广告宣传制作费用管理办法.doc

*公司广告宣传制作费用管理办法一、 总 则1、 加强公司广告宣传品费用管理，规范操作过程，提高工作效率，根据公司有关规定，特制定本办法。2、 本办法适用于公司所属各单位广告宣传品制作的审批、承印、审核与结算。二、 广告公司招投标1、 严格执行*招标投标管理办法规定。2、 严肃形势和纪律，严格执行招标投标流程，建立招标投标资料归档管。 3、 禁止公司内部员工参股广告公司并进行招投标工作。 三、职责分工1、公众营销中心主要职责：1) 负责宣传画册、海报、横幅、广告用品等宣传用品的业务申请和制作；2) 负责协助综合支撑中心做好定点印刷厂、广告公司的招标管理工作；3) 负责向定点广告公司下达宣传品制作任务；4) 负责广告宣传品制作的质量、数量的验收工作；5) 负责广告宣传品制作经费的报销工作；6) 负责广告宣传品制作的价格审核工作。2、综合支撑中心主要职责：1) 负责牵头组织定点印刷厂、广告公司的招标管理工作；2) 负责参与广告宣传品制作的质量、数量的验收工作；3) 负责参与广告宣传品制作的价格审核工作。3、 集客营销中心中心主要职责：1) 负责向公众营销中心提供广告宣传品制作业务需求单，业务需求单内容要求填写及时、完整、准确；2) 负责本中心业务范围内广告宣传品的制作；3) 负责本中心业务范围内广告宣传品的质量、数量的验收工作。四、工作要求1、 广告宣传需求发起：各中心海报、横幅、广告用品等宣传用品的制作，结合实际需求，报需求计划给公众营销中心，由公众营销中心部分管领导审核报分公司总经理同意后，方可制作。2、 广告宣传审核：定点印刷厂、广告公司必须凭广告宣传品制作业务需求单办理广告宣传品制作业务；紧急需要的广告宣传品制作可先邮件报备，经同意后，可先制作后审批，但必须在3天内补办广告宣传品制作审批单。3、 广告宣传制作：定点印刷厂、广告公司负责上门取稿、上门校对、上门送货、上门悬挂、上门拆卸（条幅除外）。各中心在收到广告宣传物料后，要严格按申请单要求进行验货，确保质量和数量。若在接收宣传物料时发现破损、缺失或与要求不符时，可拒收；或注明实收货物明细，并通知公众营销中心，由公众营销中心处理、协调、补发及赔偿事宜。有特殊要求的印刷品、宣传品制作,需经公众营销中心同意，报分管领导和总经理审批同意后，可由另选印刷厂或广告公司制作，制作价格由使用部门、公众营销中心一并与厂家协商确定。4、 广告宣传验收：1) 提出需求本部门负责人在广告制作完成后3个工作日内负责验收广告制作效果，并使用水印相机拍照，照片要显示时间、地址。2) 广告宣传验收时，参与广告验收人员现场验收广告制作效果，并在广告验收单上签名确认（必须含两人以上参加验收并签字确认）。3) 把广告验收相片及广告验收单归档综合部，做到广告制作验收闭环，4) 本着谁用谁负责的原则，每次活动临时悬挂的宣传广告及横幅，必须在活动完后由活动主办方或悬挂部门按时撤掉。5、 广告宣传物料管理1. 建立广告宣传物料收发表,并严格执行物料发放签收，如果没有签收单，不再发放物料使用；2. 广告宣传物料签收表由综合支撑中心归档，做到物料发放闭环管理。五、 广告宣传费报账（一）广告宣传费的报账规范1. 广告宣传品制作经费（每月）每季度？结算一次，结算时间为（次要）下季度15日前；每年的广告宣传品制作经费必须在12月20日前结算完毕。2. 广告费用全由财务直接转入广告公司账户；（二）广告宣传费报账的相关要求对于广告宣传费报账单所附的验收照片，严禁出现一个报账单所附的验收照片用于多个项目报账的情况。具体要求如下：1. 严格按照公司中标的广告公司制作物料以及报账；2. 广告费报帐时，参与广告制作人员必须打印现场广告制作图片见验收明细表签名确认（必须含两人以上签字确认）。报账需附真实广告图片及验收单，广告制作与验收应采取2人以上“双人确人”验收广告签字；3. 严禁广告宣传费使用与事实不符。不同期间的广告宣传费项目及报账单所附验收照片不能相同；4. 不同期间的广告宣传费报账单的广告项目不能相同且验收照片也不能相同，且严禁出现同个广告宣传费报账单转款至不同广告商的情况；5. 严禁出现广告宣传费报账单与其他项目（如渠道建设费用）中所附验收照片有相同或张冠李戴的情况。6. 严禁广告费用使用不规范，存在专款不专用；六、 处罚规定综合支撑中心不定期组织广告宣传费检查工作，如在检查中发现广告宣传费报账不规范问题或一个报账单所附的验收照片用于多个项目报账的情况，将按照关于进一步明确财经纪律、完善财务规范的通知中“先停职，后处理”的规定进行处理。涉及廉政风险、情节严重的，移交省公司纪委处理。七、 本办法由公众营销中心负责解释。八、 本办法自正式发文之日起执行。附件：广告制作流程*公司2017年3月20日附件：广告制作流程广告制作流程及审核流程图渠道经理/固网专岗/自有厅店长/集客经理提出需求分管领导审批部门经理审批 审核广告内容审核广告效果分公司总经审批综合支撑/综合部备案广告公司设计广告制作水印相机拍照留底，报给综合支撑。