资管子公司信息披露档案管理办法模版.docx

北京xxx投资管理有限公司信息披露档案管理办法为加强公司信息披露工作档案业务管理，进一步提高信息披露档案管理水平，保证信息披露档案的系统性与完整性，完善信息披露档案借阅手续，使公司信息披露档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度。第一条 本公司所有需要归档的信息披露文件资料，包括：月度报告、季度报告、年度报告、重大事项临时报告。 第二条 合规部为信息披露档案管理的职能部门，负责公司各类信息披露档案的管理工作，对公司各类信息披露档案进行收集、整理和归档。资管部门根据工作需要配备专（兼）职信息披露档案管理人员，负责信息披露档案移交前的收集、整理和保管工作。各部门的信息披露档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向信息披露档案管理部门移交信息披露档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交信息披露档案柜，使用部门留存复印件。 接收信息披露档案必须认真验收，并办理交接手续，维护信息披露档案的完整与安全，使信息披露档案更好地为公司各项工作服务。 第三条 归档的文件材料要完整、系统、准确。归档的文件材料必须是原件。 存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷。 信息披露档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司信息披露档案管理部门移交归档。 第四条 查阅信息披露档案应填写信息披露档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在阅后及时归还。 查阅信息披露档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写信息披露档案资料复制申请单，经所在部门负责人签署意见后方可复制。 原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门负责人签名认可。借出信息披露档案时应注意信息披露档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅信息披露档案时应做到以下几点： （一）借阅者不得自拿、自取、自放信息披露档案，严禁擅自打开信息披露档案柜翻阅查找； （二）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅； （四）要爱护信息披露档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人； （五）所借信息披露档案不得随意折叠和拆散，严禁对信息披露档案随意更改、涂写； 借出和归还信息披露档案时，应办理清点手续，由信息披露档案管理员和借阅者当面核对清楚； 信息披露档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任； 调离本单位的工作人员，必须清理移交信息披露档案文件后方可办理调离手续。 第五条 信息披露档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。 第六条 信息披露档案管理员应当妥善保管私募基金信息披露的相关文件资料，保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年。北京xxx投资管理有限公司合规法律管理部二零一六年二月十五日