学校办公管理系统项目可行性研究报告.doc

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学校办公管理系统项目建议书（软件部分）报告单位：报告日期：目录 1. 引言 3 2. 系统需求 3 2.1. 办公自动化应用系统功能需求： 3 2.2. 技术需求 4 3. 系统建设规划 7 4. 总体构架和平台选择 8 4.1. 系统构架 8 4.2. 应用系统功能 9 4.3. 平台选择 10 4.3.1. Lotus Domino/Notes 10 4.3.2. Microsoft Exchange 14 4.3.3. 平台选择 15 5. 办公系统软件功能设计 16 5.1. 个人事务 16 5.1.1. 教师备课 16 5.1.2. 个人文档 17 5.1.3. 日程安排 17 5.1.4. 通讯录 17 5.1.5. 任务指派 17 5.1.6. 外出设置 18 5.1.7. 常用工具 19 5.2. 公文管理 19 5.2.1. 发文管理 21 5.2.2. 收文管理 22 5.2.3. 请示报告 22 5.2.4. 档案管理 23 5.3. 校务管理 24 5.3.1. 车辆管理 24 5.3.2. 物品管理 24 5.3.3. 会议管理 24 5.3.4. 报表传递 25 5.3.5. 人员动态 25 5.3.6. 公告通知 25 5.4. 校园文化 25 5.4.1. 校园形象 26 5.4.2. 规章制度 26 5.4.3. 行业动态 26 5.4.4. 技术交流 27 5.4.5. 电子论坛 27 5.4.6. 电子阅览室 27 5.4.7. 常用信息 27 5.4.8. 学习园地 28 5.5. 其他功能设计 28 5.5.1. 电子邮件 28 5.5.2. 手机短信提示 28 5.5.3. 移动办公 28 5.5.4. 安全性设计 30 5.5.5. 传真服务系统 32 5.5.6. WAP应用 35 2 学校办公管理系统建议书 1. 引言在当今社会里，也许没有哪一种技术能象INTERNET这样对我们的工作方式、生活方式和学习方式带来如此迅猛而强烈的影响。作为生产知识和人才产品的“工厂”，学校更加直接地受到了INTERNET的冲击。知识和人才是教育的最终产品，其原材料则是信息。我们不难理解，“信息原材料”的获取将直接影响“最终产品”的质量。在INTERNET时代，学校的教学将发生根本性的变革。 2. 系统需求为满足广大教职教教职员工工办公、教学、科研及其他事务需求，建立一套校园办公管理系统，目的在于为校园搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高学校整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，提供强有利的信息服务和决策支持。使××学校成为一个高管理水平、高产出、高效率的现代化大学。 2.1. 办公自动化应用系统功能需求：一期办公应用主要实现通用公文管理系统、教师备课、学生在线考试系统、多媒体电子教室系统，电子阅览室系统和校务管理系统等方面的功能。 Ø 通用公文管理系统采用工作流的方式处理公文数据的流转，在处理结束之后即可送归档数据库存档，经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份，可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。具体需求如下： a) 可以实现电子签名，也可以与计算机笔输入设备相连，实现手写体签名，同时可以加盖电子图章，并且签名和图章均不可拷贝、假冒，保证安全性。 b) 用OLE技术，在OA系统内无须切换，直接使用WORD编辑软件进行字处理工作，符合通常的办公习惯。 c) 支持广播式的公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，并自动将多人的处理结果合并，及时显示。 d) 可委托他人代为处理公文，在办理个人外出时，有外出提示，并将公文自动送交被委托人或暂缓办理。 e) 实现办文过程全程监控，具有自动催办、统计功能。 f) 有完善的权限控制，提供高效的安全机制，只有具有相应权限的人员才能对文档进行相应的操作。 g) 对领导的批示可以跟踪查办，反映批示处理情况。 h) 内嵌图像系统，可将各种纸质文件，包括文字、图像，经过影像系统的处理后，加入公文文档。 i) 维护方便，公文的关键字的改变、公文流程的改变通过调整配置参数完成，不用修改程序、编程。 j) 查阅公文时，除了可以看到公文的内容外，还应可看到公文的报批时间、分类、来源单位、批复意见（已批复公文）等。 