重点及原则,特别注意有争议的问题,避
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a)a)表
目的:确保会议重点及原则/优先考虑争议及避免疏
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免任何疏忽。
AE该作好如下准备并切记:
l 准备材料复印件,分发给相关人员。
l 对已方需做的每件事(每个动作)和达成一致之结
论议题都要有简单明了的记录,不必记录每一个细
节,但一定要记录下结论及由谁来负责这些工作。
提出来——不过自以为是的人谁也不喜欢!所以你
l 会议进到总体讨论部分时,如果你有观点可以大胆
必须思考得很成熟。
l 会议中避免递纸条,因为这会让人分神,显得不够
有教养。绝对不要和己方人员低声交谈。
业务工具
不要擅自离开会议室。
(将离开原因告诉负责人。)
内容:单独列出每个主题
忽
评论:向相关参与者确认所有事项
(与客户和我方组员核实)
b)传真联络/备忘录
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目的:让客户了解工作进展情况是传播信息的方法。
如果所需信息紧急,应随后用电话联络,以确保对方
已收到传真/备忘录信息。
评论:备忘录应简明扼要。
备忘录/传真/信件结尾处告知客户,会电话给他进
行核实。
注意:决不要传真草图或设计稿,这些物品尽可能亲
手交接。作品只有在期限迫近时才可用传真方式递送。
c)客户会议报告
目的:
l 是一个归纳客户与公司所做决定的工具。
l 让未到会人员了解现状
l 简明地记录已通过/采取的行动/期限
/ 责任人
原则:
l 每逢决定做出时,即写此报告(即使决定是在电话
中谈定)
l 此报告须于会议之后24小时内做出并发送
l 此报告须采用简明扼要的公文写法。
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l “下一步行动“以及这些行动由谁负责都必须连同
已达成一致的时间安排/日期在报告中阐明。
l 此报告复印件除送发所有与会者,亦要发送主要客
户,公司该项工作组的成员让所有有关人员了解进
展情况。
l “机密”信息应谨慎处理,正常情况下,此报告最
好避免提及敏感信息。
l 客户会议报告已被用于法庭来决定承担责任方,所
以要认真书写,为此承担责任。
d)品牌档案
/ 实情手册 / 指南手册:
目的:
●对品牌/客户的历史做精确的、持续的记录、并保
●保持对所做品牌/客户有关信息来源的可靠渠道
持更新。
●最终交接的依据
内容:
1、会面人/客户名录:
●客户的组织架构图及负责范畴
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●客户主要人员的情况(职位,品牌主管,地址,电
话/传真号,手机/BP或宅电号码)
●关键联络人的背景情况
2、会议报告
l 前面3个月至今的
l 过去12个月的主要会议
l (当月报总结用到这些内容时,要注明已执行事项
和未执行项目)
3、市场概况
l 背景数据(销售情况,市场占有份额等)
l 店头调查
4、产品信息
l 产品情况,价格,分销
l 竞争者的相关数据
l 产品业绩(销售、市场占有份额等)
5、竞争
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l 竞争者广告花费分析
l 文字说明评估
6、消费者
l 消费使用模式
l 季节性/地区性
7、品牌
l 品牌检验/品牌写真
8、以往的广告活动
l 播放剧本/脚本
l 平面广告的样张
9、创意简报
l 品牌的传播策略
l 最近发出的简报
10、广告活动的进展
l 主要进展:拷贝,构图,脚本
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11、媒介
l 策略与计划
12、研究
l 对主要调研的总结
13、财务
l 需客户特别批准的手续
l 估价单(PE)
l 广告费的预算
l 预算控制/调整表格
14、公司记录
l 主要总结
e)调查总结
目的:简明总结调查后得出的主要发现,结论以及建
设性的行动
内容:
1、调查的目的
2、调查公司/人名称与调查方法
3、调查对象描述范例
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4、现场调查日期与地点
5、结论
6、建议采取的行动
f)竞争者的情况评议
目的:分析并了解竞争的策略。
内容:
1、品牌/产品
2、产品诉求点
3、目标对象
4、承诺及支持点
5、创意概念及语气风格
6、制作水准
7、注明:媒介/形式等
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g)传播策略
