采购计划执行控制方案.doc

采购计划执行控制方案一、 目的为了规范采购计划的执行作业，提高采购管理水平，有效降低采购成本，满足生产经营需求，结合本公司的实际情况，特制定本方案。二、 适用范围本方案适用于采购计划的执行与控制。三、 岗位职责1. 总经理、采购总监负责采购计划的审批与批准。2. 采购部负责编制采购计划、选择采购方式，并组织实施采购工作。3. 财务部负责对预算外采购计划进行审核。4. 各个相关部门配合采购部执行采购计划，并提供所需资料。四、 采购计划的制订1. 采购经理、采购总监参与生产计划的制订和变动调整，形成物资需求计划。2. 采购计划专员每月根据各需求部门提交的采购计划调整申请。3. 采购计划专员根据历史交易价格和供应商信息库在采购计划上填制价格信息和预计到货日，之后交正式的采购计划。五、 采购计划的审批1. 采购计划经采购计划经理审核确认后，提交采购总监审核。2. 对于预算内的计划，经采购经理审核后，交财务部进行审核并划拨相应款项，由采购部实施采购。3. 对于超出预算的采购计划，采购经理应将其提交总经理进行审批后，送财务部进行核准并实施。六、 采购计划的变更（一） 采购计划变更条件1. 当出现以下情况之一时，相关部门人员可以提出增补要求。（1） 相关部门的临时订单。（2） 不可预期的设备损坏。（3） 生产、经营的临时需求。（4） 采购需要计划已执行完毕后，又接到“预警单”。（5） 其他突发情况。2. 请购人应提交“采购计划变更申请表”。（二） 采购计划更改的申请与审批1. 需求部门相关人员根据需要编制“采购计划变更申请表”。2. 需求部门经理根据实际需求审批本部门的“采购计划变更申请表”。3. 部门经理审批同意计划外采购申请后，申请部门应准备必要的说明和支持文件。4. 将“采购计划变更申请表”及必要的说明和支持文件提交给采购部人员，由采购计划专员制定增补计划方案，并提交采购总监审批。5. 审核确认后，交总经理、财务部经理进行审批，经批准后，采购增补计划生效。七、 采购计划执行方式选择采购部应根据采购物资的使用状况、需求数量、采购频率、价格稳定等情况选择最佳的采购方式，具体的方式及适用条件如下表所示。采购方式说明表采购方式具体说明适用条件谈判采购通过谈判，就采购物资质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项目达成一致，并确定采购合同的形式适用于生产过程中不可或缺的价格稳定的物资询价采购向不少于三家供应商发询价单，选择供应商适用于小金额的、标准商品的采购招标采购以公开招标的方式进行供应商选择，并签订采购合同适用于金额较大的，成套设备或工程的采购直接采购直接向指定供应商发送订单进行采购适用于配套续购或具有特殊条件的关键部件的采购八、 采购计划执行要求1. 采购对象要求。采购前必须对供应商的产品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。2. 价格质量要求。以合适的价格购物较高质量的商品。3. 采购期限要求。按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商及时供应。九、 采购计划执行评价与改进采购计划执行结束后，由采购经理负责组织对采购计划的执行情况进行评价与改进，具体操作如下。1. 采购计划主管对采购计划执行工作进行总结，并提交采购经理审核。2. 采购经理通过对采购计划工作总结的分析研究，结合对采购过程的监督和检查情况，并参考总经理和其他相关部门的意见，对采购计划的执行情况作出评价。3. 采购部根据采购经理反馈的评价结果制定相应的采购执行改进方案，并提交采购经理、采购总监、总经理进行审批，审批通过后执行改进。