印鉴管理制度20100715.doc

印章管理制度
一、目的
为了规范公司印章管理，防范经营、管理风险，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司行政公章、合同专用章、各部门印章等公司印章的刻制、使用与保管。
三、职责
3.1 公司所有印章需至总经理室记录备案、登记保管人，并留存印章式样，变动时保管部门应及时通知总经理室变更记录。
3.2 公司行政公章、合同专用章由总经理室专人负责保管，实行用章登记制度。
3.3 各种专用章（包括财务专用章、人事行政章等）根据使用的具体情况，由使用部门指定专人保管及使用登记。
3.4 印章保管人须妥善保管，对规范合理合法用章尽到监督防范的责任。如不慎丢失要及时向行政部报告说明，并采取适当方式声明作废，对丢失印章的部门和个人要追究相应责任。
四、管理办法
4.1 印章刻制：
由需要刻制印章的使用部门负责人填写《印章刻制申请表》，经总经理审核并批准后，由行政部统一委托刻制。需要报公安机关等部门审批的，由行政部协助办理审批手续。
4.2 印章用途：
4.2.1 法定代表人授权委托的文件；
4.2.2 对外发送公文；
4.2.3 对外报送公司会计报表、统计报表等财务报表；
4.2.4 对外联系、商洽工作的公司介绍信、证明信等；
4.2.5 与有关单位签订经济合同、协议等；
4.2.6 应有关单位要求办理盖章或预留印章事项；
4.2.7 印发公司通知、通告、管理制度等文件；
4.2.8对员工个人出具的证明，如离职证明或其它个人信息的证明；
4.2.9严禁在空白纸张或文件上用印。
4.3 使用手续
4.3.1 使用公司行政公章，须填写用印单位、用印事由、文件数量等内容，并由使用人签字留档。
4.3.2 使用公司合同专用章，须先通过合同审批流程，并得到母公司相关人员审核、签字。
4.3.3 其他专用章，须由部门保管人负责保管和使用，并保存使用记录。
4.3.4 行政公章及合同专用章一般不得带出公司使用，确须带出公司使用的，必须由使用人填写《公章外出使用申请表》，经由直属经理及总经理审批同意，且2人以上同行，方可外借使用。外借时间不得超过6小时，任务完成后需及时将印章交回，并如实登记文件用印情况。如遇紧急情况不能及时得到签字，应事先电话联系征得同意，填写使用记录，并及时补申请。
4.3.5在使用期间因印章使用人或印章保管人工作纰漏造成与用途内容不符的、对外活动中损害公司利益或声誉的由责任人负全部责任，情节严重的移交相关国家机关处理。
4.4 印章销毁
4.4.1 印章有机构名称变更、破损、字迹不清或作废情况时，应及时向总经办申请更换印章，同时将作废印章交行政部，专人销毁。
4.4.2 印章销毁须填写《印章销毁申请表》，经总经理批准，持有效申请表和待销毁的印章交总经办登记备案。由行政部声明作废，并以划切重要字样的方式销毁后封存。
五、附表
5.1《印章保管记录》
5.2《公章使用登记表》
5.3《公章外出使用申请表》
5.4《印章刻制申请表》
5.5《印章销毁申请表》

Approved by ___________________
Date ___________________

印 章 保 管 记 录
印章名
启用时间
保管部门
现保管人
保管起始日期
印章留档
备 注

印章使用登记表
序 号
日 期
部 门
使用人
文件内容
份 数
文件发往单位
备 注
1

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行政公章外出使用申请表
日期: 年 月 日
使用部门

使用人

经办人

使用时限

使用原因

部门直属
经理批准

总经理
批准

备注说明

印章刻制申请表
申请日期: 年 月 日
申请人

申请部门

印章名称

拟启用时间

印章形制
质地：（ ）原子 （ ）胶皮 （ ）铜 （ ）光敏 （ ）其它_______________________
形状：（ ）圆形 （ ）长方形
刻制原因
（ ）首次刻制，请说明理由：
（ ）重新刻制/ 1机构名称变更 1原章破损 1其它__________________
总经理批准

印章销毁申请表
申请日期: 年 月 日
印章名称

（印章留样）
原保管部门

原保管人

启用时间

废止时间

销毁原因

总经理批准

销毁人

监销人

销毁时间

备注