彩通印刷工作岗位操作流程及管理制度.doc

彩通印刷工作岗位操作流程及管理制度前言：为了大家更好的工作和状态特明晰每个员工岗位范围及规定此不也许一一列尽工作范围必要时必须配合公司领导安排。考核奖、提成在第2个月发上一个月，团队奖金在第2个季度发上一个季度奖金，业绩奖在年终发50%另50%在3月份发放。各个工作岗位需要的需要工具需要开出采购单统一采购，也必须保管好自己用的工具如有个人因素损坏照价补偿。有几个地方建议以下人员特别注意：订单部人员、客服Q、印刷车间人员在接到数量比较大又有颜色需要对色必须叫客户来对色，如是数量少或者是来不了客户必须要告诉客户只能大约接近（必要时可收订金）千万不可自行决定所产生的后果需承担，希望大家尽也许记住（防止为主、补救为次）的道理。提成订单重印及退货印刷品不在范围内。此制度3-6个月修改一次，希望每个员工有责任把公司局限性的地方发表出来。前台：每日工作范围：收款（预存款，钞票，月结，快递对账） 打单 对帐 日帐表 前台接待收 来料库存 成品库出货检查 接电话或转内部 传真收发 打银行本 后加工发外检查及返回时检查质量（快递印刷品类似解决）每日事每日清（天天要准时上下班）每月两天休息3-6个月考核达跳级规定可按第2级工资共4级如考核不合格解决方式（本来基础不变或者降级、辞退）工资计算1工作完毕：底薪+考核奖金+全勤奖+加班费（无休息）+团队考核奖2反复错误一次口头警告 2次以上扣30元 3次以上或者严重导致公司损失不发考核奖金+团队考核奖3矿工缺勤：无全勤奖（按考勤记录机的时间计算）+考核奖严重所有奖金取消4交接工作必须做好（司机退货-订单解决-确认退表）注意事项：1 预存款、货款、月结、快递收款要即时回收，货款不可超过1000元，时间不可超过1个月2 成品出货要及时和记录，送货员送出无收款或没收货产品及退回必须要记录和收款，做好前台与订单部对接工作（退货，产品质量、电话事项交代、客户维护售后服务）等3 钞票要对数，对于后台没有会员终端客户必须把后台订单打掉，再开送货单收款（写好订单号）。天天要检查一下后台已出货订单有无发货打单，如时间超过很长时间必须问订单主管或告诉财务。4 其它规定制度一律按奖罚制度、规章制度规范。5 接电话需响3次以上要接听，不明白要清楚记录（客户是什么事，要解决的是什么，什么时候回复客户）解决不了的事情要问清楚可以向老板或者经理征询解决。6 前台接受货品要清点清楚，如不是常规公司发过来的必须问清后才干接受否则自己所有负责7 发货、后加工品发外出去时必须检查清楚后方可发出，如发生错误需承担责任8 前台客户需要制作印刷品必须要明白价格表有此价格无价格表先报价（报价人员）要问清楚做什么产品有什么规定等等不可私自报价，在报价后需要先收订金方可下单设计。如是客户找老板需先告知老板。9 天天的事天天完毕，办公区域的样板物品要管理整齐，下班需要把电源和前面卫生打扫干净帐单整理放好，两边门要关好方可下班1做好货款回收及时记录应收帐款，金额，客户并交于相关人员催收或在收款前电话一天通 知，打出货单，此项工作必须在早上12点前完毕，跟送货人员天天对账销账。2错单、漏单情况(成本)100元承担50% ,100-200元承担80%,200元以上者承担100%责，单张、PVC卡犯错订单承担50% 等等直接影响团队考核奖10所有每个工作事情必须要有交代和交接沟通记录好，必要时及时回复客户财务：（目前不分会记和出纳于阿宜姐一人担任）1做好货款回收及时记录应收帐款，金额，客户并交于相关人员催收或在收款前电话一天告知客户做好准备保证资金运作安全正常2每日上报营业额、会记成本、经济成本、营业利润、当天盈亏、报销费用的汇总（详见财务报表）3记录主营业务的利润比例（如，名片的投入与产出）4做好报销制度表格和监督报销费用。