办公室管理综合规范.docx

办公室管理规范一、办公用具（一）电脑n 行政部按各部门申请需求，经总经理同意后，采购电脑或电脑软硬件；企业配置电脑属于公共财产，没有上级领导同意不可私自带出企业；职员自配电脑，不属于企业可自行带出。n 职员下班离开时请自行自觉关闭电脑,拔出插头。以避免忽然停电来电对电脑损坏和火灾等。如不关闭请说明具体原因。（二）文具n 行政部每个月严格控制办公物品发放数量和配置范围统一负责采购办公文具、领用人秉着节省标准在行政处领用，同时需进行领用登记。n 行政部门需尤其注意随时检验办公物品及耗材存量，以确保企业业务程序正常进行。（三） 传真机、打印机、扫描仪及所需耗材由企业行政部统一管理，相关人员帮助标准。（四）其它 (如:茶、水、纸杯) n 行政部负责茶、水等日用具采购和使用登记。n 定时检验饮用水、茶叶、水杯存量，立即购置补充，以确保正常办公秩序。（五）办公设备利用状态维护n 行政部负责电脑、传真机、打印机机检验、保养、维修和办公耗材立即补给,确保设备可利用状态。n 办公电话保持办公室办公电话通畅，立即充值话费。n 办公室全部财产管理并完善全部登记存档，做到责任到人。n 固定资产申请：关键由资产管理者做好统计和管控。二、网络使用不管上班时间还是下班时间，严禁在企业炒股票、玩网络游戏、开网站，和进行和工作无关电影、电视视频等下载,以免影响其它职员工作,如发觉大量下载情况3次以下警告,3次以上除以一定金额罚款。三、 环境卫生安全n 节省用水用电，注意用电安全。最终一个离创办公室同事应在离开企业前关闭全部电源、门窗、水龙水等。珍惜企业设备，如有损坏，酌情赔偿。n 办公室内严禁吸烟，如屡劝不听，3次以上，罚处50元；5次以上100元，依次类推。n 上班时间，办公室内不得大声喧哗、歌唱，以免影响她人办公。n 工位应随时保持洁净、整齐。门、窗、工位旁，不得堆放垃圾杂物。三、 采购管理n 企业办公日用具和低耗品由行政管理部门在为企业节省总成本和控制办公费用总额度基础上统一购置。n 办公设备维修、邮件投递等业务委托，行政部统一处理。n 行政部需对固定行政物件和工程物件供给商建立完整档案系统，以节省成本之标准，选择、更换供给商。n 企业各业务部门将需要购置固定资产和办公室物品全部需填制申请单上报行政管理部门或直接报主管领导审批，经同意后，由行政管理部对采购物资数量、质量、规格、供给商、价格进行统计、分析、比较，做出清单，递交总经理指示，经同意后由行政管理部下达采购指令，给予推行同供给商进行市场询价、报价、谈判及草拟协议条款，最终确定采购价格及协议条款，委任采购人员进行其它后续工作。协议文本交行政管理部门立案。四、办公文档管理行政管理部负责对企业全体职员办公文档进行系统管理(一) 打印n 对外传真、公函行政须复印存档。n 文书处理过程中，未经同意不得将受托文书传阅她人。n 依据实际需要标准，打印内容及张数，杜绝浪费。n 提倡节省纸张，双面利用标准。(二) 复印n 企业复印作业由行政部统一实施。n 通常文件由各部门委托人员口头交托行政部人员。n 用户资料、服务文本、企业级文档等特殊文件，需经高级主管同意后实施复印。(三) 收发文n 文件是经营信息传送、交流和反馈关键信息载体。企业每一位职员全部负有文件管理责任或义务。n 企业对外文件之收发，对应责任人要尽到职责。立即分发和处理。n 文件传真发文工作亦由行政人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交行政发送后归还原稿人。凡对外报送业务资料、协议等关键文件皆须复印备份存档。n 对部分机密文件,需在文件页首加盖印章,以预防随意传输。n 每六个月将经各部门主管确定确实无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部及各部门定时检验所属档案保管情况,对破损档案进行修补、复制或作其它技术处理。n 对企业全部订阅报刊由行政人员立即装订统一摆放。任何职员看完报刊要立即归位。n 对企业产生废弃报刊变卖后，用作细小行政费用，并注明具体情况。(四) 用户档案管理制度n 用户档案是企业文档管理和商业秘密保护作业中关键领域。n 用户档案包含用户提供各类资料，及企业在顾问服务过程中制作各 类文件、文本资料。n 用户档案只可于企业内借阅，当日归还，不得携带出企业外。n 特殊情况需复印时，须填报复印申请报批。结案前，由指定专案人员负责用户资料管理，并负担保密责任。本管理规范如有未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需要，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。 本要求解释权归行政部。 本管理规范从公布之日起生效。 4月