饭店工程部会议操作流程与标准模板.doc

工程部会议操作步骤和标准
会议音响、设施安装和服务
程 序
标 准
1、会议设备安装和拆卸
1、 营销部提前一天以书面形式通知工程部，具体横幅或背景牌安装明细事项。
2、 明确横幅或背景牌安装要求、地点、数量、起讫时间。
3、 工程部依据要求审核会场是否含有安装横幅或背景牌条件。
4、 在满足安装要求前提下，由工程部负责至美工处领取横幅，在要求时间内安装到位，并配合美工部署背景板，确保质量。
5、 按原通知由工程部拆卸横幅或背景牌，如有改变，餐饮部会议班组以电话或书面形式通知工程部所需拆卸物品名称、时间、地点、要求、数量等具体情况。
6、 工程部按原通知时间立即安排人员到现场按要求拆卸横幅或背景牌后，送还至相关部门（前厅部或美工），方便回收使用。
2、会议特殊设备进场和安装审核
1、 营销部在会议洽谈时提前和工程部联络，经营销经理和工程部对设备安装方案进行商讨确定后，方可进场安装。
2、 营销部提前1天以书面形式通知工程部用户设备安装、使用、配置要求（饭店无重大设备配置情况下，应提前相当日期通知工程部，方便作准备）。
3、 用户设备要确保安全可靠，由用户负责按商讨确定方案进行安装使用（安装时如损坏饭店相关设备、设施，由营销部负责协调，由用户全额赔偿）。
4、 用户设备进出场，双方人员须到现场，并由用户负责按饭店指定路线搬运（重量设施、设备，须走酒店安全疏散梯）。
3、饭店音响设备部署及准备工作
1、 营销部须具体填发会议通知单，确定会议时间、会议场所、会议所需设备及其它要求。
2、 工程部依据会议通知单要求，提前检验、审核会议所需设备是否完好、满足使用，对于无法满足客人要求特殊设备，须事先和营销部协商，并由营销部负责向用户做好解释工作，经过其它路径处理。
3、 工程部将会议设备在会议召开前30分钟现场安装、部署和调试结束，并确保设备在完好状态下投入使用。
4、 依据多种会议要求，派人负责全方面服务（对于关键会议，且有VVIP客人参与会议，做好设备备份，以确保万无一失）。
5、 遇突发或特殊要求，销售人员负责做好协调及对客解释工作，并给工程部一定缓冲时间，尽力处理。
6、 对于自带设备会议用户，工程部负责安排指定人员做好配合工作和提供方便（详见第二条）。
4、饭店会议音响、投影仪等设备和用户设备同时使用会议服务程序
1、 全部会议在客人进场前，提前播放背景音乐。
2、 依据会议通知单要求，提前将完好无损音响、话筒、多媒体投影仪等设备安装、调试到位，并和客人设备连接后做好调试工作，在会议开始前30分钟调试结束，等候客人使用。客人如要求提前调试，由营销部负责通知工程部，随时满足客人要求。
3、 大型会议用音响设备调试，由工程部、销售部及用户会务组共同协商，双方确定调试要求，并依据要求操作，直到满意为止。
4、 会议期间有调音场所，工程部派人负责会议服务，并依据会场情况进行合理操作。
5、 重大、关键会议，派专员负责全场跟踪服务。