合同信息管理方案.docx

八、 协议、信息管理方案（一）、协议管理的工作任务和方法1、协议管理的工作任务（1）、协议管理重要是指监理工程师建设中对业主与设计、材料设备、施工承包商签订的协议的管理工作，从协议条件的拟订、协商、签署、执行情况的检查和分析等环节进行的组织管理工作，以期通过协议体现“三大控制”的任务规定，维护协议订立双方的合法权益。（2）、在业主签订上述协议时，项目总监应注旨在这些协议中由明确的监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按协议条件对协议的执行进行监督管理。（3）、协议管理的重要任务时规定监理工程师从监理目的控制角度出发，依据有关政策、法律、规章、技术标准和协议条款解决协议问题。2、协议管理的方法（1）、协议管理的重要工作内容及方法、协议管理的重要工作内容：协助业主拟定本工程项目的协议结构；协助业主起草与本工程项目有关的各类协议（涉及施工、材料和设备定货协议），并参与各类协议谈判；进行上述各类协议的跟踪管理，涉及协议各方执行协议情况的检查；协助业主解决与本工程项目有关的索赔适宜及协议纠纷适宜；向业主递交有关协议管理的报表和报告。、工程建设协议管理的监理人员设立与工程规模有关，配备一定数量的专业工程师从事协议管理工作。、监理工程师在工程建设协议管理中重要方法推行协议管理目的制，协议管理目的制是各项协议管理活动应达成的预期结果和最终目的。而协议目的管理的过程有若干个动态过程，是指工程项目协议管理机构和管理人员为实现预期的监理控制，对工程协议的订立和履行行为实行管理活动的过程，其内容涉及：协议订立前的管理、协议订立时的管理、协议履行中的管理及协议发生纠纷时的管理几个阶段，其每个阶段具体工作内容有：协议订立前的管理协议签订意味着协议生效和全面履行，所以必须采用谨慎、认真的态度，准备签订前的准备工作，具有内容涉及：时常预测、自信调查和决策；协议订立时的管理协议订立阶段，意味着当事人双方通过工程招标投标活动，充足酝酿、协商一致，从而建立起工程协议法律关系。订立协议是一种法律行为，双方应认真、严厉拟订协议文本，做到协议合法、公平、有效；协议履行中的管理；协议依法订立后，当事人应认真作好履行过程中的组织和管理工作，严格按照协议条款，享有权利和承担义务；协议发生纠纷时的管理在协议履行中，当事人之间有也许发生纠纷，当争议纠纷出现时，有关双方一方面应从整体、全局利益的目的出发，作好有关的协议管理工作，以利纠纷的解决；为实现上述目的的管理，在监理软件编制中，设立以下专用表式；对协议进行登记、动态管理、目的分析、评审、实行计划及监督检查。（2）、工程项目施工阶段协议管理方法、查施工组织设计和施工方案。、监督承商协议中规定采用的规范、标准和管理程序施工，控制工程质量、投资和进度。、审查重要建筑材料和重要设备订货并核算其性能满足规范及设计规定。、核定和会签设计变更和工地洽商变更方面的文献。、组织工程质量事故的分析和解决。、认定工程质量和进度，依照协议进行计量，并签署付款凭证。、验收隐蔽工程。、审查工程价款和工程竣工结算。、组织工程阶段验收，参与工程竣工验收。（3）、协议管理资料收集：为防止协议在履行中发生纠纷，协议监理人员应及时填写并保存有关签证方面的文献和单据，重要有：、业主负责供应的设备、材料进场及材料规格、数量和质量情况的备忘录。、材料代用议定书。、机器设备的材料及混凝土试块、实验单。、经设计商和业主代表签证的设计变更告知单。、隐蔽工程检查验收记录。、质量事故签订书及其采用的解决措施。、合理化建议内容及节约提成协议书。、中间交接工程的验收文献。、赶工协议及提前竣工收益分享协议。、与工程质量、与决算和工期等有关的资料和数据。3、协议审查、变更、延期的解决（1）、协议变更的解决、工程协议变更的规定可以由业主、监理工程师、承建方提出，单必须通过业主的批准签字后才干生效。根据协议条款，如监理工程师认为确有必要变更部分工程的形式、质量或数量或处在合适的其它理由，应在征得业主批准后由项目总监向承建商发出变更指令，假如这种变更是由于承建商的过失或违约所致，则所引起的附加费用由承建商承担。