高职院校学生档案管理现状及...以四川水利职业技术学院为例_高黎.pdf

2023.No.3四 川 水 利高职院校学生档案管理现状及对策研究 以四川水利职业技术学院为例高 黎，莫书娅*，宋 静(四川水利职业技术学院，四川 崇州，611231)【摘要】高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是反映学生从入学到毕业期间德、智、体、美、劳等方面的真实记录和反映;是用人单位选拔和录用毕业生的重要参考依据;更是大学生就业时职称评定、转正定级、政审、办理社会保险等事项的重要凭证。随着高职院校招生规模的不断扩大，学生管理工作发展面临新业态，档案管理的新标准和新要求给档案管理工作也带来了新的挑战和机遇。如何提高学生档案管理工作的效率和质量，并满足当前学生档案管理工作的各种诉求，成为高职院校学生档案管理工作面临的痛点和难点。鉴于此，文章对高职院校学生档案管理现状进行了梳理和分析，并以四川水利职业技术学院为例，提出了可行性对策和建议，以供其他院校借鉴和参考。【关键词】高职院校学生档案管理现状分析对策研究中图分类号:G271;G717文献标志码:C文章编号:20951809(2023)03019103高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，学生档案管理也是高职院校学生管理工作中的重要环节之一。学生档案不仅真实记录了学生在校期间德、智、体、美、劳等方面的重要信息和资料，也为用人单位选拔和录用人才提供了重要的参考依据，并在学生以后的离校就业环节发挥着重要凭证作用。学校学生档案管理水平的高低对学校、用人单位和学生本人都有着非常重要的意义和深远的影响。所以，高职院校应该重视学生档案管理工作。2021 年 “十四五”全国档案事业发展规划 更是明确指出，要推动“十四五”时期档案事业高质量发展，适应国家治理体系和治理能力现代化要求，到 2025 年，形成档案工作与新时代中国特色社会主义事业相适发展的新局面1。随着高职院校招生规模的不断扩大，学生管理工作发展面临新业态，国家、社会和学生个人对学生档案管理工作也提出了新的要求和标准，学生档案管理面临新的挑战和机遇。认清现状，如何提高学生档案管理工作的质量和效率，并满足当前学生档案管理工作的各种诉求，成为高职院校学生档案管理工作面临的痛点和难点，也成为高职院校学生档案管理工作人员关注的重点。1高职院校学生档案管理工作现状1.11.1牵涉部门众多牵涉部门众多，管理权责不清管理权责不清高职院校学生档案管理是一个联动性很强的工作，牵涉部门繁多。如学生的学籍异动材料、党团材料、奖惩材料、派遣材料分别需由学校教务处、团委、各二级学院、学生处、招生就业处等多个部门提供，牵涉主体广泛，但又缺乏系统完善的协作机制。目前高职院校档案管理有以下几种模式:一是建立独立的档案馆。档案馆负责全校范191*通讯作者高 黎，莫书娅，宋 静:高职院校学生档案管理现状及对策研究2023.No.3围内档案的集中管理，相对来说管理更专业，安全性更高。二是由各二级学院管理。由于二级学院直接接触和管理学生，对于学生档案材料的收集和归档最为及时有效，但由于各学院基础设施不同，档案管理人员自身专业水平和职业素养差异，造成各个学院学生档案不够规范统一，安全性也无法保证。三是由职能部门管理。以四川水利职业技术学院为例，学生档案工作由学生工作部统管，学生基本信息来源于各二级学院，学工部、教务处、招生就业处等部门，学生的新生档案、学籍异动材料、党团材料、奖惩材料、派遣材料等各类档案材料由各二级学院、相应部门按照归档要求向档案室移交归档，由于牵涉部门繁多，缺乏统筹和规划，各部门之间整体联动性差，容易造成权责划分不清、信息不对称，互不作为等现象，直接影响了学生档案内容的完整性和归档的时效性。1.21.2学生档案管理信息化程度不高学生档案管理信息化程度不高高职院校的学生档案管理工作整体上不受领导班子重视，管理水平整体偏低，属于学生管理工作薄弱环节。主要仍由人工进行分类、整理和归档，学生档案主要以纸质档案为主2。这种低水平、粗放型管理模式下的学生档案质量差、效率低，还极易造成学生档案丧失其应有的应用价值。尤其是在集中归档期间，来自各部门、各学院的资料五花八门，标准不一，传统的人工归档极易造成档案错装、漏装、乱装等现象。再加上高职院校学生档案管理人员专职专业化程度低，有的学校学生档案管理人员甚至还是兼职人员，高强度集中归档给这些低水平、非专业工作人员带来巨大工作压力，也会大大增加档案管理工作的失误概率。由于没能及时进行信息化登记和分类，或信息化登记分类错误，后期还会造成档案资料提取难度大，准确率低等问题。尤其是有些往届生毕业后需补办档案材料的，因学校未采用电子化档案管理系统，只能专门赶赴学校线下申请补办，不仅增加了学生的时间和经济成本，而且增加了档案管理人员的工作量。1.31.3档案管理人员专业化水平有待提升档案管理人员专业化水平有待提升档案管理工作是一门专业性很强的工作，工作人员需要具备系统性的档案管理专业知识，但多数高职院校的档案管理人员都是非专业出身，甚至还是由别的岗位兼职，日常工作仅凭日积月累的工作经验开展，认为档案管理只是简单的收集、归档等，只能应付日常性的工作。