行政事业部事务工作流程讲义样本.doc

行政事业部事务工作步骤

一、           办公用具领用

1、领用人依据相关办公用具清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用具采购标准上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购置。
3、办公用具费用每个月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用具，并在下一期预算中扣除超出部分。
4、职员离职时，应认真清点办公用具，到行政部填写交接清单并签字。
5、企业办公用具每个月1日、15日发放2次，其它时间如急需领取办公用具须部门经理签字确定。

二、           印签管理
1、企业印章刻制均须报总裁同意，由行政部凭企业介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、下属企业和部门依据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁同意。
3、各部门印章由各部门指定专员负责保管；印章使用及保管须有统计，不能委托她人代管。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、同意人、用印日期。
5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。

三、           复印
1、企业全部复印文档工作标准上由行政部统一负责，未经行政部确定，各部门不得私自拿到企业外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用依据实际用量每个月随办公用具摊销，复印机维修费用依据百分比每三个月摊销。
4、如行政部发觉复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
5、任何人不得利用企业机器复印和工作无关文件，行政部一经发觉，有权依据企业相关规章制度,通知人事部进行处罚。

四、           传真收发

1、企业和外界联络需对方发送传真时，尽可能要求对方注明本企业具体收件人，方便行政部立即分发。
2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人立即领取及签字确定。
3、行政部每个月或每三个月依据传真使用百分比摊销费用至各部门。

五、           信件收发

1、       企业全部收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包含：文件、邮件、报刊、挂号、电报发送、登记，和特殊文件资料递送。
2、       收发人员须依据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、       收到信件资料由行政部负责通知收件人立即领取。
4、       对珍贵物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并立即通知个人签字领取。
5、       对投递错误邮件，应立即退回或设法转移。

六、           名片管理

1、       企业名片格式统一化，由企业行政部依据企业形象计划并联络印刷业务。
2、       印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、       名片印制前需确定名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联络措施等需确定无误。
4、       公务、用户名片须在企业内作为共享资源。
5、       自确定名片内容起，一周内到行政部领取。
6、       名片印制费用每三个月摊销一次。

七、           企业设备申请步骤

为加强我企业固定资产管理，规范管理工作程序，提升资产使用效率，杜绝浪费；参考《行政机关国有资产管理措施》（国管财字【】32号）要求，结合我企业实际情况，特制订我企业设备申请步骤：
（一）标准：
讲究计划性和成本效益，以物质资源供给有序性，确保企业职能按计划完成：
1.    配发过程中，是否供给，供给多少，要以客观需要为依据，而不是单纯等级；
2.    要考虑实际可能收益（对工作推进），而不是不计工本，不问效果，一定要确保关键，分清缓急，把有限资源用在“刀刃”上；
3.    要使库存保持合理程度（基础上无闲置资产），注意提升资金有效利用率。
（二）、具体步骤:
1．各部门依据各自工作实际情况和预算计划，提出切实可行申请要求（内容具体翔实、理由充足），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。
2．行政部依据各部门现有设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正客观需求出发，遵照设备申请标准，提出处理提议和意见（调拨或购置）。
3．假如采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确定后实施；
4．假如采取“购置”程序，行政部将参考“江苏×大×××软件股份财务审批步骤暂行要求”（苏股财字〖02〗第003号）相关要求具体实施。
5．采购由行政部统一申请费用、组织购置、费用摊销，过程遵照“价廉物美”标准，在满足各部门需求基础上，注意设备性能价格比，多压价比价、厉行节省。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
6．全部资产在使用者离开企业或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

八、            午餐饭票

1.职员到职，由本部门内勤依据其到职日期向行政部领取饭票。
2.每个月30－31日，各部门内勤依据本部门正式职员实际人数领取下月饭票。
3. 每个月1－2日，由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供具体名单。如遇周末，顺延两天。行政部不接收个人零星领取及退票。
4.    如出现帐款不齐或错漏，由各部门内勤负责。客饭餐券领用需填写客饭领用申请单，并由部门经理签字确定。
5.非正式职员（实习生等）领用饭票由本人全额付款，硕士按正式职员标准领用饭票。

九、           订餐、订票、订房申请步骤

为方便企业全体职员，表现行政部服务性。现将相关订餐、订票、订房申请步骤汇总以下：
1、             各部门依据各部门实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写对应申请表（内容具体详实），部门经理签字确定。
2、             各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交和行政部结款。
3、             各部门负担在订餐、订票、订房时过程中因为本身失误带来风险，比如负担退票费、退房费等。
4、             费用超出500元以上，申请需要其部门主管副总签字确定。
5、             订餐、订票、订房工作需一定提前量（订票通常提前2～3天知会行政部，订餐、订房通常提前1～2天）。
6、             各部门申请不得提升出实际需要要求。

