株洲千金医药贸易公司调研报告样本.doc

株洲千金医药贸易企业调研汇报
一、 企业现实状况
株洲千金医药贸易股份是湖南省株洲药业集团所属一家股份制企业，企业现在有职员６０余人，下设６个部门（采购部、销售１部、销售２部、质量部、财务部、营业部），一个科室（办公室），两个库房（小库、大库）。现在，采购部关键负责企业进货业务，销售部关键负责企业对外销售业务，业务部负责相关业务票据计算机处理，财务部则负责企业财务工作，库房则负责相关入库和出库处理，和对应库房日常库存维护，办公室负责日常各业务步骤管理和协调工作。企业经营品种关键以中成药为主,含部分生物制剂、器械及少许原料和进口药品。对于计算机系统应用，企业前后采取过两套系统进行对应管理（财务、业务各一套），取得一定经验，计算机基础很好。
二、 采购步骤
1＞、说明
企业现在所包含供货单位约有260－270家，地域包含全国。整个采购工作由采购部负责。采购部现在有3 人，大致按剂型进行分工，各自负责对应剂型品种进货采购工作。
2＞、业务步骤
1、 采购部依据进货计划联络供给商，组织供货渠道，和供货单位签署供给协议，也有部分经过电话联络，协商进货；
2、 到货交接。对于厂家直接送货上门，采购部门相关人员查验供给协议或电话要货协议无误，依据厂家送货单信息填写到货通知单，通知质检部和库房进行对应验收入库；对于托运（如铁路运输），采购部在接到托运部门到货通知后，负责将货物从提货地点提回本企业，移交给库房进行验收，在库房收货本中作对应统计（统计内容包含移交品种、数量和交接责任人签字）；
3、 到货验收。质检部门和库房依据采购部门到货通知单对到货进行验收。其中，质检部门对到货物种内外质量进行验收，库房负责到货物种、数量及破损情况验收。对于质量合格品种，库房依据到货实际情况填写入库验收单，单据内容包含该次进货物种、应到数、实到数、批号效期及破损情况。并将该验收入库单传输到营业部，经划价员划价后，由营业部负责该入库单实际到货数入机工作，同时打印出对应入库单电脑票据，经采购部确定后，将电脑票据作为正式票据传输到各相关部门进行本部门入帐处理。对不合格品种，则由质验部相关人员填写不合格品种通知单，并由质检部门主管签发。通知采购部门联络原供货单位协商退货问题。对于采取托运运输，库管员和采购员完成货物交接后，通知质检部进行质量验收。一样，库房负责到货物种、数量及破损情况验收，对于质量合格品种，库房依据到货实际情况填写入库验收单，单据内容包含该次进货物种、应到数、实到数、批号效期及破损情况。并将该验收入库单传输到营业部，经划价员划价后，由营业部负责该入库单实际到货数入机工作，同时打印出对应入库单电脑票据，经采购部确定后，将电脑票据作为正式票据传输到各相关部门进行本部门入帐处理。对不合格品种，则由质验部相关人员填写不合格品种通知单，并由质检部门主管签发。通知采购部门联络原供货单位协商退货问题。
4、 进货结算付款。通常情况下，只有在发票已到后才进行结算，对于协议要求或协议要求结算日期，则依据协议或协议进行结算，而不严格要求发票到是否。首先，依据协议或协议，供给商员工，到财务部领取和填写付款申请表（内容有单位信息、银行、帐号、款项用途等）,持该申请单（后附发票和发票对应业务验收入库单）到营业部进行进货结算。营业部相关人员依据供货单位员工提交结算申请表，审查其完整性，然后依据申请表后附进货入库单明细进行结算，计算货款，进行付款。
3＞、进货退货
对于到货验收不合格品种，采购部在接到质检部不合格品种通知后，和供货单位联络，作退货处理；对于库房验收中出现部分破损品种，在和供货单位协商同意后，也采取进货退货处理，直接冲减进货货款。
4＞、其它
1、 首先，各库房保管员依据自已所保管品种目前实际库存,结合品种销售情况(经验值),确定在预定时间段内库房要货计划，销售部门依据前期销售及用户要货情况，制订销售部门要货计划，采购部综全考虑各部门提交要货计划，制订下一期进货计划， 依据进货计划组织货源，同供货单位联络，签署供给协议。
