企业资金费用内控流程制度模版.docx

资金费用内控流程制度1.1 控制目标 确保现金、银行存款日常管理符合法律法规以及公司内部规章要求； 确保与货币资金相关的交易均经过适当授权； 确保现金和银行存款记录的及时性、真实性、准确性和完整性； 确保货币资金的安全； 货币资金的实物管理与账务处理存在适当的职责分工,避免欺诈或舞弊行为的发生。1.2 流程范围1.2.1 所涉及的业务流程范围 该流程主要描述了关于资金业务和日常管理的相关流程,主要包括银行账户管理、银行现金收支管理、库存现金管理、支票管理、银行预留印鉴管理等。1.2.2所涉及的部门范围 审计部;采购部/综合管理;节能服务公司/财务;办公室/法律事务管理;监事会;国内营销事业部/区域营销;党群工作部;人力资源部;制造事业部;节能服务公司;安全保卫部/治安;气体压缩设备分公司;经理层;压力容器厂/财务;海外事业部/财务;压缩机公司;压力容器厂;财务管理部/海外事业;财务管理部/会计;压缩机公司/财务管理;办公室/行政管理;机组总装厂/财务管理;速冻设备厂/财务管理;机组总装厂;国内营销事业部/财务管理;财务管理部/国内营销;自控设备厂;董事会;财务管理部/成本;办公室/不动产管理;投资部;速冻设备厂;品质保证部/质量监督;总工程师办公室;财务管理部/信贷资金;气体压缩设备分公司/财务。1.3流程主要风险n 银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律、法规的要求,可能导致企业受到处罚,从而给企业造成资金损失。n 未建立明确审批制度及审批权限表或未按照审批制度进行完整的审批,可能导致企业不合理的费用支出、费用舞弊、管理水平低下等。n 资金管理未经适当审批或超越权限审批,可能因存在重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损失。n 资金收付等业务账务处理不及时、准确且未经适当审核,可能因错账影响财务报表的准确性。n 有关票据遗失、变造、伪造、被盗用,可能导致资产损失或信用损失。n 资金的保管不当、盘点清查不及时可能导致资金的挪用或盗用。n 印章的保管及使用没有经适当审核,造成非法使用印章,可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失。n 未对资金的使用和余额情况进行定期及时分析、报告,难以发现非正常的资金使用情况以及可使用资金等情况,可能导致企业决策失误。n 费用预算不科学、不合理且没有经过适当审批,可能导致成本费用支出超预算或者预算外支出,企业权益受损。n 费用申请（费用发生前）不符合公司制度、未经过适当的检查和审批,导致企业内部管理不善、舞弊,增加不必要的开支。n 费用报销未建立明确审批制度及审批权限表,可能导致企业不合理的费用支出、费用舞弊、管理水平低下等。n 费用的核算和相关会计信息不合法、真实、完整、未按权责发生制进行预提和分摊,可能导致费用虚列或少列,企业财务报告失真。n 费用未得到有效的分析和监控,可能导致费用支出增大,无法进行有效地进行费用节约,从提高公司利润率和管控力度。n 个人借款未能得到有效的跟踪和监控,可能导致资金安全性失控,个人借款的坏账增多,企业利益受到损害。1.4 业务流程描述1.4.1银行账户管理 1.4.1.1银行会计编写账户开立、变更或注销申请并提交财务管理部部长审批。1.4.1.2财务管理部部长审批账户开立、变更或注销申请,具体关注开立、变更或注销账户的申请是否合理、可行,确认无误后签字确认。1.4.1.3银行会计填写银行账户开立或变更相关表单及预留银行印鉴卡并提交财务管理部信贷经理审批。1.4.1.4财务管理部信贷经理审核银行账户开立或变更相关表单及预留银行印鉴卡,如无异议,财务管理部信贷经理在预留银行印鉴卡上加盖财务专用章、出纳会计加盖法人章、办公室秘书加盖公章。1.4.1.1银行会计将预留银行印鉴卡和相关资料( 营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等)提交银行办理账户开立、变更手续。并将银行返回的单据交信贷资金综合会计作账务处理。