十、 礼 品

1、礼品由行政部负责依据不一样档次选择订购，选择标准为高雅、大方、实用,能表现企业形象。
2、各部门依据礼品清单（见附表2）领用企业礼品，需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单，签字确定费用起源。
3、各级部门经理(必需时由总裁或分管行政副总)签字后到行政部领取礼品。
4、礼品费用每三个月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。

十一、 宣传品

1、企业宣传品包含手提袋（长、短）、宣传彩页、企业介绍和产品说明书等。
2、领用宣传品在5份以下，由领用人在行政部宣传用具领用台帐上登记。
3、领用宣传品在5份以上，需填写宣传用具领用申请单，由部门经理签字确定后，在宣传用具领用台帐上登记后领用。
4、宣传品费用初步拟订每三个月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。
5、如行政部发觉其未填写或领用数目超出填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。

十二、 会议管理

1.    企业行政部统一管理会议制度，全部会议均须立即通知行政部,便于安排和登记立案。如有必需由行政部发出会议通知确定。
2.    会议承接人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场部署及设备调试。
3.    除其它部门主办会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4.    会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。
5.    会议室使用费用按部门使用百分比每三个月摊销一次。

十三、 车辆管理

1、  企业现有车辆关键供企业关键活动及关键业务活动使用，企业人员如要用车，请遵照以下管理条例：
2、  企业车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
3、  企业车辆使用实施“派车单”制度。职员应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有估计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。
4、  “派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。
5、  车辆使用完成，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况统计单”，交行政部立案。
6、  行政部门每个月将耗油量及行驶旅程统计签报分管副总查核一次，以防浪费，如超出耗油标按时（指不正常）应送请调整修理。
7、  企业车辆内部使用费用以下:

①市内用车：一般轿车里程费1.5元/公里；面包车里程费2元/公里。
等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超出半小时部分，按0.5元/分钟计费。
②长途用车：一般轿车里程费1.0元/公里；面包车里程费2元/公里。
直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。
③各部门车辆使用费每三个月结算，并由部门经理签字确定后交财务部。

十四、设备维修步骤

1．报修人员先将报修信息反馈给各部门设备管理员；
2．部门设备管理员初步检验后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理同意后送交行政部；
3．行政部设备管理员依据编号，联络厂商，组织立即维修；
4．经过暂借、调拨等方法，将临时不用设备给报修者使用；
5．机器设备维修完成，行政部登记立案，发还给报修者使用；
6．包含到维修费用，由各部门负担。

十五、电子屏使用规范
（一）标准
电子屏是企业对内对外信息传输载体。为愈加好使用电子屏，做到使用主体合格，信息确定有效，公布时间合理等，特制订本使用规范。
一、            使用主体
1、行政事业部享受电子屏操作及管理权。
2、行政事业部设专员负责电子屏使用、维护、修理。
3、电子屏责任人职责包含：立即实施企业信息公布，制订信息公布时间表，制订信息更新计划，电子屏信息公布汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。
4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。

二、            公布内容
1、电子屏公布内容分为日常型信息和尤其型信息。
2、日常型信息内容包含：企业宣传介绍、企业新闻动态、业内新闻动态。
3、尤其型信息内容包含：各类通知、各类公告、各类贺词及其它信息。
4、日常型信息搜集整理由行政事业部完成。
5、尤其型信息搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。

三、            公布时间
1、电子屏使用时间为每个工作日早晨8：30至下午6：30（有特殊情况除外）。
2、日常型信息公布时效：企业宣传介绍每日2小时，分4—6时段公布；企业新闻动态每日2小时，分4—6时段公布；业内新闻动态每日1小时，分2—4时段公布。
3、尤其型信息公布时效由信息相关部门会同行政事业部核定：公告公布时间通常为2个工作日，每日2小时，分4个时段；通知公布时间通常为1个工作日，每日2小时，分2—4个时段；活动贺词公布时间通常为活动开始前1小时至后2小时。

四、            公布信息确定
1、电子屏公布信息须经相关人员确实定方可公布。
2、日常型信息由行政事业部经理确定。
3、日常型信息更新计划由电子屏责任人确定，报行政事业部经理同意。
4、尤其型信息由出处单位分管副总确定。
5、尤其型信息公布，须由出处单位填写电子屏信息公布申请表（见附件），经分管副总确定后交由行政事业部组织公布。

附表：行政部工作人员职能划分表

姓名
房间号
工作职能

405
企业行政、办公室、后勤全方面协调管理（含车队管理、大楼办公室使用情况协调等）

405
公文流转、收发传真、办公用具发放、午餐管理、绿化管理、饮用水管理、订餐、订房、订票等

405
一楼接待文秘、信件收发、办公配合

405
文印、传真信件办公配合

403
印章管理、硕士管理、档案管理

403
一楼接待文秘、图书室管理

403
固定资产管理（含设备申购）、保安保洁管理、多种维修服务

405
宣传、文秘、宣传品和礼品发放、

405
会议接待、培训、活动策划（含工会活动）