DB3205∕T 1071-2023 建设电子档案元数据规范(苏州市).pdf

ICS 01.140.20CCS A 142023-04-13 发布2023-04-20 实施苏州市市场监督管理局发 布DB3205建设电子档案元数据规范Metadata specification for electronic construction records苏州市地方标准DB3205/T 10712023DB3205/T 10712023I目次前言.II1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14元数据实体.24.1元数据实体类型.24.2元数据实体约束性.34.3元数据实体关系.34.4元数据实体构成.35元数据元素描述方法与元数据存储格式.85.1元数据元素描述方法.85.2元数据存储格式.96文件实体元数据描述.97业务实体元数据描述.768责任者实体元数据描述.859关系实体元数据描述.91附录 A（资料性）建设电子档案元数据存储结构示例.99附录 B（资料性）文件实体各层级元素集示例.118附录 C（资料性）正文相关表格补充.131参考文献.137DB3205/T 10712023II前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由苏州市住房和城乡建设局提出并归口。本文件起草单位：苏州市城乡建设档案馆、苏州大学、江苏仁合中惠工程咨询有限公司。本文件主要起草人：钱毓静、谢锋、徐悦、仇立、毕建新、王密、周蕾、倪苏、王磊、齐佳丽、邬静娴、余雪。DB3205/T 107120231建设电子档案元数据规范1范围本文件规定了建设电子档案形成、收集、整理、鉴定、归档、移交、存储、处置、利用等管理全过程中元数据设计、捕获、著录等要求。本文件适用于建设电子档案管理过程中元数据的创建、捕获、管理、更新和应用，也适用于其他不同载体的建设档案及其数字化副本。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 71562003文献保密等级代码与标识GB/T 74082005数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法GB 18030信息技术 中文编码字符集GB/T 188942016电子文件归档与电子档案管理规范GB 321002015法人和其他组织统一社会信用代码编码规则GB/T 369042018电子证照 标识规范DA/T 142012全宗指南编制规范DA/T 182022档案著录规则DA/T 222015归档文件整理规则DA/T 312017纸质档案数字化技术规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1建设电子档案electronic construction archives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。来源：CJJ/T 1872012，2.0.23.2元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。来源：GB/T 188942016，3.33.3元素element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。来源：DA/T 462009，3.6DB3205/T 1071202323.4子元素 subelement对元数据元素进行进一步描述或限定的元素。来源：CJJ/T 1872012，2.0.53.5元素集 element set元数据中元素的集合。来源：CJJ/T 1872012，2.0.63.6实体 entity任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。来源：ISO 11179-1:2015，3.2.103.7简单型 simple type不具有子元素的元素所对应的元素类型。来源：DA/T 462009，3.73.8容器型 container type具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。来源：DA/T 462009，3.83.9复合型 complex type本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。来源：DA/T 462009，3.93.10捕获 capture适时获得电子文件及其元数据的方法和过程。来源：DA/T 462009，3.104元数据实体4.1元数据实体类型采用多实体模式将建设电子档案元数据划分为文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体四类元数据实体，元数据实体类型及描述见表1。DB3205/T 107120233表 1元数据实体类型及描述4.2元数据实体约束性采用单一对象方案与多实体方案并存的执行方式，文件实体为必选元数据实体。采用单实体方案时仅含文件实体；采用多实体方案时，可选以下方案：两个实体（如：文件实体、关系实体）、三个实体（如：文件实体、责任者实体、关系实体，或文件实体、业务实体、关系实体）、全部实体（文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体）。4.3元数据实体关系建设电子档案元数据实体间的关系如图1所示。图1元数据实体关系图4.4元数据实体构成中文名称英文名称描述文件实体Records Entity描述任一聚合层次的电子档案本身的元数据集合。业务实体Business Entity描述电子档案得以形成以及管理的职能业务活动的元数据集合，包括电子档案的创建、收集、归档、转换、迁移、处置等管理活动。责任者实体Agent Entity描述对电子档案形成、管理负有直接责任的个人或组织的元数据集合。关系实体Relation Entity描述实体间及实体内部关系的元数据集合。DB3205/T 107120234各元数据实体的元素构成应符合表2至表5要求。