质押监管业务流程及操作规范.doc

1.0目的规范质押监管业务流程及操作。2.0适用范围本办法适用于公司所属各单位以及大运公司委托管理单位的质押监管业务的管理与操作。3.0职责3.1公司金融物流事业部职责公司金融物流事业部负责质押监管业务流程及操作规范的制定和修改，并对实施情况进行监督。3.2被管理单位职责各单位根据本办法的要求，可在此办法的基础上制定适合本单位的操作规范。各单位主管领导对质押监管业务流程及操作规范进行总体控制，金融物流事业部门具体执行本办法。4.0工作过程描述机构和岗位设置及主要职责前期作业步骤 业务模式及流程4.1机构设置及主耍职责4.1.1金融物流事业部开展质押监管业务的单位必须设金融物流事业部和专门人员从事管理和业务操作，明确组织机构，落实负责人和岗位人员。对关键业务环节和关键岗位必须分权控制管理，合理授权。金融物流事业部部的主要职责如下：1负责客户的开发、合同的洽谈、合同评审和向主管领导提供签订合同的依据。2负责库外监管场所的选择、评价和跟踪评价。3负责合同管理和客户档案管理。4会同质权人、出质人，必须在第一次对质物确认时对质押货物期初库存量共同进行盘点，三方在盘点记录上签字、盖章确认。5负责出质手续、提货手续和相关单据的审核、确认和管理，负责登记质物控制总账和各种报表的上报工作。6每日调查质物市场价格，记录在质物市场价格调查表中，并根据合同规定负责向银行提供质押货物价格变动通知单。7向每一个库外监管场所派出至少两名合格的监管人员。8配合人力资源部测试和招聘库外监管人员并建立库外监管人员考核制度，并对其进行考核。9就质押监管业务负责与质权人和出质人的联系沟通。统计监管收入，定期向出质人提供收费明细，并收取费用。10金融物流事业部巡查人员对库外监管点每周巡查一次，巡查的真实结果记入质押业务巡查表。库外监管点超过10个，必须配备2名以上巡查员。11研究质押监管业务的新情况和衍生业务。4.1.2评审委员会对项目的可行性进行分析和预测，并釆取相应的对策予以控制。4.1.3巡查小组对操作中的项目进行巡查，控制风险。4.2岗位设置及主要职责金融物流事业部设部门经理、业务开发经理/专员（市场）、业务操作经理/专员（运营）、业务授理/内勤、业务巡查（风险控制）、业务监管（库外）等六个岗位；业务开发经理、业务操作经理、业务巡查三个岗位人员不能兼职，其他岗位可根据业务量的情况兼职，也可以根据本单位工作需要增设其他岗位，增设的岗位同样要明确其岗位职责。现将各岗位职 责简述如下：4.2.1部门经理1主持金融物流事业部的日常工作，对业务开发经理、业务操作经理、业务受理员/内勤、业务监管员的职责和权限进行划分；2制定本部门的财务预算、经营策略，确定经营目标，并负责组织实施；3负责审核拟出质人资质、质押监管业务合同、单据、报表；4受企业法人委托，与出质人、质权人签订质押监管合作协议，或与仓储公司签订仓储协议；5负责质押监管业务全过程的管理、监督，严格控制业务流程，对业务操作过程中的不规范行为必须及时纠正，时时防范业务风险；6每月根据业务开展情况进行质押监管业务分析，根据市场情况调整业务结构，研究和解决质押监管业务中遇到的新情况和衍生业务；7控制费用支出，作好业务收入的结算工作，完成全年预算工作计划，避免债权、债务的发生；8协调本部门与相关部门的联系，保持业务运行流畅；9负责与出质人、质权人的沟通，了解客户需求；10制定年度培训计划，作好本部门的业务人员培训工作。4.2.2业务开发经理1开发质押监管业务客户，维护现有质押监管业务客户；2确定质押监管业务客户质押融资初步信息，包括拟质押融资金额、拟质押物、拟质押物数量、拟质押方式、拟质押物控制方式、拟质押融资银行、拟质押监管仓库、拟质押时间；3确定质押监管业务客户企业资质，包括营业执照、税务登记证、企业代码证、法定代表人身份证及复印件、近三年资产负债表、损益表、合作历史记录；4向业务受理员/内勤提交意向客户质押融资初步信息、企业资质和拟质押监管业务模式；5认真填写客户档案表和业务受理审批表。