物流公司分仓管理制度.doc

批准：营销总公司总经理阜丰集团管 理 标 准编号：FF/GL-YX-05-01-2013审核营销总公司物流公司总经理修订状态：00编写：阜丰集团营销总公司发布部门：营销总公司办公室日期：2013.06.1路径：标准管理标准阜丰集团营销总公司管理制度名称：物流公司分仓（中转库）管理制度与流程物流公司分仓（中转库）管理制度与流程1、目的：为了规范物流管理体系，理顺物流运作流程，明确分仓（中转库）职责，明确各相关部门岗位职能与职责，提高发货效率，更好的服务市场一线，特制定本管理制度与流程。2、适用范围：本制度适用于阜丰集团各个分仓（中转库）、分仓中转库库管、发货人员及相关部门与人员。3、职责：责任人或部门职责描述集团营销总公司总经理负责本制度规定范围内的批准、解释及特殊事项处理营销总公司物流公司总经理负责本制度的修订、解释、发布、实施、监督、存档集团审计管理部负责本制度规定的审计、存档工作其他职能部室负责与本制度有关的人力资源管理、财务管理等部门管理文件的编制、审核、发布、更改等工作各子公司负责执行本制度各项规定，对本制度有修改建议权，保存与本公司有关的文件和记录。 一、分仓（中转库）货物管理制度1.货物入库1.1货物接收：分仓（中转库）货物接收负责人（仓管员）在接到货物接收通知时，提前通知分仓的代管单位准备货物的接收工作，。分仓自己管理的提前做好货物接收准备的相关事项，确保货物的顺利入库。1.2货物验收：货物到达准备入库时，仓管员根据生产公司经营部内勤提报的发货明细，核对发货数量，如发现货物损、脏、缺、残、破等情况，立即通知发货人发货公司经营部内勤及经理，抄送物流公司，并做好证据的收集。1.3货物入库：仓管员根据仓库空间，合理安排入库货物。入库货物要堆放合理、整齐有序，必须做到规范、方便发货。1.4 货物标示：货物入库后，要做好货物的标识工作，货物标牌的内容包括：货物所属公司、货物数量、规格、进仓日期、批号等内容，并挂放在明显之处，以便对货物的跟踪和了解。2.货物保管：2.1 货物储存保管：原则上以货物的特性、数量、产品名称、公司分区保管，同一公司种类繁多的货物，做好标示。同时要做好货物的防潮、防雨工作。确保货物安全。2.2仓管员要经常检查库存货物，检查货物是否出现被灰尘覆盖、被老鼠咬破、被雨淋湿、出现返潮、发霉等现象，如出现以上情况，要及时汇报相关领导(驻地味精糖销售部部经理及产品销售部经理)，及时处理，以免给公司造成重大损失。2.3仓管员定期对仓库物资进行盘点，每天做好进出日报，建立货物明细表，确保单证和货物相符。2.4仓库内严禁烟火，明火修补作业需经所驻地地销售部经理批准，采取措施，隔离货堆，并要准备必要的消防器材。2.5 严格做好防火、防盗、防潮措施，禁止非工作人员擅自入库。二、分仓（中转库）业务流程1.收发货业务流程1.1货物调拔1.1.1销售部应根据市场情况设定各产品、规格的安全库存量、合理库存量，合理制定、提报货物需求计划，保证分仓中转库库存充足。1.1.2 各供发货公司经营部按发货计划将货物发至各分仓（中转库）。1.1.3集团营销总公司物流公司和各公司经营部应准确掌握分仓（中转库）的库存状况，仓管（中转库）人员每天须将各品种、规格产品的到货数量、出货数量及库存量编制成日报表通过OA系统上报，经营部每天将汇总情况通过OA发至集团营销总公司物流公司相关人员。对公司仓库已发出而分仓（中转库）未收到的在途货物，由发货公司经营部仓库单独建立台帐并列入当日库存报表中。1.1.4发货公司经营部应按销售部上月底提报的各种产品品种、规格的需求计划准备货源，保证符合销售部需求品种、数量，确保及时到达。