进出口贸易作业标准化手册例A模板.doc

二、进出口贸易作业标准化手册(范例B)

□ 组织系统
详见组织系统图。经 理
业务科
管理科
专 业
秘书
总务
人事
会计

组织系统图
□ 业务步骤
1.新产品开发(样品搜集)。
2.用户开发。
3.用户询价(电报、信件、电报处理)。
4.报价。
5.订单确定。
6.开立境内订单。
7.生产督促及L／C催开。
8.出货。
9.押汇(出货通知)。
10.付款。
□ 业务处理细则
1.新产品开发(样品搜集)
(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料：
①临时编号。
②品名、规格、包装。
③制造厂商名称、地址、电话、责任人、联络人、工厂产量规模。
④开发成本。
⑤预估生产成本。
⑥制造商报价。
⑦可能销售对象及地域。
⑧预估售价。
⑨预估毛利。
(2)业务科于每七天业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评定，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
(3)经评定列为A、B类之产品，给予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评定列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
(4)业务科每个月就现有产品，选择过时产品，于每个月第一周业务汇报时，提出检验，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时年、月、日。即1995年6月10日开发产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母次序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号标准和新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表 第一位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2用户开发：
(1)业务科于每个月最终一周业务汇报时，提报下个月用户开发计划，计划内容包含：
①制作企业介绍，产品目录(注明交货期限及付款条件)。
②产品市场研究、分析、及用户资料之搜集。
③介绍新产品(邮寄新产品目录)。
④发表广告、邮寄开发信。
⑤其它。
(2)用户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
(3)经研讨定案之用户开发计划，应由业务科列入下个月营业计划，并按职责列入个人工作计划。
3.用户询价(电报、信件、电话处理)
(1)业务科收到用户询价电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，未来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理指示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存用户档。
(2)处理中电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理电报或信件，依用户别归入用户档。来文无合适空栏时可另以签办单，粘附处理。
(3)用户电报限当日回电，用户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
(4)接到用户电话，应将通话内容记入电话统计上，呈经理批阅，并依指示处理。电话统计一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依次序归入电话统计档，第二联按用户别归入用户档。
4.报价：
(1)业务科接到用户询价之电报或信件，应立即按用户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单，必需时修剪样品照片，贴于报价单上。
(2)报价单一式两联，第一联寄用户，第二联存用户档。
5.订单确定：
(1)业务科接到用户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确定买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄用户，第四联存业务科待办卷，第五联存用户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入用户档。
6.开立境内订单：
（1）业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单。
（2）订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
7．生产督促及催开L／C：
(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每七天业务会报时提出汇报，必需时现场取样携回核验。
(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。
(3)收到用户开来之L／C，应立即查对交易内容是否相符，若和原来S／C内容不符，应即要求用户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序和开立境内订单相同。
8．出货：
(1)出货前，业务科联络船企业确定船期，填写装船估计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车企业将货柜拖到指定地点，以备装柜。
(2)装船估计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。
(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一个货物实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方法，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本企业，汇送报关行。退税清表上须用汉字誊写。
9．押汇(出货通知)：
(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经和L／C条款查对相符，呈经理署名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。
(2)每笔货物出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄用户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包含L／C，CBC第六联，装船估计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入用户档。
(3)业务科依据实际出口内容，分别填入用户档、产品档及厂商档。
1．付款：
(1)每笔货物出口后，业务科于结关后三日内搜集厂商寄来发货单、销货发票、及专业人员填具验收统计之装船估计表第三联，查对无误后送会计。
(2)会计复核业务科转来付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核实后，开立结关后11天内支票支付货款，并于全部付款凭证上加盖“付讫”戳记。
交 易 记 录

S／C
N0．

成交
日期

唛头

数量

单位
售价

总售价

单位
厂商
总厂价

毛利(％)

厂商

预定交货日 期
实际交货日 期
B1V．
N0．

营 业 计 划
年 月
1．
产
品
开
发

2．
客
户
开
发

日期
用户名称
厂商名称
S／C N0．
P／0No．
售价
厂价
毛利
备 注

3．

出

口

计

划

4．
其
她

指示： 复核： 制表：

工 作 计 划
部门： 姓名： 年 月
日期
星 期
工 作 计 划
执 行 情 形
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

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22

23

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31

收 文 簿

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
指示 ( 回 函 )
年

月

用户名称

日

客 户 卡
用户代号：
名 称

地 址

责任人(联络人)

电 话 号 码

电 报 号 码

传 真 号 码

交易统计
S／C
No．
成交
日期
产品
编号

数量

单位
售价
总
售价

单位
广商
总
厂价

毛利(％)

厂商

预定
交货
日期
实
际
交
货
日期
INV．
N0．

签办单(电话统计

收文编号
内容摘要
拟办、会办
批 示

年

用户名称

月
日

电 话 记 录

收话编号
内 容 摘 要
拟办、会办
批 示

年

用户名称

月
日

成 交 卡 年 月 日
用户名称

输往地域

交易
条件

订单号码
交 期

品名规格包装
数 量
单价
总 价
厂商
单位
厂价
总厂价
毛利 (％)
交货