4.2.3业务操作经理1根据业务开发经理提供出质人企业资质对出质人资信进行调查、确认，并向部门经理提出意见；2负责监管地点的考察和评审工作，考察完毕后，出具监管地点考察报告。3根据业务开发经理的建议，确定质押监管业务模式。从下列业务模式中选择一种：仓单质押、动产质押逐笔控制、动产质押总量控制、买方信贷以及开证监管业务。4如需要，则协助出质人确认质物的货权，并向部门经理提出意见。需要鉴证的货权凭证包括：购货合同、购货发票、材质证明、产品合格证、货运单，进口货物还应提供进口货物检验检疫证明、完税证明、信用证；5根据库存清单评估拟质押货物货值，鉴定货物质量；6跟踪质押物资市场价格，随时监测质押货物市场价格变化并定期向部门经理汇报；7项目开始操作时，与监管员共同清点质物，并建立质物台帐。4.2.4业务受理内勤1负责质押监管业务合同、单据、发票、客户资料、仓单资料、预留印鉴、密押等相关资料的保管和归档；2按时填写各种业务单据、负责单据的传递，单据的传递必须有交接手续；3按时填报各种业务报表、负责报表的上报。报表包括：质押监管业务额度使用台账（内部控制额度）、质押业务上报统计（月报）；4按合同约定的方式监管质押货物，认真核对质权人的控制指令，并把信息及时通知质权人与出质人，以保证各方权益的实现；5建立监管货物台帐，定期与出质人、质权人、仓储部、外部监管库、仓储公司复核帐目，保障质押货物数据的准确、一致；6及时与本系统财务部门、质权人沟通，作好质押监管业务的结算工作；7及时向质押监管软件中录入业务数据，数据必须准确；8对质押监管费用、出库费用、入库费用、仓储费用，质物价格等报价信息及监管流程所涉及的各项业务信息的收集和分类工作；9为了给客户提供更好的服务，业务受理应及时整理客户档案，建立相关记录。对客户投诉做好记录并确定具体责任人，及时上报金融物流事业部经理；10对本部门发生的费用及时登记，协助部门经理做好预算执行工作。4.2.5业务巡查员1监管员在岗情况，是否坚守岗位，交接班记录是否健全，记录是否详细、规范；2监管点有无书面的控货通知；盘查当期质物的库存是否满足通知要求。监管员是否按照金融物流事业部门的要求进行收发货、置换、解除质押等操作；3帐务登记情况，是否按规定建立质押监管货物台帐和明细帐，帐册登记是否全面、规范，数字是否准确；4检查监管人员的帐、卡、物三相符情况，对质物进行实际盘点，核对是否帐实相符；5查阅盘点记录，是否按时进行日盘点、周盘点，盘点结果是否准确；6是否按有关物资管理规定对质物进行管理养护；7单据传递是否及时，传递记录是否完善、填写是否规范；8对质物的标识、编号情况、是否建垛卡货位说明，并在台帐上标明该批质物的存放地点；9质物品种与合同约定是否相符；10监管日志填写情况；11巡视库外监管业务。4.2.6监管员1核实库存清单货物数量，并签字确认；2建立质押货物台账并定期与业务受理员核对帐目。帐目包括质押货物总帐、质押货物明细帐；3定期清点库存，检查帐物是否相符；4根据业务受理员指令，对拟质押货物进行质押监管操作，并将完成信息通知业务受理员；5根据金融物流事业部指令，协助业务受理员对质押监管货物进行入库、出库、 置换、解除监管操作，并在单据签字（盖章），同时将完成信息通知业务受理员，于次工作日将单据向收单人寄出，或督促仓库将单据向收单人寄出；6规范管理质押监管货物，不同货物采取不同的堆码方式，并建垛卡说明，贴挂“监管”标记；7实时将质物动态数据输入或监督仓库管理人员输入信息系统；8如出现与质押监管规范不符的任何问题应及时向金融物流事业部经理汇报。4.3质押监管业务前期作业步骤4.3.1确定目标客户金融物流事业部根据公司任务拟定开发客户策略，制定客户开发计划，确定目标客户。 4.3.2融资需求业务开发经理通过与客户联系交流，判断目标客户是否有质押融资需求。4.3.3信息收集业务开发经理对有质押融资需求的客户进一步确定其详细情况，包括：1质押融资额；2目标客户提供的质押物；3质押物数量；4质押融资模式；5质押物的控制方式；6质押融资银行；7质押监管仓库（或质押监管地点)；8质押监管时间。