5记录好各个客户的利润曲线图，做出相应的客户等级和信用度建立、调整交予相关部门，为公司客户管理提供数据。6工资发放前1-3天把工资表交于总经理批阅。7 根据公司公司营业额增长计算是否要增进新员工。每日工作范围：1 人事：如有员工不合适岗位需要提前1个月在应聘网站找到合适的人员，必须在员工离职前做好工作。2 财务：工资结算、财务审核、应收款与应付款、银行帐户管理、每日营业报表、控制成本开支。订单部：订单解决员11负责主管安排的正常工作，管理网站后台订单2要把订单下单前需要检查和解决的文献解决出来，终端客户设计文献在下 单前需要修改或有改动时给订单主管审核3以最快的速度下订单在广告公司文献检查完或终端客户后定稿在1钟内必须下单，如有延迟时，及时说明情况并告知主管或经理4解决订单不可出现解决漏单，不可删除原文档（除非客户电话或者QQ告知）每日工作范围：早班：9点-19：30分订单解决、上客服QQ、排版、整理睬员资料、捡货每日事每日清（天天要准时上下班）每月两天休息3-6个月考核达跳级规定可按第2级工资共4级如考核不合格解决方式（本来基础不变或者降级、辞退）工资计算（文献解决必须在70条以上）1工作完毕：底薪+订单提成+考核奖金+全勤奖+加班费（无休息）+团队考核奖2反复错误一次口头警告 2次以上扣30元 3次以上或者严重导致公司损失不发考核奖金+团队考核奖3矿工缺勤：无全勤奖（按考勤记录机的时间计算）+考核奖 严重所有奖金取消注意事项：1上班检查昨天有无解决订单和需要解决的事及上客服Q直到订单主管接上（此针对上客服有一定的考核）必须做好文献储存管理和命名，如发现文献有问题及时回复客户。边解决文献边上Q必须解决好和回复客户一般的问题（如查已出货的订单等）打扫自己工作台，品质解决等问题需要和客户说清楚下午2点后解决，报价需要转发到报价QQ，必须以客服QQ为主，解决订单可在下午上班解决保证客服Q正常回复牢记。2解决文献现已简化过程：文献整理-做好出血位-命文献名-原文献归档-解决好文献归档-模版整理。21解决文献：不可移动文献不可修改客户文献（特殊情况另行解决）点开文献属性检查里面有无不合规定规定（参照原订单员须知）如文献有问题及时和客户联系。文献没有问题先检查此单有无报价，常规系统有价格除非客户没有按规定下单需核对以上无误方可解决订单文献。22解决出血位：客户文献不规范需要规范客户文献如几个文献在一起或者是上下正反等等问题时在移动文献一定要先查看文献属性（特别是锁定工具）切位不够可以自行移动如移动太大或者此单数量大时需要和客户联系5合以下小移动订单员可自行移动23文献命名必须按规定命名在命文献请与客户下单记录是否一致。解决完后另存文献不可覆盖客户原文献解决好的文献上传给印刷厂文献也同时归档，有后加工文献必须做好模版和打样出来放在后加工处等成品回来按样做后加工（后加工有后加工提成及表格）要做好记录，外发后加工印刷品需交接到前台人员发出后加工，啤、烫需要找到模版和打样一起在半成品上。有必要在做后加工时检查此印刷品有无合格不合格产品不可做后加工和发外。发外后加工印刷品必须跟到回公司前台检查后加工合格或不合格，不合格需要和订单主管或者是经理拟定。模版必须按位放回新做的模版必须做好标记。其它事项见事做事不一一列出3以上发生问题时需及时回复客户协商解决，每月需要把新会员资料做成表格发回给经理前台有留底可向前台取，解决订单前必须要了解此客户收款问题4其它规定制度一律按奖罚制度、规章制度规范。5前台转进电话响3次以上要接听，不明白要清楚记录（客户是什么事，要解决的是什么，什么时候回复客户）解决不了的事情要问清楚可以向老板或者经理征询解决。6 发货、后加工品发外出去时必须检查清楚后放可发出，如发生错误需承担责任7 客户需要制作印刷品必须要明白价格表有此价格无价格表先报价（报价人员）要问清楚做什么产品有什么规定等等不可私自报价，在报价后需要先收订金方可下单设计。