备用钥匙管理规定.doc

目的：对各类备用钥匙实施管理，确保一旦发生紧急突发事件时能正常启用。
业务范围：商业各商铺，公共区域的消防通道、防火门、楼宇顶层门、设备房、库房、各部门办公室等部位备用钥匙的管理。
职责：
1. 物业经理负责备用钥匙启用的批准。
2. 保安负责人负责对消防、安全类钥匙及公共区域备用钥匙的管理。
3. 其他部门控制的备用钥匙，部门负责人必须将“备用钥匙明细表”送交保安部备案，便于在非办公时间处理突发事件。
工作标准和要求：
1. 保安负责人负责消防、安全类备用钥匙的主控，由消防中控室值班人员负责保存，并建立《备用钥匙登记明细表》。
2. 保安负责人主控的备用钥匙存放在消防中控室的专用钥匙柜内，启用及归还备用钥匙须填写《备用钥匙启用登记表》。
3. 交接班员工必须对备用钥匙的数量、使用情况等进行检查，否则值班人员承担相关责任。
4. 各类钥匙分别存放，标识清晰完整。
5. 如钥匙借用人在使用过程中，由于使用不当导致钥匙损坏或因玩忽职守，致使钥匙丢失，要承担相应责任。
6. 保安负责人应随时（每周不少于一次）检查钥匙存放、保管和启用情况，发现问题及时纠正。
7. 备用钥匙只在发生紧急情况时使用，如发生火灾、水浸、漏电、燃气泄漏及正常使用钥匙发生丢失、损坏、无法启用等情况。
8. 启用备用钥匙需经保安负责人批准后方可使用；夜间及非正常办公时间须经部门负责人批准，之后由保安负责人在《备用钥匙启用登记表》中签字确认。
9. 如值班过程中紧急需要使用备用钥匙，备用钥匙管理的值班人员必须按规定填写《备用钥匙启用登记表》和跟进备用钥匙的归还时间，原则是问题解决后马上归还，同时在“值班记录”做好详细的记录。如值班人员下班而备用钥匙还没有归还，交班人必须清楚向接班人做好工作交接，并由接班人跟踪备用钥匙的归还情况，如接班人在值班时间还没有收回备用钥匙，必须马上向保安负责人汇报。
注意事项：

1. 如工程物业经理认为消防中控室值班人员不适合负责日常备用钥匙的管理工作，可委派其他部门承担备用钥匙的日常管理工作，但必须明确部门负责人和钥匙保管人员的工作责任，同时通报各部门员工，以便在突发事件发生时能够及时拿到备用钥匙。
2. 保安部负责人必须对各部门（特别是工程部和运营部）日常管理的备用钥匙进行备案，并将“备用钥匙清单或明细表”复印本存放在消防中控室或物业经理指定的部门，主要原因是当发生突发事件时，处理事件的员工能够尽快拿到备用钥匙解决严重问题，减少损失（害）。
表格：
1. 《备用钥匙登记明细表》
2. 《备用钥匙启用登记表》
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