、工程变更的指令必须是书面的，如因某种特殊因素，监理工程师可口头下达变更令，但必须在48小时内予以书面确认。项目总监在决定批准工程变更时，规定征求业主的意见并确认此变更属于本工程项目协议范围，此项变更必须对工程质量有保证，必须符合规范。、一般因图纸不完善所导致的设计变更，由项目总监会同监理项目部解决，并由项目总监征求业主意见后发出变更指标；对设计漏项，变更技术方案和技术标准，以及因地质条件一起的基础，结构设计的变更等，不管其投资增减情况，均应由项目总监上报业主共同解决，并报监理项目部备案。、协议变更的估价由项目总监按协议条款的有关规定会同项目监理部进行，并报业主认可，由项目总监书面告知承建商并留二本副本；为了中期进度付款便宜，项目总监可根据协议条款规定定出临时单价或合价，但必须经业主批准批准。（2）、协议延期的解决、由于增长额外工作与附加工作，异常恶劣的气候条件，或由于不是承包商的过失，违约或者责任范围内的特殊情况，导致工程不能按原定工期竣工，承包商可按协议有关规定规定工程延期。、当项目总监理工程师收到承包商工期延长申请表，要组织有关监理人员做好工地实际情况调查和记录，提出审核意见，报业主审定。（3）、审查分包协议、在承包协议订立后，承包商应根据其分包计划，向项目总监提出分包，并填报分包单位资格报审表。、项目总监应从分包商的技术份量、管理水平、施工机械的适应限度和以前的业绩，与分包内容，分包协议及是否满足总包及业主的需求等方面进行审核，并报请业主批准。4、协议索赔与违约的解决（1）、协议索赔的解决、为保证工程的投资不超过经审批的工程投资概算，监理工程师应积极协助业主防止承建商提出索赔，找出合法的理由和证据对承建商的索赔报告进行反击，使业主不受或少受损失；同时及时发现承建商违反协议的情况，积极收集证据资料，协助业主做好对承建商的索赔工作，尽最大也许减少工程投资的损失。（2）、协议违约的解决、违约协议解决过程中的监理工程师须分清违约责任方及违约责任：当业主不能及时给出必须的指令、确认、批准，不按协议约定履行自己的各项义务、支付款项及发生其它使协议无法履行的行为，应视作业主违约，应承担违约责任，相应顺延工期；按协议条款约定制服违约金和补偿其违约给乙方导致的窝工等损失；当承包商不能按协议工期竣工，施工质量达不到设计和规范的规定，或者发生其它协议无法履行的行为，应视作承包商违约，应承担违约责任，按协议条款的约定支付违约金，补偿因其违约给业主导致的损失。、违约金及补偿损失的计算应按下列原则进行：提出因违约发生的费用，应写明费用的种类，如工程的损坏及因此发生的拆除，修复等费用支出；要根据协议条款写明违约金的数额或计算方法和支付时间；补偿损失，应写明损失的范围和计算方法，如损失的性质是直接损失还是间接损失，损失所包含的内容是否将应得利润计入损失中。、如现场监理工程师发现承包商有符合协议条款中承建商违约的有关事实，应及时向项目总监提交具体报告和有关示意的解决意见，经项目总监核算后报业主批准解决。、除非双方协议将协议终止，或因一方违约使协议无法履行，否则在违约解决完毕后，监理工程师应督促及协助双方继续履行协议。、因一方违约使协议不能履行，另一方欲中止或解除所有协议，应提前10天告知违约方。项目总监应按协议条款规定，对业主及承包商进行适当的协商工作，协助业主拟定有关费用的支付工作及善后解决事宜，特别应注意运用自己的经验，依据协议尽力维护业主的利益，使业主少受或不受损失。（二）、（一）、信息管理的工作任务和方法1、信息管理的工作任务（1）、信息是工程建设三大监控目的实现的基础，是监理决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介。信息管理是工程建设监理中的重要组成部份，是保证质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。