k) 文档存储冲突控制 l) 基于打印模板的公文打印 Ø 个人事务管理建立文件起草统一平台，能够自动搜索个人应及时办理的各项事务，以醒目方式、告警、短信等方式提醒个人事务，建立个人日程安排，提供常用工具（如时钟、日历、计算器等）等功能。 2.2. 技术需求 Ø 前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要； Ø 技术先进、成熟可靠 Ø 可变的流程化设计：简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合事务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公事务应用的流程化处理特点。 Ø 应用界面友好 Ø 高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。 Ø 可移植性：应用软件应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。 Ø 应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。 Ø 系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。 Ø 系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术。随着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，是应用的发展方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。 Ø 开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言 (VB, PB, C++, Java, Ada, SmallTalk,等)，支持与各种关系数据库包括Oracle, Sybase, SQL Server, Watcom SQL和 ANSI SQL等的互连；支持现有主流的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。 Ø 安全性：应具备强大完善的多级别安全控制；采用验证、数字签名、存取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。 Ø 可管理性：系统的的可配置管理，提供完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，系统能够提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。 Ø 提供电子邮件功能：电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，提供人与人之间通信的手段，保证每位教教职员工工有个人邮箱，实现教教职员工工内部之间，教教职员工工与外部INTERNET邮件的发送和接收。查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；电子邮件系统具备新邮件到达提示功能。可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 Ø 系统能够自持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。 Ø 支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式应支持信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。 Ø 能支持协同工作和移动办公：日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。互相沟通、合作的工作方式，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，提高工作效率；支持外出人员在办公室以外的办公手段，在外地，办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。从OA系统里，使用相同的界面风格就可以访问和处理所有他所需要的信息，包括办公信息、教务信息、Internet信息等等，这将大大提高信息的利用效率和信息系统的易用性，减少培训的代价。 3. 系统建设规划建设一套全面的、先进的办公自动化系统，解决日常办公的需要，并且能够实现教师备课、学生在线考试系统、电子阅览室、多媒体教室的功能，与实现真正意义上的无纸化办公，提高办公效率，为学校领导和广大教教职员工工及时提供量化的决策依据。 