目的:是一份简明精确归纳主要策略的文件。
原则:由客户,总经理、项目主管、创意总监制定,
签字并取得一致意见的品牌策略。
内容:(见附表)
h)广告简报
目的:
●对“传播策略”补充。
●待定的具体广告工作
原则:
●由项目负责人制定,会同创意组负责人讨论并签字
通过,客户确认。
●预算指示,制作具体需求应予完成
●工作卡号由项目负责人审核后发生。
i)广告费/收入预报
目的:
●为公司领导层每月提供准确的、新的客户广告费信
息。
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●每季度将情况报给总经理及财务经理。
J)应收帐目明细
目的:
●由财务部发出,用以控制欠款及已发出账目、发票
●同总经理及财务经理、项目负责人讨论最新的相关
的兑付。
款项结算情况。项目负责人应负责使客户按时付款。
原则:―每月
25日汇总结帐
k)媒介简报:
目的:
●提供综合简报要求,用以形成有媒介计划及购买
●与市场,产品,消费者及创意有关的信息同样重要
●要想有出色的媒介产品,各项要求需要精确
原则:
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●如需要全面竞争分析,必须与计划人核实后方可向
客户提交
●有年度计划为适应客户广告费的动态每季度有预算
调整
●保持与媒介组沟通动态变化,实际购买变化,购买
后工作情况,及时回揽客户。
窍门和一些“千万不要”
(执守承诺)
●做不到的事千万不要轻易承诺。
●千万不要对客户或你的同事撒谎。有问题必须诚实
●千万不要找借口。
地去弥补。
●千万不要随便代表公司答应任何事情,除非你肯定
这么做是正确的。
●千万不要延误文件时间,如果不够好,想办法要求
加一些时间做好事情。
●千万不要在开会时迟到。
●目的不明确时,千万不要召集会议。
●不整洁的书面材料,千万不要从你这里出手。
●我们的错误千万不要责怪客户。
●千万不要当着客户面前批语批评你的同事。
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●千万别把工作忘掉、漏掉。如果记忆力差,不妨养
成作备忘录的习惯。
●千万不要推卸责任(问题,责任)。公司的每次失败
都是客户部人员的失败。
窍门和一些“千万不要”
●鼓励你的客户相信他/她是你唯一的客户。
●尽早为会议提供日程安排;客户会议报告应在会后
二十四小时内完成。
●定期准备工作进展报告。
●所有工作估价,工作开始之前必须得到签回。掌握
适时适地的预付款。
●与客户定期安排见面会。
●与客户及公司方所有资深决策人定期进行回顾评
议。
●定期引进新见解。
●每月一次,问问自已“除了份内的职责,我这个月
还为客户做过什么更好的服务?”然后,拿一张白
纸,在上面写下你的想法与建议。
●不要随意认定理所当然事项,再核实。
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客户:客户:
日期:
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●切记,出了错全是你的,多想想。
传播策略
品牌定义
(品牌的个性是什么?以一辆汽车,一个人或一种颜
色等等来描述它如有品牌写真也要一并列入。)
行销目标
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(客户的目标是什么?是否合理?是否广告/其他传
播可以帮助达到目标。)
广告/其他传播工具的角色
(说明广告扮演的角色,同时考虑公关,或其他传播
工具。)
竞争环境
(认定谁是主要竞争对手,与我们的品牌相比如何。
他们的定位是什么?他们在广告中诉求的是什么?)
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目标消费者
(我们在跟谁沟通?让她或他活灵活现。超越一般人
口特性描述。我们洞察了什么?请注明是个人判断,
还是调研或品牌检验结果。
我们在哪里?
(现在目标消费对我们的品牌/这个产品类别有怎样
的感觉?他们是否注意到我们以前的传播?他们记得
什么具体的事情?和竞争对对手相比,他们觉得我们
比较好还是比较差?)
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我们往哪里去?
(我们希望目标消费在沟通后作出什么反应,有什么
感觉?实际点!
按钮
(这是单一,精简及有相关的触发,带领我们从现状
到达期望。
它可以是一个理性的得益或是感性的触发。)
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