1030来宾参观接待管理办法1.doc

卫华集团 来宾参观接待管理办法 MS/WH-1030-08来宾参观接待管理办法1 目的为了规范参观接待工作流程,提高接待水平，特制订本办法。2 范围本办法适用于集团总部接待。 各子公司应依照本制度建立本公司的来宾接待管理制度。3 职责3.1 行政管理中心负责集团来宾参观接待工作的管理。3.2 行政管理中心总监职责：负责审定接待方案，参与接待活动，负责审核汇报材料，负责接待活动的统一指挥，重要接待活动的总结。3.3 行政管理中心负责接待工作的部长职责：负责重要接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会议，部署接待工作，确定来宾迎送和参观路线，协调其他相关活动。3.4 专业接待工作人员职责：重大接待与相关单位配合制定出接待方案，由行政管理中心行政管理部部长审核后报中心领导、主管副总裁审定，印发给相关领导或人员。按要求准备好车辆、接待用品、列队迎接人员、就餐、住宿等工作。负责具体的接待联络，保证信息畅通，协调接待点做好服务工作。及时收集重要接待任务的资料，整理归档。3.5 承办单位职责：负责提出接待预案，报行政管理中心审核，具体与客人联系，相关信息及时与行政中心沟通。3.6 河南卫华办公室职责：负责安排参观通道、参观点的畅通及卫生整理，负责通知保卫人员做好相关准备工作，如果同时要到其他子公司参观，各办公室职责相同。4 参观接待事务等级分类4.1一级接待：来宾层次：指市级以上（含市级）党委政府重要领导、行业领导、金融系统领导，重要外宾、重大客户参观来访由董事长总裁或副总裁出面接待（特殊情况可随机把握）。接待标准：行政中心组织1620人列队迎接，安排公司宣传册、矿泉水、讲解话筒等接待用品。人数不超15人时可在一楼贵宾接待室接待，同时参观公司产品展厅与荣誉展厅（根据来客具体情况）。需要座谈时安排在9楼会议室，用成套茶具接待，安排水果或点心。4.2二级接待：来宾层次：指市级以下（不含市级）县级以上（含县级）政府领导来访或带领来访，由行政中心总监负责出面接待，各业务对口客人一般由各对口负责人接待，行政管理中心配合，特殊情况可以申请由更高级别的领导出面接待。接待标准：行政管理中心负责组织接待人员迎接，准备公司宣传册、矿泉水、讲解话筒等物品。根据来宾要求，人数不超15人可安排在一楼贵宾接待室，同时参观展厅。需要座谈时安排在9楼会议室或其他会议室，安排糖果和茶水。4.3三级接待：来宾层次：指一般来宾、参观团由集团行政管理中心负责接待。接待标准：由行政管理中接待人员迎接，准备公司宣传册、矿泉水、讲解话筒等物品，由专业接待人员负责讲解。5审批程序5.1 一级接待,如果时间允许应由专业对口部门提前3天提交接待方案，报行政管理中心审批，行政中心在接到方案时应第一时间通知总裁办秘书。省级、国家部委重要领导莅临公司，接待方案须经副总裁、总裁审批。5.2 对于未经邀请的省、市委、办、局副处职（含副处职）以上领导及宾客来集团或子公司视察、调研或联系业务，集团业务对口部门、子公司要在第一时间将领导行程及活动计划报行政管理中心及总裁办。 6 接待工作程序6.1 承办单位制定接待方案。接待计划的具体内容应包括：来宾名单、接待日程安排、参观路线、情况介绍、座谈会的内容及参加人员、接送安排、车辆和食宿安排等，礼品分工落实到具体责任人。根据来宾级别确定集团高管层接待人员名单，做到级别对等，需经接待最高领导审批。6.3 承办单位与行政管理中心根据接待层次和接待规模，成立接待工作组，组织召开协调会，明确人员分工，责任落实到位。做好来宾参观接待的各项准备工作。6.4 行政管理中心负责通知河南卫华等子公司办公室做好保卫、参观通道、卫生等准备工作。