8 天天的事天天完毕，办公区域的样板物品要管理整齐，下班需要把电源和前面卫生打扫干净帐单整理放好，两边门要关好放可下班9在接QQ接单过程中出现先报价时后下单会员在此单下单必须告诉客户出货时间（重印印刷品都需此操作）有此失误直接在考核标准里10 解决文献数量天天70条.提成按提成细则执行2错单、漏单情况(成本)100元承担50% ,100-200元承担80%,200元以上者承担100%责，单张、PVC卡犯错订单承担50% 等等直接影响团队考核奖11以上工作直接和考核关联，所有每个工作事情必须要有交代和交接沟通记录好，必要时及时回复客户订单解决员21负责主管安排的正常工作，管理网站后台订单,发外后加工及内部后加工。2要把订单下单前需要检查和解决的文献解决出来，另终端客户设计文献在下 单前需要修改或有改动时给订单主管审核3以最快的速度下订单在广告公司文献检查完或终端客户后定稿在1钟内必须下单，如有延迟时，及时说明情况并告知主管或经理4解决订单不可出现解决漏单，不可删除原文档（除非客户电话或者QQ告知）每日工作范围：晚班：13：30-解决完下班 。订单解决、排版、后加工、捡货每日事每日清（天天要准时上下班）每月两天休息3-6个月考核达跳级规定可按第2级工资共4级如考核不合格解决方式（本来基础不变或者辞退）工资计算（内在后加工印刷品每日完毕）1工作完毕：底薪+后加工提成+订单提成+考核奖金+全勤奖+加班费（无休息）+团队考核奖2反复错误一次口头警告 2次以上扣30元 3次以上或者严重导致公司损失不发考核奖金+团队考核奖3矿工缺勤：无全勤奖（按考勤记录机的时间计算）+考核奖 严重所有奖金取消注意事项：1上班检查昨天有无解决订单和需要解决的事及上客服Q直到订单主管接上（此针对上客服有一定的考核）必须做好文献储存管理和命名，如发现文献有问题及时回复客户。边解决文献边上Q必须解决好和回复客户一般的问题（如查已出货的订单等）打扫自己工作台，品质解决等问题需要和客户说清楚下午2点后解决，报价需要转发到报价QQ2解决文献现已简化过程：文献整理-做好出血位-命文献名-原文献归档-解决好文献归档-模版整理。21解决文献：不可移动文献不可修改客户文献（特殊情况另行解决）点开文献属性检查里面有无不合规定规定（参照原订单员须知）如文献有问题及时和客户联系。文献没有问题先检查此单有无报价，常规系统有价格除非客户没有按规定下单需核对以上无误方可解决订单文献。22解决出血位：客户文献不规范需要规范客户文献如几个文献在一起或者是上下正反等等问题时在移动文献一定要先查看文献属性（特别是锁定工具）切位不够可以自行移动如移动太大或者此单数量大时需要和客户联系5合以下小移动订单员可自行移动23文献命名必须按规定命名在命文献请与客户下单记录是否一致。解决完后另存文献不可覆盖客户原文献解决好的文献上传给印刷厂文献也同时归档，有后加工文献必须做好模版和打样出来放在后加工处等成品回来按样做后加工（后加工有后加工提成及表格）要做好记录，外发后加工印刷品需交接到前台人员发出后加工，啤、烫需要找到模版和打样一起在半成品上。有必要在做后加工时检查此印刷品有无合格不合格产品不可做后加工和发外。发外后加工印刷品必须跟到回公司前台检查后加工合格或不合格，不合格需要和订单主管或者是经理拟定。模版必须按位放回新做的模版必须做好标记，后加工工作台每次做完必须清理好工作台打扫干净，机器在使用前要加油保养，如有异响需要告知经理或者是主管，使用工具要放回原位。其它事项见事做事不一一列出3以上发生问题时需及时回复客户协商解决，解决订单前必须要了解此客户收款问题4其它规定制度一律按奖罚制度、规章制度规范。