4.3.4资质信息业务开发经理判断目标客户是否为初次质押贷款，对于初次质押贷款的目标客户要检查企业资质等相关信息，包括：1企业营业执照；2企业税务登记证；3企业代码证；4法定代表人身份证；5近三年资产负债表；6损益表。7对于再次质押贷款的目标客户，要判断目标客户质押贷款资质是否有变化，对于有变化的质押贷款目标客户，要重新检查上述相应的企业资质信息，同时检查合作历史记录。4.3.5确定质押监管业务模式业务开发经理为目标客户选择质押监管模式，即从下列模式中选择一种质押监管模式：1仓单质押；2动产质押逐笔控制；3动产质押总量控制；4保兑仓（卖方担保下的买方信贷）5开证监管业务。 4.3.6资料提交业务开发经理将目标客户的拟质押融资相关资料汇总，以业务受理审批表和业务合同审批表的形式提交给质押业务受理/内勤。4.3.7质押监管业务前期涉及单据业务受理审批表由金融物流事业部业务开发经理填写。4.3.8质押监管业务前期涉及人员业务开发经理、业务受理员/内勤。4.4业务模式及流程质押监管业务分类按照业务类型可以分成常用的五种质押监管模式。4.4.1仓单质押该业务的开展仅限于库内业务。4.4.1.1质押的形成操作经理协助拟出质人与仓储部签订仓储协议，出质人把拟质押货物存入指定仓库；业务受理员/内勤根据业务开发作经理提交的业务受理审批表编写库存清单，并将库存清单送交仓储部；仓储部根据库存清单核实、确定客户拟质押货物数量，在库存清单上签字盖章后，返还金融物流事业部业务受理员/内勤，并对库存清单所记货物停止发货；业务受理员/内勤将库存清单交金融物流事业部经理审核签字；操作经理将库存清单送交质权人审核；质权人审核库存清单后，仓储部开具仓单；监管方、出质人、质权人三方签订仓单质押及货物监管合作协议，同时三方在仓单上背书盖章，业务受理员/内勤在仓单上盖上“质押”字样 并登记，仓单归质权人保管，此笔仓单质押业务形成。4.4.1.2质押解除解除分为部分解除和全部解除。部分解除：出质人归还部分质押贷款，或者增加质押贷款保证金；出质人向质权人申请部分质押物出库；质权人审核通过后开具解除部分质押通知书，质权人与出质人凭仓单及解除部分质押通知书向监管方提货；金融物流事业部业务受理员/内勤审核后，交金融物流事业部经理和主管领导签字，而后业务受理员/勤将仓单及解除部分质押通知书交付仓储部发货；仓储部应收回原仓单，并就原仓单项下剩余货物重新出具新仓单，出质人应按照前述约定办理仓单质押手续并将新仓单交付质权人持有。全部解除：出质人归还全部质押贷款，质权人将仓单背书交出质人；出质人将仓单背书交监管方金融物流事业部业务受理员/内勤；金融物流事业部业务受理员/勤检查签章、登记、背书并在仓单上盖上“解除质押”字样后，交金融物流事业部经理和主管领导签字，而后业务受理员/内勤将仓单交付仓储部发货，仓储部收回仓单；仓储部根据货主的要求办理货物出库手续或继续履行货物保管责任，此笔质押解除作业完成。4.4.1.3涉及合同仓单质押贷款三方协议由出质人、质权人、监管方共同签署。4.4.1.4涉及单据仓单由监管方填写解除部分质押通知书由质权人填写，监管方审核确认；4.4.1.5涉及人员主管领导、金融物流事业部经理、业务受理员/内勤、质权人（银行）相关人员、出质人；4.4.2动产质押逐笔控制4.4.1.2质押形成操作经理协助拟出质人与仓储部签订仓储协议，出质人把拟质押货物存入指定质押监管仓库；监管方、出质人、质权人三方签订适用于动产质押逐笔控制业务的动产质押监管合作协议，质权人和出质人共同向监管方出具查询及出质通知书（附确认回执），将质物及设立质押的事实通知监管方，监管方验收货物无误后予以确认，此笔质押监管业务形成。 4.4.1.2货物置换出质人向质权人申请质押货物置换并提交质权人审核；质权人出具质物变更通知书（附确认回执），金融物流事业部收到质物变更通知书（附确认回执）后通知仓储部对出质人应入库货物进行验收，确认无误后在该通知书上加盖专用印鉴予以确认，对质物变更通知书（附确认回执）中记载的出库货物解除质押，监管方可允许出质人提取该部分货物，此笔货物置换完成。