印章管理规定.doc

XX公司化学建材有限公司印章管理规定为使公司及各部门印章的使用与管理更规范化、制度化，有效规避企业风险，维护企业利益，杜绝违法行为发生，明确印章使用程序和范围，特制定本规定。一、印章种类1、公司章：公司公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章；2、公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）；3、部门章：公司内部各职能部门印章。二、印章的管理1、公司章和法人代表章为重要印章。2、重要印章的管理原则是：“分开保管，专人管理”。印章保管人应确保印章的安全，印章使用应经严格的审批手续。各类印章的保管具体责任人：A 公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）由财务部负责人保管；B 公司公章、合同专用章由行政部门负责人保管；C 公司财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管（支票由出纳保管）；D 各职能部门印章由各部门负责人保管。3、印章保管人出差或休假时，须另行指定人员代管，公司章必须报公司领导同意，部门章必须报分管领导同意。4、印章保管人如有工作变动，应在公司领导在场情况下办理交接手续，并由行政部门做好交接记录和备案登记。5、印章应妥善保管，如不慎损坏或遗失，应在第一时间按程序报批，并提交行政部门进行更换及声时作废。三、使用印章的程序与规定（一）公司印章使用程序1、各部室需使用公司印章时，盖章申请人必须填写印章申用审批表。2、盖章申请人填写印章申用审批表后，连同所需盖章的文件样张交其部门负责人签注意见，报部门分管领导审核。3、分管领导签注审核意见后，盖章申请人将印章申用审批表和需盖章文件样张报公司领导审批。4、公司印章使用审批流程：经办人办理印章使用申请部门负责人签注意见分管领导审核公司领导审批保管人盖章并备案登记。（二）部门印章使用程序1、各部室需使用部门印章时，盖章申请人必须填写印章申用审批表。2、盖章申请人填写印章申用审批表后，连同所需盖章的文件样张交其部门负责人签注意见，报部门分管领导审批。相关部门使用部门印章审批流程：经办人办理印章使用申请部门负责人签注意见会签部门签注意见（无则跳过此步骤）分管领导审批保管人盖章并备案登记。（三）所有涉及营销事务的盖章，统一由营销部门审批办理手续。营销事务盖章审批流程：营销管理部办理印章使用申请营销管理部负责人签字营销部门分管领导审核公司领导审批保管人盖章并备案登记。完成了上述的审核、审批程序以后，可交印章保管人盖章。盖章时印章保管人应仔细核对审批表与文件样张内容一致性，经核对无误后，加盖相应的印章。同时将文件样张复印件与印章申用审批表编号一并存档备查。（四）印章使用规定：1、需法人代表或委托代理人签字的各类合同和公司各类公文必须有公司领导或分管领导在其正本上签字，方可盖章。2、各类财务报表、公司制式营销合同和员工劳动合同、产品价格表、营销标书、公司各类证照复印件、员工身份证复印件及单据可不备样张；其他文件必须留样存档。3、两页以上的文件或合同文本必须加盖骑缝章。4、印章申用审批表填写不规范和有疑问，印章保管人有权不盖章。5、印章使用完后，保管人应填写印章使用台账，作详细备案登记，台账内容：使用日期、申请盖章文件名、文件号、文件数量、申办部门、经办人审批领导等。6、经报OA办公系统审批的文件，由电子章保管部门负责人确认后方可加盖电子章，其盖电子章的文件必须与最终审批文件内容保持一致。同时，盖好电子章的文件应转换为PDF格式后再发文。7、印章保管人在盖章时注意，盖章位置为文件正文部分。禁止在空白纸张、空白介绍信、空白单据及其他空白格式文件上盖章，盖章文件内容必须为正式的文件或图片。8、财务部保管的财务专用章与发票专用章，只适用于财务收付款项、发票开具及相关财务业务时使用，使用的相关审批手续按财务管理制度执行。9、公司原则上不得携带印章外出办理业务。如确需则应填写公司印章外借审批表，借用人填好审批表，写明借用印章的种类、原因、期限等内容。经分管领导审核和公司领导同意后，印章方可外带。用完后及时交还印章保管人并做好借还记录。公司公章和公司法人代表章，原则上不得存放在同一人手中携带外出，特殊情况需带出的需报请公司领导同意，由行政部门安排人员与使用部门人员同时带出，印章由管理部门人员保管。