EA002公司印信管理办法200912T0.doc

印信管理办法 保密

天津滨海世盛商贸集团有限公司

公司印信管理办法

版次：EA002-200910（T0）
修订：
编制：内控及审计部
审核：
批准：

目录
目的 2
适用 2
印信的种类 2
印信的使用范围 2
印信的制作 3
印信的使用 3
印信丢失、封存、销毁 4
其他 4

目的
第一条 为加强天津滨海世盛商贸集团有限公司(以下简称公司)的印章和介绍信管理，规范工作程序，特制订本办法。
适用
第二条 本办法适用于集团本部、分公司、子公司，参股项目公司参照执行。
印信的种类
第三条 印章的主要种类
u 公司印章
u 合同专用章
u 法定代表人印章
u 销售合同专用章
u 财务专用章
u 各部门专用印章
u 公司各级负责人的中英文签名或私章
u 其它因工作需要刻制的印章
第四条 本办法中的公司信件，是指公司对外统一使用的介绍信、证明信、情况说明信，及其它文字性信件。
印信的使用范围
第五条 印章的使用范围
u 公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函，以及经公司领导批准的各种报表和其他文书；
u 合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；
u 法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；
u 销售合同专用章主要用于商品买卖合同；
u 财务专用章主要用于各类财务票据、凭证和报表；
u 部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书；
u 公司各级负责人的中英文签名或私章经审核批准，并公示后，可用于对公司的报表、文书的审核及批准，或代替部门印章，但在涉及与其他单位交易或往来的文件中无效；
u 骑缝章主要用于协议或合同的边缝。（可用公章代替）
第六条 公司信件的使用范围
u 介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系；
u 证明信主要用于公司向有关政府行政机关、公安机关等证明公司、公司员工、或与公司有往来的企业或个人情况的文字证明材料；
u 说明信用于公司向有关部门单位说明情况的文字材料；
u 其它信件是指需要传递给其他部门、单位的，需要加盖各类印章的文字性材料。
印信的制作
第七条 印信的制作或购买
u 印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由综合管理部报总经理或以上领导批准，到指定店家刻制。
u 空白信件的制作：因工作需要须印制或购买统一格式空白信笺，由综合管理部报总经理或以上领导批准，到指定厂家印制，或到指定店家购买。
第八条 印章的登记
u 所有印章都必须由综合管理部在《印章登记表》（EA002-S001）上逐一登记，并在《印模登记表》（EA002-S002）上留存印模；
u 各部门领用属于本部门保管的印章时，应在《印章登记表》上登记；
u 印章保管部门应为每一印章制作《印章使用登记表》（EA002-S003），详细记录印章使用情况；
u 每次用印，应在《印章使用登记表》上登记备查，登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。
u 综合管理部负责对公司经理级（含）以上员工的姓名签字或私章进行备案，制作《签字（私章）留模登记表》（EA002-S004），并报总经理或以上领导批准，经批准同意后方可生效。
印信的使用
第九条 印信的保管
u 综合管理部负责保管公司印章、合同专用章及由各部门(机构)保管以外的各类印章、公司信笺（银行预留印鉴由财务专人管管）；
u 销售部负责保管销售合同专用章；
u 财务管理部负责保管财务专用章、法定代表人印章（出纳分人保管财务专用章和法定代表人章）；
u 各部门负责保管本部门印章；
u 所有印章和空白信笺必须由专人保管。
第十条 印章的使用
u 凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事长或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事长或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在《印章使用登记表》上签字，用印的文件资料须留有正本存档。
u 凡使用公章、合同专用章的公司事务性用印，须经主管副总经理批准，并在《印章使用登记表》上签字，用印的文件资料须留有正本存档。
u 销售协议用印，由销售部加盖销售合同专用章，经公司主管副总经理审核签字后，经办人须在《印章使用登记表》上签字，需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意。
u 财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务总监审核，由出纳盖上财务专用章，然后由会计加盖法定代表人印章。
u 部门专用章的使用须经部门负责人审核批准。
第十一条 信件的使用
u 公司对外出具的各类信件，必须在综合管理部进行留存复印件；
u 信件使用部门负责人必须对出具的各类信件负责审批，并在复印件上签字或盖章；
第十二条 印章的外带
公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经主管副总经理或以上领导书面批准。外带期间，必须由专人保管；用毕，须及时归还。
印信丢失、封存、销毁
第十三条 印章的失少
发现印章失少，保管人应立即向综合管理部报告，综合管理部应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。
第十四条 印信的封存和销毁
u 因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由综合管理部统一封存。
u 一般情况下，封存5年后报总经理批准，由综合管理部统一销毁。
第十五条 使用过的用印登记本和信件备份，于次年3月存档备查。
其他
第十六条 印信管理人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印信。
第十七条 印章和信笺必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具信件完毕，应立即放回原处； 第十八条 严禁开具空白介绍信，不得在空白介绍信、便笺上加盖各类印章。