1.4.1.6出纳会计检查被注销账户的银行对账单余额与公司账面的银行存款余额是否一致,编制银行存款余额调节表,并提交信贷资金综合会计审核。1.4.1.7信贷资金综合会计核无误后在银行存款余额调节表上签字确认。1.4.1.8银行会计携带相关材料至银行办理银行账户注销,并将银行回单交信贷资金综合会计作账务处理。1.4.1.9信贷资金综合会计根据银行回单编制银行账户注销凭证。1.4.1.10财务管理部信贷经理审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.2银行收款 1.4.2.1银行会计根据取得银行收款回单、银行进账单和银行存款利息单等银行单据登记银行日记账,并将银行回单提交信贷资金综合会计作账务处理。1.4.2.2信贷资金综合会计根据银行单据在财务系统中编制会计凭证。1.4.2.3财务管理部信贷经理审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.3银行付款 1.4.3.1付款申请人填写付款申请书,附上合同或其他原始单据,并提交审批。1.4.3.2部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分公司总经理、分管副总经理、总经理根据权限依次审核付款凭证： 1）部门部长、事业部总经理、分公司总经理：主要关注付款是否合理、金额是否与合同或其他原始单据一致、收款单位是否正确； 2）分管副总经理、总经理：整体评估付款的合理性 经有权审批人审批后,付款申请人将付款凭证提交至财务管理部审核,主要关注填写是否完整,原始单据是否符合入账要求,金额是否与合同等原始单据一致,以及是否有部门负责人、各生产厂制造副总经理、总经理签字并对付款审批单及原始单据进行复核。 审核后分别签字确认。1.4.3.3银行会计根据审批后的付款凭证及付款方式,准备付款。 1）支票付款：银行会计根据付款凭证开具支票,并交财务管理部信贷经理审核并加盖财务专用章,法人章； 2）承兑汇票付款：财务管理部信贷经理根据付款凭证,背书转让承兑汇票,并要求收款方在承兑汇票复印件上签收确认。1.4.3.4银行会计办理付款并登记银行日记账,并将单据传递到信贷资金综合会计进行账务处理1.4.3.1信贷资金综合会计收到付款单据后及时登录记账凭证1.4.3.6财务管理部信贷经理主要关注填写是否完整,原始单据是否符合入账要求,金额是否与合同等原始单据一致,以及是否有部门部长、事业部总经理、分公司总经理、分管副总经理、总经理签字并对付款审批单及原始单据进行复核。1.4.4银行存款余额 1.4.4.1银行会计与信贷资金综合会计定期核对银行日记账和财务系统中各开户银行存款明细账余额,如有差异及时查找原因。1.4.4.2每月初,信贷资金综合会计将银行对账单与银行存款明细账逐笔核对,出纳会计编制银行存款余额调节表,审核未达账项的真实性,提交信贷资金综合会计审核。1.4.4.3财务管理高级经理审批银行存款余额调节表,审核无误签字确认。1.4.4.4季末/年末结账时,若存在大额未达账项,则需要进行调整。调整的记账凭证由信贷资金综合会计会计在财务系统录入,并把银行存款余额调节表作为录入凭证的支持文件。1.4.1现金收入 1.4.1.4.1出纳会计收到现金,金额确认无误后开具现金收据,并登记现金日记账。 现金收据一式三联,分别为客户联、财务联、存根联。财务联交信贷资金综合会计作账务处理。1.4.1.2信贷资金综合会计根据现金收据等单据,进入财务系统编制收现凭证。1.4.1.3出纳会计每日将收到的现金送存银行,根据银行回单登记现金日记账和银行日记账,并将银行回单提交信贷资金综合会计作账务处理。1.4.1.4信贷资金综合会计根据银行回单进入财务系统编制银行存现凭证。1.4.1.1财务管理部总稽核审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.6现金支出 1.4.6.1出纳会计接到费用报销申请、员工借款申请等需现金支出的单据后,检查其审批程序是否完整,金额是否与相关原始单据对应,所附原始单据是否真实、有效。如无异议,签字确认。1.4.6.2出纳会计根据经审核的费用报销、员工借款申请支付现金,同时注明“现金付讫”,领款人在单据上签字确认领款。