本工程既涉及到众多的土建承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，互相之间的联系、函件、报表、文献的数量是惊人的；因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，保证信息资料收集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中可以及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才干有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。（2）、我公司通过质量体系认证工作，从文献体系中就涵盖了信息管理和资料管理，并且对信息资料管理有了明确、规范的管理制度和方法。我公司在大型建设项目信息管理工作中拥有广泛的经验，这使我们能帮助承包商同业主、各级政府机关等单位保持联络，保证向业主等部门提交的各种文献形式符合规定，对业主提出的任何规定我们能做出恰如其分、令人满意的回答。（3）、从信息收集上来区分，信息管理将由施工前期信息收集，施工中信息收集和竣工交验后信息收集整理三部分组成。2、信息管理的重要任务（1）、及时与业主沟通信息，使业主了解项目进展情况。、工程建设中出现的影响项目目的的问题，及时通过信息传递，报告业主。、超过协议约定的各种变更，均应得到业主的批准指令。、定期向业主书面报告（监理月报或周报）项目三大目的的执行情况。、建立工程会议制度。、督促承包商整理工程技术资料；组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，解决工程技术、经济、管理；以及材料物资供应、管理等方面的信息。3、信息管理的方法（1）、信息管理的重要内容：、信息收集。、建设前期要收集信息。、施工图设计阶段信息收集。、招投标协议文献及有关资料的收集。、施工过程中的信息收集。、工程竣工阶段的信息收集。（2）、监理信息的加工解决：、根据投资控制信息，对工程设计规模和采用的设备材料进行指示。、依据质量控制信息，对工程设计质量进行指示。、依据进度控制信息，对设计进度进行指示。（3）、监理信息的检索和传递：我公司计划在项目监理部设立专职信息管理员，采用计算机进行信息分类，以便快速检索和传递。提高信息的使用效率。（4）、信息的使用：监理信息通过有条件共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及协议管理。4、信息管理的重要内容（1）、建立计算机信息动态管理系统进行信息管理、公司根据项目进展的需要，配置足够的计算机及网络传输设备，配置足够的计算机专业人才。项目监理部运用计算机进行文档管理，基本实现信息管理自动化。我公司目前已经建立公司内部的信息库和网络平台，使公司各部之间、公司与各项目监理机构之间通过网络平台保证信息畅通，资源共享。（2）、通过建立完善的信息、档案管理制度进行信息管理，设立专职资料档案管理人员，负责项目档案资料的收集、编目、分类、整理、归档。资料归档管理按国家档案管理制度执行。（3）、建立文献传递程序、搜集和整理制度进行信息管理。、在文献编制、编号、登记、收发制度上，有明确的规定的，力求做到体系化、规范化、标准化。、信息搜集内容应涉及必要的录相、摄影、音响等信息资料，重要部分刻盘保存。及时准确地收集、传递、反馈各类工程信息；审核原始工程信息的真实性、可靠性、准确性和完整性。（4）、通过会议制度进行信息管理：注意会议信息的收集，会议纪要按有关规定的规定存档。5、信息管理制度（1）、拟定监理信息传输流程、为了保证监理工作顺利进行，使监理信息在工程项目管理的上下级之间、内部组织与外部环境之间流动，在第一次工地会议上，项目总监将明确工程项目信息传递程序，对各种类型的信息的传递过程项目监理部以发文的形式传达成与项目有关的各方。、同时在项目监理部内部亦通过组织各标段驻地监理学习明确各项管理制度，例如监理组所有指令均须经总监理工程师签发，监理人员只能按照总监制定的岗位职责权限为承包单位签认各种检查签证。