集团子公司采购监控制度模版.doc

母子公司管控体系制度汇编之

浙江xx集团公司

下属子公司

采购监控制度

服务单位: xxxxx有限公司
xxx年四月

xx集团采购监控制度

目录
第一章 总 则 1
第二章 组织与职责 2
第三章 采购操作规范 3
第四章 供应商管理 4
第五章 附则 6
附录一：供应商基本资料表 6
附录二：供应商调查表（范例） 7
附录三：供应商评价表 9
附录四：材料采购计划（以半年为例） 10
附录五：定购单 11

第一章 总 则

第一条 为了加强xx集团（以下简称“集团”）对采购与付款的内部控制，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，为生产经营活动的正常持续进行保证低价优质的物资供应，特制订本制度。
第二条 本制度适用于整个集团所属各单位，适用于集团所有物资（包括原材料、辅助材料、机器设备及其备品备件、维修材料以及办公物资）的采购。
第二章 组织与职责

第三条 各分子公司的采购部负责所在公司所有物资的采购，集团总部的采购由xx电池有限公司采购部代为履行；
第四条 集团业务监控中心负责对各分子公司的采购过程进行监控，每季度重点检查各分子公司大宗采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
第五条 各分子公司采取统一采购，将不同物资采购进行归口管理：
（一）生产用原材料、辅助材料及劳保用品由生产部负责向采购部提交物资需求计划；
（二）办公用品采购由办公室负责向采购部提交物资需求计划；
（三）生产设备、备品备件由设备部负责向采购部提交物资需求计划；
（四）集团总部的采购由总裁办统一负责向xx电池有限公司采购部提交物资需求计划；
（五）其他特殊物资由需求部门负责向采购部提交物资需求计划。
第六条 如果公司所采购的物资属于专业技术物资（如设备、特殊材料等），则应由相应部门配合采购部来完成采购。 如果是重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织相关专家进行集体论证，必要时采购监控经理应该到场参与决策，并将决策结果提请业务监控副总审核、集团总裁审批。
第七条 集团的月度物资需求计划经业务监控中心审核、业务监控总监或集团总裁审批后，由总裁办负责在每月的25日报送到xx电池有限公司采购部实施采购
第八条 分子公司各部门的月度物资需求计划应在每月的25日分别报送到采购部，采购部经理初步审核后，汇总后报送集团业务监控中心采购监控经理（以下简称“采购监控经理”）审核，然后经总经理审批后由采购部进行综合平衡并实施采购。
第九条 非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，同样根据审批权限进行审批，具体见《xx集团财务授权表》。
第十条 公司选聘采购人员必须同时看重业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行岗位轮换以避免风险。
第三章 采购操作规范

第十一条 申购：
（一）集团总裁办、分子公司各部门所需物资申购均须事前填具《采购申请单》，进入采购审批程序；
（二）紧急采购申请单应优先办理；
（三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除；
（四）无法于需用日期办妥的采购申请，采购部必须及时通知申购部门。
第十二条 询价与洽谈：
（一）采购部应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式；
（二）采购部应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判；
（三）采购部应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与申购部门沟通确定；
（四）对于同规格的产品采购，采购部至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款；
（五）在其他交易条件基本相同的时候，采购部应首先根据集团统一的“采购比价系统”平台确定基本的价格，然后以此为基础根据报价高低选择最终的供应商。
第十三条 订购：
（一）通常情况下，采购部向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购；
（二）对于需要预付定金、需要长期供应的物资、采购金额在_____元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，采购部在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送公司财务部、集团采购监控经理备案。
第十四条 收货：
（一）采购物资到达公司后，采购部应进行详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并及时通知申购部门、质量部门和仓库验收；
（二）所购各种大宗原材料和设备必须有合格证、使用手册等相关详细资料；
（三）原辅材料入库前，采购部填具《报验单》，报质量部门检验合格后负责办理入库手续；
（四）其他物资需经申购部门验收合格后由采购部负责办理入库手续。
（五）如果到货没有达到规格和/或质量要求而需要退货时，采购部负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。
第十五条 付款：
（一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，然后填写《付款申请单》，随附采购合同、入库单和有效发票，经采购部经理、主管副总审核、总经理审批后到归口财务部办理付款；
（二）财务部根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续（详见《xx集团财务监控制度》）；
（三）采购部配合财务部，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符应查明原因并及时处理。
第四章 供应商管理