准备好接待用品、领导的通知、安排接待人员、电子屏欢迎词等相关事宜。6.5 重大接待活动需向来宾汇报公司情况时，由集团行政中心或业务对口部门起草汇报材料。根据接待日程制定负责接待领导的具体日程表，承办单位提前完成各种通知、联络工作。6.6 客人或参观团抵达前，承办单位按接待方案落实来宾视察、参观、会见、会场布置、车辆安排、食宿等各项准备工作，在客人房间提前摆放水果及有关宣传资料。6.7承办单位应及时落实来宾抵达时间、地点并报告接待领导，安排好接站车辆。视接待规格安排好员工迎接和欢送仪式。来宾入住后要做好来宾返程车、船、飞机票的预订工作。6.8 承办单位应事先了解来宾或团组赠送礼品规格、数量等信息，及时向行政管理中心反馈，行政管理中心根据领导意见，做好礼品回赠和礼品接收登记等工作。当来宾向我方赠送礼品时，可适当回赠适合来宾并具有纪念意义和地方文化特色的礼品，物品价值根据情况适当控制。6.9 来宾下车参观的，行政管理中心要准备好安全帽、话筒、生产厂区出入证等，在介绍集团情况时应实事求是，并认真回答来宾的提问，虚心听取意见和建议，注意收集各种信息。需要进入仓库、理化楼实验室、机加工车间、六万平车间参观时，接待部门要做好引导，接待的整个过程要体现出卫华人的文明礼貌。生产部负责车间、仓库秩序的控制，来宾参观时间内避免出现严重的敲打噪音，叉车等装、卸车辆应尽量避免在参观通道走动。6.10未经集团行政管理中心批准，一切参观车辆不得进入生产厂区参观，需有行政管理中心发放的“特别通行证”才能进入，南二门岗负责监督。禁止进入办公楼、车间、生产现场、仓库参观或拍照。参观时,原则上介绍者与来宾在先，接待者在后。参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不可东张西望，更不允许主动与参观人员交谈；如果领导、来宾询问时要热情回答提问，落落大方。6.11 行政管理中心负责做好来宾或团体参观过程中的联络协调工作。组织召开一级接待活动的总结会，对本次接待工作进行评价，同时下达问题整改单位，限期整改。负责接待资料的收集、整理、存档工作。6.12 根据来宾层次及实际接待情况准备“留言薄”请领导签名、留言。7 应急准备7.1前台备有公司宣传折页、矿泉水、喇叭、出入证（进入生产厂区人员用）、特别通行证（进入生产厂区的车辆用）、安全帽、展厅钥匙、一楼接待室钥匙等接待用品随时可以借用，同时前台应做好登记工作。7.2楼前广场停放有两辆公司公务车，车上应备有紧急出门证，及内部员工与来宾进入生产厂区出入证。7.3 一楼贵宾接待室经常摆有矿泉水、公司宣传页，前台有接待室钥匙。8 接待标准来宾参观接待工作中凡需要开展公务招待的，依据集团公务招待管理规定执行。9 附则9.1 本制度由集团行政管理中心起草。9.2 本制度由集团公司董事长、总裁韩宪保批准发布。9.3 本制度自2008年9月1日起实施。后附：卫华集团参观接待工作流程图卫华集团贵宾参观访问接待预案接待工作评价表接待工作整改问题跟踪表卫华集团有限公司 2008年9月1日- 2 -卫华集团参观接待工作流程图获悉、确认来宾基本情况及来访目的、计划，向公司领导做好汇报。通知河南卫华办公室负责安排保安、确保参观通道畅通、卫生整洁，通知前台将欢迎标语打在电子屏幕上。三级接待：根据所获信息，安排好接待，由行政中心接待人员接待讲解。一级接待：行政中心拟定接待方案并由行政中心总监审阅后报总裁或分管副总裁，必要时召开协调会做好一切准备工作。二级接待：根据情况行政中心做好一切接待工作安排，由行政管理中心总监负责出面接待，特殊情况可申请由更高级别的领导接待。