4. 总体构架和平台选择 4.1. 系统构架应用系统采用集中式。应用程序和文档统一存储于计算机中心的服务器中，各处室用户通过校园网访问办公管理系统，处理个人事务，浏览相关信息。此种应用大集中方式，不仅减少硬件网络投资，更重要的是减少应用的维护和支持工作。当系统升级和修改时，直接修改应用程序，无须影响各处室的使用情况。 Domino 服务器分区允许在一台计算机上运行多个 Domino 服务器。使用分区服务器将减少硬件费用并将所需管理的计算机数量减至最少。每个分区服务器有自己的 Domino 数据目录和 NOTES.INI 文件，但所有的分区服务器共享同一个 Domino 程序目录。分区服务器使您能够更有效地利用硬件。在 Domino 系统或网络服务中，分区服务器在提供安全性的同时也会提供伸缩性。如果一台分区服务器停止运行，那么其他分区服务器仍可以继续运行。因此，运行于其他分区服务器上的应用程序由于其服务器继续运行，所以更可靠。分区服务器遇到致命错误时，则可以在不重启计算机的情况下重新启动此分区服务器。 42 4.2. 应用系统功能事务管理个人事务个人事务务服真传件邮子电划规统务服真传件邮子电公文管理态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会教师备课设人个档文人个通排安程日派指务任置设人个作工日今档文人个录讯通排安程日派指务任置学习园地电子论坛息信用常度制章规室阅子电行业动态流交术学象形校学学教上网地说天谈息信用常度制章规刊期子电报简闻新流交术技象形业企校园文化校务管理学校办公管理系统业务管理企业文化企业办公管理系统管务校理管理信息查询信息授权信息申请录讯常用工具 4.3. 平台选择目前比较流行的开发办公系统的主流平台： Lotus Domino/Notes和Microsoft Exchange等产品和解决方案，现对以上两种产品及解决方案做一比较。 4.3.1. Lotus Domino/Notes Lotus Notes/Domino是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准，是领先的Web应用平台。自1989年12月发布第1.0版以来，已具备１０多年的发展历史，积累了丰富的经验。在电子邮件与群件、Web应用市场，拥有最大的客户群或最大的市场份额。累计到1998年年底，全世界已有三千四百万个客户使用Lotus Notes/Domino，现在Notes/Domino的用户数将超过五千六百万。　　Lotus在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项著名产品是Lotus cc:Mail。cc:Mail在全球的用户数达到一千四百万，是基于局域网的电子邮件系统产品之冠。尽管cc:Mail正在被Lotus Notes/Domino取代，Lotus正在将继续继承其优点，确保Lotus Notes/Domino为代表的新一代Lotus邮件产品，继续保持了在这一领域的领先地位。 Lotus Notes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件、群件与Web应用平台。其目的是跨越地域、处室之间的界限，使得工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群组的工作效率。 Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述为： q 提供世界领先的电子邮件与报文传递功能。Notes邮件产品参考邮件与目录标准X.400、X.500设计，功能强大、完整，用户界面友好而且可以由用户方便地实现客户化定制。特别是新一代产品R5，增加了许多新的邮件使用功能，而且易学易用。这些功能主要包括：将信件头与信体分开，使信件头固定，方便用户随时查看信件的收、发件人；改进的填址功能，如快速Type-Ahead, Type-down（字头匹配，模糊查找）功能，方便用户填入收件人地址；改进的规则／代理功能，即使是没有专业知识的最终用户也可以采用类似自然语言的定义，自己设计对邮件的自动处理规则或代理；新增加的信件提示实用程序Notes Minder功能，用户不必打开Notes客户机即可随时获得邮件到达的声音、视觉提示，由于程序很小，大大降低了对工作站内存等系统资源的占用；增强的邮件常用选项设置，如增加签名文件；选择信体以RTF文本形式、还是以HTML形式表示等等。 q 除基本的邮件功能之外，还集成了日历日程管理和待办事宜管理功能。