合同管理实施办法.doc

XX公司合同管理实施办法

第一章 总 则
第一条 为规范合同管理工作，降低财务风险，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合XX公司实际情况，特制定本办法。
第二条　合同管理实行分级分类授权管理原则，并实行承办人制度和合同备案制度。
第二章 管理职责
第三条　承办人职责。
1.负责收集客户信息资料，并对客户信息的真实性负责。
2.负责根据公司授权范围及合同范本与客户就合同具体内容进行洽谈，向业务部门提交客户调查表（见附件一）和拟签合同文本。
3.将签订完毕的合同、附件及交接记录及时提交业务部门按规定归档。
4.承办人员应全程代表公司对外实际履行合同，做好履行日记，发现我方或客户情况有变化或不履行和不按期履行合同时，应及时报告业务部门并逐级上报本单位领导，如情况紧急，应同时报公司法务部。

第四条 业务部门职责。
1.业务部门（包括但不限于销售、采购、机物等部门）应设专人负责合同专用章、客户档案管理和合同档案管理。
2.客户档案应进行动态管理，及时更新，对客户信用进行核实和评定。
3.合同在盖章前，应组织相关部门对拟签合同的价格、信用政策、（收）发货及收（付）款方式等项目是否违反单位的规定进行评审，超出合同范本和授权范围的合同，应报公司审批。
4.每一份合同都要建立档案，包括已签合同、附件、验工计价、交接记录、往来信函、变更或解除协议等的原件一式二份，一份自存，另一份移送本单位财务部门。
5.变更或解除合同、我方或客户情况变化或违约时，应提出处理意见并报本单位领导和公司法务部。
　　第五条 各单位财务部门职责。应根据各业务部门提供的合同及相关资料建立健全合同档案，并依据合同及相关凭证、附件作为付款及开据发票的依据。
第六条 公司法务部职责
1.负责制定合同范本，负责依据本办法的规定履行合同审查职责。
2.对变更、解除合同或违约等情况提出处理意见。
3.对各单位合同管理工作进行检查指导。

第三章 资信调查
第七条 在合同签订前，承办人和业务部门应对客户的基本情况和资信进行了解和审查。
第八条 调查资信应收集以下资料：
1.客户的名称或姓名、住地、电话。
2.客户的支付能力、企业性质、目前经营状况、产品质量、与我公司原签定合同的履约情况等。
3.客户的工商营业执照或身份证（复印件）和授权委托书原件。
第四章 合同评审
第九条 合同必须经过评审后才能正式签字、盖章。合同评审以会签方式或会议方式，按照以下程序进行：
（一）业务部门负责提供本部门业务范围内拟签订合同的文本；
（二）业务部门负责组织相关部门对合同文本进行评审。可以采取会签的方式，由相关部门签署书面意见，也可以召开专题会议进行研究并形成评审会议记录，参加人员应在评审会议记录上签字；
（三）按照合同评审的意见修改合同文本，形成正式的签约文本，并将有关情况向单位主管领导汇报；
（四）正式的合同文本由本单位行政领导批准。
第十条 根据阶段的不同，合同评审可以分为投标前评审、合同签订前评审、合同修改前评审。
合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适宜性，合同内容的合法性。
第五章 合同的审查批准

第十一条 各单位对外签订的合同，除按规定须上报公司审查批准外，由各单位自行签订。
第十二条 下列合同应报公司法务部和相关业务部门审查，由公司总经理审批，总经理出差在外，由总经理授权的其他领导审批。
1.超出公司统一合同范本规定签定的合同；
2.设备采购合同、委托代理合同（协议），技术合同、联营、合资、合作、涉外合同，资产处置合同（旧机变卖，生产经营场地租赁合同），担保合同；
3.其他重大经营合同；
4.劳务分包合同；
第十三条 合同审查的要点：法务部负责审查合同条款、内容的合法性、严密性。财务部负责审查合同的付款方式是否合理，业务部门根据客户档案情况负责审查合同的价
格是否合理，合同是否可行。
第十四条 审批程序
1.拟签合同文本和评审申报表一式两份（附表二）逐级上报。
2.上述审批程序，一般为1至2天。特殊情况经批准或授权的可不受审批程序的约束。
第六章 合同的签订
第十五条 除即时结清外，必须签订书面合同。 如公司下达有正式合同范本的，应采用统一的范本签订合同，按公司规定合同文本经过审批后才能签字和加盖合同专用章（合同专用章专人保管）的，应履行审批手续。
第十六条 签订合同应加盖骑缝章。合同附件、交接记录、结算签认单、对帐签认单应加盖客户的印章或合同签字人（授权代理人）的签字。合同盖章时应由印章保管人进行登记。
第十七条 合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，如果末页没有权利义务的合同条款则应作“此页无正文”的说明。严禁将仅有我方已签字、盖章却无具体合同条款内容的合同末页，交、寄给客户签字盖章。严禁向客户提供盖有我方印章的空白合同书。

