内部控制手册-工程项目投资.doc

11.1 工程项目投资1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关涉及公司在工程项目上的立项、招投标、资金调拨、项目变更、工程建设和验收的管理制度旨在加强工程项目管理，保证项目投标、建设及施工管理过程符合国家政策法规的要求，提高工程质量，保证工程进度，控制工程成本，保证工程安全施工，加强外部协作单位的管理。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度暂缺，建议补充相关制度。1.4 职责分工n 行政部：负责编制项目预算、项目建议书和可行性研究报告等有关文件；负责编制项目概预算、招标文件以及负责项目招投标组织工作并与中标人签订合同；负责开工准备工作、监督并协调项目施工、组织相关部门进行项目验收、办理工程竣工决算手续等项目施工。n 财务部：负责汇总项目预算、协助编制项目概预算、支付项目进度款、进行账务处理等。n 内审部：负责项目过程中监督，以及工程专项审计等工作。n 评标委员会：负责工程招投标的实施、监督及管理。n 授权审批机构：负责项目建议书、可行性研究报告、概预算、工程合同、工程款支付、验收报告及工程决算等审批工作。1.5 流程图241.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施11.1-PR1重大投资项目不符合公司的发展规划，可能导致公司投资决策失误，造成资金风险11.1-C1预防性根据公司战略计划和发展需要，由董事会及高层领导会议讨论提出投资意向，由总经理授权投资管理部负责进行投资可行性研究及资料收集整理，投资管理部收集并整理项目实施所需资料及信息，出具项目可行性建议书并经总经理及董事会审核讨论并决定是否开展投资项目年项目可行性建议书；董事会决议11.1-PR2各直属单位越权进行重大项目投资，可能导致集团公司无法对投资决策进行统筹管理，造成资金风险11.1-C2预防性集团公司各直属单位进行项目投资前须向集团公司提出申请，由集团公司投资管理部负责协助各直属单位进行项目的前期资料收集和可行性研究工作并提出可行性研究意见，提交集团公司总经理及董事会讨论决定年项目可行性意见；董事会决议11.1-PR3无归口部门负责对重大投资项目进行管理，人员能力不足，可能导致投资项目管理混乱11.1-C3预防性由公司董事会及总经理审批设立投资管理委员会或投资管理部门，由总经理授权投资管理部门负责公司所有投融资项目的规划、实施、监督检查和日常管理工作年公司组织架构11.1-PR4投资项目未经公司董事会决议及总经理等公司高层领导授权审批或超越权限审批，可能导致违规投资，造成资金管理风险11.1-C4预防性在公司章程及相关投资管理制度中规定，投资项目由投资管理部门向公司领导逐层报批，按照决策权限报总经理、董事长办公会、董事会审议决策，提出执行意见年总经理批示；董事长批复；董事会决议11.1-PR5重大项目投资的投资决策未经过集体决策和讨论，可能影响投资决策的正确性，影响公司的资产安全11.1-C5预防性重大投资项目设立前须经过投资管理部及相关部门负责人、分管领导及公司总经理会议讨论并由公司董事会最终讨论决议年项目建议书；董事会决议11.1-PR6无重大投资项目建议书，可能影响投资决策，造成公司资金损失及投资风险11.1-C6预防性编写投资项目建议书，主要包括：项目名称、项目单位基本情况、项目建设的必要性、投资估算及资金筹措方案；环境影响、资源利用和消耗、经济效益初步分析等内容，项目建议书初稿完成后由投资管理部负责人审核提出改进意见并修改并将项目建议书修订稿提交分管领导审核，由总经理最终审核批复年项目建议书；总经理批复11.1-PR7投资前期市场调研不及时、不准确或不全面，可能导致项目建议、决策错误11.1-C7预防性项目投资前应收集并整理前期市场研究资料，如：投资方向和内容、投资金额、预计市场前景、投资收益以及相关的财务测算表格等内容年投资前期市场调研资料11.1-PR8投资前期未进行项目可行性研究，可能导致投资方向失误，投资风险过大，经济效益较低11.1-C8预防性接收到项目投资建议书审核批复后由投资管理部负责人负责组织进行项目可行性研究，可行性研究报告初稿完成后由投资管理部负责人审核提出改进意见并修改并将可行性研究报告修订稿提交分管领导审核并由总经理最终审核批复年项目可行性研究报告；总经理批复11.1-PR9投资项目可行性研究报告不完全，信息不完备，可能给企业造成经济损失和信誉损失11.1-C9预防性项目可行性研究报告需要从多个角度进行全面分析，确保项目信息完备年项目可行性研究报告11.1-PR10投资项目方案、计划及项目投资预算的制定不合理，可能造成投资项目实施过程不稳定，成本费用过高11.1-C10