在邮件系统的实际运用中，邮件与使用者个人与群组的日程日历安排、任务安排有机地结合起来，提高了邮件系统的使用价值，事实上邮件系统成为最终用户的个人办公系统。 q 内置文档数据库系统。任何一个单位的信息，均包括以结构化信息和非结构化信息，前者以数值型、文本型信息为主，要求统计和关系运算，而后者除包含传统数据类型外，以格式化RTF文本、多媒体信息为特点，主要用于表示事务或办公中各种文档型信息，要求对信息的准确表达、综合管理和快速检索。实际上，邮件本身就是一个典型的非结构化文档型信息。Notes/Domino本身提供的文档数据库机制，除了用于管理用户邮箱外，还是管理非结构化、文档型信息的不可缺少的手段，是邮件系统增值应用、工作流自动化应用、Web应用的基础。针对文档型数据的特点，Notes提供了全文搜索、版本控制、热点链接等信息检索和处理手段，满足了最终用户对文档型信息的处理需求。 q Notes是面向工作流自动化的网络化应用开发与实施工具。事实上任何单位的多数事务与办公都是流程化的过程，传统应用往往局限于对整个流程的个别环节进行信息化、自动化处理，随着用户需求的提高和信息技术的广泛应用，工作流自动化应用逐渐成为发展潮流，因为工作流自动化应用可以整体提高的工作效率。工作流自动化要求两种最基本的信息处理手段，即信息交换和共享，也称为“推”和“拉”技术。Notes/Domino就是包含了这两种基本信息处理工具，即邮件和数据库技术。利用Notes/Domino自身提供的文档数据库、邮件路由、安全控制、全文检索等一系列面向应用的高层次功能，用户可以方便快捷地开发工作流自动化应用，如办公自动化系统、专项事务应用等。Notes提供了一系列应用开发构件和工具，如表单、视图、宏语言、LotusScript语言等，是符合潮流的快速应用开发工具。此外，应用开发者还可以使用VB、 JavaScript、Java、C/C++等开发语言和工具，开发网络化办公自动化与工作流应用。Notes应用开发完毕后，可以通过Notes自身提供的复制功能通过网络安装到每一台服务器上，客户端基本不需要特殊配置，因此Notes/Domino同时还是一个网络应用的实施工具。 q 提供完备的安全控制手段。Notes/Domino本身即提供了身份识别与验证、多层次访问权限控制、加密与数字签名等安全技术与手段，用户不必集成外界安全机制，即可保证信息系统的安全。此外，Notes也支持Internet标准的安全技术，如X.509、SSL、S/MIME等。 q 提供系统集成手段。特别是与关系数据库系统的集成手段，包括简单易用的DB函数，功能完整的LotusScript对象类Domino Connector，以及不必编程就可进行数据交换的Domino Enterprise Connection Service (DECS)等。Notes/Domino支持ODBC、JDBC等标准，也支持与各种数据库系统的直接连接。 q 支持各种开放标准，如HTTP、SMTP、POP3、IMAP4、LDAP、X.509等；也支持MAPI等厂商标准。这一特点使得Notes系统可以与各种不同厂家的产品互操作或相连集成。体现在服务器端，Domino服务器可以通过上述协议与其他系统互连，如存储／转发邮件、交换目录信息等；体现在客户机端，Notes 客户机可以直接连接各种服务器，如Web、POP3、IMAP4、LDAP、SMTP服务器等等，是Notes成为真正意义的通用客户机，最终用户只需要用Notes客户机，不仅可以收发Notes邮件、使用Notes应用，还可以收发各种Internet标准系统的电子邮件、浏览Web。　 q 支持移动办公。在各种网络条件下，无论是电话拨号还是局域网连接。Notes都可以使用，而且“场所”等特性可以方便使用者在不同的网络条件下的互相切换。Notes/Domino本身提供的字段级复制功能，可以将信息下载到本地，然后脱线操作，大大了减少通讯费用，提高了工作效率。利用Domino/Notes建立的信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群件平台的要求。具有以下鲜明的特点：集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，就可以在全的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益。而群件系统的应用或者办公管理应用则可以利用Notes/Domino的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。这非常适应办公管理需求多变、繁杂的特点。管理容易、机制完整。由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的Notes View软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。