质保期内返修整改管理制度.doc

质保期内工程返修整改管理规定

1、目的
规范质保期内的工程报修整改管理，避免因解决不及时导致的业主投诉。
2、 合用范围
合用于已交房项目质保期内的工程报修整改。
3. 名词解释
3.1 质保期内开发商工程整改：指项目竣工后质保期内，在需要进行工程整改时开发商乐意承担质保责任并及时响应的工程整改项目。
3.2 质保期内无开发商工程整改：指项目竣工后质保期内，在需要进行工程整改时开发商已不存在；开发商存在但不及时响应或不乐意承担质保责任等的工程整改项目。
3.3响应及时率界定
自地产或物业公司项目部以OA或者书面直接送达等方式向开发商发出正式整改告知2日内入场整改视为及时响应；否则，视为不及时。
3.4集中返修期指集中交房后12个月内。
4、工作职责
4.1 地产工程部专业工程师
4.1.1质保期内集中返修期的业主报修由地产工程部组织整改。
4.1.2 对于质保期内集中返修期后的业主报修，配合物业对整改金额≤5000元的需整改项目协调管理，涉及对整改责任界定、实行技术方案征询及对工程量进行抽审。
4.1.3 负责金额＞5000元的需整改项目的施工协调和现场管理，涉及对整改责任界定、实行技术方案审核及工程量进行复核。
4.2成本部造价工程师
4.2.1配合工程部在质保期内对开发商报修责任的协调管理（涉及给开发商发出的施工整改函的协调管理），负责开发商质保金扣款台帐的登记跟踪及在运营系统中的付款办理和扣款解决。
4.2.2负责质保期内开发商响应不及时或不乐意承担责任，需另行委托开发商整改的年度协议签订，金额＞5000元的整改项目价格的报价审核、最终工程结算及财务结算办理以及付款办理。
4.3 物业公司项目部
4.3.1 配合地产工程师对质保期内集中返修期的业主报修整改的跟进和代表业主进行验收。
4.3.2质保期内集中返修期后的业主报修由物业公司项目部组织整改。
4.3.2.1负责对开发商发送施工整改函，收发文登记、发文台帐登记及发文资料的存档。
4.3.2.2 负责质保期内开发商响应不及时或不乐意承担责任的整改工程的协调和现场管理；涉及对其项目实行方案、金额 ≤5000元的整改项目工程数量以及价格的审核（参照：整改项目价格参考表）和相关签证单（一单一价）的办理。
4.3.2.3 负责对工程量的审核及对需按实计算的工程数量的收方办理，工程竣工验收办理。
4.4 财务部会计
负责对开发商质保金扣款台帐相关扣款项的解决及质保金支付及扣款审核。
4.5 开发商
4.4.1 按照规定的时间及时入场整改并按期完毕整改项目。
4.4.2 保持整改负责人的通讯畅通，如有变更，应在变更后2个工作日内将新的联系方式告知物业公司项目部负责人。
5、办理流程及规定
5.1 办理流程
质保期内整改报事
物业公司管理维修人员现场查看，并现场拍照
有效方式告知开发商工程部进行报修整改
原施工单位进场整改
原施工单位不进场整改

现场查看报事后编制整改方案及报价
对原施工单位发函（附件1）完善发函信息登记
移交工程部专业工程师的维修事项，报维修工程师审核方案，成本部预结算造价工程师审核报价
发进场整改告知函（附件4）
年度协议单位按审核后的方案及报价进场整改
物业公司项目部、造价工程师、地产专业工程师根据各自职责完善；
1、整改完毕，验收；2、结算、付款；3、抽查、复审；4、原施工单位发函。
需完善与原施工单位电话核算记录
预估整改金额＞5000元
预估整改金额≤5000元