或通过银行网银提交支付,由财务管理部总稽核员审核支付。1.4.6.3出纳会计根据付现活动登记现金日记账,并将已完成付现的相关单据转交信贷资金综合会计做账务处理。1.4.7提取现金 1.4.7.1当库存现金不足或根据经营需要提取现金时,银行会计填写现金支票交财务管理部信贷经理审批。1.4.7.2财务管理部信贷经理审核检查提取支票填写信息是否完整,提现金额是否合理,审核无误后加盖财务专用章,再由出纳加盖法人/授权人章。1.4.7.3出纳至银行办理提现手续,分别登记现金日记账和银行日记账,并将现金支票提交会计作账务处理。1.4.7.4信贷资金综合会计根据现金支票存根等单据,进入财务系统编制取现凭证。1.4.7.1财务管理部总稽核审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.8现金日常管理 1.4.8.1为了限制未授权人接触现金、确保现金安全,现金存放在保险柜,由出纳会计专人管理。保险柜钥匙与保险柜密码由出纳一人保管。1.4.8.2出纳会计每日对库存现金进行盘点,确保现金日记账余额与库存现金一致。1.4.8.3财务管理部总稽核定期对现金进行抽盘,审核无误后,在现金抽盘表上签字确认。1.4.8.4出纳会计与信贷资金综合会计定期核对现金日记账与财务系统中的现金余额。1.4.8.1信贷经理按规定根据公司资金情况，编写资金分析报告提交财务管理部部长进行审核。1.4.8.6财务管理部部长审核信贷经理的资金分析报告，分析资金营运变动情况，关注收付较大金额且性质异常情况，查明原因，并在每月公司例会上报告公司各领导。1.4.9支票管理 1.4.9.1当公司的空白支票不足时，银行会计向财务管理部信贷经理申请购买支票，财务管理部信贷经理审核并加盖银行预留印鉴章后，至银行购买支票。 1.4.9.2银行会计编制支票登记簿,对所有空白支票、开具支票业务、作废支票进行登记。支票由出纳会计负责保管,存放在保险柜中。1.4.9.3财务管理部信贷经理定期检查支票登记薄,审核无误后签字确认。1.4.10票据管理 1.4.10.1营销单元收到的银行承兑汇票其背书行为必须合法有效。对问题票据,须经银行查证无异议后方能收取,并及时上缴到财务管理部信贷资金部门。1.4.10.2财务管理部信贷经理收到各营销单位的银行承兑汇票时,需当场检验票据必要记载事项是否填写完备,其他事项填写是否与必须记载事项信息一致,据此登记票据备查簿；财务管理部信贷资金部门对于100万以上（含100万）的银行承兑汇票收取后需经银行办理查询,查询无误后方能入账。1.4.10.3须将票据正面及背面最后一手背书人处复印后予以留存,台账由出纳会计负责编制,票据由财务管理部信贷经理负责保管,存放在保险柜中。出纳会计对库存票据进行定期与不定期的核对与盘点,并编制银行承兑核实表签字确认,确保票帐相符。1.4.10.4对于转让支付的银行承兑汇票,企业必须加盖单位银行预留印鉴进行背书,并在被背书人处填写上收款人名称,保证承兑汇票转让支付的连续性与可追溯性。银行会计按规定程序及时办理到期承兑汇票托收手续；对银行承兑汇票管理台帐应及时更新。1.4.10.1对于用在银行开具的银行承兑汇票支付货款时,必须有经办人在汇票存根联签收,交于转账信贷资金综合会计及时做账,并建立应付票据电子台账。1.4.11印章管理 1.4.11.1公司印章有公章、合同章、财务专用章、发票专用章和法人章,分别由不同人管理。公司办公室行政管理秘书保管公司公章和合同章,办事处经理、采购部综合管理经理保管合同章,财务管理部信贷经理保管财务专用章、发票专用章,出纳会计保管法人章。1.4.11.2需要使用印章时,由经办人填写印章申请单,连同相关原始资料提交给本部门负责人审批。1.4.11.3部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分管副总经理、总经理依次审核使用申请,审核无误后签字确认。1.4.11.4经办人凭审批后的使用申请到印章保管人处盖章,印章保管人对盖章事项进行审核,如无异议,给予盖章。1.4.12外汇结算 1.4.12.1出口收结汇应当具有合法、真实的交易背景,并按照本办法规定,通过出口收结汇联网核查系统,进行出口电子数据等联网核查。