同时由于Notes/Domino的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。开放性。Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。Notes/Domino支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，本系统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus以及代理商具备丰富的成功经验。但是Lotus Notes/Domino产品是客户端/服务器结构，用户必须在自己的客户端安装客户端软件，从而加大了系统推广时安装和维护的工作量。同时Lotus Notes/Domino客户端软件的具有自己的功能和风格，使得人员培训时必须对终端用户的培训包括该软件的使用操作培训，增大了培训量。Lotus Notes/Domino产品结构不是目前流行的浏览器/服务器的三层结构，程序运行时客户端与服务器之间有大量的信息交互，所以要求网络带宽比较高。 4.3.2. Microsoft Exchange Microsoft Exchange产品由微软开发，该产品的运行风格正式我们熟悉的Windows风格，所以用户比较容易接受。同时Microsoft Exchange开发的产品采用流行的浏览器/服务器的三层结构，客户端无须安装任何软件，从而减轻了客户端的安装、维护和培训。但是在以下几方面存在不足：目录服务：Exchange目录是独立的，具有分离的目录同步机制和完全不同的一套命名规则。Exchange目录本身是十分受限制的，只有10来个可以定制的字段，其中只支持一个RTF字段。由于使用基于邮件的目录同步机制，目录同步缺乏准确性。所以Microsoft推荐管理员经常在Site间和Site内用一致性检查程序来检查同步的状况，提示不准确的复制。对一个与事务密切相关的、级基础设施的一部分，目录具有如此的不确定性、不一致性，是不可接受的。安全性——身份验证：MS Exchange的验证依赖于NT域服务，而NT域服务的限制是众所周知的。由于它是平面的，NT目录服务很难扩展到大型中。NT域只能应付几百个帐号，为了将NT目录服务扩展到大的用户环境就必须建立和管理复杂的信任关系。其次，NT查询／响应模式与基于证书的验证模式相比较，功能薄弱，并且很不适应与远程用户以及跨内的连接。基于证书的验证模式要求用户除了知道保密口外还需持有数字证书，例如Domino的用户验证模式。基于证书的验证模式还支持跨组织之间的交叉验证，特别跨的通讯。 Ø 安全性——权限控制：MS Exchange提供十分有限的访问控制能力。不能将访问控制控制在是数据库、文件夹、文档、或字段级。 Ø 安全性——加密/数字签字：Microsoft承诺Exchange将通过充分利用NT的功能，以实现最低的保有成本。然而，NT缺乏双密钥加密支持，所以Microsoft只能在Exchange服务器中捆绑北方电讯的EnTrust产品。结果是管理员必须面对两个单独的服务器安装，为每个用户建立另外的帐号和保密口令以及烦琐的例外安装过程，这意味着在NT和Exchange的安全模式上另外附加分离的安全机制。最终用户也不得已面对不统一的加密功能的设置、额外增加一个保密字记忆（并且使Exchange单次登录变得无意义），才能得到有限的加密/签字功能。 Ø 工作流应用：从产品设计上看，MS Exchange几乎不具备对工作流应用的支持。Exchange访问控制模式没有细化到支持象文档级或子文档级访问控制，其数字签名能力缺乏支持多个数字签字功能，而且不能用于表单，其“过滤器”不支持基于时间调度的触发方式。 Ø 开放性：而Exchange必须依赖NT，其客户端只对Win32平台提供全部的功能。Exchange并不支持Java技术，不对SNMP 的支持等等。 4.3.3. 平台选择对比分析了目前开发办公系统的主流平台，Lotus Domino/Notes 和Microsoft Exchange等产品和解决方案，认为Lotus Domino/Notes的跨平台性能、承载能力、成熟度、市场占有率等都有明显优势，所以选用Lotus Domino/Notes作为开发平台。 5. 办公系统软件功能设计常用工具外出设置任务指派个人事务教师备课个人文档通讯录日程安排 5.1. 个人事务个人事务处理是办公管理系统的基本元素，它是办公管理系统的出发点又是终止点，是办公系统的门户。 5.1.1. 教师备课利用"我的教案"、"我的课件"和"我的收藏夹"这样三个独特的功能设计把资料浏览查找、教案编写、课件制作和课堂授课等教学全过程无缝衔接在一起。