在货物发出后应及时通知销售部，并将发运信息传真到或者以OA邮件形式销售部，随时与销售部和分仓库管人员保持联系，以确认货物运输、到达情况。1.2分仓中转库接货1.2.1 原则上能直接发至客户处的货物不入分仓（中转库）。1.2.2 铁运集装箱货物到达车站时，仓管人员及相关人员需在现场接货，接货前检查集装箱铅封是否完好。铅封完好的情况下接货、验货时如发现货物毁损、缺少的，应立刻向发货公司经营部汇报并按经营部要求妥善处理。如铅封被破坏，接货、验货发现货物毁损，应要求承运方出具证明，同时向发货公司经营部汇报，与发货公司经营部配合按照运输合同规定处理。零担货物缺失、损毁处理办法按照合同规定。1.2.3 铁运车皮接货后，销售部经理、库管员、负责业务员根据该批货物流向（客户到站自提、转入中转库）妥善安排货物运输发运。客户自提的要求参照中转库发货客户自提的有关规定。货物发运完毕，销售部经理、库管员（负责业务员）将接货流向情况（客户到站自提、转入中转库）按照公司统一格式书面上报销售部及发货公司经营部。1.2.4对于直接发运到分仓中转库的货物，分仓（中转库）库管员应及时掌握货物在途情况。货物到达分仓中转库时，仓管员须亲自开启铅封和锁，检查铅封和锁的完好状况，如无问题开启卸货；如发现问题须及时提出异议，要求承运方签字确认事实后方可卸货，并立即汇报销售部经理和发货公司经营部妥善处理。1.2.5卸货时，仓管员须要求装卸人员按库存规定堆放货物，并要求承运方一起清点数量，并根据经营部传真的发运信息对货物的数量、规格等进行验收；若有不符，应在字确认货物到达，办理入库手续，次日9点前传真至发货公司经营部存档第一时间与发货公司经营部取得联系妥善处理。卸货完毕，库管员开具入库单，两方（我方库管员、承运方）或三方（我方库管员、承运方、仓库代管方）核实货物数量在入库单上签（工作流）。 1.2.6对于海运集装箱不入中转库、直接由港口变更到客户仓库的货物，由供发货公司经营部负责办理海运箱变更手续，费用由经营部和船运公司结算。发货公司经营部到财务部开具发票及出库单，当日18:00前将提货联传真至中转库，仓管员做好库转记录，登记入帐。1.2.7仓管员应按照公司规定的仓库管理标准实施仓库管理，保证帐物相符。1.3 分仓（中转库）发货1.3.1分仓（中转库）管理员必须按各发货公司的发票提货联发货。1.3.2发售分仓（中转库）所属公司产品时，由所属公司经营部内勤办理产品发货手续。发售其他公司产品时，由发货公司经营部办理发货手续；发货公司经营部接到发货通知单时，首先确认产品销售价格是否符合公司的价格执行政策、了解货源情况，在确认销售价格按照公司价格政策执行、货源满足要求的情况下，办理出库手续。1.3.3 发售分仓（中转库）产品时，产品的所属公司经营部内勤接财务部到款通知后，填写“发货计划单”，注明客户名称、到款日期、发货数量、规格、单价，到财务部盖章确认，报经营部经理批准后，到财务部开具发票，提货联原件由经营部留存，并将销售数据录入微机。1.3.4发货公司经营部内勤将发票提货联传真至仓管员，仓管员根据发票联系客户组织发货。1.3.5公司货源不能满足客户要货需求时，各经营部须立即向物流公司总经理汇报，物流公司总经理协调解决，统一安排货物调配,按照公司制定的产品优先原则执行。1.3.6仓管员在发货时要根据发票提货联核对货物规格、品种、数量等是否一致，核对无误后，开具出库单。1.3.7 分仓中转库发货采用客户自提的方式。需要送货到客户仓库的，需报所属销售公司总经理批准，并如实录入分仓入库出库费用报表。运输发票费用、吨位信息要和公司财务记录相符。1.3.8每批发货必须要求提货人或承运人签字认可，作为确认货物交付的依据。