4.4.2.3质物出库出质人归还部分质押贷款，或者增加质押贷款保证金；出质人向质权人申请部分质押物出库；质权人审核通过后开具质物变更通知书（附确认回执），由出质人和质权人签字盖章，金融物流事业部业务受理员/内勤检査质权人签字盖章的质物变更通知书（附确认回执），并提交金融物流事业部经理审核签字；业务受理员/内勤将质物变更通知书（附确认回执）提交仓储部作为解除监管提货凭证；仓储部办理货物出库手续，此笔放货业务完成。4 4 2.4质押解除出质人归还全部质押贷款；质权人出具解除质押监管通知书，并签字盖章，送交监管方金融物流事业部业务受理员/内勤；金融物流事业部业务受理员/内勤检查质权人签字盖章的解除质押监管通知书，签字后提交金融物流事业部经理审核签字；业务受理员/内勤将解除质押监管通知书提交给仓储部；仓储根据出质人的要求办理货物出库手续或继续履行货物保管责任，此笔质押解除作业完成。4.4.2.5涉及合同质押物仓储监管三方协议由出质人、质权人、监管方三方共同签署。4.4.2.6涉及单据查询及出质通知书（附确认回执）由质权人和出质人填写，由监管方审核确认；质物变更通知书（附确认回执）由质权人填写，由监管方审核确认；解除质押监管通知书由质权人填写，由监管方审核确认。4.4.2.7涉及人员金融物流事业部经理、业务开发经理、业务受理员/内勤、质权人（银行）相关人员、出质人。4.4.3动产质押总量控制4.4.3.1质押形成业务开发经理协助拟出质人与仓储部签订仓储协议，出质人把拟质押货物存入指定质押监管仓库；监管方、出质人、质权人三方签订适用于动产质押总量控制业务的动产质押监管合作协议，质权人和出质人共同向监管方出具查询及出质通知书（附确认回执），将质物及设立质押的事实通知监管方，监管方验收货物无误后予以确认，此笔质押监管业务形成。4.4.3.2总量控制质权人出具质物价格确定/整通知书和质物最低价值通知书，确定质物品种、价格和最低控货数量或价值。4.4.3.3质物入库仓储部根据出质人的入库货物出具入库单。4.4.3.4质物出库质物的价值超出质物最低价值的，出质人就超出部分提货或者换货时，无需追加或补充保证金，可直接向监管方办理提货或换货，监管方应当严格按照本合同的约定予以办理，并保证提货或换货后处于监管方占有、监管下的质物价值始终不得低于质物的最低价值。质物的价值等于质物的最低价值的，出质人应当事先提出提货申请，经质权人同意后，追加或补充保证金，质权人向监管方签发质物最低价值通知书，下调质物最低价值。业务受理员/内勤将质物最低价值通知书提交仓储部作为解除监管提货凭证；仓储部办理货物出库手续，此笔放货业务完成。4.4.3.5质押解除出质人归还全部质押贷款；质权人出具解除质押监管通知书，并签字盖章，送交监管方金融物流事业部业务受理员/内勤；金融物流事业部业务受理员/内勤检查质权人签字盖章的解除质押监管通知书，签字后提交金融物流事业部经理审核签字；业务受理员/内勤将解除质押监管通知书提交给仓储部；仓储部根据出质人的要求办理货物出库手续或继续履行货物保管责任，此笔质押解除作业完成。4.4.3.6涉及合同质押物仓储监管三方协议由出质人、质权人、监管方三方共同签署。4.4.3.7涉及单据查询及出质通知书（附确认回执）由质权人和出质人填写，由监管方审核确认；质物价格确定调整通知书由质权人填写，由监管方审核确认；质物最低价值通知书由质权人填写，由监管方审核确认；解除质押监管通知书由质权人填写，由监管方审核确认。4.4.3.8涉及人员金融物流事业部经理、业务开发经理、业务受理员/内勤、质权人（银行）相关人员、出质人。4.4.4保兑仓业务4.4.4.1质押形成业务开发经理协助拟出质人与仓储部签订仓储协议，监管方、出质人、质权人三方签订适用于动产质押买方信贷业务的动产质押监管合作协议；质权人在签发银行承兑汇票或汇出货款后，就应向监管方签发查询及出质通知书(附确认回执)，同时将银行承兑汇票复印件或汇出货款证明以及购销合同复印件附后，通知监管方接货。