5前台转进电话响3次以上要接听，不明白要清楚记录（客户是什么事，要解决的是什么，什么时候回复客户）解决不了的事情要问清楚可以向老板或者经理征询解决。6 发货、后加工品发外出去时必须检查清楚后放可发出，如发生错误需承担责任7 客户需要制作印刷品必须要明白价格表有此价格无价格表先报价（报价人员）要问清楚做什么产品有什么规定等等不可私自报价，在报价后需要先收订金方可下单设计。8 天天的事天天完毕，办公区域的样板物品要管理整齐，下班需要把电源和前面卫生打扫干净帐单整理放好，两边门要关好放可下班9在接QQ接单过程中出现先报价时后下单会员在此单下单必须告诉客户出货时间（重印印刷品都需此操作）有此失误直接在考核标准里10错单、漏单情况(成本)100元承担50% ,100-200元承担80%,200元以上者承担100%责，单张、PVC卡犯错订单承担50% 等等直接影响团队考核奖11以上工作直接和考核关联，所有每个工作事情必须要有交代和交接沟通记录好，必要时及时回复客户订单主管：订单流程章程考核能力，管理能力，应付普通事件解决，每月汇总会员情况完毕率80% 负责大客户产品设计、订单、跟踪客户、 解决设计部技术问题及培训订单员的技术 负责订单员排版下单前审核，监督订单产品的质量规定，送货时间和后加工 负责计算订单提成记录（可做表格），绩效考核，上下班安排及休息 负责提高团队工作效率,负责追单 及时向经理反馈并报告工作时发生的问题及改善的方法 检查订单（原文献）及解决文献杜绝因订单操作失误漏单情况。每日工作范围：10：30-21点 。客服Q、排版、设计、查单、订单跟单、品质解决、订单解决监督工作和协助经理工作、报常规价格、订单数量大、检查后加工出货、检查每日必出货印刷品、每日事每日清（天天要准时上下班）每月两天休息3-6个月考核达跳级规定可按第2级工资共4级如考核不合格解决方式（本来基础不变或者降级、辞退）工资计算1工作完毕：底薪+设计提成+订单提成+考核奖金+全勤奖+加班费（无休息）+业绩团队考核奖2反复错误一次口头警告 2次以上扣30元 3次以上或者严重导致公司损失不发考核奖金+团队考核奖3矿工缺勤：无全勤奖（按考勤记录机的时间计算）+考核奖 严重所有奖金取消注意事项：1 后台管理必须规范终端客户3次以上必须建立会员资料。会员无下单也必须问到客户资料开通帐号给会员或内部补单。监督好订单员不了解会员情况下下单出去特别是客户回款问题、客户对因素品质规定，必要时要收订金客户解决。2 负责对接公司商务QQ，（建议这里把接单Q，跟设计Q分开。主管重要负责接单Q，设计Q由设计人员自己上。主管要全面负责客户的所有问题的回馈，就必须接触到客户的第一手信息，商务QQ由主管来上，涉及投诉，报价，跟单，追单。需要解决数量大款项大文献，或者设计排版，但是必须清楚公司发生客户问题大部分事情，必须出面解决。）3对于接到的相关征询及投诉必须及时响应，手机保持24小时开机，（可以给与相关话费补贴，50元以内）。4报价部分，假如为正常的拼版报价可以自行解决并报出。特殊报价部分需给总经理报价并确认后报出。对于订单人员进行合理排班和监督工作并交由总经理签字确认。（由于印刷是没有休息的，所以要进行排班，主管有责任对上班人员进行排班，一般在月底排下个月的，员工出现工作问题需要进行沟通，在不影响公司营运的情况下，做到满足员工规定。例如，也许大部分人希望星期天休息，如何合理安排休息很重要，也是展现主管权威的一个机会）所有问题的都有个结果，作为主管要有一个结案的功能，例如，发生问题推诿的情况下，要能做出判断，并对下面的员工进行批评及赞扬。并且他要有一定权力和资源来解决客户及员工的纠纷，例如：客户的退货补货，他可以根据客户量的大小自行判断是否让步，实在解决不了的事情，再放到总经理出抉择，但是这样的事情不宜过多，有时候亏点，但是能赢得时间的话，也是值得的。