第十六条 建立供应商档案：
（一）分子公司采购部负责建立供应商档案，相关部门（如申购部门）予以配合；
（二）采购部对每个选定的供应商必须建立详尽的供应商档案，内容包括：《供应商调查表》、《供应商审批表》、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料；
（三）采购部应及时根据情况变化更新供应商档案；
（四）供应商档案由采购部经理负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅；
（五）采购监控经理保留供应商档案备份，必要时可以向相关采购部经理提出质询。
第十七条 供应商调查：
（一）凡欲与公司建立供应关系而且符合相关条件的厂商都应填写《供应商调查表》，作为公司选择供应厂商的参考信息。《供应商调查表》由采购部经理审核；
（二）采购部应随时调查供应商的发展动态及产品质量，依据《供应商调查表》每季度或半年复查一次，依变动情况更新原有资料内容；
第十八条 需要更换供应商时，采购部出具《供应商审批表》，提请采购监控经理审核后报总经理审批。一般在下列情况下考虑更换供应商：
（一）原有供应商不再能符合公司的要求；
（二）新供应商的相关条件更适合公司的需求；
（三）原有供应商由于各种原因拒绝供货。
第十九条 样品的检验：
（一）对通过初审的供应商所送检的样品（应附带完整的检验报告及合格证明等资料），必须经质量部门及其他相关部门进行各项指标的检验、检测；
（二）样品检验合格的供应商方可向公司供货；
（三）如果样品检验结果不合格，采购部应要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，采购部可以取消其入选供应商资格并及时向业务监控总监通报。
第二十条 签订供货合同：
（一）物资采购采用订单采购或合同订货的方式；
（二）采购部根据供应商的资质来签订不同条件的供货合同。对于供货信誉好，资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应稳定；对于普通资质的供应商，采购部每次以下定购单的方式进行采购；
（三）如果是如果供应商是代理商而非生产厂家，采购部必须与其签署质量保证协议/条款；
（四）小额零星物品的采购可以采用直接购买的方式，但采购部也须事前进行质量和价格的评估。
第二十一条 供应商控制：
（一）在每批物资供货结束后，采购部负责根据质量部门提供的各项检验数据将供货情况记入《供应商质量档案》，作为日后评审供应商业绩的根据；
（二）如果供应商供货不合格或供货不及时，采购部通知其进行整改。如果在一年中出现多次质量变动或拖延交货，采购部应提请采购监控经理审核后报送总经理批准取消其供应商资格。
第二十二条 供应商业绩考评：采购部每半年整理供应商供货记录，按其供应业绩区分不同等级并制订相应的采购政策。
第五章 附则

第二十三条 本制度经集团公司董事会批准后发布执行，集团业务监控中心负责制订、修改并解释。此前有关集团公司对控（参）股公司管理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第二十四条 本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团公司的有关规定。
第二十五条 本制度从下发之日起执行。

附录一：供应商基本资料表
填表：
审核：
日期：
名称与编号：
地址：
法人：
联系人

电 话

传 真

E-mail

网址

公
司
概
况
资本额
万元
机器设备
名称
台数
厂牌规格
购入时间
购入成本
性能
建厂登记日期
年 月 日

营业执照

往来银行

开始往来时间

停止往来时间

所属协会团体

协力工厂数

协力工厂利用率

平均月营业额

材料来源
材料名称
供应厂商
备注
员

工
职能
人数
干部数
员工数
大学
高中以上
平均月薪

主要产品
名称
比例
名称
比例
主要客户
名称
比例
名称
比例

附录二：供应商调查表（范例）
供应商名称： 年 月 日
项目
调查项目内容
了解程度状况
材料零件确认
1．您对开发部门样品确认流程是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
3．您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？
□有保留 □未保留 □请求当面沟通了解
品质验收管制
1．您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．

3．

采购合同
1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？
□可以 □不可以 □需设法弥补
2．

3．

请款流程
1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．

3．

售后服务
1．您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？
□品管 □开发 □采购 □总经理
2．

3．

建议事项
您对本公司的建议事项

【注】本表由供应商填写

附录三：供应商评价表
年 半年
厂商名称

厂商编号

地 址

采购材料

评价项目
品质评价
交期评价
价格评价
服务评价
其他
合计得分
时

间
月

月

月

月

月

月

得分总和

平均得分

评价等级

处理意见：
制表： 审核： 审批：

附录四：材料采购计划（以半年为例）

材料名
规

格
单

位
全年采购量
单

价
金

额
每 月 采 购 计 划
1月
2月
3月
4月
5月
6月
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额

制表： 审核： 批准： 日期：

附录五：定购单
请购单号： 日期：
厂商

编号

地址

电话

订购内容
项次
物料名称
料号
单位
订购数量
单价
金额
交货日期
数量
1

2

3

4

5

6

合 计

合计金额（大写）
万 仟 佰 拾 元
交货地点

交易条款
一、 交期
承制厂商须依本订单交期或本公司采购部以电话或书面调整之交货期，若有延误，每逾一日扣该批款的 %。
二、 品质
1． 依照图纸要求。
2． 进料检验：依本公司规定。
三、 不良处理
1． 经检验后之不合格品，应于三日内取回，逾时本公司不负责。
2． 如急用需选别，所产生之费用，依本公司之索赔标准计费。
四、 附件
1．产品图纸： 张
2．检验标准： 份

备注：

13