质保金管理规定.doc

质保金管理规定文件编号版本/修改A/0共8 页1目的为了规范质保金的使用和支付，控制和防范法律风险，确保项目建设及各项工作顺利进行，制定本规定。2适用范围本规定适用于以公司名义对外签订的合同，其中工程建设合同、设备采购合同必须约定质保金条款，其他合同视情况需要约定质保金条款。本规定主要规定了质保金条款的必备内容、质量争议的处理程序、质保金的支付审批和支付等方面的内容。本规定所称“质保金”是指质量保证金（质量保修金）,在合同条款中如需区分质量保证金和质量保修金的，则需要对质量保证金和质量保修金分别定义，明确各自的内容。若无需区分的，则统称为“质量保证金（质量保修金）（以下简称“质保金”）。”3职责3.1企管部负责制（修）订质保金管理规定。3.2 合同主办单位负责在合同订立过程中明确质保金条款，牵头负责质量争议的处理、质保金的使用和办理质保金的支付。4 流程4.1 合同主办单位应当在合同订立时，规范质保金条款的内容，明确双方的权利义务：4.1.1 质保金期限。质保金期限一般为验收之日起一年，其中工程建设合同为办理工程中间交接手续之日起一年后，采购合同为到货后12个月或正常运行后6个月（两者以先到者为准）。因特殊原因需要更长质保期限的，需在合同中约定。4.1.2 质保金数量。质保金数量一般为合同标的额的5%，合同主办单位亦可根据实际情况进行调整。4.1.3 约定质保金的合同，在文本中必须有以下约定(以下表述以甲方为我单位，乙方为签约对方为例，各单位可根据实际情况更换）： “质保金于 支付。在质保期满前，乙方应及时负责缺陷修理及不合格文档整改等，直至甲方满意为止，如乙方在收到甲方通知后未及时修理整改或未能满足甲方要求，甲方则另请其它单位返修，发生费用在质保金内扣除，不足部分由乙方另行支付。质保金不计利息。质保金返还后，并不相应解除乙方质量责任，其质量责任按照 规定执行。”4.2 质量问题的处理4.2.1 任何单位或部门发现质量问题要立即通知合同主办单位，由合同主办单位牵头负责就该质量问题与合同对方沟通。若出现发生或可能发生以公司为当事人的法律纠纷时，应立即通知企管部。4.2.2 合同主办单位要立即就质量问题的性质、内容、严重程度、拟处理意见、回复期限等通知对方单位，就争议处理与对方协商以争取达成一致意见，并按规定办理相关手续。若双方不能达成一致意见的或对方处理意见不能令我方满意的，合同主办单位应向合同对方提出书面意见，并要收到对方当事人的书面确认，若对方单位不予确认的，则要通过公证送达、特快专递等形式送达对方，以固定证据材料。4.2.3 合同主办单位要做好质量问题的证据保存工作，特别是对方当事人不予确认、不予回复的质量问题必须留有第三方对质量问题的确认和处理意见。4.2.4 工程建设中发生的质量问题，涉及第三方检维修的，三方应对检维修及费用支付等情况友好协商达成一致意见，一般情况下，检维修费用应由合同对方先行支付，我方待质保期满后退还质保金，否则应争取由合同双方及第三方就检维修事宜签署三方合同，明确各自的权利义务及费用支付。 4.2.5 若质量问题的维修主材需由我公司提供的，所涉材料应以销售形式卖给维修单位。4.3 质保金的支付审批：4.3.1 质保金支付由合同主办单位填写质保金支付审批表（见附件），按规定履行相应审批流程，其中：4.3.1.1 工程建设类合同质保金支付需经基建部、供应部、安全环保部、生产部联合确认。4.3.1.2 其他物资采购类合同需经供应部、使用单位确认。4.3.1.3 质保金支付需经总经理审批后方可生效。4.3.1.4总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见，若有不同意见，财务不予付款。4.4 质保金的支付。4.4.1 对于工程建设类合同及设备采购合同，财务部门凭项目文件验收证书和质保金支付审批表予以付款，其余项目财务部门凭质保金支付审批表予以付款。涉及第三方维修且需从质保金中支付维修费用的，如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第三方维修事项的，合同主办单位还需提供监理、施工单位或质监等第三方对质量问题的确认和意见。4.4.2 涉及第三方维修且需要从质保金中支付维修费用的，则：4.4.2.1如已签署三方合同或在原合同条款中明确第三方维修事项的，待与第三方结算付款后，根据结算额的大小，首先冲减原合同对方的质保金；不够冲减的，经总经理审批后财务再予以支付，列支在原工程项目成本中。4.4.2.2如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第三方维修事项的，合同主办单位必须与第三方签订维修合同并按照合同条款的规定办理结算，其费用支付渠道由合同主办单位提出处理意见，报总经理审批。4.5 质保金支付流程：5附加说明本规定由企管部提出并归档。本规定起草部门：企管部本规定起草人：本规定审核人：本规定批准人：本规定解释权归企管部。工程质保金支付审批表项目名称项目号项目完工日期质保金到期日期资料图纸接收情况质量状况合同编号质保金金额合同对方单位申请提出单位：负责人：年 月 日监理公司 ：负责人：年 月 日供应部：负责人：年 月 日安全环保部：负责人：年 月 日：生产部：负责人：年 月 日基建部负责人 签名： 年 月 日总经理批准意见 签名： 年 月 日注：1、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定审批单位。2、质保金支付需要经过总经理批准。3、如需要外部单位确认的，需加盖外部单位公章。4、总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见，若有不同意见，财务不予付款。质保金支付审批表（通用）项目名称项目号项目完工日期质保金到期日期资料图纸接收情况质量状况合同编号质保金金额合同对方单位申请提出单位：负责人：年 月 日单位：负责人：年 月 日单位:负责人：年 月 日单位:负责人：年 月 日合同主办单位负责人: 签名： 年 月 日总经理批准意见签名： 年 月 日注：1、本质保金支付审批表（通用）适用于除工程类质保金之外的其他物资审批。2、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定审批单位。3、质保金支付需要经过总经理批准。4、如需要外部单位确认的，需加盖外部单位公章。5、总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见，若有不同意见，财务不予付款。