表 2文件实体元数据元素子元素编号元素名称编号元素名称M1聚合层次M2来源M2.1档案馆名称M2.2档案馆代码M2.3全宗名称M2.4立档单位名称M3电子标识M3.1电子标识码M3.2电子标识方案M4总登记号M5档号M5.1文件分类号M5.2文件分类方案M5.3文件序号M5.4页次M5.5页号M6内容描述M6.1名称M6.2名称方案M6.3建设项目代码M6.4工程地点M6.5地理坐标M6.6地理坐标方案M6.7文件编号M6.8文件代码M6.9文件代码方案M6.10文件类型M6.11主题词M6.12摘要M6.13责任者M6.14文件开始日期M6.15文件结束日期M6.16密级M6.17保管期限M6.18保密期限M7形式特征M7.1卷数M7.2件数M7.3页数DB3205/T 107120235表 2文件实体元数据（续）元素子元素编号元素名称编号元素名称M7形式特征M7.4电子文件数M7.5语种M7.6稿本M8电子属性M8.1格式信息M8.2计算机文件名M8.3算法名称M8.4算法值M8.5计算机文件大小M8.6文件计量单位M8.7文档创建程序M8.8文档创建日期M8.9文件上传人M8.10信息系统描述M9数字化属性M9.1数字化对象形态M9.2数字化对象规格M9.3扫描分辨率M9.4图像像素M9.5扫描色彩模式M9.6图像压缩方案M10电子签名M10.1签名规则M10.2签名时间M10.3签名人M10.4签名结果M10.5签名证书颁发者M10.6签名证书编号M10.7签名有效期起始日期M10.8签名有效期截止日期M10.9签名算法标识M11电子印章M11.1印章规则M11.2用印时间M11.3用印人M11.4用印结果M11.5印章名称M11.6印章证书颁发者DB3205/T 107120236表 2文件实体元数据（续）元素子元素编号元素名称编号元素名称M11电子印章M11.7印章证书编号M11.8印章算法标识M12电子证照M12.1证照名称M12.2证照类型代码M12.3证照编号M12.4证照标识M12.5证照颁发机构M12.6证照颁发机构代码M12.7证照颁发日期M12.8持证主体M12.9持证主体代码M12.10持证主体代码类型M12.11持证主体代码类型代码M12.12证照有效期起始日期M12.13证照有效期截止日期M13存储M13.1载体M13.2规格M13.3位置M13.4备份状态M13.5备份方式M13.6备份位置M14权限管理M14.1权限状态M14.2权限类型M14.3权限描述M14.4授权对象M14.5授权行为M14.6授权日期M15处置M15.1处置授权M15.2处置分类M15.3处置行为M15.4处置实施日期M16附注DB3205/T 107120237表 3业务实体元数据元素子元素编号元素名称编号元素名称M17业务层级M18业务标识M18.1业务标识码M18.2业务标识方案M19业务名称M20业务分类M20.1业务分类名M20.2业务分类方案M21业务依据M22业务专业特征M22.1特征项M22.2特征项值M22.3特征项值单位M23业务日期M23.1业务开始日期M23.2业务结束日期表 4责任者实体元数据元素子元素编号元素名称编号元素名称M24责任者层级M25责任者标识M25.1责任者标识码M25.2责任者标识方案M26责任者名称M27责任者职能M28责任者许可内容M29责任者联系方式M29.1联系方式类型M29.2联系详细内容表 5关系实体元数据元素子元素编号元素名称编号元素名称M30关系标识属性M30.1关系识别码M30.2关系标识方案M31关系类型M32相关实体属性M32.1主实体标识M32.2相关实体标识M32.3关系事件M33关系名称DB3205/T 107120238表 5关系实体元数据（续）元素子元素编号元素名称编号元素名称M34关系日期属性M34.1关系开始日期M34.2关系结束日期5元数据元素描述方法与元数据存储格式5.1元数据元素描述方法元数据元素描述方法如表 6 所示。本文件所描述的元数据元素有四个属性相同：注册版本：1.0；注册机构：苏州市住房和城乡建设局；字符集：GB 18030；语言：中文。表 6元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的类别。本文件将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本文件数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素应用层次该元数据元素能够应用的聚合层次著录说明关于该元数据元素著录、赋值的规范性说明与示例注释对元素的进一步说明DB3205/T 1071202395.2元数据存储格式建设电子档案元数据参照GB/T 188942016 8.4，使用XML存储格式，存储结构示例见附录A。6文件实体元数据描述文件实体各元数据元素应符合表7至表119要求。表 7聚合层次编号M1中文名称聚合层次英文名称Aggregation Level定义电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如文件集、文件系列、文件组合、单一文件。目的利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域工程（项目）级案卷级文件级文件页级缺省值文件级子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明注释依据建设档案管理机构实际情况，将文件实体控制层次细化为四个层级，其对应关系分别为：文件集对应工程（项目）级、文件组合对应案卷级、单一文件对应文件级或文件页级。建设档案管理机构可根据实际情况设置层级。各层级文件元素集示例见附录 B。