BT工程合同管理制度范本.doc

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合同管理制度
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2011版 第0次修订

1适用范围
本制度适用于项目公司对外签署的所有合同类文件（下称“合同”），包括但不限于工程总承包合同、分包合同、工程联营体协议、工程标前合作协议、物资采购合同、咨询协议、设备租赁合同、各类合同项下的结算协议以及各类合同的补充协议等。
2 合同管理流程
合同管理流程根据不同合同类别设定，本制度分别对工程业主合同、分包合同、工程物资与设备采购合同，其他合同对照相应类型的合同管理流程执行。具体流程如下：

2.1 合同草拟

2.2 合同谈判

2.3 合同审批会签

2.4 合同签署

2.5 合同用印

2.6 合同文本传递

2.7 合同交底

2.8 合同变更与索赔审批、签署、备案

2.9 合同存档

3合同管理流程要求
3.1 合同草拟等前期事项
3.1.1 工程业主合同采用业主提供的合同文本的，由公司合约部及相关部门对业主提供的合同文本进行评审。
3.1.2 业主合同谈判由公司副总经理组织进行。
3.1.3 经授权给合约部的分包合同、工程物资采购、租赁、设备采购、临建设施合同等，由合约部负责根据标准文本结合项目实际情况草拟。
3.1.4 工程所在地政府有标准合同文本且规定必须使用时，则可采用政府制订之标准合同文本为基础文本，并必须根据具体业务情况，进行相应条款和协议书部分的调整。
3.1.5 供应商提供标准定货合同（定单）、租赁合同，必须采用时，须根据具体业务情况，进行相应条款和协议书部分的调整。

3.2 合同审批会签
3.2.1 各类合同在审批之前都应进行会签评审。
3.2.2 各类合同的审核及批准人执行相关管理规定。
3.2.3 合同审批会签方式可以视合同的复杂程度，采用书面评审方式和会议评审方式，并由参加评审的人员填写《合同审批会签单》（见附件1）。
3.2.4 合同审批会签内容。
A. 主体资格的合法性。
B. 合同约定双方权利义务的合理性和适法性。
C. 合同实施的法律风险。
D. 投标承诺、合同造价的缺陷与风险；
E. 合同实施的可行性；
F. 工程款支付方式。
G. 财务资金管理需求；
H. 外汇风险；
I. 预付款保函、履约保函及其他担保的可行性。
3.2.5 如遇重大项目合同可采用会议审批会签方式进行，根据最终形成的合同会签意见应以合同审批会签单形式反映，由实施主体对合同进行修改完善，将其会签合同、合同评审记录一并上报总经理审批是否签署合同。
3.2.6 如在谈判过程中与业主就某项事宜未能达成共识，实施主体应在合同会签单中加以注明，上报总经理审批，并在合同交底中特别强调。
3.2.7 合同审批会签程序
A. 业主合同由合约部负责组织审批会签，相关部门参加评审会签，由总经济师和副总经理审核，公司总经理批准。
B. 项目前期合作协议、项目咨询服务协议及联营体协议等此类协议由合约部负责组织审批会签，相关部门参加评审会签，由总经济师和副总经理审核，公司总经理批准。
C. 分包、物资、设备采购、租赁及临建设施合同
由公司招标选择的分供商，由合约部负责组织评审，相关部门及主管领导参加评审会签，总经理审核、批准。

3.3 合同签署
3.3.1 所有合同必须经过总经理审批后方能签署。
3.3.2 对于公司特别或单独授权的事项以及个人，执行相应授权文件规定。

3.4 合同用印、份数
3.4.1 合同用印执行《印章管理规定》。
3.4.2 合同需到公司用印时的办理程序
合同主办部门须完成合同评审会签与审批，并上报公司综合办公室申请用印，由公司总经理批准后，办理用印。
3.4.3 用印手续具体主办单位为：由综合办公室主办。
3.4.4 合同主办部门负责按规定数量准备好合同文本。业主合同应准备不少于六份。分包、物资采购、租赁等合同应准备不少于四份。合约部保存合同正本，其它部门保存合同副本。如遇副本不足情形，应采用复印文本传递。

3.5 合同文本传递
3.5.1 业主合同签订用印完毕，合约部保存合同正本。其它部门需要该文本，应由合约部负责向其传递文本。
3.5.2 合约部选择分供合同签订完毕后，由合约部向法律事业部及其他相关部门传递合同副本，合约部保存合同正本，如遇副本不足情形，应采用复印文本传递。如公司其它部门需要该类文本，应由合约部负责向其传递文本。