5.2 办理规定
5.2.1 无论属于业主报修或物业提出的质量整改，在提出整改时，需对发生整改事项的责任进行确认。
5.2.2 为保证对业主报修的整改及时，物业公司项目部接到整改报修2个工作日内完毕与开发商是否进场整改核算，并对开发商发工程整改确认函（详附件1）；对报修问题进行现场查看，联系整改施工单位。
5.2.3 质保期内开发商仍存在并乐意承担维保责任的工程整改由物业公司项目部直接告知开发商整改 。
5.2.4 如开发商对业主报修进场整改，但在整改完毕后，业主因其经济损失提出的赔付，在拟定金额后，物业公司项目部向开发商发函确认（详附件3）。
5.2.5 如报修所涉及开发商不愿进场整改，物业公司项目部应在开发商回复放弃整改的1个工作日内，将报修信息及开发商的意见按分类管理原则，将其预估金额＞5000元的整改项目，告知地产工程部专业工程师并征得批准后安排整改人员进场实行；预估金额≤5000元的整改项目，由物业安排整改人员进场实行。
5.2.6 如报修所涉及开发商不愿进场整改，在整改完毕后，物业工部向开发商发函，告知相关整改产生的费用应扣除的质保金及业主赔付金额（详附件2）。
注：所有向开发商的发函，均规定用快递、传真传送。
5.2.7房屋维修或补偿的付款解决流程： 根据维修、补偿费用的金额大小，审批分物业、地产两个审批流程：

为保证质保期内业主报修整改及时解决，并对报修整改事项进行积累、分析，提炼现场施工管控重点，规定地产和物业公司项目部对业主报修进行完整的信息收集、记录，并每月组织报修分析会。
5.2.8 信息收集及管理规定：建立工程维修电子文档管理文献夹及纸质档案盒，收集工程维修电子、纸质资料。电子及纸质文档文献夹设立原则：
一级
文献夹
二级
文献夹
三级文献夹
备注
文档规定
01项目
01楼栋
01与开发商往来函件
包含对开发商第一次、第二次发函及开发商复函
对施工单位发函规定用特快专递
对开发商发函的电子、纸质文档
如开发商有复函，则需复函的扫描图片及纸质文档
02报修现场查看照片
照片规定清楚，并对相关报修问题进行标注
数码照片
03整改实行过程照片
数码照片
04整改实行完毕照片
数码照片
05整改方案及报价

电子文档或扫描图片
纸质文档
06 对年度协议单位进场整改发函

电子文档
纸质文档
07 整改完毕竣工验收表

扫描图片
纸质文档
08 办理结算或付款签证

扫描图片
纸质文档
注：所有纸质档案除办理结算或付款的签证存档负责人为造价工程师外，其余均为物业公司项目部。
6、其他说明
6.1 质保期已过的工程整改原则上由物业公司项目部自行委托办理，如确需地产完毕的项目（如商业的大修等），其解决流程参照本流程执行。
7、本办法自发布之日起实行。
8、相关记录
附件1：对开发商发函（一）：工程整改确认函
附件2：对开发商发函（二）：工程整改及业主赔付扣款确认函（合用于开发商未进场整改）
附件3：对开发商发函（三）：业主赔付确认函（合用于开发商已进场整改）
附件4：签证模板
附件5：收方单模板

附件1：
项目 户整改确认函
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：
联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经 办 人

审　核　人

联系事宜
由贵司承建的 项目 （楼栋号），竣工交房后，业主使用过程中于 年 月 日提出如下报修：

请贵司根据双方签订的协议及质保条款的约定，在 年 月 前进场对报修问题进行整改解决。如延期未解决，我司为保证业主的使用，将另行委托其他单位进行整改，由此所产生的所有整改费用、业主赔付费用及一切经济损失等将由贵司承担，我司将在贵司的工程款或质保金中予以扣除。
特此函告！

附：上述报修照片

公司单位落款
年 月 日

附件2：
项目 户工程整改及业主赔付扣款确认函
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：
联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经 办 人

审　核　人

联系事宜
由贵司承建的 项目 （楼栋号），竣工交房后，业主使用过程于 年 月 日提出如下报修：

根据我司 年 月 日发函规定，贵司未按双方签订的协议及质保条款的约定及时整改。为保证业主的使用，我司已委托其他施工单位对上述报修问题进行了整改解决，并经我司、物业、业主共同验收合格。针对上述报修整改的工程费及工程整改完毕后业主向我司提出的因工程整改导致的业主 等经济损失的索赔，经与业主反复沟通，达成一致意见。
根据贵我双方签订的协议及质保条款的约定，如下费用将由贵司承担：
1、上述报修整改工程费： ￥ 元（大写： ）
2、由于工程整改导致业主经济损失赔付： ￥ 元（大写： ）
以上费用共计： ￥ 元（大写： ），将从贵司的：
□ 工程进度款
□ 工程质保金
中予以扣除，请贵公司在收到此函后7日内书面回复我公司，否则，视为批准。特此函告！