第七章 合同的履行、变更、解除
第十八条 合同一经签订，必须全面实际履行，对造成违约的直接人员要追究责任。对方当事人违约不履行合同，承办人应及时通知业务部门和单位领导，情况特别紧急严重应同时直接报告法务部。　
第十九条 变更或解除合同，须报公司分管领导和法务部审核批准。
第八章 合同资料的管理
第二十条 各单位应严格执行合同管理月报告制度。各单位经营、物资、生产等业务部门根据本部门合同签订和履行情况，按附表三到附表六的要求建立合同管理台帐，详细记载合同签订及履行等情况，并于每月25日前通过梦龙和书面两种方式报送公司法务部。
第二十一条 合同资料原件实行各单位业务部门和各单位财务部分别管理制度。各单位在合同、附件、交接记录、结算签认单、对帐签认单、往来信函、变更、解除协议等原件签订之日起五日内一式二份移交业务部门和各单位财务部存档。
第九章 罚 则
第二十二条 公司法务部对公司本部、公司下属单位、各部门的合同管理工作实施监督与指导，并定期对各单位签订、履行合同情况及合同档案管理情况进行检查。
第二十三条 有下列情形之一，由各单位视情节严重程度对责任者予以处罚，如造成损失的，还应据实承担赔偿责任，构成犯罪的依法移送司法机关处理。
　1.不按本办法规定签订合同的；
　　2.过错签订有重大缺陷的合同或无效合同的；
　　3.未依法律和本办法规定变更或解除合同的；
　　4.丢失合同文本及相关文件的；
　　5.提供虚假资料的；
　　6.超越授权或滥用授权签约的；
　　7.未按规定进行授权或转委托的；
　　8.发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的；
　　9.未对客户资信状况进行审核的；
　　10.应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；
11.在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的。
12.泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；
13．未按本办法规定及时移交合同资料、报表、台帐的。
第二十四条 本办法自公布之日起开始施行。公司原合同管理办法同时废止。
附表一 :
客户资信调查表

一、资信状况
客户名称或姓名

组织代码
（身份证号）

注册地址
（家庭住址）

邮政编码

联系电话

传 真

客户资本性质
（A）国有 （B）民营 （C）合伙 （D）外资 （E）自然人
主要收入来源
（支付能力）

目前经营状况

产品质量

过去与我单位往来履行合同情况

注：填写表格中选项时，在相应的项目前的字母上划勾，或在表格中填写实际数据。

1.注册资料（自然人客户有挂靠或担保企业，必须填写企业的资料，没有则可不填）
注册机关

注册资本（万元）

营业执照号码

法人代表

税务登记号

财务负责人

二、客户资信资料来源

A． A．征信公司

B．工商税务部门

C． 客户提供

D．实地考察评估

E．其它供应商评价

三、本人确认资信调查的内容真实可靠，没有虚假消息，对所填内容负完全责任，特此承诺！
填表人： ；填报日期： 年 月 日；分公司经理审核：

附表二:
评审申报表
合同客户名称或姓名
客户性质
发票户名

厂家或用户 □ ; 经销商□
交货期或履行期

产品或服务
型号
成交单价
数量
金额

交货地点或履行地点

客户信用情况
经营规模及状况:
收入来源及月收入:
过去与我单位往来合同履行情况：
款项支付方式
全款

分期
发货前预付 %,计划 万元,余款:
保修期、技术参数、
配置、特殊条款

合同特别约定及其它需要说明事项（超出合同范本的特殊约定）

应提交的合同附件和其他评审材料
1.《客户资信调查表》 □
2.企业法人营业执照和组织机构代码证复印件 □
3.自然人居民身份证复印件 □
4.其他合同附件: .
单位负责人意见
签字: 年 月 日
郑重承诺:本人对以上所填内容的真实性负责,保证严格按此合同意向通过评审后的评审意见签定正式合同,严格遵守公司关于合同签订的授权原则,否则,承担由此公司造成的一切损失.
合同经办人: 日期:

