XXX公司行政费用管理制度范文.docx

行政费用管理制度第1章 总则第1条 为加强工厂对行政办公费用的管理，掌控行政办公费用的支出，降低工厂的运营成本，特制定本制度。第2条 本制度适用于工厂各职能部门及生产车间的行政办公费用的管理。第2章 行政费用预算与计划第3条 工厂的各职能部门及生产车间应在每年的12月20日之前编制各部门、车间的行政费用需求计划，并交行政部编制工厂年度行政费用预算。第4条 年度行政预算的编制依据。1各部门、车间的行政费用需求计划。2行政费用预算编制与执行的历史记录。3工厂的现状。第5条 行政部应编制年度行政费用预算草案征求财务部的意见进行修改，以形成正式的年度行政费用预算。第6条 年度行政费用预算必须经过工厂主管副总的审核与总经理的审批后，方可列入工厂的年度预算计划。第7条 行政部应分解行政费用的年度预算，并确定各部门、车间的费用支出指标与具体的费用控制指标，以控制行政费用的支出，利于对行政费用的支出进行考核。第8条 各职能部门与生产车间应在每月25日之前编制各单位的行政费用开支计划，经行政部经理、主管副总的审核及总经理审批同意后作为工厂下月的行政费用开支计划予以执行。第9条 工厂的行政费用支出计划必须留有弹性，在必要时可根据具体的情况进行调整。第3章 行政费用的管理第10条 工厂行政费用的审批程序。1各部门经理或车间主任在权限内进行审核。2行政经理在权限内进行审核。3主管副总在权限内进行审核。4总经理进行审批。5财务部拨款审核。第11条 各部门、车间的行政费用支出经过审核后，一律从财务部借支，并根据发票到财务部进行销账。第12条 行政费用支出计划之外的或行政费用预算之外产生的费用必须经总经理审批方后可报销。第13条 办公用品及低值易耗品的费用管理。1由行政部在综合平衡各部门的使用需求后，同意进行采购、验收、入库，并根据发票、入库单进行报销。2各部门急需或特殊的办公用品，经特批后可自行采购。（1）单价在 元以下或总价在 元以下，由行政部经理审批即可。（2）单价在 元以上或总价在 元以上，由主管副总进行审批。（3）单价在 元以上时，必须经过总经理的审批。（4）办公用品购买后，应向行政部提交实物及发票或凭证，经行政部经理验收签字后，到财务处报销。第14条 车辆使用费用管理。1车辆使用费用包括油费、过路费过桥费、维修保养费、停车费等。2行政部应在掌握车间维护、使用、油耗等情况的基础上，制订车间费用的月度开支计划。3油费报销需要驾驶员在发票背面注明行车起始路程，行政部根据车辆里程表、耗油标准、加油的时间、数量、用车记录等进行复核，由行政部经理签字验收。4过路费过桥费与维修保养费由驾驶员每月汇总报销一次，行政部根据派车记录及发票进行复核，由行政部经理签字验收。5车辆进行维修前必须提出书面报告，说明维修的原因及费用预算；报销时，应仔细列出详细费用清单与发票一起报行政部经理审核。第15条 交通费管理。1工厂外勤人员每天的交通费标准为 元，外勤人员凭借乘车发票进行报销；超过报销标准时，应详细说明原因并经行政部经理审核。2凡工厂派车或确定有客户进行接送时，均不报销交通费。第16条 应酬招待费用。1工厂各部门对外应酬招待的标准，应根据工厂对外接待办法的文件确定。2各部门进行应酬接待时，必须进行申请并得到不低于行政部经理级别人员的批准。3各部门的应酬接待，原则上不允许“先斩后奏”，确因特殊原因无法事先办理时，应及时通过电话申请。4各部门的应酬接待一般在定点酒店、宾馆进行，并进行签单，月底统一结算。不得擅自在他处或使用现金结算。第17条 对外宣传费用的管理。1工厂有关部门进行对外宣传活动时，要本着费用最小化、效果最大化的原则进行，严格控制活动中所需费用的支出。2对外宣传活动的费用支出一般包括以下五个方面。（1）活动费用，包括制作费、摄影费、用具费、租赁费等。（2）人工费用。（3）日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费等。（4）捐款。3对外宣传费用的预算于每年年初在董事会会议上作为办公费用预算的一项进行确定，其数额原则上不超过营业收入的0.2%。第4章 附则第18条 本制度由行政部制定，其解释权、修改权归行政部所有。第19条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。