1.4.12.2出口收汇进入待核查账户后,银行通知出口专管员,专管员落实好款项性质后,需要结汇或者划出的,由出口业务专管员填写出口收汇说明。递交海外事业部总经理审核。1.4.12.3海外事业部总经理审核出口收汇说明，检查申请收汇金额是否与销售订单一致,出口业务专管员持中国电子口岸操作员IC卡，一并提交银行办理。1.4.12.4银行凭企业及自身操作员IC卡登录核查系统,对企业出口收汇进行联网核查,并按照规定,办理结汇或划出资金手续,将待查账户结汇金额结转至经常项目账户。 出口业务专管员将银行结汇单及银行回单交与出口发运主管签字、登记后交予综合会计账务处理。专管员需在外汇管理局网上服务平台上登记。1.4.12.1因业务需要支付外币,而外币账户余额不足,需向银行购买外汇,由进口业务专管员填写购汇申请,列明购汇的理由,金额,递交财务经理审核。1.4.12.6海外事业财务经理审核购汇申请,主要关注购汇金额是否合理,审核无误后,签字确认,交与进口业务专管员办理购汇。1.4.12.7进口业务专管员携带购汇申请及银行所需其资料,前往银行办理购汇。 进口业务专管员将银行回单、购汇申请等交与财务管理部会计进行账务处理。1.4.12.8海外事业综合会计根据经办人提供的结汇回单、购汇申请等资料,进行结汇、购汇账务处理。1.4.12.9海外事业财务经理审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.13费用预算编制 1.4.13.1部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分公司总经理、分管副总经理、总经理每年根据本部门费用的预计发生情况、已签订合同等因素编制本部门费用预算,费用预算为公司财务预算的一部分,具体的预算编制与审批程序参见“全面预算”程序。1.4.13.2费用申请1.4.13.3部分类型的费用需由经办人在费用发生前提出相关申请,或者草拟合同,交由部门负责人审批。1.4.13.4部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分公司总经理、分管副总经理、总经理按照公司规定的权限审批费用申请单据,主要关注申请的费用是否合理,是否符合公司的费用制度,单据中的信息是否完整和准确,确认无误后在费用单据上书面签字确认。1.4.14费用报销 1.4.14.1费用发生后,费用报销人及时填写费用报销单,附上发票及相关费用申请单据,交费用报销人所在的部门负责人审核。1.4.14.2部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分管副总经理、总经理依据各自权限对费用报销人提交的费用报销单和发票及原始单据进行审核,审核无误后,在费用报销单上签字确认,交财务管理部综合会计。1.4.14.3信贷资金综合会计、各生产厂主管会计审核费用报销单及相关附件是否完整,金额、内容及审批手续是否完备,审核无误后,签字确认。 如果费用报销人之前有借款,信贷资金综合会计、各生产厂综合会计在抵消借款后在费用报销单中注明应实际支付费用报销人的金额。 如需支付报销费用,把费用报销单及相关附件传递给出纳办理付款；如无需支付报销费用,把费用报销单及相关附件传给信贷资金综合会计、各生产厂主管会计或综合会计编制记账凭证。1.4.14.4出纳会计根据审批后的费用报销单办理付款。 费用报销人领款后需在费用报销单上签字确认。付款后,出纳把费用报销单及相关单据交信贷资金综合会计、各生产厂主管会计。1.4.14.1信贷资金综合会计、各生产厂主管会计或综合会计月底结账前依据合同的签订情况、个人借款的发生情况等因素统计已经发生但尚未进行报销的费用,形成月度费用预提明细表。1.4.14.6信贷资金综合会计、各生产厂主管会计接到出纳交来已付款的费用报销单和相关附件,或者月度费用预提明细表,进入财务系统编制记账凭证。1.4.14.7财务管理部信贷经理、各营销单元、生产厂财务经理依据费用报销单审核会计编制的记账凭证,审核无误后,点击通过审核按钮,此凭证在财务系统中自动显示为审核后凭证。