表 8来源编号M2中文名称来源英文名称Provenance定义对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述目的提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用DB3205/T 1071202310表 8来源（续）约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素档案馆名称（M2.1）档案馆代码（M2.2）全宗名称（M2.3）立档单位名称（M2.4）信息来源创建阶段捕获方式相关元素应用层次全部层级著录说明注释表 9档案馆名称编号M2.1中文名称档案馆名称英文名称Archives Name定义集中管理特定范围档案的专门机构的名称目的标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素档案馆代码（M2.2）应用层次全部层级DB3205/T 1071202311表 9档案馆名称（续）著录说明由档案馆著录，推荐使用预定义值域列表选择著录注释在建立目录中心或公布、交换电子文件时，本元素必选表 10档案馆代码编号M2.2中文名称档案馆代码英文名称Archives Identifier定义依据编制全国档案馆名称代码实施细则对档案馆所赋予的代码目的惟一标识档案馆，利于电子文件的管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称国档发19874 号编制全国档案馆名称代码实施细则值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素档案馆名称（M2.1）应用层次全部层级著录说明由档案馆著录，推荐使用预定义值域列表选择著录注释在建立目录中心或公布、交换电子文件时，本元素必选表 11全宗名称编号M2.3中文名称全宗名称英文名称Fonds Name定义档案馆（室）赋予全宗的标识目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理，提供检索点约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素DB3205/T 1071202312表 11全宗名称（续）信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素立档单位名称（M2.4）应用层次全部层级著录说明全宗名称一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，推荐使用预定义值域列表选择著录注释当给定全宗名称时，本元素必选表 12立档单位名称编号M2.4中文名称立档单位名称英文名称Fonds Constituting Unit Name定义构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称目的记录全宗构成者名称，明确电子文件来源，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素全宗名称（M2.3）应用层次全部层级著录说明按照 DA/T 142012 中 5.2 规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录注释表 13电子标识编号M3中文名称电子标识英文名称Electronic Identification定义惟一标识电子文件的一组可信标识目的用于定义文件实体，提供访问更多文件实体信息的入口，提供标识文件实体的方法或指定的背景信息约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型DB3205/T 1071202313表 13电子标识（续）数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素电子标识码（M3.1）电子标识方案（M3.2）信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明注释表 14电子标识码编号M3.1中文名称电子标识码英文名称Electronic Identification Code定义惟一标识电子文件的一组代码目的为电子文件提供惟一标识，用于定义文件实体，提供访问更多文件实体信息的入口约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素电子标识方案（M3.2）应用层次全部层级著录说明注释表 15电子标识方案编号M3.2中文名称电子标识方案英文名称Electronic Identification Scheme定义不同层级的电子文件标识方案DB3205/T 1071202314表 15电子标识方案（续）目的提供表示文件实体的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素电子标识码（M3.1）应用层次全部层级著录说明注释当电子标识码（M3.1）采用了多种方案标识时，此元素必选表 16总登记号编号M4中文名称总登记号英文名称General Registration Number定义案卷进馆时系统赋予案卷的大流水号目的标识全宗，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级著录说明当聚合层次（M1）的取值为工程（项目）级时，元素取值为此工程（项目）首卷总登记号注释表 17档号编号M5DB3205/T 1071202315表 17档号（续）中文名称档号英文名称Archival Code定义以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码目的揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，利于统计、管理和利用，在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素文件分类号（M5.1）文件分类方案（M5.2）文件序号（M5.3）页次（M5.4）页号（M5.5）信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明注释表 18文件分类号编号M5.1中文名称文件分类号英文名称Record Class