附表三：

销售类合同签订及履行情况明细表

填报单位及部门:

填报时间:

序号
合同编号
合同名称
签约时间
对方当事人名称
地址
联系人及电话
产品规格
单价
合同金额
约定交货或付款日期及比例
承办部门及经办人
质保起止时间及比例
逾期交货时间
逾期付款时间
履行中其他争议
余额
备注
1

2

两年期以上的合同:

1

2

一年期以上的合同:

1

2

一年期以内的合同:

填报人:

审核人:

批准人:

附表四 ：

采购类合同签订及履行情况明细表

填报单位及部门:

填报时间:

序号
合同编号
合同名称
签约时间
对方当事人名称
地址
联系人及电话
产品及规格
单价
合同金额
约定交货和付款日期及比例
承办部门及经办人
质保起止时间
质保金比例
逾期付款时间
逾期交货时间
履行中其他争议
余款
备注
1

2

两年期以上的合同:

1

2

一年期以上的合同:

1

2

一年期以内的合同:

填报人: 审核人: 批准人:

附表五 ：

租赁类合同签订及履行情况明细表

填表单位及部门

填表时间：

序号
合同编号
合同名称
签约时间
对方当事人名称
地址
联系人及电话
设备名称及规格
单价
合同金额
约定租赁期限、付款日期及比例
承办部门及经办人
逾期付款时间
履行中其他争议
余额
备注
1

2

两年期以上的合同：

一年期以上的合同：

一年期以内的合同：

填报人: 审核人: 批准人:

附表六：

劳务分包类合同签订及履行情况明细表

填报单位及部门:

填报时间:

序号
合同编号
合同名称
签约时间
对方当事人名称
地址
联系人及电话
对方资质等级
开竣工日期
合同预算金额
付款日期及比例
承办部门及经办人
实际竣工时间
结算金额
质保金比例
质保期
履行中其他争议
余额
备注
1

2

两年期以上的合同：

1

2

一年期以上的合同：

1

2

一年期以内的合同：

填报人: 审核人: 批准人:

工矿产品销售合同（范本）
合同编号： （销售）字（20 ）— —
买受人： （简称甲方）
出卖人：中铁五局集团机电有限责任公司 （简称乙方）
签订地点： 省 市 县 签订时间： 年 月 日
〔填写说明〕可选项中，选择请在该项后□中打√，不选择请在该项后的□中打—。
一、购买清单
产品
名称
牌号
商标
规格
型号
计量单位
数
量
单价
（万元）
总价
（万元）

合计人民币金额（万元） （注：如空格不够用，可以另接）

A、乙方代办产品从工厂到甲方使用地的运输，运输费用（大写： ）（¥ ）
由甲方承担，其费用不在整机报价之内，由乙方代垫，向甲方收取。甲方负责现场卸货及其费用。
二、产品的运费：按 执行。
B、乙方承担产品出厂的吊装及运到甲方使用地的运输费用，其费用在整机报价之内，甲方负责现场
卸货及其费用。
C、甲方自提，费用自理，乙方负责产品出厂吊装。
三、价款支付方式及期限：
1、合同签署，甲方向乙方支付合同总金额的 ％ 作为预付款，即¥ 元
（大写： ）。
2、设备出厂前，甲方再向乙方支付剩余合同总金额的 % ，即¥ 元
（大写： ），乙方收到款项之日起两个工作日内发货。
3、其它：