如果收货人为质权人代替出质人，质权人还要提供授权书，授权监管方代替质权人办理相关接货手续。出质人保证在甲方的监督下，指示供应商按时运交货物至指定地点。货到后由三方共同办理接货以及验收入库手续，货物入库验收后，监管方依据验收结果 出具查询及出质通知书（附确认回执）的确认回执，此笔质押监管业务形成。4.4.4.2质物出库出质人向质权人补充或追加一定数额保证金后，可以向质权人申请提取部分或全部质物。出质人凭质权人签发的质物变更通知书（附确认回执），向监管方办理提货。经质权人同意，出质人可凭质权人签发的质物变更通知书（附确认回执），向监管方交付新的质物，置换提取既有质物。监管方在收到质权人的质物变更通知书（附确认回执）后，应核对有关印鉴、签字、传真机号码，并与质权人指定人员进行电话核实。核实无误后，准予办理出质人的提货。4.4.4.3质押解除同动产质押出质人归还全部质押贷款；质权人出具解除质押监管通知书，并签字盖章，送交监管方金融物流事业部业务受理员/内勤；金融物流事业部业务受理员/内勤检查质权人签字盖章的解除质押监管通知书，签字后提交金融物流事业部经理审核签字；业务受理员/内勤将解除质押监管通知书提交给仓储部；理货部根据出质人的要求办理货物出库手续或继续履行货物保管责任，此笔质押解除作业完成。4.4.4.4涉及单据质物价格确定/调整通知书由质权人填写，由监管方审核确认；质物变更通知书（附确认回执）由质权人填写，由监管方审核确认；查询及出质通知书（附确认回执）由质权人和出质人填写，由监管方审核确认；解除质押监管通知书由质权人填写，由监管方审核确认。4.4.4.5涉及人员金融物流事业部经理、业务开发经理、业务受理员/内勤、仓储部相关人员、质权人（银行）相关人员、出质人；4.4.5开证监管4.4.5.1签订协议业务开发经理协助拟出质人与仓储部签订仓储协议，监管方、出质人、质权人三方签订适用于信用证项下未来货权质押监管业务的动产质押监管合作协议；出质人与监管方签订授权委托书、代理报关委托书、代理申报检验检疫委托书及仓储协议。4.4.5.2单据交付向质权人或出质人索取报关报检所需资料的原件，包括：正本提单、装箱单、检验单（包括质量检验单和重量检验单等）、报关委托书、发票等，监管方应在收到质权人和/或出质人送达的提单等货权凭证当天，以特快专递或专人送达方式直接向质权人和/或出质人出具单据收取确认书以确认上述单据交接事实。4.4.5.3报关报检质物到港后，及时办理报关、报检等通关手续，同时到港口了解质物堆放、货损等情况并通报质权人和出质人。质物清关后，将关单、商检单、进口关税发票、增值税发票等单据送交给质权人。4.4.5.4质押形成质权人和出质人共同向监管方签发出质通知书，将要出质的货物的信息，以及质权人对于作为质物的货物的具体要求，通知监管方。监管方提取货物后，应向质权人签发出质通知书回执。监管方签发出质通知书回执时，质物转移占有完成，质押生效。质物入库监管：若质物在进口地当地直接入库，监管方应履行其监管职责，并严格按质权人指示办理质物出入库事宜。质物在途监管：若质物需要运输到异地后入库保管，监管方应根据协议规定 办理货物的运输、物流仓储等事宜，并在货物在途期间和入库后履行监管职责，严格按照质权人指示办理质物出入库事宜。4.4.5.5质物出库质权人向监管方出具提货通知书，作为质权人提取质物出库的唯一有效凭证，监管方按照质权人提货通知书在给与出质人提货后应签发提货通知书回执，并送达质权人。4.4.5.6质押解除当质权人通知解除相关质物的质押监管或出质人根据提货通知书办理完全部质押货物的出库手续（以时间在先者为准）时，合同终止。4.4.5.7涉及单据出质通知书由质权人和出质人共同填写；单据收取确认书由监管方填写；出质通知书回执由监管方填写；提货通知书由质权人填写，由监管方审核确认；授权委托书由出质人填写；代理报关委托书由出质人填写；代理申报检验检疫委托书由出质人填写。4.4.5.8涉及人员金融物流事业部经理、业务开发经理、业务受理员/内勤、仓储部相关人员、质权人（银行）相关人员、出质人；