Name定义对文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号目的便于搜索、定位、检索文件约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素DB3205/T 1071202316表 18文件分类号（续）信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件分类方案（M5.2）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明依据城市建设档案分类大纲或档案管理机构实际情况著录注释表 19文件分类方案编号M5.2中文名称文件分类方案英文名称Record Classification Scheme定义划分文件类别的方案或依据目的提供表示文件分类的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域城市建设工程分类专业分类法、程序分类法职能分类、问题分类、年度分类城建档案分类其他缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件分类号（M5.1）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明根据档案管理机构档案分类实际情况著录值域和缺省值注释当文件分类具有相关规定时，文件分类方案为必选表 20文件序号编号M5.3中文名称文件序号英文名称Document Sequence Number定义电子文件排列顺序号目的揭示文件中文档的组合顺序，利于文件的控制和利用约束性必选DB3205/T 1071202317表 20文件序号（续）可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次全部层级著录说明示例：001注释表 21页次编号M5.4中文名称页次英文名称Start Page Number定义文件的起始页号目的利于电子文件的统计、管理约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次文件级/文件页级著录说明依据档案管理机构实际情况，著录文件在系统中的起始页号注释表 22页号编号M5.5中文名称页号英文名称Page NumberDB3205/T 1071202318表 22页号（续）定义文件页级在文件中的排列顺序号目的利于电子文件的统计、管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次文件页级著录说明依据档案管理机构实际情况，著录文件中电子文件的排列顺序号注释表 23内容描述编号M6中文名称内容描述英文名称Content Description定义对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述目的提供电子文件内容描述信息，利于检索和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素名称（M6.1）名称方案（M6.2）建设项目代码（M6.3）工程地点（M6.4）地理坐标（M6.5）地理坐标方案（M6.6）文件编号（M6.7）文件代码（M6.8）文件代码方案（M6.9）文件类型（M6.10）主题词（M6.11）摘要（M6.12）责任者（M6.13）文件开始日期（M6.14）文件结束日期（M6.15）密级（M6.16）保管期限（M6.17）保密期限（M6.18）DB3205/T 1071202319表 23内容描述（续）信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 24名称编号M6.1中文名称名称英文名称Name Words定义表达电子文件中心内容和形式特征的文件名目的描述电子文件的中心内容，提供检索点约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素名称方案（M6.2）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明根据名称方案（M6.2）的规定著录如当聚合层次（M1）为工程（项目）时，名称（M6.1）可著录工程项目或单项工程的名称；当聚合层次（M1）为案卷级时，名称（M6.1）可著录案卷的名称。注释表 25名称方案编号M6.2中文名称名称方案英文名称Name Scheme定义用于命名电子文件的依据或方案目的提供表示文件实体的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型DB3205/T 1071202320表 25名称方案（续）数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素名称（M6.1）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明此元素著录时应根据聚合层次（M1）和业务层级（M16）的取值，著录自然描述语言或行业、专业规范、术语规范。如聚合层次（M1）的值为工程（项目），且业务层级（M16）的值为建设工程电子文件时，则名称方案（6.2）的取值应符合国家有关城市建设工程分类及命名的规定。