益田假日广场营运资料管理制度.doc

益田假日广场
营运资料管理制度

一、目的：
为了加强对营运部工作中往来的文献资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。

二、需归档的文献资料：
1. 政府下发的重要文献及相关部门来函；
2. 公司下发的重要文献；
3. 商户资料：
1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；
2）商户平常往来文献（涉及传真、函件、申请表等）；
3）文献：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；
4. 部门文献：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；
内部管理资料（客户投诉登记、营运日记、各类报表报告总结）；
5. 其它重要资料。

三、文献的收、发管理
1、 部门员工在收到文献后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；
(1) 资料管理员在接到文献时应及时进行登记，并做好电子文档备份；
(2) 部门文献需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；
(3) 资料管理员需将对外发送的文献进行具体登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；
2、需对外发送的文献资料：
(1) 工作联络单、传真、会议纪要；
(2) 部门回函；

四、文献的传阅、借阅管理
1、传阅程序、范围和借阅程序、范围：
(1) 文献需在部门内传阅时，由资料管理员将文献交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；
(2) 部门员工在看过文献后需签字确认，由最后签字的员工将文献交回资料管理员处进行归档；
(3) 部门及其它部门员工需借阅本部门的文献资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文献借阅登记表》，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；
(4) 文献、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；
(5) 文献、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；
(6) 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并准时归还；
2、 建立文献网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文献
（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等
（2）发布人：部门长
（3）发布程序：所有发布文献须经部门经理审核签字后方可进行发布

五、文献的保管、保存
1、 设立独立资料柜保存本部门重要资料；
2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文献进行规范编号，并建立文献目录，以便日后文献的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；
3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；
4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；
5、资料保存时间（每年10月—12月对部门所有文献进行修理，对需归档的文献进行归档，保存日期以部门长界定；）
6、保管方式：规定书面文档(原件或复印件)

六、文献的保密
1、机密文献系指：
1）租户与公司的合作条件；
2）涉及具体数据的相关资料；
3）对租户和公司有重要影响的文献等；
2、根据文献的重要性设立不同的密级及保密时效；
3、机密文献的调阅需经部门长审批批准后方可调阅；
4、资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；

七、文献的销毁
1、对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁；
2、销毁文献需由专人负责销毁，严禁将销毁文献作为它用或作废纸解决。

八、附录：
附件【1】 《发文登记表》
附件【2】 《收文登记表》

附件【1】
发文登记表
序号
日期
编号
文献名称
份数
发至部门
签收
备注

附件【2】
收文登记本
NO
编号
文献名称
份数
发文部门
发放人
收文部门
收文人
收文日期
备注