教书们在查找资料的同时可以编辑教案，可以随时将文字、图片等资料拷贝粘贴到自己的教案当中，系统还为教师们提供了教案集中管理功能，既可以保存教书们利用备课系统编写的教案，也可以将教书们以前编写的教案上传到服务器上统一保存和管理。　　课件是一种重要的教学手段，备课系统为教书们提供了强大的课件管理功能，教书们可以使用各种多媒体工具直接利用备课系统中提供的多媒体资料制作课件，然后将成品课件上传到服务器上，授课时在网络上的任何一台计算机上都可以直接调用服务器上保存的课件进行教学，而不需要将课件到处拷来拷去，极大地方便了教书们的教学活动。　　目前绝大多数教书有自己独特的教学思想和教学方法，而没有受过多媒体课件制作技术的专门训练，备课系统中提供的"我的收藏夹"独特设计和功能很好地解决了这一突出的矛盾。我们利用备课系统丰富的多媒体资料、强大的多媒体支持能力和独特的演示技术为教书们提供了一个非常简单易用的课件制作工具和授课平台。在备课模式下教书们可以将备课系统中精彩的多媒体资料添加到自己的收藏夹中，也可以将自己的多媒体资料上载到收藏夹中，然后调整这些资料的演示顺序，并为每个演示资料编写板书内容；上课时教书们可以将收藏夹切换到授课状态，这时就可以按照预先设定的顺序演示多媒体资料，并显示相应的板书内容。利用这个独特的功能，教书们就可以轻松自如地将现代教育技术应用到教学过程中了。由于备课系统具有强大的多媒体功能，能够支持绝大多数多媒体格式，而目前的多媒体创作工具很难达到这一点，因此从这个意义上讲，备课系统为教书们提供了极其丰富的多媒体教学资料，同时又解决复杂的技术问题，是教书们的海量资料库和技术支持平台，教书们要做的就是根据自己的教学思路对这些进行整理就可以了。 5.1.2. 个人文档终端用户在此起草公文是用户的个人资料保存库，用户可以用它来保存、管理任何有价值的资料。这些资料可以是用户摘录自书报杂志的，可以是从其它数据库拷贝过来的，也可以是用户起草过的文件的副本等等，内容不限。可以对这些文档的自主分类，有效地管理和方便地查询它们。 5.1.3. 日程安排对个人的工作日程，如：会议、约会、邀请、纪念日、任务等等进行设置备忘，并可设置闹铃提示，使之成为得力的私人秘书。 5.1.4. 通讯录办公人员的个人通讯录，可以记录事务伙伴或亲朋好友等的联络信息以备查询。 5.1.5. 任务指派用于在校园内部自上而下的工作任务的指派，并监控任务的完成情况。该模块有很大的灵活性便于各层次管理人员对教教职员工工工作的安排。具体流程如下：登记任务指派任务办理阶段汇报工作总结完成任务各级领导或秘书通过登记和指派任务交给相应的下属工作人员办理，被指派人员根据自己的工作任务通过填写阶段汇报向领导汇报工作情况和工作进展，领导可以随时通过阅读汇报了解工作进展情况，从而决定任务是否完成或取消。 5.1.6. 外出设置人员外出设置包括设置外出人员名称、外出时间、外出事由、外出后的联系方式、外出后代理人和代办人等。人员外出设置的信息有两种作用：一种当本人需要外出时，可以设置外出时间表让其他人员知道，人员外出信息可通过“人员动态”系统查询，以防其他人员安排与本人有关的工作时发生冲突。另一种在办公处理过程中实现“代办代理”功能。用户设置的人员动态信息与工作流的控制紧密相关，可以防止工作安排上的冲突，当有工作需要外出人员处理时，系统会提示该人员的外出信息，并询问是否将工作转交给其“代办人”或“代理人”办理。“代办人”可以在授权人授权期间全权处理授权人的工作，如审批文件、签发文件、办理工作等。“代理人”必须根据授权人口头或其他方式指示，通过电子处理方式，代替授权人处理文件，如将授权人的意见输入文件审批意见栏目，根据授权人的授意提交其他人处理。 “代办代理”功能与现代管理思想相吻合，即每一个岗位均要有“替补”，每位教教职员工工出差都不会影响工作的正常进行。 5.1.7. 常用工具提供时钟、日历、计算器等常用工具。发文管理收文管理报表传递公告通知请示报告人员动态公文管理档案管理档案管理 5.2. 公文管理公文管理是办公管理系统的核心组成部分。标准、规范的公文格式和流程是其主要的特点。行政办公系统通过预先定制的流程和用户角色，规范和推动正确、标准的公文使用和处理习惯，提升的管理水平。打破时空限制，促进教教职员工工之间的相互协作；摆脱人工传递的束缚，缩短公文处理时间，提高的整体办事效率。在公文管理中，将通过代办制和代理制处理人员外出的情况。代办制是指当某人（领导）外出而无法及时处理文件时，由事先指定的人员（领导）代替外出人员处理相应的工作，并将处理情况通过电子邮件的方式阅知外出人员。代理制是指某领导外出后由其秘书或助手查阅待处理的文件，并向领导及时请示和汇报其内容，根据领导的口头指示对该文件进行处理。