2、 绝大部分进货业务，全部签署供给协议，对于部分大批量进货，在年初签署一总协议，然后每次进货全部逐笔勾对该协议。企业拟在以后对全部进货全部要求有对应协议，对于电话要货协议，也将以协议方法作对应统计。
3、 库房入库处理时，保管员依据实际到货数进行入库，对其中破损部分，作对应说明，由采购部负责和供货单位联络，决定对应处理方法。现在采取方法大致有进货退货、补货两种。如作退货处理，则直接减原进货款，如作补货处理，则要求供货单位立即补上。
4、 存在有对已经结算付款进货业务进行退货情况，这种情况较少，企业现在采取向原供货单位作销售方法将品种退回，在以后拟采取冲红，扣下次货款方法加以处理。
5、 对于进货结算，财务部拟在以后作调整，要求假如发票没到，标准将不予结算和付款。
三、 销售步骤
1＞、说明
销售业务关键由销售一部和销售二部负责。其中，销售一部关键负责二、三、四级站销售业务，大部分是现款现货销售。销售二部关键负责医院、卫生院、厂矿医务室、诊所、药店等直接用户销售业务，有部分转帐销售；企业销售业务所包含到用户地域上遍布全国，较为稳定用户二、三级站约有200家左右，其它用户约有1000余家。用户通常按地域划分为，由不一样员工负责，特殊多个用户员工划分不按地域，但同一用户对应员工是唯一，不存在同一用户有多个员工交错现象。
2＞、业务步骤
1、 划价员依据用户类型及品种情况对用户要货计划中全部品种进行销售划价；
2、 营业部相关人员依据用户要货计划和划价员划定销价信息在计算机系统中填写销售票并打印出电脑销售票（指定用户、品种、数量、库房等），并由计算机自动完成记对应业务帐工作；
3、 电脑销售票经复核员复核无误后，到结算台进行结算，对现金销售进行收款，对于转帐销售，则进行对应财务转帐处理。结算员结算完成后，在电脑中作对应结算处理，同时在销售票上盖有对应处理章（现金收讫或转帐收讫）；
4、 用户持结算过销售单提货联到对应库房提货。
5、 库房管理员接到用户提货联后，在电脑中确定该提货联有效性，通知相关人员进行备货。备货时，对据将出库品种批号及对应数量作手工统计；
6、 备货完成，由管理员将备货统计手工信息（批号及对应数量）信息录入到计算机中（现微机系统对一销售细目只能管理一个批号，而不能同时管理多个批号信息），在计算机系统中作销售出库处理，然后，通知用户将货提走，同时减库房实货帐。
2＞、销售退货步骤
在销售业务发生要求时间内（市内为30天，市外为两个月），如要用户因为多种原因需要进行退货，则在标准上给退换。
其业务步骤为：
1、 用户凭发票提出退货要求，库房管理在电脑中确定相关品种是本企业所售无误（关键相关品种批号信息），然后相关人员指示是否给预退货；
2、 在相关领导同意给退换后，库房通知质检部进行质检，对验收合格部分品种，库房保管员进行品种、数量验收实货销退入库处理，对不合格部分，则由库房进行品种、数量验收，并将实货置于库房红牌区，通知采购部和原供货单位协商处理。然后通知营业部在计算机中开销售退货票；
3、 对于原销售业务还没有结算，则直接冲减应收货款；对于原销售业务已经结算完成，则原不给退款，而是以换货方法，抵消货款。对于部分特殊情况（用户所要货企业没有等原因），则许可直接给退款。
3＞、其它
1、 企业现在只有一个划价员，对用户品种此次销价划定完全凭个人对企业价格政策了解和个人经验，要实际操作中往往出现不合理现象。且尺度难以正确把握，不利于管理；
2、 日常销售，货物全部从小库中提货，仅有极少数品种大批量销售才从大库提货。且在提货前，由小库管理员在计算机系统中对该销售提货单进行有效性进行确定，然后经过电话通知大库管理员，大库管理员在接到电话通知后，依据用户提货联进行备货、出库，出库后通知小库管理员进行对应微机中出库处理。