1.4.14.8财务管理部信贷经理、各营销单元、生产厂财务经理月底从财务系统中导出各部门当月发生的费用明细，填补充下月部门费用计划，形成当月可控费用累计支出及次月计划，发送给财务管理部成本经理。财务管理部成本经理审阅当月可控费用累计支出及次月计划，确保费用合理，并将其作为预算编制及费用节约的参考，汇总编制部室可控费用实际支出及次月计划情况表。1.4.11员工备用金借款 1.4.11.1员工如需借款,填写员工备用金借款申请单,列明借款的事由、金额及预计还款日期等信息。1.4.11.2部门部长、事业部总经理、各生产厂高级经理、分公司总经理、分管副总经理、总经理依据各自的借款审批权限对员工备用金借款申请单进行审批,审核无误后,在员工备用金借款申请单上签字确认。1.4.11.3出纳会计根据审批后的员工备用金借款申请单办理付款,借款人确认已收到的借款后,在借款申请单签字确认；办理完后,由出纳会计将员工备用金借款申请单及相关单据交给信贷资金综合会计、主管会计。1.4.11.4信贷资金综合会计、主管会计接到出纳交来已付款的员工备用金借款申请单,进入财务系统编制记账凭证,凭证编制完毕后,提交财务管理部信贷经理、财务经理审核。1.4.11.1财务管理部信贷经理、财务经理审核会计编制的员工备用金借款会计凭证,审核无误后,点击通过审核按钮,此凭证在财务系统中自动显示为审核后凭证。1.4.11.6信贷资金综合会计、主管会计定期汇总分析“其他应收款-员工备用金借款”的账龄，编制备用金借款分析表，并检查是否存在费用已经发生但尚未报销的情况，如有，查明原因并注明。同时对账龄较长的个人借款进行催收。1.4.11.7财务管理部信贷经理、财务经理对备用金借款分析表进行审核,对费用已经发生但尚未报销的情况及长期未归还的个人借款及给予处置意见,然后备用金借款分析表上签字确认。1.4.11.8信贷资金综合会计、主管会计根据备用金借款分析表的处置意见,对“已发生但未报销费用”进行账务处理,用预估的费用金额冲销其员工备用金借款余额。1.1 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P1.1.2审批账户开立、变更或注销申请账户开立、变更或注销申请表P1.1.7审核注销账户的银行存款余额调节表银行存款余额调节表P1.1.10审核银行账户注销账务处理会计凭证P1.2.3审核银行收款账务处理会计凭证P1.3.2审核付款申请付款申请书P1.3.6审核银行付款账务处理会计凭证P1.4.3审核银行存款余额调节表银行存款余额调节表P1.1.1审核收现及现金存款账务处理会计凭证P1.6.1审核费用报销、员工借款申请费用报销单、借款申请单P1.6.2支付现金费用报销单、借款申请单P1.7.2审核现金支票现金支票P1.7.1审核提现账务处理会计凭证P1.8.1管理保险柜不适用P1.8.2每日盘点现金现金盘点表、现金日记账P1.8.3定期抽盘现金现金盘点表P1.8.4核对现金日记账与财务账现金日记账P1.8.6审核资金报表资金分析报告P1.9.1审核支票申购单支票申购申请P1.9.3审核支票管理情况支票登记薄P1.10.2票据核对银行承兑汇票统计表P1.10.3票据保管银行承兑核实表P1.11.1保管印章权限设置现场观察结果P1.11.3印章使用审核印章申请单P1.12.3审核出口收汇说明出口收汇说明P1.12.6审核购汇申请购汇申请P1.12.9审核结汇、购汇账务处理会计凭证P1.13.4费用申请审批费用开支事前申请单P1.14.2审核费用报销申请费用报销单及相关附件P1.14.3审核费用报销凭证费用报销单及相关附件P1.14.7审核费用的账务处理记账凭证及附件、费用报销单P1.11.2借款申请审批员工备用金借款申请单P1.11.1审核个人借款的账务处理记账凭证及附件P1.11.7审核员工备用金借款账龄分析备用金借款分析表1.6 相关制度目录1.7 不相容职务分离u 资金支付的审批与执行；u 资金的保管、记录与盘点清查；u 资金的会计记录与审计监督；u 费用预算的编制与审批；u 费用的申请与审批；u 费用的支出与相关会计记录；u 出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。