A预防性接收到项目可行性研究审核批复后由投资管理部负责人组织编制投资项目方案、投资实施计划以及投资项目预算年投资项目方案；投资项目实施计划11.1-C10B预防性制定编写投资项目方案、投资计划和投资预算，主要包括：项目责任主体、组织及管控体系、人力资源计划，明确项目投资支出计划、建设方案、实施进度、各阶段投资金额的控制以及相关的财务测算表格等内容年投资项目方案；投资项目实施计划11.1-C10C预防性投资项目方案、投资计划和投资预算完成后由投资管理部门负责人审核提出改进意见并修改年投资项目方案；投资项目实施计划；领导审批意见11.1-PR11投资项目方案、计划及预算未经公司管理层领导审批，可能导致项目资金分配不合理，造成资金管理风险11.1-C11A预防性投资管理部负责人将投资项目方案、投资计划和投资预算修订稿提交分管领导审核并由总经理最终审核批复年投资项目方案及实施计划；领导审批意见11.1-C11B预防性对于各下属单位负责的投资项目，由各单位自行编制项目实施方案、计划及预算并经领导审批确认后报集团公司投资管理部备案年投资项目方案及实施计划；领导审批意见；集团公司备案记录11.1-PR12未按公司章程制度执行招投标程序选择合格的承包方进行项目施工，可能造成项目施工成本偏高和项目质量无法得到保证11.1-C12A预防性成立项目招标小组，组长由总经理担任。招标实施前向招标小组提交招标计划，招标计划中应明确项目名称、预计总金额、项目实施时间、技术标准等要求，并提供数家以上合格承包单位的名称、地址、电话、联系人等必要的材料年招标小组成员名单;招标实施计划11.1-C12B预防性招标工作小组指导投资管理部门编制招标文件、发布招标信息。招标项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明年招标文件及信息11.1-C12C预防性组织评标小组按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标人提供的投标文件进行评审和比较，确定初选投标厂家，并对初选投标厂家在投标文件中存在的问题提出修改建议年评标记录及标书修改意见11.1-C12D预防性投标小组结合实地考察结果或第一轮投标后投标人修改的投标文件，对投标人的二次投标书进行评审和比较，最终确定参与竞标或投标的几家合格承包单位年二次评审意见及合格承包单位名单11.1-C12E预防性确定参与最终竞标或投标厂家时，应尽量选择同一档次的投标厂家，避免投标厂家在技术实力、合同执行能力和售后服务能力方面的差异年承包单位评审名单11.1-C12F预防性由最终确定的合格承包单位对招标价格进行议价或竞价（设有标底的应当参考标底），最终确定合格的中标厂家年中标通知书11.1-PR13未对项目施工方资质进行检查，可能导致项目施工方无证上岗，造成项目事故11.1-C13预防性在项目开工前对施工单位的资质资料及施工现场的设备安全情况和作业人员的执业上岗证明进行检查年施工单位资质证明；施工方操作人员的岗位证书11.1-PR14未签订重大投资项目合同，可能导致违约风险，造成公司经济利益损失11.1-C14预防性投资合同定稿经总经理审核通过后，由总经理或总经理授权分管领导/投资管理部门负责人与承包单位签订项目合同年重大投资项目合同11.1-PR15投资项目合同未经相关部门及领导会审，可能导致合同条款存在风险漏洞，造成法律风险11.1-C15预防性投资合同经谈判并初步确定后由投资管理部门拟定投资项目合同框架和条款，起草合同初稿，合同初稿提交财务部等相关职能部门审核确认，相关职能部门审核确认后提交分管领导及总经理审核，经审核后，如需要修改，由投资管理部门按相关职能部门及领导审核意见对合同进行修改并重新审核年合同会审表11.1-PR16投资项目资金的筹措不及时，可能造成投资资金无法及时到位导致投资项目失败11.1-C16A预防性由财务部门将项目进行各个阶段所需资金及时安排到位经总经理审批后发放到实施项目中年11.1-C16B预防性发生超额预算时，由技术人员及专家协助投资管理部门对项目实施情况进行审核，由财务处对项目经费使用情况进行审核，确认无误后交给公司领导审批，审批通过后由财务处拨付超额预算年超额预算申请单；领导审批单11.1-PR17未签订投资项目法人责任书，可能造成责任无法落实11.1-C17预防性公司应签订投资项目法人责任书，明确在项目开展过程中的重大事项及后果的主要责任人年法人责任书11.1-PR18未对投资项目过程进行持续、及时的检查和监控，做好过程监督记录，可能导致投资方向的偏离和资金风险11.1-C18A发现性由投资管理部门组织成立项目工程监督小组，负责监督工程施工过程以及与职能部门沟通的工作随时投资项目监督小组成员名单11.1-C18B发现性监督小组于每个工作日结束前对当日项目的