3、 现在，销售结算方法有现金和转帐两种，结应于不一样结算方法，由现金结算员和转帐结算员分别进行处理。用户在营业部开出销售票后，假如是现金结算，则转到结算台处，由结算员对此次销售货款进行验算并核收。收款完成，在用户提货联盖上现金收讫章。对于转帐结算销售业务，企业依据双方日常交易额及用户资信程度，按一定比列，要求其一个相对固定许可转帐额度。结算员在考评用户转帐额度无误后进行自转帐处理，将此次销售货款转记到用户应收帐上，然后在提货联上盖转帐收讫章。用户转帐额度不够，则须经相关领导同意，不然将不给予转帐。
四、 库房管理
1＞、说明
企业现在设有大库和小库两个库房，其中，小库是日常业务库房，货物齐全，大库是一个贮备仓库，只有部分数量较多品种。业务过程中入库和出库基础上是在小库中进行。小库货物依据品种类型大致分为外用酊水、片剂等6个区，分由不一样保管员各自管理，由两个库房责任人统一总体管理。各个保管员据负责品种不存在有交错现象。对应品种不一样质量情况，将库房划分为红牌区、黄牌区、蓝牌区，其中，红牌区存放质量不合格还没处理品种，黄牌区存放待验收货物，蓝牌区为合格品区。
2＞、进货入库步骤
参见进货业务步骤相关部分描述。
3＞、进货退货出库步骤
见进货退货及进货业务步骤其它处相关描述。
4＞、销售出库
参见销售业务步骤。
5＞、销售退货入库
参见销售退货业务步骤。
6＞、库房日常维护
日常业务中，对库房中品种，通常一星期检验一次，有时是半个月检验一次。对检验不合格货物，保管员将货物移到库房红牌区，库房管理员对红牌区品种进行统计，消减库房帐，并将对应信息通知各相关部门进行消帐，同时通知采购部，由采购部负责和该品种原供货单位联络，协商处理方法。
7＞、库存维护
日常业务全部库房业务全部在小库进行。天天，各小库库房管理员依据目前本库房中货物库存，综合考虑日常销售量，提交品种移库计划，由专门移库人员进行从大库到小库移库业务操作，使小库库存维持正常业务所需数量。对于特殊大批要货表况，也有直接到大库提货，大库出库作货物出库前须经小库管理员确定。
五、 财务及成本核实
财务部现在有五名职员，负责本企业财务成本核实和对外财务申报。企业内部采取加权平均核实方法进行成本核实，没有独立商品帐，对应收应付帐仅作针对余额核实，而不对应到明细。
六、 质检部业务情况
质检部现在有3人负责。质检部全权负责本企业所经营品种质量问题及对外质量问题交涉工作。
其工作内容关键有：
1、 进货步骤中，对于有送货上门，质检部在接到采购部到货通知单后，先对到货物种进行质量验收，对于托运到货，质检部依据库房到货通知对到货物种进行质量验收。只有质检部验收合格，才由库房进行对应入库验收。对不合格品种，质检部依据质检人员不合格品种信息签发不合格商品通知单，直接由采购部对不合格商品进行对应处理。
2、 销售业务中，对滞后发觉质量有问题品种销售去向进行追踪，并负责事后处理工作。
3、 日常维护中，对目前库房中货物定时进行质量抽查，对其中不合格品种，提交不合格品种通知，交由相关部门进行处理。严防不合格品种销售。
4、 负责办理全部进口药品销售许可手续。
5、 对在关主管部门定时公布信息进行搜集和登记，并随时对业务各步骤中品种进行跟踪，杜绝假药、劣药购进和销售。
七、 其它
1、 企业成立于1995年，历史较短，整体管理和规范化管理有一定差距，具体业务进行规范化处理时存在一力度问题有待一企业领导确定；
2、 企业库房条件相对较差，保管职员作强度大。现在，实施规范化管理有一定难度，不能进行完全批号、效期、货位管理。为了能正确处理销售退货业务，和库存商品交期报警，需对品种批号效期进行跟踪管理，存在一过渡期内处理问题；
3、 现在，业务中所包含到品种业务价以划价员划价为准，和物价规范化管理相冲突，实施物价制订具体物价体系过程中，和前期业务衔接有一定难度，有待深入协商；
4、 对于业务过程中相关假药、劣药信息管理，企业质检部有一较为有效管理方法（具体见前面质检部工作内容相关描述），具体实施有待和质检部相关人员深入确定。

＜完＞