四、质量要求和技术标准按乙方企业标准及国家相关标准执行。
五、合同履行地：贵州省贵阳市（或湖南省长沙市）
六、交验货地点
交货地点：中铁五局集团机电有限责任公司贵阳市和尚坡基地(或长沙基地)。
验货地点：买受人自提，在出卖人所属基地验货。□
出卖人代办运输，在买受人指定地点验货。□
七、包装标准：主机裸装，随机备件箱装或袋装，包装物不回收。
八、交（提）货期限：
乙方应在收到甲方支付的预付款之日起 天内设备加工完毕，在收到甲方支付的第二笔货款之日起2个工作日内办理代办托运手续并发货或甲方自提。
九、产品的验收标准、期限及方法
1、按本合同规定的质量要求和技术标准进行验收。
2、验收期限：货到工地7日内验收完毕，超过验收期限尚未验收完毕的，视为产品已经验收合格。
3、所售设备到达交货地点后，甲方应及时对设备的外观等进行检验。
4、乙方负责派人员到现场指导设备安装、调试，指导人员的食宿由乙方自行解决。
5、设备安装调试完成后，甲方应在乙方出具的产品交付验收单上签字盖章，方可正式施工。甲方未在验收单上签字但已开始进行施工，双方将视为已经验收合格，设备保修从即日起开始计算。
十、设备保修：质保期为半年，从安装调试完毕起算，超过质保期实行有偿维修。详见《质量保证书》（合同附件）
十一、违约责任
1、本合同任何一方不履行本合同义务或者履行义务不符合本合同约定的均属违约。除本合同另有规定外，违约方承担的所有责任以对方遭受的本合同材料和人工之直接损失为限，即不包括与本合同有关的预期投资、生产和经营等损失，且损失以本合同总价款的3%为限。任何一方均不向另一方主张间接损失。
2、因乙方原因造成逾期交货，乙方应按同期银行利率向甲方支付违约金。
3、因甲方原因造成中途退货，应向乙方支付合同价款3％的违约金，并向乙方支付运费和吊装费。
4、甲方逾期付款的，每逾期一天按未付货款的万分之八向乙方偿付逾期付款的违约金。
5、甲方如错误指示到货或接货人，应承担乙方因此所受的损失。
6、甲方逾期提货或逾期提示乙方发货达30天，按甲方中途退货处理，应向乙方支付合同价款3%的违约金。
十二、争议解决：发生纠纷，由双方当事人协商解决，协商不成，双方均可向合同履行地人民法院提起诉讼。
十三、除非乙方特别授权，甲方不得以支付货款的名义向乙方工作人员或乙方工作人员以外的任何人员支付现金，否则乙方不予认可，由此造成的损失甲方自行承担。
甲方支付给乙方的所有货款应电汇入下列帐号：
户名： 开户行： 帐号：
十四、特别说明
1、与本合同相关的所有附件、补充协议及其他文件必须加盖出卖人合同公章后方具备法律效力，否则出卖人不予认可。
2、对本合同以及本合同相关的所有附件、补充协议及其他文件上的条款更改、涂划，必须在更改、涂划处加盖出卖人合同公章后方具备法律效力，否则出卖人不予认可。
4、如未对配置作出特别说明，按出卖人出厂时的标准配置出货。
5、买受人所支付的货款必须汇入本合同约定的出卖人指定开户银行和帐号。否则出卖人不予认可，由此造成的一切损失由买受人承担。
6、买受人不能以任何理由不按本合同约定的期限和金额支付货款。
7、出卖人对以下因素造成损失不承担责任
a) 不符合出卖人的保修政策的约定。
b) 不严格按出卖人提供的《使用维修说明》进行操作、维护、保养而造成损失或人员伤亡。
8、本合同一式四份，双方各执两份，经双方签字盖章买受人支付预付款后生效。
9、其他约定事项： （含配置问题说明、货物到达地、联系人、电话等）
甲方：（盖章） 乙方：（盖章）
法定代表人或授权代表（签字）： 法定代表人或授权代表（签字）：
身份证号：（甲方为个人）
地址： 地址：
开户银行： 开户银行：
银行帐号： 银行帐号：
邮编： 邮编：
传真： 传真：
电话： 电话：
签字日期： 签字日期：
担保方签字、盖章： 年 月 日
加工定作合同书（范本）
合同编号： （定作）字（20 ）— —
定作方：中铁五局集团机电有限责任公司 (以下简称甲方)
承揽方： (以下简称乙方)
一、 品名或项目、图号、数量、单价、金额、交货期限（如加工品种很多，可另列附件一, 附件部分双方应签字盖章）。

