企业经验资料分享费用报销及付款管理制度和程序.doc

费用报销与付款管理制度和程序1. 标题： 费用报销与付款管理制度与程序2. 目的： 加强公司内部财务管理的制度化、严格控制公司经营费用支出、确保公司现金与银行存款资金的安全性，结合本公司的经营活动等管理特点与要求，特制定本管理制度与程序。3. 适用范围： 本制度与程序适用于公司内部所有的现金、备用金和银行存款的款项支付和费用报销支付等货币性支出。4. 管理程序：4.1 款项与费用报销的支付方式界定资金支付方式的最后界定权在公司领导。 4.2 管理与审批权限支付类别 填报单据 部门审核 财务复核 批准 日常费用类 费用报销单 主管/经理 行政部 分管副总经理差旅费用类 费用报销单 主管/经理 财务主管 分管副总经理现款采购类 借款单 主管/经理 财务主管 总经理费用报销单 主管/经理 财务主管 总经理付款申请单 主管/经理 财务主管 总经理固定资产类 付款申请单 主管/经理 财务主管 总经理月结付款类 付款申请单 财务主管 - 总经理注：超一万的日常费用经总经理核准发放4.3费用报销与付款管理原则部门分级控制、层层严审的管理原则4.4 费用报销与付款申请4.4.1 日常费用类：各部门费用发生后，当事人应及时取得费用的相关税务发票或财政收据。- 属年度服务或技术维护类需取得合同或协议；- 属差旅费的车费、误餐费。一般不允许报销的士费，如遇紧急情况需注明起至地点、误餐费需注明误餐日期及事由；- 汔车费用的报销按照公司车辆使用派车管理制度执行，每项费用的单据应详细填列；-业务交际应酬餐费与礼品支出需经副总核准，需在发票上注明客户或对方单位名称、用餐时间与用餐人数等信息；- 员工工资支付统一由行政部计算考勤，财务部核算工资金额，报总经理核准后财务部发放；- 文具由各部门填写申购单相关领导批复后，统一由行政部采购；4.4.2 采购货到付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门采购订单后，需取得对方的发票、经公司收货部门签收的送货单（收货人必须检查确认收货的数量、品种和质量）；原则上供应商的发票为增值税专用发票。4.4.3 采购预付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门借款单采购后， 需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同，并将其复印件附在借款单之后；付款之后必须于10日内办理入库手续并追索发票原件后交财务部，需附采购订单，并填写费用报销单冲借款。4.4.4 月结计划付款：月结结算方式支付的采购货款，每月月结日为25日（年度末结算日具体确定）；每月必须于月初5日前取得供应商月结对账单，并与系统进行核对一致；于对账后的每月15日之前取得对方与对账额一致的税务发票，并与系统对账额进行匹配；供应商必须于月结货款到期支付月的10日前将对应的收款收据（盖公章或财务专用章）送至财务部门；财务部根据供应商的收款收据每月15日申请支付上月25日到期需支付的月结款项。4.4.5 固定资产类：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门申购单后， 需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同与供应商的收款收据（盖公章或财务专用章）。如预付款需将其协议或合同复印件附在借款单之后（预付款需与合同付款条件中的预付款一致；如属货到付款需附固定资产收货单，需附费用报销单到财务冲借条。4.5 付款审批程序4.5.1费用报销与非月结采购付款：需由当事人填写费用报销单或付款申请单报经所在部门主管或副总以上人员审核、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员报销付款。4.5.2月结计划付款：由财务部对账岗位编制月对账表并报送财务主管以上人员复核、对账员把客户提供的应付对账单核对无误后，填报付款申请单、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员开据支票付款。月对账表.xls应付对账单.xls4.6 报销或付款时间费用报销日：每周安排一个工作日为报销付款日，即周二。月结付款日：每月15日。补充付款日：每月25日（经特殊批准）。货到付款日：随采购需求与送货日支付。4.7 报销单据人民币现金：填写费用报销单、差旅费报销单、借款单。美元或港币：填写费用报销单，必须提前1天通知。支票 ：填写付款申请单。汇外汇款：填写付款申请单，必须提前2天通知。4.8 单据填报规范- 报销单或付款单填写签字笔填写，字迹必须清晰、工整，数字金额大小写必须完整、一致、规范、不得涂改，填写项目必须齐全、内容完整。- 报销原始单据必须按费用或款项类别分类、整齐、规范地粘贴于报销单据粘贴单，便于相关复核、审核人员核实单据金额与填报金额一致性。- 报销原始单据取得时当事人必须审核相关内容与实际内容的一致性、大小写金额的合法性、是否已加盖对方的财务专用章或发票专用章、公司抬头是否与公司名称一致。4.9 出纳付款规范 财务出纳员在报销支付款项时，必须审核：- 申请报销或付款的申请及审核程序是否齐备、是否完成- 填报支付金额是否与所附原始单据金额相符；- 现金报销金额必须双方清点核实；- 及时清理费用报销额与暂时借款额，对不及时报销的暂时借款应从工资中扣回；- 支票付款需复查支票金额与付款批准相符、支票填写是否规范、预留印鉴是否完整与清晰；- 网银付款必须复查付款信息的准确性、及时更新付款账户资料文件。- 相关会计岗位必须每日及时将费用报销或付款凭证及时维护到系统中。- 出纳员必须每日清点库存现金，并核对是否与账面数一致。4.10内部控制4.10.1财务部应不定期对库存现金进行盘点清查，及时发现与杜绝占用公司资金现象。4.10.2每月定期盘点库存现金、编制银行未达账项调整表，确保现金实物、银行存款额余额与财务现金、银行存款日记账的一致性。4.10.3各部门在费用的日常管理中按部门严格把关。4.10.4财务部严格审核费用的日常报销状况，发现不合法、不合理、超标准的开支及时向相关责任人与总经理反映，并有权不予报销。5 记录:记录名称保存部门 保存期限5.1费用报销单财务部长期5.2付款申请单财务部长期5.3借款单财务部长期5.4报销单据粘贴单财务部长期5.5申购单行政部长期