当客户亲自到仓库提货时，如往公司汇款者为个人客户，应要求客户在出库单上签字；如往公司汇款的为法人客户，应要求提货人提供该提货单位加盖公章的提货证明及提货人本人身份证复印件，经与客户负责人电话确认后，要求提货人在出库单上签字。当客户委托司机或其他人到仓库提货时，应要求提货人提供客户出具的委托书及提货人的身份证复印件，对委托书中的委托事项、车号、提货人姓名、提货品种、提货数量及委托期限等信息予以核对，再与客户电话确认，并由提货人在出库单上签字确认。1.3.9 分仓中转库需妥善保管货物收发凭证，每月底5日18:00前与经营部进行对账完成，定期或不定期接受集团审计管理部审计。1.4车站港口到分仓中转库的运输由车站、港口或码头到中转库的运输，销售部经理提前与配货站或物流公司签订运输协议，报物流公司进行审核，并发至所属公司经营部备案。协议中应确定从车站到分仓（中转库）的每吨运费和结算方式，并应明确规定货物运输途中发生缺失、污损等情况由承运方负责。2.票据发送经营部内勤通知中转库发货后，应根据客户要求，发票开出后3个工作日内将发票通过邮寄或业务人员捎带方式送至客户。3.运输费及装卸费分仓中转库发生的运输费、装卸费主要指从车站、港口或码头到分仓中转库的短途运输、装卸费用。以上费用（以及分仓发生的租赁费）的洽谈由驻地味精糖销售部经理与仓管人员共同负责洽谈，最终确认的洽谈结果报物流公司审批，报费用报销地经营部进行备案。销售部经理认为需要调整费用的，也可以提出调整，并开展洽谈，降低费用节约成本。3.1卸货时，仓管员必须要求承运方一起清点数量，卸货完毕，两方（我方库管员、承运方）或三方（我方库管员、承运方、仓库代管方）核实货物数量无误后签字确认，作为支付装卸费和运费的依据，货到付运费（指车站到中转库的运输）。3.2货物运出分仓中转库时，须有两名库管人员认真清点核对货物品种和数量，作为支付装卸费的依据。3.3出库时的装车费用，必须在专用付款凭证的备注栏里记录好本车货的发往地、车牌号、品种、数量等并由装卸人员、仓管员、承运人签字确认。3.4支付装卸费用，必须使用公司的专用付款凭证，由销售部经理签字后报各地经营部进行费用支付，同时以OA形式报物流公司进行审批，物流公司OA审批通过后转经营部，经营部进行支付。3.5费用核销流程：3.5.1每月底分仓库管员将本月运输费用、装卸费用的付款凭证及物流承运方开具发票的原件，经驻地销售部经理签字审核后，以特快专递方式寄回费用报销地公司经营部。3.5.2经营部内勤核对分仓中转库运费、装卸费的吨位是否与实际相符，审核无误后，报部门经理签字确认。部门经理签字确认后，经分管副总总经理审核批准。3.5.3分仓库管寄送发票时，需将每份发票对应的报销明细，发送OA邮件至物流公司，经物流公司审核后，转至各地经营部内勤、经理和分管副总。该明细报表即分仓入库、出库费用表。需注明没分发票对应的费用。3.5.4经营部内勤持分仓中转库装卸费付款凭证、物流承运方开具的收据或发票，按照财务处理要求依照所属公司规定。各公司须在5日内办理完毕。3.6车站、港口或码头到分仓中转库的短途运输费用和装卸费用（包括供发货公司直接发客户处产生的短途运输等费用）及货物进入分仓中转库后产生的二次运输、装卸费用由产品所属公司承担。备注：以上修改的流程和我们会议室提出的办法相同。如果把发票寄到我们这里，在寄到各地公司，耽误时间。三、分仓（中转库）仓管员岗位职责1. 仓管员（分仓管理员）主要工作职责：1.1遵守公司的各项规章管理制度，服从驻地销售部经理、所属生产公司经营部经理的双重管理，按时完成销售部经理交办的有关分仓的各项工作任务。1.2根据库存、在途货物情况向销售部经理、业务员及时反馈信息，按照销售部经理要求及时对货源进行调配。对调入的各类存货按供货公司分别建立进、出、存手续，并登记帐目，对库存产品进行分类、分区域放置，保证货物的安全、清洁、完整。