附：上述报修照片、整改过程照片、整改完毕照片

重庆利安物业有限责任公司
年 月 日

附件3：
项目 户业主赔付扣款确认函
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：
联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经 办 人

审　核　人

联系事宜
由贵司承建的 项目 （楼栋号），竣工交房后，业主使用过程于 年 月 日提出如下报修：

根据贵我双方签订的协议及质保条款的约定，贵司在 年 月 日进场对报修问题进行了整改解决，并经我公司、物业、业主共同验收合格。
工程整改完毕后业主向我公司提出：由于工程整改导致业主 等经济损失 ￥ 元（大写： ）的索赔。经与业主反复沟通，双方达成一致意见：由于 等因素应补偿 直接经济损失 ￥ 元（大写： ）。 根据贵我双方签订的协议及质保条款的约定，该费用将由贵司承担，我司将从贵司的：
□ 工程进度款
□ 工程质保金
中予以扣除。请贵公司收到此函后在7日内书面回复我公司，否则，视为批准。
特此函告！

重庆利安物业有限责任有限公司
年 月 日

是否需要回复　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　其他
□是，请于 年 月 日前书面回复；　　　　　　　□有附件（附件共 页）；
□是，请于 年 月 日前口头回复；　　　　　　□无附件。
□否。

附件4：
现场签证表
项目名称： 编号：
事项名称

提出时间

原施工单位

承包人

日 期

致： （发包人全称）
根据 (指令人姓名) 年 月 日的口头指令或你方 (或监理人) 年 月 日的书面告知，我方规定完毕此项工作应支付价款金额为(大写) 元，(小写) 元，请予核准。
附：1.签证事由及因素：
2.附图及计算式：
承包人（章）
承包人代表
日 期
物业公司意见：

工程部主管 :

日 期
发包人审核意见:

地产专业工程师：
日 期
费用审核意见：
不批准此项签证（批准此项签证，价款与本期进度款同期支付。）
物业公司（章）
物业公司维修工程师 成本部造价工程师 日期：
费用承担说明：
说明本项目原施工单位名称，是否分摊费用及分摊金额。

物业工程主管 ：
工程部专业工程师：
日期：
注：1、本表一式四份，由承包人在收到发包人的口头或书面告知后填写，发包人、承包人各存一份。
2、签证办理原则 “估算或审核费用”金额≤ 5000元时，由物业维修工程师签字 ；估算金额＞5000元时，物业工程主管、地产专业工程师、成本造价工程师会签签字 后签章发放。

现场签证计价汇总表

工程名称： 第 页 共 页
序号
现场签证项目名称
计量单位
数量
单价
合价
现场签证
依据

本页小计

—
合 计

—
注：签证依据是指经双方认可的签证单依据的编号。季度汇总一次，年度总结算。

附件5：
收 方 记 录
项目名称：
编号：
同现场签证单编号附件
工程名称

协议编号

施工单位报送内容
申请收方内容
须注明收方事件的时间、部位，同时根据需要提供收方工程量计算式等内容
审核确认栏
参与
人员
各单位和部门参与收方的人员署名

施
工
单
位
须注明审核事件的时间、部位、收方工程量计算式等具体内容

经办人：
施工单位（章）：
日 期： 年 月 日

物业公司
须注明审核事件的时间、部位、收方工程量计算式等具体内容

经办人：
物业公司（章）：
日 期： 年 月 日

地产工程部
须注明审核事件的时间、部位、收方工程量计算式等具体内容

地产工程部专业工程师：

建设单位项目部（工程部）（章）：
日 期： 年 月 日
说明：1、本表不能单独使用，仅作为原始收方的记录和现场签证的附件。
2、本表的编号和相关签证单的编号相同。