序 号

定做项目
图 号
单 位
数 量
价款（元）
交货日期
备 注
单 价
总 价
1

2

合计人民币金额（万元） 注：如空格不够用，可另接
二、质量要求、技术标准：以甲方提供的技术图纸和技术指导书为准。（见附件二）乙方保证产品质量符合图纸和技术指导书的要求。
三、乙方对质量负责的条件及期限：
1、除乙方有证据证明甲方有设计原因、图纸有误、原材料品质问题的情况外，乙方对委托加工件的质量负有完全责任。
2、乙方对质量负责的期限为交货验收合格之日起 1 年。
 四、原材料的提供：
如由甲方提供原材料，乙方应在收到之日起2日内进行验收（用于外委合同）。
如由乙方提供原材料，乙方应按附件三（约定有原材料的品牌、厂家、规格、型号，并有双方签字盖章）的规定选用原材料，甲方应按乙方提供的合格证、质保书和附件三对原材料进行检验（用于外协合同）。
五、技术资料、图纸提供办法及保密要求：乙方交货的同时应退还技术资料，并不得留存技术资料的复制品，不得利用甲方提供的图纸和技术指导书自行加工零部件销售给第三方，亦不得利用甲方产品技术自行进行同类产品研发。不得在其后的工作中使用甲方提供的技术资料和图纸。不得以任何方式让第三方知悉甲方的技术和商品秘密。
    六、验收标准、方法和期限：
按甲方提供的技术图纸、技术指导书、乙方的企业标准和出厂检验报告进行验收。甲方收到定作物及乙方的出厂检验报告后2个工作日内组织验收。
乙方提供的翻砂件实行进厂点收，翻砂件质量是否合格，以甲方将该件投入加工后，甲方是否提出异议为准（此条用于翻砂件定作合同）。
  七、包装要求及费用负担：常规包装，以不损坏产品为准。包装费用由乙方承担。乙方必须在产品上表明批次号码。该批零件的批次号码定为 。 乙方应妥善保管甲方提供的原材料、设备、工装、包装物及其他物品，造成毁损、灭失的，应当赔偿损失。
 八、交（提）货方式及地点：（可选项中，选择请在该项前□中打√，不选择打—。）
□A、送货至甲方物流中心； □B、甲方自提。
九、报酬、付款方式及期限：
1、合同总价为人民币 元整；
2、交付预付款数额及时间：合同签定以后支付 %、即 元；
3、货到验收合格10个工作日内支付 %，即 元；
4、乙方提供增值税发票后，余款（不含质保金） 元在 时间内支付；
5、质保金10%在质保期满以后五个工作日内支付。
     十、违约责任：
1、乙方所交加工件不符合质量要求，应负责修理或重作，如因修理或重作造成逾期交货，按本合同第十条第二款逾期交货违约条款处理。
2、如乙方逾期交货，每逾期一天按未交货部分价款的8%O向甲方支付违约金；如乙方逾期 天仍不交货，视为乙方不能交货，按不能交货价款的30%向甲方支付违约金，如由甲方提供原材料的还要退还原材料或等价料款。
3、如甲方逾期付款，按未付款部分的同期银行利息向乙方支付违约金。
4、乙方交付的产品规格、数量或质量与本合同（含附件）规定不符而报废，甲方有权拒绝收货物，由此产生的一切费用由乙方承担。如甲方提供原材料的，乙方还要退还等价料款。
十一、解决合同纠纷的方式：本合同在履行过程中发生争议，由当事人双方协商解决。协商不成，双方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。
十二、 本协议如有未尽事宜，双方可协商签订补充协议。本协议经双方签字盖章后生效，本协议一式肆份，甲、乙双方各执贰份。
十三、双方协商的其它条款：
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甲方  ：（盖章）   ｜      乙方   ：（盖章）          

｜单位地址：         ｜单位地址：                            

｜法定代表人：       ｜法定代表人：                                 

｜委托代理人：       ｜委托代理人：                 

｜电    话：          ｜电    话：           

｜开户银行：         ｜开户银行：        

｜帐    号：         ｜帐    号：        
｜邮政编码：         ｜邮政编码：                                    

签约时间：  年 月 日

合同有效期限：从合同签定之日起至双方履行完义务止