准备好接待桌、公司宣传册、讲解话筒、矿泉水、出入证（人员进行生产厂区）、特别通行证（车辆进入生产厂区）等物品。准备车辆待命。一般在办公楼前旗杆处讲解。安排610人列队迎接，统一着装。准备好接待桌、公司宣传册、讲解话筒、矿泉水、出入证（人员进行生产厂区）、特别通行证（车辆进入生产厂区）等物品。准备车辆待命。一般在办公楼前旗杆处讲解，如要有特殊要求且人少可以在一楼贵宾接待室接待并讲解。安排1620人列队迎接，统一着装。准备好接待桌、公司宣传册、讲解话筒、矿泉水、出入证（人员进行生产厂区）、特别通行证（车辆进入生产厂区）等物品。准备车辆待命。一般在办公楼前旗杆处讲解，如要有特殊要求且人少可以在一楼贵宾接待室接待并讲解。按接待要求，接待人员通知前台接待处，如果需要参观展厅，前台人员应提前15分钟开门、灯、空调等设施，前台要经常检查展厅里的水、公司宣传册等接待用品是否充足。根据来宾情况通知相应领导、部门提前10分钟在办公楼前迎接，并通知门卫做好迎接准备，做好参观相关准备工作。参观路线：进东大门 六万车间（由南到北通过）1.2万平车间北侧通过北二门生活区大道文化墙处下车听讲解（可事先请示领导参观路线是否有变化）。文化墙处下车，工作人员引领来宾至讲解地点。只参观不到会议室座谈的，只讲解，根据级别由相关领导出面接待。如果要去会议室座谈的，做好会议室或接待室的服务工作。（隔10分钟倒水一次）正常情况，讲解完毕，送参观团队或人员离开公司。如来宾有需要安排食宿的，宴请由相应领导陪同就餐，根据需要安排好来宾住宿。客人离开，恰当安排送行，车辆提前十分钟到位。一级接待活动结束后要召开总结会，对本次接待工作进行评价，同时下达问题整改单，限期整改。做好其他相关费用清算及记录、归档工作。卫华集团贵宾参观访问接待预案基本情况： NO:XZZX 0001承办单位：来访单位：来访人数：交通工具：口自理 口公务车接送( 人座)口领导座车口其他： 到达时间： 年 月 日(星期 ) 上/下午 时 分，预计停留时间：小时天。协助单位：口总裁办口行政中心口投资中心口人力中心口法律中心口财务中心口技术中心口审计中心口河南卫华口纽科公司口其他参观路线：口下车参观路线1口下车参观线路2口乘车参观路线（常用）总仓库六万平车间进南二门卡点理化楼实验室露天生产厂区六万平车间南门进机加工车间展厅六万平车间北门出六万平车间北二门卡点出展厅生活区大道文化墙前下车听讲解展厅注：参观通道畅通、卫生环境及门卫的通知由河南卫华办公室负责安排。参观中杰、纽科伦公司需提前通知。参观陪同人员：口董事长、总裁口常务副总裁口副总裁口行政中心总监 口本中心总监口行政中心接待人员口其他人员接待方式：接待场地：口文化墙处口一楼大厅口一楼贵宾接待室口101会议室口三楼会议室口六楼会议室口九楼会议室口十一楼会议室口其他参观接待标准口一级接待口二级接待口三级接待备 注1620人列队迎接安排610人列队迎接行政中心接待人员迎接参观通道安排有保安值勤参观通道有保安值勤参观通道有保安值勤会议室使用成套接待用品会议室安排糖果和茶水致赠礼品：就餐安排标准：就餐陪同领导：欢迎词内容： 要求：各责任部门、责任人按时、保质完成任务，如有问题及时向行政管理中心反馈。如没按要求执行出现问题，根据严重程度，对主要负责人进行处罚。接待项目： 接待时间： 年 月 日序号本次接待工作较好之处本次接待工作不足之处备 注对本次接待活动的考核：您对本次接待工作的意见或建议：您对本次接待工作的综合评价：十分满意 满意 基本满意 不满意 领导签名： 年 月 日接待工作评价表注： 单位：年 月 日 接待工作整改问题跟踪表接待项目： 接待时间： 年 月 日序号需要整改的工作项目责任部门责任人计划完成时间完成情况整改考核 注： 单位： 年 月 日