注释表 26建设项目代码编号M6.3中文名称建设项目代码英文名称Construction Project Code定义建设项目的字符标识目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理，提供检索点约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级著录说明注释表 27工程地点编号M6.4DB3205/T 1071202321表 27工程地点（续）中文名称工程地点英文名称Project Location定义建设项目工程施工位置目的提供建设项目工程施工背景信息，便于管理与关联约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素地理坐标（M6.5）应用层次工程（项目）级著录说明著录建设项目工程具体施工位置，示例：XX 省 XX 市 XX 区 XX 街道 XX 号注释表 28地理坐标编号M6.5中文名称地理坐标英文名称Geographic Coordinates定义建设项目工程施工地理位置信息目的提供建设项目工程施工背景信息，便于管理与关联约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素工程地点（M6.4）地理坐标方案（M6.6）应用层次工程（项目）级著录说明著录建设项目工程施工位置的坐标信息，示例：（X,Y,LNG,LAT）DB3205/T 1071202322表 28地理坐标（续）注释表 29地理坐标方案编号M6.6中文名称地理坐标方案英文名称Geographic Coordinates Scheme定义为建设项目工程施工地理位置提供方案或依据信息目的为描述建设项目工程施工的地理位置提供方案或依据信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素地理坐标（M6.5）应用层次工程（项目）级著录说明注释当著录了地理坐标（M6.5）且采用了依据信息时，此元素必选表 30文件编号编号M6.7中文名称文件编号英文名称Document Number定义文件形成单位赋予文件顺序号，也称文号目的提供电子文件检索点约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录DB3205/T 1071202323表 30文件编号（续）相关元素应用层次文件级著录说明注释表 31文件代码编号M6.8中文名称文件代码英文名称Document Code定义依据文件代码方案赋予文件的一组标识目的提供电子文件检索点约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件代码方案（M6.9）应用层次文件级著录说明注释表 32文件代码方案编号M6.9中文名称文件代码方案英文名称Document Code Scheme定义用于命名文件代码的方案或依据目的提供表示文件代码的方法或指定的背景信息约束性条件选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值DB3205/T 1071202324表 32文件代码方案（续）子元素信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件代码（M6.8）应用层次文件级著录说明注释当著录了文件代码（M6.8）且采用了依据信息时，此元素必选表 33文件类型编号M6.10中文名称文件类型英文名称File Type定义依据文件内容著录案卷/文件类型，如文字、图纸等目的描述案卷/文件的内容类型，便于检索和管理约束性必选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域文字图纸照片录音录像混合卷其他缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次案卷级/文件级著录说明注释表 34主题词编号M6.11中文名称主题词英文名称SubjectDB3205/T 1071202325表 34主题词（续）定义在标引和检索中用以表达电子文件主题的规范化的词或词组目的揭示电子文件主题，提供检索点约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称中国标准分类号（CCS）中国档案主题词表国务院公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表汉语主题词表城市建设档案主题词表其他值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素摘要（M6.12）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 35摘要编号M6.12中文名称摘要英文名称Abstract定义对电子文件核心内容的简短陈述目的提供电子文件简要信息，利于在较短时间内了解其内容约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录DB3205/T 1071202326表 35摘要（续）相关元素主题词（M6.11）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 36责任者编号M6.13中文名称责任者英文名称Author定义对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人目的明确电子文件的责任主体，提供检索点约束性必选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明根据聚合层次（M1）的值域著录相应的责任者。如当聚合层次（M1）的值为工程（项目）级时著录建设单位，当聚合层次（M1）的值为案卷级时著录案卷编制单位，当聚合层次（M1）的值为文件级时著录文件形成单位。注释表 37文件开始日期编号M6.14中文名称文件开始日期英文名称Record Start Date定义文件形成的日期、案卷内文件的起始日期或者工程（项目）的开工（申请）日期目的提供文件实体存在或有效性的日期信息约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型DB3205/T 1071202327表 37文件开始日期（续）编码修饰体系标识名称GB/T 74082005数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件结束日期（M6.15）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明当聚合层次（M1）的值为文件级时，著录成文日期；当聚合层次（M1）的值为案卷级时，著录案卷内文件起始日期；当聚合层次（M1）的值为工程（项目）级时，著录工程（项目）的开工（申请）日期。