主管没有人事的任免权，但是有向总经理提出人事任免申请的权利，人事的任免最终决定权在总经理手里。5主管每月要安排两次由文献解决人员来上商务QQ，一个是培养后续人才，二是可以抽出时间去拜访客户，拜访客户重要进行服务质量的了解及跟踪，而并非业务开发。6对于商务QQ上，客户反馈的信息要及时整理，了解退货情况客户管理及跟踪反映客户下单情况上班检查昨天有无解决订单和需要解决的事及上客服Q直到订单主管接上（此针对上客服有一定的考核）必须做好文献储存管理和命名，如发现文献有问题及时回复客户。质量问题要反馈给总经理。7服务问题，要及时对下属员工进行教育及培训。协调不了的问题，要及时反馈给总经理解决8内部前台退货必须要与沟通到位不可出现退货及有后加工印刷品停留不及时解决的事情发生可制作一份（退货跟踪表），外发或者是返回的后加工印刷品必须监督订单员归类模版及产品质量等事情。9天天必须安排订单员工作（捡货、后加工、发外后加工、财务前台沟通、司机、安排发单发单在天天下午5点前完毕，如没有特殊情况需要发到离线中）印刷车间的配合工作及协作。10在接QQ接单过程中出现先报价时后下单会员在此单下单必须告诉客户出货时间（重印印刷品都需此操作）在考核个人奖金中体现。所有后加工必须有图样出现在印刷品中。11其它规定制度一律按奖罚制度、规章制度规范。12发货、后加工品发外出去时必须检查清楚后放可发出，如发生错误需承担责任13天天的事天天完毕，办公区域的样板物品要管理整齐，下班需要把电源和前面卫生打扫干净帐单整理放好，两边门要关好放可下班14以上工作直接和考核关联，所有每个工作事情必须要有交代和交接沟通记录好，必要时及时回复客户送货司机：每日工作范围：送货、接受单、汽车维护保养、客户（市场）下单状态情况、派价格表、定向收集客户流向表每日事每日清（天天要准时上下班）每月两天休息3-6个月考核达跳级规定可按第2级工资共4级如考核不合格解决方式（本来基础不变或者降级、辞退）工资计算1工作完毕：底薪+考核奖金+全勤奖+开发业务提成+外送加班费（无休息）+业绩团队考核奖2反复错误一次口头警告 2次以上扣30元 3次以上或者严重导致公司损失不发考核奖金+团队考核奖3矿工缺勤：无全勤奖（按考勤记录机的时间计算）+考核奖严重所有奖金取消4交接工作必须做好（司机退货-订单解决-确认退表） 合理安排路线，及时把货安全快速送完 服从公司管理与安排 负责接送样板 送完货及时回公司，不得擅自开公车因私外出，产生费用倍 罚款 工作期间所违规产生的罚款需司机自付 送货期间不得和客户争吵一次自动离职，如有质量问题和其他问题可及时反映给公司 爱惜交通工具爱惜货品，如：不正常行驶导致交通工具损坏或货品，应原价补偿（非本人意愿除外）同送货规则执行注意事项：1、要熟悉周边的交通及道路情况，知道怎么合理安排路线，涉及不同时间的线路安排。2、要熟悉退货流程，并有一定的专业知识，可以基本辨别是否可以退货。要知道补货时间需要多长，轻微的瑕疵要做到劝服客户接受。3、要由耐心，不能跟客户发生直接冲突，更加不能对客户进行人身袭击。4、对车辆有一定结识，知道保养规定，并做到节油驾驶。5、发现未合作客户要及时告知总经理，并自己尝试开发。公司可以给与相应提成。6预存款、货款、月结、快递收款要即时回收，货款不可超过500元，时间不可超过1个月。如有些客户货款不好收、规定比较挑剔会员必须回来和告诉经理。在送会员已收订金的产品送出时可先给电话客户叫他准备好钞票，不可没有收到尾款直接放下，如有发生有责任收回货款。7成品出货要及时和记录，送出无收款或没收货产品及退回必须要记录和收款，做好与前台订对接工作（退货，产品质量、售后服务）等8钞票要对数，送货单收款（写好订单号）天天要检查一下，如时间超过很长时间必须问订单主管或和告诉财务。