3.6 合同变更文本传递
业主合同变更文本、分包合同、物资、设备采购、租赁及临建设施变更文本的传递，由合约部负责。

3.7 合同交底
3.7.1 业主合同的交底，由合约部组织，相关部门参与，向总包项目部交底；分包及采购合同的交底，由合约部组织，相关部门参与，向总包项目部交底。
3.7.2 合同交底可以采用书面方式（见附件5）进行，也可以由交底人视交底事项采用会议或口头的方式进行。
合同交底内容参照以下方面进行
A. 项目投标背景；
B. 承包范围；
C. 签约双方合同负责人、参与人职权范围；
D. 合同造价条款缺陷；
E. 工程目标的约定（工期，安全，质量和创优目标等）；
F. 项目承诺；
G. 合同变更方式约定；
H. 竣工验收与移交约定；
I. 合同结算期限与结算工程款支付约定；
J. 合同质量保证金返还约定；
K. 争议解决约定；
L. 经营策略；
M. 成本控制；
N. 法律风险(用印管理，风险预防)；
O. 其他合同缺陷约定等。

3.8 合同变更
3.8.1 业主合同变更
当业主合同发生变更时，合约部就合同变更的具体内容，填写《业主合同变更报告及会签单》（见附件2），相关部门参加评审会签，总经济师和副总经理审核，公司总经理批准后，合约部草拟工程变更补充协议，填写《合同变更审批会签单》（见附件4），合约部及相关部门部参加会签，总经济师和副总经理审核，报总经理审批。
3.8.2 分包合同、物资采购合同变更
当分包合同或物资采购合同发生变更时，合约部就合同变更的具体内容，填写《分包合同变更报告及会签单》（见附件3），相关部门参加评审会签，总经济师和副总经理审核，公司总经理批准后，合约部草拟工程变更补充协议，填写《合同变更审批会签单》（见附件4），合约部及相关部门部参加会签，总经济师审核，报总经理审批。

3.9 合同变更与索赔文件备案
业主合同变更与索赔文件中单项变更或索赔额度在50万元人民币以上的应报公司备案，由合约部负责将合同变更与索赔文件正本（包括修订后的合同、设计变更、洽商、备忘录或索赔资料等）及时归档，并将副本/复印件传递至总经济师。
分包合同、物资采购合同变更与索赔文件中单项变更或索赔额度在20万元人民币以上应报公司备案，由合约部负责将合同变更与索赔文件正本（包括修订后的合同、设计变更、洽商、备忘录或索赔资料等）及时归档。

3.10 合同文本保管
3.10.1 本条所指合同文本包括中标通知书、合同、合同变更、合同会签单、合同会签文本、合同专用章使用申请表等文件。
3.10.2 合约部负责业主合同、分包合同、物资采购合同、机械设备租赁合同文本正本的保管，建立《业主合同台帐》（见附件6）及《分包合同台帐》（见附件7）；对于发生的分包工程变更，合约部负责建立《分包合同变更台帐》（见附件8）。
3.10.3 合同台帐内容应至少包括：合同类别、项目名称、合同名称、工程范围、合同金额、签订日期、履行效力期间等。
3.10.4 合同使用部门负责妥善保管其接收的合同文本，并在合同执行完毕后将合同文本交还给合同发文单位。
3.10.5 工程项目的合同正本在项目履约完毕、工程结算完成后随同其它工程经营类文件材料，按照档案管理的要求整理后，向综合办公室归档移交。
3.10.6 其它类别的合同正常在次年六月底前向综合办公室归档移交。
4.合同履行争议的处理
4.1 合同履行争议指项目合同履行过程中，合同当事人双方就工期、质量、变更洽商、索赔等问题无法协商一致，因而产生的各种争议。

4.2 上述争议发生后，由合约部牵头主办，及时召集相关部门研究解决方案。

4.3 上述解决方案根据发生争议标的额的大小报主管领导批准。

4.4 上述合同争议经过研究认为必须通过诉讼或仲裁解决的，诉讼或仲裁具体执行股份公司的有关规定。
5.附件
附件1. 合同审批会签单

附件2. 业主合同变更报告及会签单

附件3. 分包合同变更报告及会签单

附件4. 合同变更审批会签单

附件5. 合同交底记录表

附件6. 业主合同台帐

附件7. 分包合同台帐

附件8. 物资采购台帐

附件9. 分包合同变更台帐
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