代办和代理制的实现要求行政办公系统的各模块与人员外出模块有机地结合，共同实现其功能。公文管理是典型的标准工作流处理，公文流程设计和定义的好坏直接影响将来流程调整的灵活性，及时应对日常机构和人员调整后公文处理的需要。在多年开发的经验基础上，充分对事务流程进行抽象，分析出管理的抽象的逻辑模型，充分表达信息系统的规律，设计独特的流程配置、统一工作流处理和系统设置等功能，为系统带来更多的应变能力和扩展性。 Ø 流程配置模块：统一进行工作流程的配置，以及流程运转过程中需要的一些辅助信息的配置。该模块给公文流转提供强大的支撑作用。对在办公中所可能面临的问题进行充分抽象和面向对象设计。将流程分解为“环节”（如处室经理审核、办公室审核、领导签发、发送文件、办理、阅文等）和“路径”（如送处室领导审核、送会签、送校领导签发、送办理等）两个对象，每个对象由非常多的属性进行描述，涉及到权限、行为、操作（方法）等组成，并采用可视化方式表达，以便于设计。可视化是一种表现形式，其最终形成的是对流程的描述文档。的流程配置采用多流程穷尽的表达方式，加之对路径的权限划分，对于不同角色的人员在完成当前工作“提交下一处理” 时，系统会自动识别当前处理人的权限和可选择的路径，进行相应的处理。使流程控制变得规范，同时为不同角色人员提供可定义的灵活性。在环节上考虑“并行”、“串行”、“是否能多人处理”、“是否可退回”（20多个属性）等一系列行为以及当前环节可调用的操作等。流程配置中还定义了一些流程处理的辅助信息，如最终用户处理文件时的常用处理意见词，方便用户对文件的处理。 Ø 统一工作流处理操作：对一个文件的正常处理，在计算机网络上进行办公，可以归纳为四种基本操作：填写处理意见：给出自己对文件的处理意见，支持从常用处理词中选择自己的处理意见和一些快速输入方法。提交下一处理：当文件处理人对文件采取肯定态度时，用此操作将文件提交给下一处理人进行处理。退回：当文件处理人对文件采取否定态度时，用此操作将文件退回到以前的处理人进行处理，可以单级退回，也可以多级退回。流程跟踪：当需要查询文件的处理情况时，如谁处理过，处理了多长时间等，用此操作。另外，该系统还提供了“收回”和“补发”等功能，用于解决文件处理过程中漏发和误发，同样，该系统的工作流处理的标准操作。 Ø 组织机构设置：是进行办公运作的基础。组织机构定义的好坏，将直接影响系统其它部分的运转。深刻理解办公的本质与要求，结合以往实施项目的成功经验，提出在一个广域互联的办公管理系统中，消息的传递可分为机构内部的消息传递和机构之间的消息传递。据此，将组织机构的设置分为机构内的人员和组织设置（人员和组织）和机构之间的通讯接口（文件传递接口）。人员和组织与文件传递接口之间保持着严格的信息同步。文件传递接口定义了各机构之间的层次关系、信息传递的接口。为机构之间进行消息传递提供支撑作用。人员与组织定义了机构内各组织的层次关系、各组织的人员信息等，为机构内的消息传递提供支撑作用。同时，人员与组织还与服务器的目录保持密切联系，如根据人员与组织信息来定义群组等。当同一环节有多位领导依次处理时，系统将按处理时间的先后顺序依次记录其处理意见和批示。当当前处理人不同意文件内容或审核人的意见时，可使用退回功能将文件回退给相关人员重新进行处理。 5.2.1. 发文管理对学校的正式发文的起草、审核、签发、发布等全流程进行处理和监控，包含红头文件和处室发文等公文类型。在实际处理中可根据不同人员的权限由系统计算每一处理步骤的可用路径和候选人员，并过滤掉不合理和无效的路径。在大多数的情况下，可不必修改程序，仅通过调整相关的配置信息进行流程的优化或重组。目前学校发文包括红头文件、传真电报、函等类型。红头文件是以本名义向上级主管单位、本处室及下属、外部单位发出的正式的红头文件。涉及重大经营活动及事件的对内发文，也应使用发文。文件审批流程需经过起草、科长审核、处室审核、会签、办公室审核、领导签发、发布、归档的处理，具体流程见附录“红头发文处理流程”。红头文件除能够通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。传真电报用于在本行业内部传达上级的指示，批转下级的公文或者转发上级、同级和不相隶属机关的公文；对上级单位的报告、请示等，传真电报需由领导签发。传真电报审批流程需经过起草、科长审核、处室领导审核、会签、领导签发、发布、归档的处理，具体流程见附录“传真电报发文处理流程”。传真电报内容、格式采用移动行业内部广泛使用的样张。传真电报除能够通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。函是已名义发布的记录会议内容、决议等事项的文件，

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