假如总监理工程师不在现场，则由驻地总监理工程师委托副总监理工程师进行代理。（2）、信息管理组织制度：本工程监理机构内建立健全的信息管理制度并明确机构内各监理人员的分工职责，并且责任贯彻到个人。、监理信息管理人员负责工程施工信息收集、整理、保管。、总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，监理信息管理人员负责整理睬议纪录。、专业监理工程师定期或不定期检查承包商的原材料、构配件、设备的质量状态以及工程实物量和工程质量的验收签认。、专业监理工程师督促检查承包商及时整理施工技术文献。、随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料。、天天填写监理日记，如实记录施工情况；每周召开工程例会，及时做出会议纪要；针对专项问题召开的会议记录专项纪要；对调查解决性的问题整理出专题资料。、对在监理过程中应形成的各类监理控制资料（如各类报验单）做出及时掌握，并检查其规范性、完整性。、建立计算机辅助管理系统，运用计算机进行辅助管理，对各类施工与监理信息有选择地进行输入、整理、储存与分析，提供评估、筹划与决策依据，为提高监理工作地质量和效率服务。、做好各项监理资料的平常管理工作，逐步形成完整的监理档案，在内容和形式、在质量和数量上都达成有关规定的规定实行。（3）、通过建立计算机网络管理系统进行信息管理、为此我公司将在本项目监理工作中采用计算机辅助信息管理，并运用公司的局域网，使监理项目部与公司实现信息共享，从而提高工作效率和管理水平。、微机的应用使监理工作在一定程序上更加规范化、程序化，绝大部分监理文献均放于计算机中，纳入信息管理系统，统一分类、编号、查询，调档十分方便，提高了文献、资料管理的自动化程序。定期报送业主内容全面、装帧精美的文献，使业主可以及时全面了解工程进展情况，增强业主对监理方的信任。（4）、监理系统的信息收集、检索及传递程序进行信息管理、在工程建设过程中自始至终都在产生大量信息，监理工作中的信息不仅量大，并且分类复杂，运用计算机进行项目管理，是现代项目管理的必须手段。（5）、监理信息的加工整理：为了有效地控制工程建设的投资、进度和质量目的，在全面、系统收集监理信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。通过对信息资料的加工整理，一方面可以掌握工程建设实行过程中各方面的进展情况；另一方面借助计算机监理软件预测工程建设未来的进展状况，从而为监理工程师做出对的的决策提供可靠的依据。在建设项目的施工过程中，监理工程师加工整理的监理信息重要有以下几个方面：、工程施工进展情况：监理工程师每月、每季度都要对工程进展进行分析对比并做出综合评价，涉及当月整个工程各方面实际完毕量，实际完毕数量与协议规定的计划数量之间的比较。假如某些工作的进度拖后，分析其因素、存在的重要困难和问题，并提出解决问题的建议。、工程质量情况与问题：监理工程师系统地将当月施工过程中各种质量情况在月报中进行归纳和评价，涉及现场监理检查中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、问题、事故的解决意见。如有必要的话，可定期印发专门的质量情况报告。、工程结算情况：工程价款结算一般按月进行。监理工程师对投资花费情况进行记录分析，在记录分析的基础上作一些短期预测，以便为业主在组织资金方面的决策提供可靠依据。、施工索赔情况：在工程施工过程中，由于业主的因素或外界客观条件的影响使承包单位遭受损失，承包单位提出索赔；或由于承包单位违约使工程蒙受损失，业主提出索赔，监理工程师提出索赔解决意见。（6）、监理信息的存储、检索和传递、为了便于管理和使用监理信息，在监理组织内部建立完善的信息资料存储制度，将各种资料按不同的类别，进行具体的登录、存放和放入计算机信息库。