XXX公司质量体系文件控制制度范文.docx

质量体系文件控制制度第1条目的。为规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性，特制定本制度。第2条范围。本制度适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制与管理。第3条 责任权限工厂主管副总负责组织质量管理部门相关人员编制、修订、管理质量管理体系的“手册”和“程序文件”，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制；各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理；档案管理员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。第4条 文件与资料的分类。工厂质量体系文件可分为以下四类、1质量手册。2程序文件。3外来文件。4其他质量文件。上述文件和资料又分为受控文件和非受控文件。工厂内发放的质量手册为受控文件，由主管副总批准发放到工厂外部的为非受控文件，受控文件用红色受控及归口部门代号印章标记。程序文件为受控文件。第5条 文件的编写。主管副总负责组织质量体系小组编写质量手册各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与遗漏。质量管理部门组织有关部人员根据质量手册的要求编写程序文件，其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。第6条 文件的审批。质量手册由主管副总审核、总经理批准；程序文件由部门负责人审核、总经理批准。文件审批的主要内容有以下几点。1内容是否符合本工厂质量管理体系标准，职责是否明确、合理。2各文件之间是否具有协调性。3是否符合工厂的质量目标和发展规划及政府相关政策。第7条 文件的发放。1质量手册与程序文件由总经理批准后的五日内发放，使用人在“文件领用登记表”上签字，受控文件必须加盖红色“受控”及“归口部门代号”印章。质量手册和程序文件发放范围为总经理、主管副总及各部门负责人。2外来文件由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由档案管理员保管，文件作废后由档案管理员收回并填写销毁清单，报主管副总批准后销毁。3其他质量文件由文件编制部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。档案管理员编制和汇总工厂质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由主管副总批准后由资料管理员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明“更换”字样。第8条 文件的复审与更改。1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。2对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方文件编号处加盖红色确认印章。3如文件需要更改，由原编制人员或主管副总指定的人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批后实施更改，并在手册或程序文件修改记录表上登记。第9条 文件的更换与作废。1文件如果不适合工厂发展的需要应重新修订或更换，主管副总在新文件发布后五日内通知有关部门换用新文件。2新版文件实施后，原文件自行作废，由档案管理员按原文件收发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色“保留”印章。第10条 外来文件的管理。1外来文件包括：本行业强制执行的法律、法规、条例；工厂选定执行的国家或行业标准顾客或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。2对于外来文件，档案管理员应建立收发台账，以便追溯其来源和分布。3工厂所有属于受控制范围的外来文件，由质量管理部经理填写“文件处理表”，连同文件一并呈总经理阅批，并按阅批意见传递分发或归档。第11条 文件的归档。1质量体系文件和外来文件一律应归档，归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号（外来文件除外），文件的发布审批单、更改审批单、文件处理表应随正本一起归档。2文件的更改通知、更改换页及换版的文件一律归档。3档案管理员应建立“文件归档清单”。第12条 文件的借阅。文件原件一律不准外借，非本工厂人员需借阅，由主管副总审批后可借阅复制件；若需复制，应经总经理批准，并填写文件收发登记表；任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。第13条 文件的保管。1档案管理员应保持文件夹的完整、齐全；文件的保管环境应适宜，防止文件丢失、损坏和污染，同时便于存取查阅。2文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于检索并了解文件变动的情况。第14条 本制度由质量管理部制定，解释权归质量管理部所有。第15条 本制度自颁布之日起执行。