著录时，按照 DA/T 222015 中 5.5.2 条和 DA/T 182022 中 7.6.2 条规定，采用 GB/T74082005 中 5.2.1.1 条规定的基本格式（YYYYMMDD）著录。例如，1985 年 8 月 10 日表示为：19850810。注释表 38文件结束日期编号M6.15中文名称文件结束日期英文名称Record End Date定义文件签发的日期、案卷内文件的终止日期或者工程（项目）的竣工（批准）日期目的提供文件实体存在或有效性的日期信息约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称GB/T 74082005数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素文件开始日期（M6.14）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明当聚合层次（M1）的值为文件级时，著录签发日期；当聚合层次（M1）的值为案卷级时，著录案卷内文件终止日期；DB3205/T 1071202328表 38文件结束日期（续）著录说明当聚合层次（M1）的值为工程（项目）级时，著录工程（项目）的竣工（批准）日期。著录时，按照 DA/T 222015 中 5.5.2 条和 DA/T 182022 中 7.6.2 条规定，采用 GB/T74082005 中 5.2.1.1 条规定的基本格式（YYYYMMDD）著录。例如，1985 年 8 月 10 日表示为：19850810。注释确有文件结束日期时著录本元素表 39密级编号M6.16中文名称密级英文名称Security Classification定义电子文件保密程度的等级目的利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称GB/T 71562003文献保密等级代码与标识值域公开限制秘密机密绝密缺省值限制子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素保管期限（M6.17）保密期限（M6.18）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 40保管期限编号M6.17中文名称保管期限英文名称Retention Period定义对电子文件保管时效的规定和说明目的利于电子文件的管理和利用约束性必选DB3205/T 1071202329表 40保管期限（续）可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域永久定期其他缺省值定期子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素密级（M6.16）保密期限（M6.18）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 41保密期限编号M6.18中文名称保密期限英文名称Secrecy Period定义对电子文件密级时效的规定和说明目的利于电子文件的管理和利用约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素密级（M6.16）保管期限（M6.17）应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释DB3205/T 1071202330表 42形式特征编号M7中文名称形式特征英文名称Formal Characteristics定义电子文件外在征象目的记录电子文件形式特征信息，利于电子文件的统计和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素卷数（M7.1）件数（M7.2）页数（M7.3）电子文件数（M7.4）语种（M7.5）稿本（M7.6）信息来源创建阶段捕获方式形成、归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 43卷数编号M7.1中文名称卷数英文名称Total Number Of File定义工程（项目）内案卷数量目的记录案卷数量，利于统计和管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素DB3205/T 1071202331表 43卷数（续）信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级著录说明注释表 44件数编号M7.2中文名称件数英文名称Total Number Of Items定义工程（项目）/案卷内的总文件数目的记录工程（项目）/案卷内文件数量，利于统计和管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级著录说明注释表 45页数编号M7.3中文名称页数英文名称Total Number Of Pages定义工程（项目）/案卷/文件内文件的总页数目的利于档案的统计、管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系DB3205/T 1071202332表 45页数（续）值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式形成阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 46电子文件数编号M7.4中文名称电子文件数英文名称Total Number Of Electronic Records定义工程（项目）/案卷/文件内的总电子文件数目的利于档案的统计、管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源创建阶段捕获方式归档阶段系统自动捕获/手动著录相关元素应用层次工程（项目）级/案卷级/文件级著录说明注释表 47语种编号M7.5中文名称语种英文名称L