、无论是存储在档案库还是存储在计算机中的信息资料，为了查找方便，在建库时拟定一套科学的查找方法和手段，做好分类编目工作。完善健全的检索系统可以使报表、文献、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。我公司已建立完善的计算机网络系统，并建有丰富的工程数据。我公司在各个监理项目部都建立了信息管理机构，并配用先进的计算机系统，负责工程信息收集、传递。、信息的传递就是工程建设各参与单位、部门之间交流、互换工程建设监理信息的过程。监理部通过计算机网络来传递各类信息和文献资料人工传递双重通道，保证信息流渠道畅通无阻，只有这样才干保证监理工程师及时得到完整、准确的信息，从而为监理工程师的科学决策提供可靠支持。（7）、监理信息的使用：通过加工解决的信息，及时放入计算机网络共享数据库，便于访问检阅，同时整理编码归档。（8）、信息采集制度：由于本工程的信息量大，来源广，资料多，因此建立计算机管理系统十分必要，它不仅可以使信息解决简朴化、规范化，大大提高信息管理的效率，还可以通过计算机系统对信息资源的高度共享和充足运用，使整个工程处在动态控制中，实现质量、进度、投资目的控制的科学化。（9）、组织管理制度、开工前工程项目总监组织内部研究，项目部根据公司规定制定信息采集、编报的管理办法，拟定本项目资料收集的具体内容、分类方式和编码方式，保证业主所规定的竣工结算方面资料齐备。、监理部配备一人专门负责前述资料收集、整理、存放、编目。、监理部配备传真机，电脑、扫描仪。电脑均与网络连接，保证信息及时、准确传送。、为保证完毕的档案系统准确无误、与现场一致，规定资料提供者署名，资料录入后由其它人员仔细核对。、执行定期报告制度。监理员天天均应向主管专业监理工程师报告情况，专业监理工程师每周向主管负责人书面报告质量、进度情况，重大事情必须当天报告。高驻办按协议规定向总监办、业主定期书面报告。、会议制度：各级主管定期不定期开会，研究情况及时解决问题，或报告信息。通过多种方法、途径进行信息的收集，令工程项目部充足掌握本工程的具体、准确、齐备的资料。（10）、及时完善监理台账：开工前总监代表组织制备监理台账和各类记录报表、监理周报样式。本工程建立的监理台账重要有：、承包商人员、机械设备投入台账。、工程变更台账（涉及业主指令变更和设计单位提出的设计修改）。、工程洽商台账。、新增单价台账。、计量支付台账。、工程索赔台账。、完毕工程量台账。、工程材料见证取样台账。、平行检查台账。、所有台账由监理组负责建立和更新。除书面递交外，监理组每周通过网络发送到项目总监，信息管理员每周一次对台账内容进行检查。（11）、分类信息采集：在工程建设期间监理应注意从以下几方面收集信息：、收集业主提供的信息：业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照协议文献规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和见解，下达某此指令。因此，应及时收集业主提供的信息。监理工程师及时督促承建商将工程材料在各个阶段的需求数量报业主及材料供应商，而材料供应商则要及时将材料的材料合格报告、实验资料、运送距离等情况告诉有关方面。监理工程师应及时协助业主收集这些信息的资料。监理工程师及时收集业主在建设过程中对各种有关工程进度、材料供应进度、质量、投资、协议等方面的意见和见解。同时也应及时收集业主的上级单位对工程建设的各种意见和指令。、建设项目监理的记录：此处的记录是指驻地工程师（工地工程师）的监理记录，重要涉及工程施工历史记录、工程质量记录、工程计量和工程款记录竣工记录等内容。现场监理人员的日报表。重要涉及如下内容：当天的施工内容；当天参与施工员（工种、数量）；当天施工用的机械（名称、数量等）；当天发现的施工质量问题；当天的施工进度与计划施工进度比较（若发生施工进度迟延，应说明其因素）；当天的综合评语；其他说明（应注意的事项）等。现场监理人员的日报表可采用表格式，力求简明，规定每日填报，一式两份。工地日记。