9天天送货出去后在车间查看有无送货单、或者是无单货品需要问清楚前台此货需要送不送的过程最佳要了解你必须要送的产品，不可出现人出去货在这里的问题。尽量和订单主管了解明天要送的货及客户在催的货，要有心放在工作尽量把维护好会员。10在送货过程送货单的信息必须要清楚，如有后加工拿回来交代给订单主管做好后加工负责送货给会员，不可漏拖时间如发现必须及时和会员说明。11需要送出发货、提货、外发后加工需要询问事情自行安排送出或者提回。12天天的事天天完毕，车上样板物品要管理整齐，下班需要车上卫生打扫干净帐单对好销帐司机制度规范和公司规范制度同时执行新增每一广告公司一次性奖励50元1 送货出现掉货.送错.不见货，不按规定送到客户者。一律由送货员承担全款另扣分2 每张送货单需客户确认签收。如以下几种需要注意：客户很忙时客户不在场客户代签.需拍照或署名回单.电话告知客户和告知订单主管3 货品有质量问题需打电话与订单主管沟通查看公告免责声明 超过公告规定或在公告内出现货品退回 此单货款送货员负责全款4 公司配有电话话费是固定费用，超过将由送货员负责（超过部分工资扣除）5 严禁酒驾，如发现喝酒者，直接开除加扣20分，严重将追究刑事责任6 交通工具需要爱惜，定期保养，维护，未定期保养和不正常操作出现车辆问题需补偿加扣5分7 不可与客户发生争执，如出现与客户发生争执者扣10分，严重者开除，扣除奖金8 试用期满后将会为送货员购买一份商业意外保险，保期一年，送货员在其一年内离职未满一年，需自行付费，半途离职按未到期收取9 负责货款回收工作，如回款发生意外时需与财务协商解决，出现货款跟踪不到位未及时收回货款，扣10分10.上班时间有以下违反交通规则意外公司不承担责任（不按交通规则行驶；乱停车闯红灯等要自己负责扣款，扣分。11离职需提前两个月向公司申请离职手续，等本公司重新招到送货员能接手其手头上工作，方可批准离职，未等到公司有人接手其工作强制离职者，我司有权扣发工资与奖金。12手机要保持一直开机状态，不能有关机情况(司机要及时充电)假如导致关机要扣5分13.以上条款目地想大家共赢，以公司为中心，爱惜财产，发明更好的平台。希望各位同事能一起遵守原则。以下是送货流程：为了稳定业务利润，让每订单及时回收货款，严格控制烂账，规定订单部送货员与财务部紧密合作。订单部确认订单下单流程出货后，打印出货单并审核各项信息，按以下规定执行：1、 对自取的订单，财务先抽取出货单黄单（回单）结算货款，财务人员收款后在回单上加盖本公司钞票收讫章并保存回单，财务不在情况下由订单部人员负责收款交由财务时财务要找出回单署名后财务人员盖钞票收讫章并保存回单2.对送货的订单，送货人员送到客户公司必须客户署名签收回单返回时必须在回单注明（预存、月结、钞票）交由财务，财务必须对回单做以下解决：2.1 预存回单需进入会员管理中心查看会员货款并检查订单系统扣款数据有无错误发现有误及时调整修改余款局限性需做记录，第二天开收据、告知会员安排预存款。注：如当天没进帐财务人员需要收回收据，进帐需把存根标明（钞票、银行打款）2.2月结回单需标明月结业务署名确认，结款前需对单对网站后台有无差误，收款前提前告知会员安排款由送货人员收回钞票需开钞票收款收据给送货人员，注：如当天没进帐财务人员需要收回收据，进帐需把存根标明（钞票、银行打款）2.3钞票收款需业务员在出货单署名，财务盖章回收回单2.4退货、重印、当天返回的货需把出货单交由财务，退货需和订单主管确认方可减款财务需在回单上署名标明因素在后台会员中心减款，重印货需把出货单收回印刷品交由订单品质解决安排重印，订单员下重印订单，财务取消款重印货届时需把本来出货单同重印出货单并出，当天返回没有送出的货需要抽回黄单（回单）。3.特殊关系户的订单如须先出货，必须主管告知总经理，并由总经理在出货单回单署名。