印章带出在外使用的范围仅限于事先审批的用途，不得它用。公章带出期间，责任人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。一旦发现公章挪作它用，公司将追究法律责任。公司公章外借审批流程：经办人办理印章外借使用申请部门负责人签注意见分管领导审核公司领导审批行政部门委派行政人员携带公司公章与申请部门一同外出办理盖章事务外出公章使用完毕返回公司，由行政部门办理归还记录，并建立公章外借使用台账，以备查。10、公司员工或营销人员向银行申请按揭贷款购房、购车等私人业务，需公司出具收入证明加盖公章时，除按要求办理审批程序外，在证明书上必须明确注明“只证明目前经济收入，不承担任何法律连带责任”，以防止经济纠纷的产生。11、公司公章、合同专用章保管人应每月将印章申用审批表和文件样张（复印件）、公司印章外借审批表整理成册，报公司领导审查后，统一归档备查。12、部门印章保管人应每月将印章申用审批表和文件样张（复印件）整理成册，报分管领导审查后，统一归档备查。四、印章停用1、因客观实际情况发生变化，造成印章停用，要认真、负责地做好相关善后工作。正式印章停用或作废，并启用新章时，要发旧章作废、启用新章的通知。2、停用印章保存期为三年，旧印章停用保期过后，由印章保管部门填写停用印章处理单，报公司领导审批后，按要求销毁或存档。销毁时必须有保管印章的人员监销。所有要销毁的废旧印章销毁前要做好印模保存工作。五、印章刻制1、公司章的新增或变更需及时刻制，按程序报公司领导批准后，由行政部门凭公司介绍信和工商部门相关手续到经公安机构指定的专业印章刻制单位刻制。2、变更或更换的公司章由行政部门到相关政府职能部门办理备案手续；银信单位则由财务部办理备案手续。3、任何部门和个人禁止私自刻制任何类公章或私自将印章转交他人使用。4、新增部门或部门变更需刻制印章，由其部门提出申请并填制印章刻制审批表，经分管领导审核并报公司领导审批后，交由行政部门统一进行刻制。5、印章刻制完毕，由行政部门办理备案登记（当场留存样版），并由使用部门负责人签字领用，不得直接交于使用部门。6、更换下来的印章必须交回行政部门统一保管，并由使用部门与行政部门办理交接手续。7、印章刻制流程：责任部门经办人申请部门负责人签注意见分管领导审核公司领导审批行政部门组织刻制行政部门与申请部门办理交接手续行政部门办理备案登记。六、印章使用及保管法律责任1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告，并办理相关停用和增补手续。2、任何人必须严格依照本管理制度规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。 3、违反本管理制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。4、公司领导外出不在公司时，印章申用相关部门应以电话请示公司领导同意后方可盖章。七、附则1、本管理制度自发文之日起执行，凡未按本制度的规定办理的相关责任人，公司将按有关规定处理，情节严重的将依法追究其法律责任。2、本制度解释与修订属XX公司化学建材有限公司。附表：1、印章申用审批表2、印章外借申请审批表3、印章刻制申请审批表4、印章停用或销毁报废审批表5、印章使用登记表附表：1XX公司化学建材有限公司印章申用审批表申请日期：申请部门经办人职位文件名称文件号文件版本文件类别份数内容提要申请使用印章名称部门意见分管领导审 核总 经 理审 核总裁审批附表：2 XX公司化学建材有限公司印章外借申请审批表 借用申请日期：借用部门经办人借用印章名 称事由及文件名（样章）借用期限部门意见分管领导审核总经理审核总裁审批归还日期归还人姓名保管人确认附表：3 XX公司化学建材有限公司印章刻制申请审批表申请部门申请人日 期申请印章名称申请刻制原由印章种类 图记 职衔签字章 骑缝章 公章 职章 部门章 附件章 合同专用章 长戳 校对章 财务专用章 其他字 体规 格数 量保管部门保管责任人部门意见分管领导审 核总经理审核总裁审批附表：4 XX公司化学建材有限公司 印章停用/销毁报废审批表申请部门申请人日 期印章名称样章（样章） （名称）： 停用或销毁原由部门意见分管领导审核总经理审核总裁审批11 / 11附表：5 XX公司化学建材有限公司印章使用登记表序号文件名称文件类别/号文件 数量使用印章名称审批领导使用部门使用人签 名经办人日 期