进展程度和工程质量情况进行详细记录形成日常检查记录随时日常监督检查记录11.1-C18C发现性每月月末将日常监督检查记录给投资管理部门及分管领导审核确认并针对发现的问题提出相关审核意见随时领导审核意见11.1-C18D发现性监督小组将领导反馈意见与施工方进行沟通，督促施工方及时调整，确保项目按时按量完成随时施工单位项目整改通知11.1-PR19未从财务的角度，对投资的成本、回报进行分析，可能影响对投资的把握，不利于公司投资的资产安全11.1-C19发现性在项目开展过程中，财务部结合项目投资费用使用情况及项目开展进度对投资项目进行财务分析，确认项目成本核算及投资回报率等财务分析，进行成本控制月投资项目财务分析报告11.1-PR20投资项目施工工程变更未经过适当的审批，可能造成项目运营进度和质量无法得到保证11.1-C20预防性投资项目施工工程变更时需经过投资管理部及相关部门及负责人的审批并上报分管领导及总经理审核确认年领导审核意见11.1-PR21未定期向公司董事会及领导汇报投资项目的质量、投资项目进度及相关经济收益情况，可能影响公司管理层对投资项目决策的制定及实施11.1-C21发现性投资管理部门每月将项目完成进度、资金使用情况、工程质量检查记录及项目日常巡检记录等资料进行汇总整理并根据汇总资料编写项目阶段评审报告，提交分管领导及总经理审核，投资管理部负责人每月或定期向分管领导及总经理汇报项目进展情况，听取相关领导意见年项目执行情况记录；投资项目阶段评审报告；项目评审会议记录11.1-PR22投资项目施工进度款的支付未经过适当的审核和批准，可能造成公司经济损失11.1-C22预防性经过工程监理审核后，投资管理部及各相关部门负责人进行阶段验收，经验收审核通过后，投资管理部门部填制付款审批单，经财务部、分管领导及总经理审批后，由财务部执行付款年项目验收报告；付款审批单11.1-PR23重大投资项目完工后未进行项目验收，可能导致质量问题，造成项目质量事故11.1-C23A预防性成立项目验收小组，组长由总经理担任。小组成员包括相关部门负责人、承包单位负责人、施工单位专业技术管理人员、工程监理人员及其他相关人员（如外聘及公司专家库相关成员）等组成年验收小组成员名单11.1-C23B预防性验收小组依照有关法律、法规、行政规章，组织落实工程验收工作年验收过程记录11.1-C23C预防性财务部负责编制竣工财务决算报告提交分管领导及总经理审批，工程项目经竣工验收合格后，由竣工验收负责人签署竣工验收证书年竣工决算表；竣工验收证书11.1-C23D预防性竣工验收证书、竣工验收报告以及所有相关报告和附件，报投资管理部及财务部门备案保管年竣工验收备案资料11.1-PR24重大投资项目造价未经过适当的单位的审计，违反公司的有关法律法规，造成公司经济损失及法律风险11.1-C24预防性根据工程项目大小聘请外部独立的投资项目工程造价审计单位对工程项目造价进行审计并出具审计报告，由公司总经理及董事会审核年工程造价审计报告；领导审核意见11.1-PR25重大投资项目合同的结算未经过适当的审核和批准，可能造成公司经济损失11.1-C25预防性合同项目完工后，施工单位编制“项目结算书”，经过审核后，由监理出具“结算监理审核意见书”。项目结算经过工程审价单位（包括工程审计）审核后，由公司编制“项目工程价款审批单”，经授权人员审核审批后，公司财务部进行结算付款并入账年合同项目结算书；结算监理审核意见书11.1-PR26重大投资项目的财务决算未经过适当的审计，违反国家及公司的有关法律法规，可能造成公司经济损失，影响财务报告的准确性和真实性11.1-C26预防性公司财务部编制竣工财务决算报告及相关报表，经过授权人员审核，公司相关部门委托外部工程审计单位进行项目竣工决算审计年工程项目财务决算报告11.1-PR27重大投资和后续补充投资没有进行相关分析和论证，影响投资的资金安全11.1-C27预防性对重大的投资和后续补充投资应进行相关的分析和论证年投资项目分析报告11.1-PR28未对投资项目进行后评估，不利于提高投资项目管理能力11.1-C28预防性公司组织相关部门进行项目后评估，评价投资项目预期目标的实现情况和项目投资效益等，并根据评估结果编制项目后评估汇报，提交公司管理层审阅年项目后评估报告11.1-PR29未将投资项目建设有关资料进行归档保管，可能导致项目资料遗失，影响投资项目质量的验收及检查，造成经济损失11.1-C29A预防性与投资项目有关的资料，包括项目建议书、可行性研究报告、立项申请、项目方案、计划及预算、项目合同、过程记录、竣工验收资料等在项目完工前由投资管理部门负责保管并制作项目资料台账年投资项目资料台账11.1-C29B预防性项目完工后，由投资管理部门负责整理汇总所有与项目有关的资料，制作归档资料清单，交由档案室进行报管年项目资料归档清单