由于缺乏专业的档案管理知识，工作人员也不能认识到档案管理工作对于学校、用人单位和学生发展的重要性和意义，也很难在学生档案管理工作中找到职业认同感和价值感，人员流失严重，队伍不够稳定，自己也很少去主动自我提升或积极思考如何提高服务水平，更不用说在档案管理工作中做到理论研究和方法创新。弱专业、低水平、低效率是当前高职院校学生档案管理工作人员的普遍状态。2高职院校学生档案管理工作的对策研究2.12.1建章立制建章立制，规范管理规范管理加强高职院校学校档案部门的业务建设，做到门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务，必须实行目标管理责任到人，使档案工作各个环节规范化科学化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。高职院校应建立健全学生档案管理体制机制。根据本校实际情况，结合学生档案管理的实际需求，建立档案归档制度、查借阅制度、保密制度等。制定科学合理的学生档案管理办法、完善学生档案管理细则，明确学校各职能部门和各二级学院的职责范围3。包括收集、鉴别和归档制度，严格要求档案管理工作人员以及档案使用人员按照相关规定和要求操作，确保档案管理工作有序开展和有效落实4。2.22.2全面提高学生档案管理信息化程度全面提高学生档案管理信息化程度2912023.No.3四 川 水 利随着信息技术在高职院校学生档案管理工作中的融入使用，档案信息化管理已经成为学生档案管理改革的趋势和有效途径。档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，根据学校信息化水平的实际需求，加大对档案信息化管理经费的投入，积极开发和利用原国家教委推荐的计算机档案管理系统，通过信息化系统将纸质档案转化为电子档案，让档案资料的储存、传输和使用变得更加便捷，保证档案资料的安全性，助力校园档案管理实现数字化、自动化、电子化档案管理。推进校园建设健全档案检索系统，运用多媒体辅佐档案管理，使档案管理科学化、高效率化、标准化，不断完善学生电子档案材料的服务功能，简化完善、调取档案材料的流程手续，让档案信息资源更好地提升服务功能，为师生提供更加完善、便捷的服务质量。3加强学生档案管理人员专业化建设高职院校应根据实际需要，安排一定数量的档案专职人员，并将档案专职人员纳入学校人才队伍进行整体规划，统筹安排，保证专职人员工作有条件、干事有平台、发展有空间。鼓励和支持学生档案管理人员进行自我提升和继续再教育，系统化学习相关理论知识和政策制度，确立自己的职业概念和岗位职责，增强职业归属感和满意度。对于各部门、各学院需要配合档案材料收集的人员，也要定期开展专题培训，明确职责范围和边界，并实行责任到人，强化责任意识。同时，定期组织学生档案管理工作人员参加信息技术培训，加强对学生档案管理工作人员职业技能、专业素养和信息保密意识方面的巩固和培养，提升档案管理人员利用信息化平台的实操能力。整体上提升学生档案管理人员的综合素养，保证档案管理工作科学有序、顺利进行。4结语学生档案管理工作是高职院校日常工作的重要组成部分，是促进学校规范发展不可或缺的关键环节，对学校、用人单位和学生个人都起着非常重要的作用。随着科学技术的不断进步，尤其是数字化信息技术的不断创新和完善，高职院校学生档案管理工作必须与时俱进，投入必要的专项经费支撑，促进档案管理信息化平台构建。同时，把“档案工作纳入计划”，把“档案工作目标纳入考核”，把“档案事项纳入议事范围”，切实做到“领导到位、单位支持到位、档案人员贯彻落实到位”，积极配合各项档案管理措施落地，推动档案管理改革的深化，全面提升档案管理水平，努力构建档案工作发展新格局。参 考 文 献 1 赵 思高职院校学生档案管理创新与服务模式思考 J 兰台内外，2022(22):1921 2 付晓林，王 凯，谷 博，等高校学生档案管理实践与思考 J 兰台世界，2022(11):9497DOI:1016565/jcnki1006774420221125 3 朱明国大数据环境下的高校档案管理分析J 数字通信世界，2021(08):279280 4 胡 莹信息时代高校档案管理工作面临的问题探析 J 吉林广播电视大学学报，2020(06):153154 5 宋 阳信息化时代高校档案管理工作创新策略 J 管理观察，2019(21):135136，139 6 童 静高校档案管理工作的创新策略探讨 J 赤峰学院学报(自然科学版)，2016，32(19):135136DOI:1013398/jcnkiissn1673260 x201619051作者简介:高 黎(1976)，女，四川都江堰人，助理馆员，大学本科，研究方向:档案管理、水利水电工程施工与管理;莫书娅(1982)，女，四川德阳人，副教授，研究生学历，研究方向:职业生涯规划、就业创业指导、思想政治教育;Email:467836260 宋 静(1987)，女，甘肃兰州人，助理研究员，工程硕士，研究方向:职业生涯规划、就业创业指导。391