1.3按照财务部开具的发票提货联组织发货，负责入库、出库单据的开具、保管；负责分仓进货、存货、发货数量的清点、核对，确保准确无误；中转库出现货物短缺，由仓管员全额赔付。库管员休班时，须与替班人员进行库存盘点和账物交接。1.4协助销售人员做好客户往来帐目的核对，做好详细的记录并留存。1.5每旬对仓库库存进行盘点，月底盘点要与各公司财务部进行帐务核对，并将盘点结果传真至所属公司财务部，发现问题及时上报。1.6按营销总司的相关规章制度，及时、准确、高效向驻地所在销售部、各公司经营部填报各类报表、提供各类信息，为公司货物的正确调配、物流工作的合理计划做好有力保障，提供强有力的后勤保障和后勤服务。1.7按要求做好库存货物的安全防护工作，避免火灾、水灾、鼠咬、盗窃等发生。1.8配合集团、营销总公司及各生产公司的各项监督检查和审计工作的顺利进行。1.9按照公司财务相关制度及要求，设置客户发票登记台帐，序时登记、跟踪财务部对客户开具发票的传递情况。1.10包装破损、脏乱的货物，要查明原因及时上报，必要时做好录像、拍照等方式的证据，以便处理。对于破损的货物，销售部经理审定能更换包装物销售的，要向公司申领包装物；对于破损严重、无法更换包装物的货物，仓管员要妥善保管，及时上报发货公司经营部，驻地产品销售部经理。根据发货公司处理意见及时妥善处理，对处理过程做好记录并由经办人、负责人签字备案，以备审计部门审查。临近有效期的货物，要及时上报公司经营部，按照主管领导批示处理。2、岗位要求：2.1高中或中专以上学历，仓储、物流管理及其他相关专业，有一年以上仓储管理经验。2.2具有一定的企业仓库管理知识，熟知本企业的企业文化，以及产品的生产工序和用途。2.3具有一定的办公自动化技能和会计基础，能够较熟练运用各种账务报表，工作认真负责，责任感强，2.4具有一定的沟通能力和应变能力，能及时而正确的处理突发事件，对仓库环境和产品存储情况了解，能掌握灭火器材的使用。2.5身体状况良好，无传染性疾病，并具有正规医疗部门开据的健康证明。四、分仓（中转库）巡查员/稽查员岗位职责1、分仓巡查员/稽查员岗位职责：1.1不定期对各分仓（中转库）库存进行巡查，主要巡查其对公司相关制度的执行情况，是否存在违规等行为，对于存在违规情况要及时上报公司相关领导，及时处理。1.2不定期对各分仓（中转库）的货物进行盘点，以确保帐物相符。对货物的出入库过程中存在的问题给于完善和规范。1.3不定期对各分仓（中转库）的卫生、货物堆放、破损的日常统计、上报和处理等情况进行检查，避免其给公司造成损失。阶段性对各中转库途损情况进行统计处理。1.5不定期对各驻外销售部各项费用进行突击检查，规范各项费用。1.6票据审查：负责对中转库发生费用的票据进行抽查审核，确保其符合公司财务要求。1.7在对分仓（中转库）的检查、巡查过程中，要密切关注仓管人员的工作状态、工作积极性方面，对于工作消极、热情不高、慵散懒惰的人员要及时上报公司领导，确保队伍的稳定；1.8每次对分仓（中转库）巡查、检查结束后，要形成具体、完整的巡查报告，对巡查、检查过程中出现的问题进行汇总、对仓管及销售部人员提出的合理化建议进行整理汇总、对分仓管理比较好、工作积极性较高的分仓管理人员做出表扬，并提出自己对分仓管理方面的合理化建议，促进物流工作更好、更快发展，为营销工作提供可靠有效的后勤保障服务。2、岗位要求：2.1高中或中专以上学历，具有财务、仓储等相关知识及经验。2.2熟知本企业的企业文化，以及产品的生产工序和用途。2.3能够较熟练运用各种账务报表，工作认真负责，责任感强，做人做事严谨谨慎，能够为公司财产安全负责任。五、附则1、本制度由营销总公司负责编制。2、 本制度自发布之日起实施。